Documentos soporte para la renovación del Registro Único de Proponentes RUP-

Transcripción

1 Documentos soporte para la renovación del Registro Único de Proponentes RUP- Recuerde portar su cédula de ciudadanía o de extranjería original vigente cuando nos visite, será necesaria para cualquier trámite!

2 QUÉ ES LA RENOVACIÓN DEL RUP? Es el acto mediante el cual se prorroga la vigencia de la inscripción en el RUP y sus efectos. PLAZO LEGAL PARA RENOVAR EL RUT: Cada año entre el 1 de enero y el quinto día hábil de abril. CUÁL ES EL EFECTO DE NO RENOVAR DEBIDAMENTE EL RUP DENTRO DEL TÉRMINO LEGAL ESTABLECIDO? Cesarán los efectos de la inscripción, lo que implica la no expedición de certificados y la necesidad de hacer una nueva inscripción en el RUP. En el evento de modificar la información presentada en la inscripción del RUP en el año anterior, tenga en cuenta todos los documentos soportes que allegó en su momento. La información acreditada por el tercero contratante no puede ser modificada por el proponente. 1_ RENOVACIÓN EN EL RUP PARA LOS PROPONENTES INSCRITOS BAJO EL DECRETO 1510 DE 2013 Ingrese a Seleccione la opción Servicios Registrales. Elija la opción Registro Único de Proponentes e ingrese a Servicios Virtuales. Si tiene usuario y contraseña, ingrese la información requerida. Si olvidó la contraseña, ingrese a la opción Olvidó su clave e ingrese el correo electrónico registrado para la obtención de su clave inicial. Una vez obtenida la contraseña, seleccione la opción Renovación en el campo destinado para la información del RUP en el formulario RUES. Diligencie únicamente la información que modifica, es decir, solo reporte los requisitos habilitantes o de clasificación que desea modificar. El aplicativo RUP le genera la información diligenciada en la inscripción o renovación del año anterior. Las personas naturales y jurídicas no inscritas en cámara de comercio pueden modificar la información correspondiente a datos generales y ubicación. Información financiera: correspondiente a la vigente el 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la solicitud de renovación. Si el proponente es persona natural o jurídica inscrita en Cámara, la información financiera reportada debe ser la misma para la renovación en todos los registros.

3 Indicar la fecha de corte (31 de diciembre del año anterior) o la fecha de cierre fiscal correspondiente al domicilio principal de las personas jurídicas extranjeras con sucursal en Colombia. Para el cálculo de la razón de cobertura de intereses, ingrese el valor correspondiente a la utilidad o pérdida operacional y a los gastos de intereses. Verifique que correspondan a la información reportada en los estados financieros y en todos los documentos soportes. Recuerde discriminar los gastos de intereses en el estado de resultados o en las notas a los estados financieros. Los índices que conforman la capacidad organizacional son calculados con la información financiera reportada en el formulario RUES. Clasificación de la empresa en grande, mediana, pequeña o microempresa: si requiere modificar el tamaño de la empresa informado en la inscripción o renovación del año anterior. Consulte la Guía 42 en para definir la nueva clasificación. El anexo respectivo del formulario RUP (denominado situaciones de control y grupos empresariales ) solo deberá imprimirse si este requisito sufrió modificaciones previas en el Registro Mercantil. De lo contrario, el interesado no está obligado a imprimirlo y allegarlo. Información sobre experiencia: sólo se aportan los anexos del formulario que correspondan a los contratos que se modifican o agregan, y los soportes documentales respectivos. Si adiciona nuevos contratos, tenga en cuenta las opciones que consagra el formulario de acuerdo a la persona natural o jurídica que lo celebra. Para ello consulte la Guía 42. Para todo trámite del RUP (inscripción, renovación, actualización), presente el anexo denominado Clasificación en el que pueden eliminar o incluir las codificaciones que requiera. Si en la renovación no se realizan modificaciones, las clasificaciones inscritas en el año anterior se mantienen. En este anexo es obligatorio informar el número total de folios que se aportan al trámite. Verifique el reporte de dicha información en el módulo 6, así no modifique ningún dato contenido en el anexo. TENGA EN CUENTA: si bien el aplicativo virtual de diligenciamiento del formulario RUP permite la descarga de un archivo en formato PDF que se construye con toda la información reportada, el proponente solo está obligado a presentar los anexos si está inmerso en una de las siguientes descripciones: Anexo de situaciones de control o grupo empresarial: sólo se imprime y presenta si modifica su información. De lo contrario, este contenido ya está consignado en el expediente.

