CHEC ANÁLISIS CONTRACTUAL Y LEGAL DE LAS OFERTAS PRESENTADAS PARA:

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1 CHEC ANÁLISIS CONTRACTUAL Y LEGAL DE LAS OFERTAS PRESENTADAS PARA: ( Prestación de servicios de Auditoría Externa de Gestión y Resultados (AEGR) de CHEC ) FO-AB Versión 1.0 Mediante solicitud pública de ofertas publicada en la página web de CHEC, se requirieron ofertas para contratar la Prestación de servicios de Auditoría Externa de Gestión y Resultados (AEGR) de CHEC el día de la apertura se encontraron tres (3) ofertas en la urna, las cuales se analizarán a continuación: OFERENTE 1: GESTION Y AUDITORIA ESPECIALIZADA LTDA. a) Carta de presentación de la oferta, la cual debe ser diligenciada en el formato adjunto. Cumple. b) Certificado de Existencia y Representación Legal con una antigüedad no mayor a un (1) mes a la fecha de cierre para la presentación de la oferta. Cumple. c) Acta de junta directiva o asamblea. Si del documento se desprende que el representante legal requiere de una habilitación especial para celebrar contratos de determinada cuantía, se deberá anexar a la oferta, copia del acta correspondiente en donde se le habilite expresamente para la presentación de la oferta, los actos que se deriven de ella, así como para la celebración del contrato y todos los actos que se deriven de él. No aplica. d) Garantía de seriedad de la oferta. Cumple. e) Certificación de pagos de aportes a la seguridad social y pagos parafiscales, para lo cual deberán diligenciar el formato adjunto. Cumple. f) Formato de Conocimiento del tercero. Cumple. g) Experiencia certificada del oferente, de acuerdo con lo estipulado en REQUISITOS DE PARTICIPACION. Será revisado por quien realice la evaluación técnico h) Certificado vigente de Sistema de Gestión de Calidad (SGC) del oferente con base en la norma ISO 9001, otorgado por una institución debidamente acreditada como organismo certificador. El alcance del certificado debe ser aplicable al objeto de esta solicitud de ofertas. El certificado debe estar vigente a la fecha de cierre para la presentación de las ofertas. Adicionalmente, el oferente al que se le acepte la oferta deberá mantener vigente su certificado durante la ejecución del contrato. Será revisado por quien realice la 1

2 i) Certificado de la junta central de contadores. Se deberá aportar el certificado de la Junta Central de Contadores de la inscripción como Contador Público, correspondiente al Contador Público y al Revisor Fiscal, según corresponda. Cumple. j) Indicadores financieros. La participación en este proceso de contratación estará condicionada por la estabilidad económica y la capacidad financiera del oferente, con fundamento en el Índice de Liquidez, y el Índice de Endeudamiento según se indica más adelante. Se solicitarán Estados Financieros del último periodo fiscal con sus respectivas notas y certificados. Para el efecto, el oferente tendrá que suministrar la siguiente información: 1. Estados Financieros individuales (No consolidados) a diciembre 31, incluyendo Balance General y Estado de Resultados, los cuales deberán estar firmados por el representante legal del oferente, el Contador Público que los prepara y el Revisor Fiscal si está obligado de acuerdo con el parágrafo 2 del artículo 13 de la Ley 43 de En aquellos procesos de contratación cuya apertura se realice antes del 31 de marzo, se analizarán los Estados Financieros del año antepasado y el anterior a este. En el Balance General deben estar discriminados los activos y pasivos en corrientes y de largo plazo. 2. Notas a los estados financieros. 3. Certificación de los estados financieros de conformidad con el artículo 37 de la Ley 222 de Dictamen del Revisor fiscal en caso de estar obligado. 5. Certificados vigentes de la inscripción ante la Junta Central de Contadores, del Contador Público y del Revisor Fiscal que suscriben los Estados Financieros. 6. Las sociedades constituidas con posterioridad al 31 de diciembre del año 2016, presentarán el balance de apertura. 7. Las sociedades constituidas con posterioridad al 31 de diciembre del año 2015 presentarán los estados financieros al 31 de diciembre del año Será revisado por quien realice la evaluación financiera. k) Documentación que acredite el perfil del personal requerido para ejecutar el contrato de acuerdo a lo indicado en los requisitos de participación. Será revisado por quien realice la l) El oferente deberá presentar Certificado de la ARL donde se indique el grado de implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST). No cumple, el certificado aportado no indica el grado de implementación del SG SST. m) Incumplimientos en la ejecución de contratos, según formato adjunto. Será revisado por quien realice la n) Formulario de cantidades y precios, para lo cual el oferente debe diligenciar el formato adjunto. Será revisado por quien realice la evaluación técnico o) Formulario hoja de vida del personal. Será revisado por quien realice la 2

