GERENCIA DE OPERACIONES FINACIERAS DIRECCIÓN FINANZAS EMPRESARIALES EQUIPO ADQUISICIONES SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS 378

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1 GERENCIA DE OPERACIONES FINACIERAS DIRECCIÓN FINANZAS EMPRESARIALES EQUIPO ADQUISICIONES SOLICITUD PÚBLICA DE OFERTAS 378 AUDITORÍA EXTERNA DE GESTIÓN Y RESULTADOS A XM COMPAÑÍA DE EXPERTOS EN MERCADOS S.A. E.S.P INFORME DE EVALUACIÓN DE OFERTAS Medellín, marzo de 2010

2 TABLA DE CONTENIDO 1. ANTECEDENTES OBJETO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS FINANCIACIÓN Y PRESUPUESTO LEGISLACIÓN PERÍODO DE APERTURA Y CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS OFERTAS RECIBIDAS METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN Y ANÁLISIS DE OFERTAS Aspectos Legales Análisis jurídico de las Ofertas RECOMENDACIÓN... 9

3 Informe de Evaluación de Ofertas 3 1. ANTECEDENTES Mediante Solicitud de Pedido , la Dirección Auditoría Interna. E.S.P. solicitó a la Dirección Finanzas Empresariales contratar la Prestación de Servicios de Auditoría Externa de Gestión y Resultados a XM Compañía de Expertos en mercados S.A. E.S.P. Con base en esta solicitud, se creó el proceso de compras SAP OBJETO DE LA SOLICITUD DE OFERTAS El objeto de la presente solicitud es la Prestación de Servicios de Auditoría Externa de Gestión y Resultados a XM Compañía de Expertos en mercados S.A. E.S.P. 3. FINANCIACIÓN Y PRESUPUESTO Los pagos asociados al Contrato que resulte de este proceso de adquisición, serán financiados con recursos propios de XM S.A. E.S.P. los cuales fueron debidamente presupuestados. 4. LEGISLACIÓN Las normas legales aplicables para este proceso, son las establecidas en el documento de Solicitud Publica de Ofertas 378, el Acuerdo 01 compilado a julio de 2008 y del Acuerdo 015 del mes de noviembre del 2009 de la Junta Directiva de XM S.A. E.S.P, expedido por la Junta Directiva de XM S.A. E.S.P. y las propias de los negocios entre particulares en la República de Colombia. 5. PERÍODO DE APERTURA Y CIERRE DE LA SOLICITUD DE OFERTAS Con la publicación del 22 de febrero de 2010 en el diario El Espectador, se inició el proceso de Solicitud Pública de Ofertas 378 con fecha límite de entrega de Ofertas hasta el 12 de marzo de Mediante Adendos 1, 2 y 3 se efectuaron aclaraciones y modificaciones al documento de Solicitud Pública de Ofertas 378. Adicionalmente, la -Solicitud Publica de Ofertas 378 fue publicada en la página Web de XM S.A. E.S.P. Contratación Ley de Garantías OFERTAS RECIBIDAS Cumpliendo con el plazo de entrega requerido en la Solicitud Pública de Ofertas, se recibieron el 12 de marzo de 2010, las siguientes ofertas: GESTIÓN FUTURA S.A. BDO AUDIT. AGE S.A.

4 Informe de Evaluación de Ofertas 4 7. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN Y ANÁLISIS DE OFERTAS El proceso de evaluación y análisis de las Ofertas recibidas, se realizó considerando los siguientes aspectos: 7.1 Aspectos Legales Análisis jurídico de las Ofertas Mediante comunicado del 16 de Marzo emitido por la Secretaría General y Asuntos Regulatorios de XM, esta conceptúa: Oferta Presenteada por BDO AUDIT AG S.A : 1. OPORTUNIDAD DE LA PRESENTACIÓN 2. CARTA DE PRESENTACIÓN (Formulario A1) INHABILIDADES INCOMPATIBILIDADES E BDO presentó la oferta en original en la oficina de Recepción de Documentos de XM, en la sede principal, ubicada en la Calle 12 Sur , Medellín, a las 12:05 p.m., hora de la República de Colombia, el 12 de marzo de 2010, la cual fue radicada bajo el número XM, cumpliendo así con la oportunidad en la presentación de la oferta. BDO presentó el formulario A.1 Carta de Presentación suscrito por el primer suplente del presidente, señora Luz Marina Pérez Serna, en la cual declara bajo la gravedad del juramento, que ni el representante legal ni ninguna de las personas que hacen parte del equipo de trabajo están incursos en ninguna inhabilidades e incompatibilidad de las establecidas en la ley 80 de 1993 ni se encuentra en las circunstancias previstas en el artículo 60 de la ley 610 de 2000, conforme con lo descrito en el numeral 2.2. Requisitos de participación. Para el efecto, adjunta debidamente diligenciado el Cuestionario de Inhabilidades e Incompatibilidades respecto de XM S.A. E.S.P., y de sus declaraciones se puede concluir que la sociedad no se encuentra incursa en ninguna de las causales previstas en la Ley. Además, declara baja la gravedad del juramento que el proponente que representa, sus miembros de Junta Directiva o Junta de Socios, sus representantes legales, su revisor