4 Anexo de clasificación: obligatorio presentarlo en todos los casos, indicando en el Módulo 6 el número total de folios que se aportan al trámite. Anexo de experiencia: sólo si modifica o adiciona contratos. Anexos de capacidad jurídica para no matriculados o inscritos en el Registro Mercantil o Entidades sin Ánimo de Lucro: si la persona jurídica no matriculada no manifiesta haber tenido variación alguna en este tópico, no tiene que presentar nuevamente todos estos anexos del formulario porque los mismos ya obran en el expediente. CONSULTA DE FORMATOS: consulte los modelos y formatos de certificación necesarios para su trámite en Servicios Registrales, Registro de Proponentes, Guías Registro de Proponentes, Formatos y modelos de certificación del RUP. 2_ DOCUMENTOS SOPORTE PARA LA RENOVACIÓN DEL RUP DE PERSONAS JURÍDICAS MATRICULADAS O INSCRITAS EN EL REGISTRO MERCANTIL O DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO DE LA CÁMARA DE COMERCIO DE MEDELLÍN PARA ANTIOQUIA Formulario RUES seleccionando la opción Renovación correspondiente al RUP, completamente diligenciado y firmado en original por el representante legal de la persona jurídica. Certificación sobre el cumplimiento por parte del proponente, de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, suscrito por el revisor fiscal o, en su defecto, por el representante legal. Para ello puede utilizar el formato disponible en identificado como Certificación cumplimiento parafiscales artículo 50 de la Ley 789 de Información sobre tamaño empresarial: solo si este requisito ha variado, será necesario aportar el modelo de certificación No. 1. Estados financieros con fecha de corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la solicitud de renovación en el RUP, suscritos por el contador de la empresa y el representante legal. Se elaborarán en moneda colombiana. Estados financieros básicos: balance general, estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio, estado de cambios en la situación financiera y estado de flujos de efectivo. Certificación de los estados financieros suscrita por el contador que preparó los estados financieros y por el representante legal.

5 Dictamen a los estados financieros certificados suscrito por el revisor fiscal o a falta de este, por un contador público independiente (distinto al contador de la empresa). Notas de los estados financieros preparadas por la administración de la persona jurídica. La información financiera reportada en la renovación del RUP debe coincidir con la información financiera presentada para el mismo año, en la renovación del Registro Mercantil o de Entidades sin Ánimo de Lucro Si el tamaño de la empresa corresponde a microempresa, y no solicitan modificar el tamaño empresarial, solo se exige en cuanto a estados financieros, los de propósito general: balance general y el estado de resultados, certificados, dictaminados y con sus notas suscritos por contador o revisor fiscal si se tiene, y representante legal del proponente. Las personas jurídicas con información financiera diferente a la prevista en el Decreto 1510 de 2013 en cuanto los nombre de los rubros contables, deben acreditar las equivalencias mediante su homologación certificada por contador o revisor fiscal si se tiene, indicando el nombre del rubro contable según el Decreto 1510 de 2013 y el nombre del rubro contable al cual equivale en los documentos que soportan la capacidad financiera. Puede utilizar el modelo 13. Anexo de las principales cuentas detalladas: puede utilizar el primer formato disponible en Servicios Registrales, Registro de Proponentes, Guías Registro de Proponentes, Formatos y modelos de certificación del RUP. RECUERDE: es necesario diligenciar todas las cuentas reportadas en el anexo. Si el rubro no existe o no tiene un valor asignado en la contabilidad del proponente, diligéncielo en cero (0). Si la persona jurídica no hace parte de un grupo empresarial o situación de control, debe presentar siempre para la renovación, certificación donde manifieste lo anterior, suscrita por representante legal y revisor fiscal si se tiene o en su defecto, por contador. Puede utilizar el modelo N 15. Si la situación de control o el grupo empresarial del cual hace parte la persona jurídica desde la inscripción del año anterior a la renovación que se solicita en el RUP, no ha sido modificada, no es necesaria la certificación o el modelo 14 donde consta que hace parte de una de las dos figuras jurídicas descritas. Si la persona jurídica no hacía parte de un grupo empresarial o situación de control para la inscripción o renovación en el RUP correspondiente al año inmediatamente anterior a la renovación del año en curso, y actualmente hace parte de una de las figuras jurídicas descritas, es necesario reportar la novedad en el formulario y mediante la certificación o el modelo N 14.