3 p) Formulario experiencia del oferente. Será revisado por quien realice la q) Inscripción en ARIBA, Los oferentes deberán tener inscripción vigente en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas del Grupo EPM. Cumple. r) Consulta RUES (Multas o incumplimientos): Se realizó consulta sin encontrar multas o incumplimientos registrados. ANALISIS LAFT: Cumple. Se solicitó al oferente subsanar lo siguiente: De: ANA MARIA TIMANA URBANO [mailto:ana.timana@chec.com.co] Enviado el: miércoles, 19 de julio de :35 a.m. Para: gae@gae.com.co CC: MARIO CESAR LOPEZ GOMEZ <MARIO.LOPEZ@chec.com.co> Asunto: DOCUMENTOS CONTRACTUALES Y LEGALES A SUBSANAR PROCESO- Prestación de servicios de Auditoría Externa de Gestión y Resultados (AEGR) de CHEC Importancia: Alta Buenos días, recibimos su oferta para el proceso Prestación de servicios de Auditoría Externa de Gestión y Resultados (AEGR) de CHEC, al realizar el análisis contractual y legal se encuentra lo siguiente: 1. Formato de conocimiento del tercero. Este documento se encuentra modificado, por ejemplo en la información del representante legal solo colocaron la información del representante legal principal y borraron el cuadro del suplente, en la información de miembros de junta directiva, consejo de administración o su equivalente borraron el cuadro de los suplentes, en la parte de información de revisores fiscales o auditores externos principal borraron el cuadro de los suplentes, falta el cuadro que dice que en caso que el revisor fiscal o auditor sea persona jurídica indicar los datos de la misma. Este formato no puede ser modificado, si hay información que no les aplique se debe indicar en las casillas respectivas NO APLICA. Teniendo en cuenta lo anterior deben diligenciar el formato nuevamente sin modificarlo y enviarlo corregido y firmado. 2.En las condiciones particulares de contratación se solicitó el siguiente documento: El oferente deberá presentar Certificado de la ARL donde se indique el grado de implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST). Este documento no fue presentado por ustedes razón por la cual solicitamos el envío del mismo. Favor realizar las acciones respectivas y hacer llegar los documentos debidamente firmados, de forma física al proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de la CHEC Estación Uribe Kilómetro 1 Manizales, a nombre de Ana María Timaná a mas tardar el día 26 de julio de 2017 a las 05:00 p.m so pena de rechazo de la oferta, pero en caso de contar con estos documentos antes de la fecha mencionada favor hacerlos llegar. 3