5 Informe de Evaluación de Ofertas 5 fiscal y quien suscribe dicho formulario A.1 no están incluidos en ninguna de las listas establecidas a nivel local o internacional para el control de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo. 3. DOCUMENTO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN - CAPACIDAD DEL REPRESENTANTE LEGAL Y DE LA SOCIEDAD (Formulario A2) BDO adjuntó el certificado de existencia y representación expedido el 9 de marzo de 2010, por la Cámara de Comercio de Bogotá, cumpliendo con el requisito de que la vigencia no sea mayor a 90 días con respecto a la fecha de presentación de la oferta. BDO es una sociedad civil colombiana, de naturaleza limitada, con registro mercantil vigente. Por lo tanto, se ajusta al requisito de participación exigido en el sentido de que no es un consorcio, unión temporal, agrupación de empresas o cualquier otra forma de colaboración. El objeto social de la sociedad consiste en "el diseño, organización, asesoría, avalúos, valuaciones, determinación de factibilidad, capacitación, revisoria, auditoria, interventoria, monotipia, consultoria, estudio de riesgos y oportunidades, reorganización o liquidación, en cualquiera de sus modalidades profesionales o técnicas y en sus diferentes alcances, de toda clase de actividades económicas organizadas La captura y verificación de datos. Digitación, conciliaciones, etc. en cualquier sector de la economía, público o privado, y en general, cualquier operación realizada con el área de tecnología informática, sistemas informáticas y relacionadas. ; por consiguiente, la sociedad tiene capacidad para prestar los servicios objeto de la solicitud pública de oferta 378. (1) El representante legal no tiene limitaciones para presentar propuestas u ofertas ante entidades públicas o privadas, ante personas jurídicas o

6 Informe de Evaluación de Ofertas 6 naturales, así como para la suscripción de los contratos derivados de dichos procesos de contratación; por lo tanto, el representante legal tiene capacidad legal para presentar la oferta y suscribir el respectivo contrato. 4. CERTIFICACIÓN DE PAGO DE PARAFISCALES Y APORTES AL RÉGIMEN DE SEGURIDAD SOCIAL 5.GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA La sociedad acompañó la oferta con una certificación original de pagos de seguridad social y aportes parafiscales durante un lapso de 6 meses anteriores a la celebración del contrato, expedida el 4 de marzo de 2010 por el revisor fiscal principal, señor José Alberto Andrade Valencia (Artículo 50 ley 789 de 2002). Desde el punto de vista formal, el oferente aportó la póliza de Seriedad con una vigencia desde el 8 de marzo de 2010 hasta el 30 de junio de 2010, y adjuntó la certificación del pago de la póliza, cumpliendo con el requisito señalado en el numeral 2.2. requisitos de participación de la solicitud de oferta pública 378, pero la revisión del contenido de dicha póliza está a cargo del responsable del proceso de contratación. Vale la pena advertir que este es un requisito de participación o habilitante, en consecuencia, es subsanable. 6. DECLARACIÓN JURAMENTADA (Formulario A.4) 7. EXPERIENCIA DE LOS PROPONENTES (Formulario B.1) BDO aportó el formulario A.4- DECLARACIÓN JURAMENTADA- suscrito por el primer suplente del presidente, señora Luz marina Pérez Serna, en la cual declara bajo la gravedad del juramento, que dicha sociedad cumple con los requisitos exigidos en el artículo tercero de la Resolución sspd Desde el punto de vista formal, el oferente diligenció el formulario B.1 EXPERIENCIA DE LOS PROPONENTES-, por cada empresa contratante, y adjuntó las cartas expedidas y suscritas por la respectiva empresa contratante, donde certifica el objeto, valor y plazo del contrato especificando mes y año. En consecuencia, cumple con el requisito señalado en el numeral de la solicitud de oferta

