SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES 5INKO
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- Francisco José Sáez Marín
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1 SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS Y PROVEEDORES 5INKO
2 CONTENIDO 1. Sistema de Información de contratistas Tipos de registro Trámites del registro UNSPSC Clasificador de bienes y servicios 3. Descarga de documentos 4. Formulario virtual - Consultas para el usuario 5. Ejemplos de algunos documentos que se requieren en el Registro
3 SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS Tiene por objetivo apoyar los diferentes procesos internos de contratación, dado que: SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM Permite optimizar y aplicar buenas prácticas. Garantiza transparencia y seguridad jurídica. Proporciona Información en línea del proveedor Permite validar algunos de los requisitos que son exigidos en los pliegos de condiciones o términos de referencia Es un insumo muy importante para estudios de mercados
4 SISTEMA DE INFORMACIÓN 5INKO GUÍA DE INSCRIPCIÓN Canales de Servicio Formularios Virtuales (Liviano-integral) Análisis y Verificación Jurídico-Financiera - Técnica Entregable Final del Servicio SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM 1. Servicio Virtual 2. Atención Telefónica 3. Orientación Personalizada 4. Recepción Documentos 1. Ingreso al sitio Web de Konfirma S.A.S. ( 2. Ingreso a la opción Descarga de Formularios el Servicio seleccionado. 3. Iniciar sesión para el trámite virtual: Nit/Identificación correo electrónico Clave 4. Iniciar la creación y el ingreso de información para el trámite virtual. 1.Recepción y procesamiento documentos. 2. Análisis y Verificación 3. Aprobación o devolución Constancia de Inscripción PROVEEDORES - CONTRATISTAS PROVEEDORES - CONTRATISTAS KONFIRMA GRUPO EPM/ PROVEEDORES- CONTRATISTAS
5 TIPOS DE REGISTRO INSCRIPCIÓN REGISTRO LIVIANO Persona natural o jurídica que está interesado en tener una relación contractual con GRUPO EPM. Es potestad del proveedor o SISTEMA contratista, DE INFORMACIÓN el tipo de DEregistro CONTRATISTAS a excepción EPM de aquellos casos donde el proceso de contratación lo defina. Certificaciones de calidad, permisos habilitantes, resoluciones, entre otros Información de experiencia. Declarativa y opcional. Se puede realizar por medio de formularios virtuales no requiere la firma, ni entrega de documentación en las oficinas de Konfirma. INSCRIPCIÓN REGISTRO INTEGRAL Presentar Información de experiencia técnica de los últimos 10 años, con los respectivos soportes. Presentar información financiera de los dos últimos años. Se puede realizar por medio de formularios virtuales requiere la firma y entrega de documentación en las oficinas de Konfirma.
6 TIPOS DE REGISTRO REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO LIVIANO SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM INFORMACIÓN BÁSICA INFORMACIÓN DE EXPERIENCIA - DECLARATIVA AUTORIZACIONES PARA ACTIVIDADES ESPECÍFICAS
7 TIPOS DE REGISTRO REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO LIVIANO INFORMACIÓN BÁSICA Formulario 1. Declaración de compromiso, veracidad de información y documentos Formulario No. 2 Datos Básicos SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM Copia del documento de Identificación, Diploma, Acta de grado (PN) Copia de las certificaciones de calidad vigentes Copia de documento equivalente al CERL. (Para empresas extranjeras, ESALES, descentralizadas y entidades donde ente certificador de E y RL es diferente a las CC.) Copia del RUT
8 TIPOS DE REGISTRO REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO LIVIANO INFORMACIÓN EXPERIENCIA OTROS Formulario No. 4 Experiencia Técnica SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM Autorizaciones para actividades como: - Vigilancia, - Servicio postal, - Alimentación, - Agencias de viajes, - Transporte de personas o carga, - Actividades de salud humana. Para las empresas que se desean inscribir en actividades de este tipo.