4 Para agilizar la evaluación, pueden enviar los documentos inicialmente por este medio. El oferente subsanó lo requerido en el tiempo estipulado por CHEC, sin embargo la oferta no es válida legal y contractualmente debido a que el Certificado aportado de la ARL no indica el grado de implementación del SG SST. OFERENTE 2: LEAL INGENIEROS SAS a) Carta de presentación de la oferta, la cual debe ser diligenciada en el formato adjunto. Cumple. b) Certificado de Existencia y Representación Legal con una antigüedad no mayor a un (1) mes a la fecha de cierre para la presentación de la oferta. Cumple. c) Acta de junta directiva o asamblea. Si del documento se desprende que el representante legal requiere de una habilitación especial para celebrar contratos de determinada cuantía, se deberá anexar a la oferta, copia del acta correspondiente en donde se le habilite expresamente para la presentación de la oferta, los actos que se deriven de ella, así como para la celebración del contrato y todos los actos que se deriven de él. No aplica. d) Garantía de seriedad de la oferta. Cumple. e) Certificación de pagos de aportes a la seguridad social y pagos parafiscales, para lo cual deberán diligenciar el formato adjunto. Cumple. f) Formato de Conocimiento del tercero. Cumple. g) Experiencia certificada del oferente, de acuerdo con lo estipulado en REQUISITOS DE PARTICIPACION. Será revisado por quien realice la evaluación técnico h) Certificado vigente de Sistema de Gestión de Calidad (SGC) del oferente con base en la norma ISO 9001, otorgado por una institución debidamente acreditada como organismo certificador. El alcance del certificado debe ser aplicable al objeto de esta solicitud de ofertas. El certificado debe estar vigente a la fecha de cierre para la presentación de las ofertas. Adicionalmente, el oferente al que se le acepte la oferta deberá mantener vigente su certificado durante la ejecución del contrato. Será revisado por quien realice la i) Certificado de la junta central de contadores. Se deberá aportar el certificado de la Junta Central de Contadores de la inscripción como Contador Público, correspondiente al Contador Público y al Revisor Fiscal, según corresponda. Cumple. j) Indicadores financieros. La participación en este proceso de contratación estará condicionada por la estabilidad económica y la capacidad financiera del oferente, con fundamento en el Índice de Liquidez, y el Índice de Endeudamiento según se indica más adelante. Se solicitarán Estados Financieros del último periodo fiscal con 4

5 sus respectivas notas y certificados. Para el efecto, el oferente tendrá que suministrar la siguiente información: 1. Estados Financieros individuales (No consolidados) a diciembre 31, incluyendo Balance General y Estado de Resultados, los cuales deberán estar firmados por el representante legal del oferente, el Contador Público que los prepara y el Revisor Fiscal si está obligado de acuerdo con el parágrafo 2 del artículo 13 de la Ley 43 de En aquellos procesos de contratación cuya apertura se realice antes del 31 de marzo, se analizarán los Estados Financieros del año antepasado y el anterior a este. En el Balance General deben estar discriminados los activos y pasivos en corrientes y de largo plazo. 2. Notas a los estados financieros. 3. Certificación de los estados financieros de conformidad con el artículo 37 de la Ley 222 de Dictamen del Revisor fiscal en caso de estar obligado. 5. Certificados vigentes de la inscripción ante la Junta Central de Contadores, del Contador Público y del Revisor Fiscal que suscriben los Estados Financieros. 6. Las sociedades constituidas con posterioridad al 31 de diciembre del año 2016, presentarán el balance de apertura. 7. Las sociedades constituidas con posterioridad al 31 de diciembre del año 2015 presentarán los estados financieros al 31 de diciembre del año Será revisado por quien realice la evaluación financiera. k) Documentación que acredite el perfil del personal requerido para ejecutar el contrato de acuerdo a lo indicado en los requisitos de participación. Será revisado por quien realice la l) El oferente deberá presentar Certificado de la ARL donde se indique el grado de implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST). Cumple. m) Incumplimientos en la ejecución de contratos, según formato adjunto. Será revisado por quien realice la n) Formulario de cantidades y precios, para lo cual el oferente debe diligenciar el formato adjunto. Será revisado por quien realice la evaluación técnico o) Formulario hoja de vida del personal. Será revisado por quien realice la p) Formulario experiencia del oferente. Será revisado por quien realice la q) Inscripción en ARIBA, Los oferentes deberán tener inscripción vigente en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas del Grupo EPM. Cumple. r) Consulta RUES (Multas o incumplimientos): Se realizó consulta sin encontrar resultados. 5