7 Informe de Evaluación de Ofertas 7 pública TARJETA PROFESIONAL PARA EJERCER LA INGENIERÍA, PROFESIONES AFINES O SUS PROFESIONES AUXILIARES EN EL TERRITORIO NACIONAL Vale la pena advertir que la revisión del contenido de dichos formularios y cartas está a cargo del responsable del proceso de contratación. BDO anexó copia del certificado expedido el 20 de junio de 1991, por el Consejo Profesional Seccional de Ingenierías Eléctrica, Mecánica y profesiones afines de Santander, donde certifica que Gerado Latorre B., quien ejercerá el rol de apoyo técnico, aparece matriculado como ingeniero electricista, según matrícula N , expedida mediante resolución 2458 de 1984 (julio 13), y confirmada por la resolución 2352 de 1984 del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería y Arquitectura. (2) OBSERVACIONES: (1) De conformidad con el artículo 99 del Código de Comercio, la capacidad de la sociedad se circunscribe al desarrrollo de la empresa o actividad prevista en su objeto; por ello, en este caso, el proponente no tiene capacidad para prestar los servicios objeto de la solicitud pública de oferta 378, ya que en uno de los requisitos de participación se indica que el proponente debe cumplir con el artículo tercero de la resolución SSPD de abril de 2006 que estipula lo siguiente: Se entiende por personas jurídicas privadas especializadas, las que reunan como mínimo los siguientes requisitos: Estar constituidas como personas jurídicas cuyo objeto social contemple los servicios de auditoria en empresas de servicios públicos domiciliarios, y si bien dentro del objeto social de BDO se mencionan los servicios de auditoria, no se especifica que sea en empresas de servicios públicos domiciliarios. Para poderlo hacer, implicaría realizar una reforma estatutaria, en virtud de la cual se amplíe su objeto social, pero a este documento como tal, no puede dársele el carácter de requisito de participación, y en consecuencia no es subsanable. (2) Este requisito sería subsanable mediante un certificado reciente o la matrícula expedida por el Consejo Profesional Seccional de Ingenierías Eléctrica, Mecánica y profesiones afines de Santander, de conformidad con los anexos indicados en el numeral de la solicitud de oferta pública 378, pero teniendo en cuenta que el proponente no tiene capacidad para prestar los servicios objeto de la solicitud pública de oferta 378, no tiene sentido proceder a subsanar. CONCEPTO: La oferta de BDO AUDIT S.A. no es viable jurídicamente, y en consecuencia es rechazada.

8 Informe de Evaluación de Ofertas 8 Oferta Presentada por GESTIÓN FUTURA SOCIEDAD ANÓNIMA 1. OPORTUNIDAD DE LA PRESENTACIÓN 2. CARTA DE PRESENTACIÓN (Formulario A1) INHABILIDADES INCOMPATIBILIDADES E GESTIÓN FUTURA SOCIEDAD ANÓNIMA presentó la oferta en original en la oficina de Recepción de Documentos de XM, en la sede principal, ubicada en la Calle 12 Sur , Medellín, a las 8:34 a..m., hora de la República de Colombia, el 12 de marzo de 2010, la cual fue radicada bajo el número XM, cumpliendo así con la oportunidad en la presentación de la oferta. GESTIÓN FUTURA SOCIEDAD ANÓNIMA presentó el formulario A.1 Carta de Presentación pero sin la firma del representante legal y el contenido de la misma está incompleto. Lo mismo sucede con el Cuestionario de Inhabilidades e Incompatibilidades respecto de XM S.A. E.S.P., a pesar de que en el encabezado aparece Ally Ospina Ríos, quien es la gerente general de la sociedad, y si bien adjuntó a la oferta una carta sobre la trayectoria de la empresa, tampoco la firmó. (1) OBSERVACIONES: (1) Se entiende por no presentada la oferta, teniendo en cuenta que el proponente no suscribió el formulario A.1 Carta de Presentación que es el documento en virtud del cual se formaliza la oferta desde el punto de vista jurídico, ya que mediante dicho documento el proponente se compromete por los precios ofrecidos en el formulario C de la oferta, a ejecutar los bienes de acuerdo con los requisitos de la oferta, a aceptar el contrato correspondiente a la oferta en caso de ser aceptada, a constituir las garantías y los seguros especificados y en caso de que se le adjudique el contrato, también se compromete a ejecutar la totalidad de los trabajos objeto del mismo, dentro de los plazos estipulados en el numeral de la oferta. CONCEPTO: La oferta de GESTIÓN FUTURA SOCIEDAD ANÓNIMA se entiende por no presentada, y por consiguiente es rechazada CONCLUSIÓN Análisis Jurídicos de las Ofertas-

9 Informe de Evaluación de Ofertas 9 Las ofertas de los Proponentes BDO AUDIT AG S. y GESTIÓN FUTURA S.A. no son jurídicamente viables. 8. RECOMENDACIÓN El proceso de Solicitud Pública de Ofertas 378 se declara desierto (Original firmado) Cualquier información requerida solicitarla al correo electrónico abastecimientoxm@xm.com.co