9 TIPOS DE REGISTRO REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM INFORMACIÓN BÁSICA INFORMACIÓN DE EXPERIENCIA CERTIFICADA AUTORIZACIONES PARA ACTIVIDADES ESPECIFICAS INFORMACIÓN FINANCIERA
10 TIPOS DE REGISTRO REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL INFORMACIÓN BÁSICA Formulario 1. Declaración de compromiso, veracidad de información y documentos Formulario No. 2 Datos Básicos SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM Copia del documento de Identificación, Diploma, Acta de grado (PN) Copia de las certificaciones de calidad vigentes Copia de documento equivalente al CERL. (Para empresas extranjeras, ESALES, descentralizadas y entidades donde ente certificador de E y RL es diferente a las CC.) Copia del RUT
11 TIPOS DE REGISTRO REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL OTROS SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM Autorizaciones para actividades como: - Vigilancia, - Servicio postal, - Alimentación, - Agencias de viajes, - Transporte de personas o carga, - Actividades de salud humana. Para las empresas que se desean inscribir en actividades de este tipo.
12 TIPOS DE REGISTRO REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL INFORMACIÓN FINANCIERA Formulario No. 3 Información Financiera Nota aclaratoria de cuentas financieras Balance General Estados de Resultados Nacionales: Notas a los Estados Financieros Extranjeras: Memorias Nacionales: Certificación de Estados Financieros, firmada por RL y contador Extranjeras: Documento equivalente o Carta RL Nacionales: Dictamen del Revisor Fiscal Extranjeras: Informe auditoria Nacionales: Certificados de la Junta Central de Contadores Extranjeras: Documento equivalente o carta RL
13 TIPOS DE REGISTRO REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL INFORMACIÓN EXPERIENCIA Formulario N 4 Información Experiencia - Certificación de Contratos Ejecutados o en su defecto el acta de finalización del contrato, expedida por el contratante. - Orden de Compra o Factura para suministros. Formulario N 5 Maquinaria y Equipo
14 TRÁMITES DEL REGISTRO INSCRIPCIÓN ACTUALIZACIÓN RENOVACIÓN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM CANCELACIÓN Los trámites no tienen costo para el proveedor, a excepción de los costos de envío de documentos por correo postal para quienes lo requieran. No se inscriben consorcios o uniones temporales. Estos deben inscribirse individualmente. Tiempo de respuesta de 48 horas en días hábiles para el registro integral y 24 para el liviano. Los resultados son comunicados al proveedor por correo electrónico.
15 TRÁMITE DE ACTUALIZACIÓN Es responsabilidad del proveedor. Se puede hacer en cualquier momento, actualizando cualquier información que haya sido reportada previamente y a la fecha haya sufrido algún cambio o inscribir experiencia de nuevos contratos ejecutados. La experiencia de contratos ejecutados que sea inscrita en el Sistema de Información de Contratistas no está sujeta a modificaciones, por lo tanto, al momento de clasificar un contrato seleccione adecuadamente las actividades que están acordes al objeto o alcance del mismo y asígneles el valor en pesos.
16 TRÁMITE DE RENOVACIÓN Es requerido para todos los proveedores que tengan inscripción vigente y deseen continuar con el registro. Debe realizarse antes de cumplir un año contado a partir de la fecha de inscripción. Renovación Registro Liviano Actualizar como mínimo la información de datos básicos ingresada al momento de la inscripción. En caso que no realice la actualización, el registro será cancelado. Renovación Registro Integral Actualizar como mínimo la información financiera a más tardar en los primeros 4 meses de cada año y deberá corresponder a la reportada en el registro mercantil de la cámara de comercio de su domicilio. Si transcurrido un (1) año a partir de la inscripción, el proveedor no actualiza la información, dicho registro será cancelado.
17 TRÁMITE DE CANCELACIÓN Cuando el registro no se ajuste a los parámetros establecidos Si transcurrido 1 año a partir de la inscripción, el proveedor no actualiza ninguna información Después de ser cancelada la inscripción, el proveedor puede inscribirse nuevamente, realizando el tramite completo (formularios y documentación) Requisitos: La empresa debe enviar una carta informando los motivos de la cancelación.