6 ANALISIS LAFT: Cumple. Se solicitó al oferente subsanar lo siguiente: De: ANA MARIA TIMANA URBANO Enviado el: miércoles, 19 de julio de :35 a.m. Para: CC: MARIO CESAR LOPEZ GOMEZ Asunto: DOCUMENTOS CONTRACTUALES Y LEGALES A SUBSANAR PROCESO- Prestación de servicios de Auditoría Externa de Gestión y Resultados (AEGR) de CHEC Importancia: Alta Buenos días, recibimos su oferta para el proceso Prestación de servicios de Auditoría Externa de Gestión y Resultados (AEGR) de CHEC, al realizar el análisis contractual y legal se encuentra lo siguiente: 1. Certificado de Existencia y Representación Legal: Este certificado es requerido con una antigüedad no mayor a un (1) mes a la fecha de cierre para la presentación de la oferta; el certificado que ustedes presentaron tiene fecha del 14 de junio de 2017, razón por la cual se solicita enviarlo con fecha actualizada teniendo en cuenta este requisito. 2. Garantía de seriedad de la oferta. No fue presentada en la oferta, se solicita enviarla en físico. 3. Formato de Conocimiento del tercero. El formato presentado por ustedes se encuentra modificado pues no está el cuadro que dice EN CASO QUE EL REVISOR FISCAL O AUDITOR SEA PERSONA JURÍDICA INDICAR LOS DATOS DE LA MISMA. Este formato no puede ser modificado, si hay información que no les aplique se debe indicar en las casillas respectivas NO APLICA. Teniendo en cuenta lo anterior deben diligenciar el formato nuevamente sin modificarlo y enviarlo corregido y firmado. 4. Certificado de la junta central de contadores. Se deberá aportar el certificado de la Junta Central de Contadores de la inscripción como Contador Público, correspondiente al Contador Público y al Revisor Fiscal, según corresponda. Este documento no fue presentado en su oferta razón por la cual solicitamos el envío del mismo. 5. Inscripción en ARIBA. Los oferentes deberán tener inscripción vigente en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas del Grupo EPM. Su registro en ARIBA no se encuentra aprobado, por lo cual deben realizar las gestiones pertinentes para que sea aprobado. Favor realizar las acciones respectivas y hacer llegar los documentos debidamente firmados, de forma física al proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de la CHEC Estación Uribe Kilómetro 1 Manizales, a nombre de Ana María Timaná a mas tardar el día 26 de julio de 2017 a las 05:00 p.m so pena de rechazo de la oferta, pero en caso de contar con estos documentos antes de la fecha mencionada favor hacerlos llegar. Para agilizar la evaluación, pueden enviar los documentos inicialmente por este medio. El oferente subsanó lo requerido en el tiempo indicado por CHEC, la oferta es válida legal 6

7 y contractualmente. OFERENTE 3: NEXIA INTERNATIONAL MONTES Y ASOCIADOS S.A.S a) Carta de presentación de la oferta, la cual debe ser diligenciada en el formato adjunto. Cumple. b) Certificado de Existencia y Representación Legal con una antigüedad no mayor a un (1) mes a la fecha de cierre para la presentación de la oferta. Cumple. c) Acta de junta directiva o asamblea. Si del documento se desprende que el representante legal requiere de una habilitación especial para celebrar contratos de determinada cuantía, se deberá anexar a la oferta, copia del acta correspondiente en donde se le habilite expresamente para la presentación de la oferta, los actos que se deriven de ella, así como para la celebración del contrato y todos los actos que se deriven de él. No aplica. d) Garantía de seriedad de la oferta. Cumple. e) Certificación de pagos de aportes a la seguridad social y pagos parafiscales, para lo cual deberán diligenciar el formato adjunto. Cumple. f) Formato de Conocimiento del tercero. Cumple. g) Experiencia certificada del oferente, de acuerdo con lo estipulado en REQUISITOS DE PARTICIPACION. Será revisado por quien realice la evaluación técnico h) Certificado vigente de Sistema de Gestión de Calidad (SGC) del oferente con base en la norma ISO 9001, otorgado por una institución debidamente acreditada como organismo certificador. El alcance del certificado debe ser aplicable al objeto de esta solicitud de ofertas. El certificado debe estar vigente a la fecha de cierre para la presentación de las ofertas. Adicionalmente, el oferente al que se le acepte la oferta deberá mantener vigente su certificado durante la ejecución del contrato. Será revisado por quien realice la i) Certificado de la junta central de contadores. Se deberá aportar el certificado de la Junta Central de Contadores de la inscripción como Contador Público, correspondiente al Contador Público y al Revisor Fiscal, según corresponda. Cumple. j) Indicadores financieros. La participación en este proceso de contratación estará condicionada por la estabilidad económica y la capacidad financiera del oferente, con fundamento en el Índice de Liquidez, y el Índice de Endeudamiento según se indica más adelante. Se solicitarán Estados Financieros del último periodo fiscal con sus respectivas notas y certificados. Para el efecto, el oferente tendrá que suministrar la siguiente información: 7