18 CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS UNSPSC CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS Es una metodología uniforme de codificación utilizada para clasificar productos y servicios fundamentada en un arreglo jerárquico y en una estructura lógica. Este sistema permite codificar productos y servicios de forma clara ya que se basa en estándares acordados por la industria los cuales facilitan el comercio entre empresas y gobierno. La versión implementada en Colombia es la UNSPSC, V , traducida al español. Es una clasificación de cuatro niveles, los niveles a utilizar son: Fuente:
19 CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS UNSPSC CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS Estructura: Organiza los segmentos en las etapas de generación de valor a los productos. Fuente:
20 CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS UNSPSC CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS MANUAL CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS pdfdos por la industria los cuales facilitan el comercio entre empresas y gobierno. Fuente:
21 CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS UNSPSC CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS BUSCADORES CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS Fuente:
22 CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS UNSPSC CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS BUSCADORES CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS ACH HIGH VOLTAGE LTDA Comercio al por mayor de equipo, partes y piezas electrónicos y de telecomunicaciones Accesorios, materias primas y piezas de componentes electrónicos Instalaciones eléctricas Servicio de tendido de cables eléctricos
23 CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS
24 CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS UNSPSC CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS BUSCADORES CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS KONFIRMA Proveedores Accesorios, materias primas y piezas de componentes electrónicos Instalaciones eléctricas Servicio de tendido de cables eléctricos
25 DESCARGA DE DOCUMENTOS PASO 1: Ingreso al sitio Web de Konfirma S.A.S. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
26 DESCARGA DE DOCUMENTOS PASO 2: Ingreso a la opción Descarga de Documentos en el Servicio seleccionado. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
27 DESCARGA DE DOCUMENTOS PASO 2: Ingreso a la opción Descarga de Documentos en el Servicio seleccionado. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
28 DESCARGA DE DOCUMENTOS PASO 2: Ingreso a la opción Descarga de Documentos en el Servicio seleccionado.
29 FORMULARIO VIRTUAL PASO 1: Ingreso al sitio Web de Konfirma S.A.S. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
30 FORMULARIO VIRTUAL PASO 2: Iniciar sesión para el trámite virtual. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
31 FORMULARIO VIRTUAL PASO 3: Iniciar la creación y el ingreso de información para el trámite virtual. SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
32 CONSULTAS PARA EL USUARIO DESCARGAR CONSTANCIA (ULTIMA)
33 CONSULTAS PARA EL USUARIO TRAMITES INSCRITOS SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
34 CANALES DE ATENCIÓN PRESENCIAL Konfirma Centro Carrera 46 Nº Medellín Sótano ingreso por la Avenida Oriental SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM TELEFONICA Línea Única de Atención al Usuario (574) CORREO ELECTRONICO HORARIO DE ATENCIÓN : LUNES A VIERNES DE 8:00 AM A 5:00 PM
35 Debe cumplir con: Indicar el año(s) que se esta certificando. La fecha de expedición debe ser posterior al año que se esta certificando Debe ser expedida y firmada por el Representante legal y Contador ATRAS
36 ATRAS
37 APOSTILLA LEGALIZACION Debe cumplir con: ATRAS Dicho certificado deberá tener una antigüedad menor de 6 meses (a la fecha de la inscripción).
38 Debe cumplir con: - Nombre del contratante (PJ con membrete) y datos de contacto -Nombre del contratista -Número del contrato -Fecha de inicio y de finalización -Objeto del contrato -Alcance del contrato -Detalle de las actividades -Valor del contrato a la fecha de terminación sin IVA. -Indicar el valor de las adiciones. ATRAS
39 Debe cumplir con: Alguna Firma o sellos de Recibido Aplica solo para Suministros.
40 Debe cumplir con: ATRAS Membrete de la entidad Contratante
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54 INQUIETUDES?
55 Gracias
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