8 1. Estados Financieros individuales (No consolidados) a diciembre 31, incluyendo Balance General y Estado de Resultados, los cuales deberán estar firmados por el representante legal del oferente, el Contador Público que los prepara y el Revisor Fiscal si está obligado de acuerdo con el parágrafo 2 del artículo 13 de la Ley 43 de En aquellos procesos de contratación cuya apertura se realice antes del 31 de marzo, se analizarán los Estados Financieros del año antepasado y el anterior a este. En el Balance General deben estar discriminados los activos y pasivos en corrientes y de largo plazo. 2. Notas a los estados financieros. 3. Certificación de los estados financieros de conformidad con el artículo 37 de la Ley 222 de Dictamen del Revisor fiscal en caso de estar obligado. 5. Certificados vigentes de la inscripción ante la Junta Central de Contadores, del Contador Público y del Revisor Fiscal que suscriben los Estados Financieros. 6. Las sociedades constituidas con posterioridad al 31 de diciembre del año 2016, presentarán el balance de apertura. 7. Las sociedades constituidas con posterioridad al 31 de diciembre del año 2015 presentarán los estados financieros al 31 de diciembre del año Será revisado por quien realice la evaluación financiera. k) Documentación que acredite el perfil del personal requerido para ejecutar el contrato de acuerdo a lo indicado en los requisitos de participación. Será revisado por quien realice la l) El oferente deberá presentar Certificado de la ARL donde se indique el grado de implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST). Cumple. m) Incumplimientos en la ejecución de contratos, según formato adjunto. Será revisado por quien realice la n) Formulario de cantidades y precios, para lo cual el oferente debe diligenciar el formato adjunto. Será revisado por quien realice la evaluación técnico o) Formulario hoja de vida del personal. Será revisado por quien realice la p) Formulario experiencia del oferente. Será revisado por quien realice la q) Inscripción en ARIBA, Los oferentes deberán tener inscripción vigente en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas del Grupo EPM. Cumple. a) Consulta RUES (Multas o incumplimientos): Se realizó consulta sin encontrar multas o incumplimientos registrados. ANALISIS LAFT: Cumple. 8

9 Se solicitó al oferente subsanar lo siguiente: De: ANA MARIA TIMANA URBANO Enviado el: miércoles, 19 de julio de :35 a.m. Para: CC: MARIO CESAR LOPEZ GOMEZ Asunto: DOCUMENTOS CONTRACTUALES Y LEGALES A SUBSANAR PROCESO- Prestación de servicios de Auditoría Externa de Gestión y Resultados (AEGR) de CHEC Importancia: Alta Buenos días, recibimos su oferta para el proceso Prestación de servicios de Auditoría Externa de Gestión y Resultados (AEGR) de CHEC, al realizar el análisis contractual y legal se encuentra lo siguiente: 1. Garantía de seriedad de la oferta. La garantía presentada en la oferta se encuentra incompleta, se solicita enviarla en físico completa. 2. El oferente deberá presentar Certificado de la ARL donde se indique el grado de implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST). Este documento no fue presentado en su oferta razón por la cual solicitamos el envío del mismo. Favor realizar las acciones respectivas y hacer llegar los documentos debidamente firmados, de forma física al proceso de Adquisición de Bienes y Servicios de la CHEC Estación Uribe Kilómetro 1 Manizales, a nombre de Ana María Timaná a mas tardar el día 26 de julio de 2017 a las 05:00 p.m so pena de rechazo de la oferta, pero en caso de contar con estos documentos antes de la fecha mencionada favor hacerlos llegar. Para agilizar la evaluación, pueden enviar los documentos inicialmente por este medio. El oferente subsanó lo requerido en el tiempo estipulado por CHEC, la oferta es válida legal y contractualmente. El presente análisis se suscribe el veintisiete (27) de julio del año dos mil diecisiete (2017). ANA MARÍA TIMANÁ URBANO Equipo Cadena de Suministro 9