6 Personas que sean matrices o controlantes dentro de una situación de control o grupo empresarial, deben presentar los estados financieros consolidados de todo el grupo o situación de control, suscritos por el representante legal y el contador que los preparó. Copia de la tarjeta profesional de cada contador público o auditor que suscriba documentos y certificaciones para la inscripción en el RUP. Impresión del certificado digital original de vigencia y antecedentes disciplinarios de cada contador público que suscriba documentos y certificaciones para la inscripción en el RUP. Descárguelo de con máximo tres meses de expedición por parte de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores. Formas de acreditar la experiencia: sólo se presentan los soportes documentales de los contratos que se modifican o adicionan. CONSULTA DE FORMATOS: consulte los modelos y formatos de certificación necesarios para su trámite en Servicios Registrales, Registro de Proponentes, Guías Registro de Proponentes, Formatos y modelos de certificación del RUP. IMPORTANTE: LA MODIFICACIÓN DE LOS CONTRATOS PRESENTADOS EN LA INSCRIPCIÓN O RENOVACIÓN DEL AÑO ANTERIOR DEBE SER MEDIANTE LA MISMA FORMA EN QUE FUERON ACREDITADOS INICIALMENTE, es decir, si la experiencia fue acreditada mediante certificación del tercero, así mismo debe acreditarse cualquier modificación. No es admisible para ello la certificación del proponente. Si presenta nuevos contratos, deben estar ejecutados y pueden ser acreditados mediante: A_ Certificación expedida por el tercero que recibió el bien, obra o servicio. Consulte en la Guía 42 para verificar el contenido de la certificación; también puede utilizar el modelo N 6 si el contrato fue ejecutado directamente por el proponente. B_ Copia íntegra de los contratos ejecutados, sólo cuando el proponente no puede obtener la opción anterior, acompañado de la certificación firmada por el proponente, que contenga los requisitos establecidos para ello en la Guía 42 o utilizar el modelo N 10. Si el contrato fue ejecutado través de consorcios, uniones temporales y sociedades en las cuales el proponente tenga o haya tenido participación, puede soportar la experiencia mediante certificación del tercero que recibió el bien, obra o servicio, para lo cual puede utilizar el modelo No. 7.

7 Si en la certificación del tercero contratante hace falta la clasificación de bienes y servicios en el sistema de codificación de las Naciones Unidas, conocido con la abreviación UNSPSC, es necesario adicionar la certificación suscrita por el proponente donde los acredite (artículo 9º, numeral 2, literal e; numeral , literal b, número 1 parte final; Circular Externa 02 de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio). Puede utilizar el modelo N 8. RECUERDE: si la experiencia del proponente se soporta mediante un contrato de tracto sucesivo, esta solo podrá acreditarse mediante certificación del tercero donde conste la parte, porción o vigencia del contrato que ya se ejecutó y el valor durante el tiempo ejecutado, según el salario mínimo mensual legal vigente - SMMLV - al momento de terminar la parte que se ejecutó, además de las partes, el objeto, la fecha de inicio y la fecha en la cual se finalizó la parte del contrato que se acredita. Todas las sociedades mercantiles, empresas unipersonales y sucursales de sociedades extranjeras vigiladas por la Superintendencia de Sociedades (no aplica para personas jurídicas inspeccionadas, vigiladas o controladas por otra Superintendencia), deben presentar copia del informe de gestión (numeral 2, literal d, artículo 9, Decreto 1510 de 2013). 3_ DOCUMENTOS SOPORTES PARA LA RENOVACIÓN EN EL RUP DE PERSONAS JURÍDICAS NO INSCRITAS EN CÁMARA DE COMERCIO. Formulario RUES seleccionando la opción Renovación correspondiente al RUP, completamente diligenciado y firmado en original por el representante legal de la persona jurídica. Si se efectuaron modificaciones en la información del anexo respectivo del formulario RUP denominado solo para sociedades extranjeras, personas jurídicas no inscritas en el registro mercantil ni en el de entidades sin ánimo de lucro, verifique los soportes documentales en el quinto punto de la Guía 42 (ver en Los requisitos adicionales corresponden a los indicados para la renovación de la persona jurídica matriculada o inscrita en el Registro Mercantil o de Entidades sin Ánimo de Lucro de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia, a partir de la certificación sobre el cumplimiento por parte del proponente, de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje suscrito por el revisor fiscal o, en su defecto, por el representante legal.

8 4_ DOCUMENTOS SOPORTE PARA LA RENOVACIÓN DE LAS SOCIEDADES EXTRANJERAS CON SUCURSAL EN COLOMBIA. Formulario RUES seleccionando la opción Renovación correspondiente al RUP, completamente diligenciado y firmado en original por el representante legal de la persona jurídica o por sus apoderados inscritos en la sucursal en Colombia. Estados financieros de la CASA MATRIZ (nunca los de la sucursal en Colombia), con corte al cierre fiscal del país de origen, con traducción oficial al castellano si es del caso, y la conversión a pesos colombianos (COP). Se adjuntará, así mismo, una certificación que indique la fecha de corte de los estados financieros asegurando que los mismos han sido presentados de conformidad con las normas aplicables en el país de origen. Importante: las sociedades extranjeras que aprueben sus estados financieros de fin de ejercicio a 31 de diciembre en una fecha posterior al 5º día hábil del mes de abril, presentarán estados financieros auditados con corte a 31 de diciembre del año anterior junto con un preinforme de auditoría, en el cual el auditor o el revisor fiscal, certifique que: (a) la información financiera presentada a la Entidad Estatal es la entregada al auditor o revisor fiscal para cumplir su función de auditoría; (b) el proponente en forma regular y para ejercicios contables anteriores, ha adoptado normas y principios de contabilidad generalmente aceptados para preparar su información y estados financieros (artículo 1 del Decreto 791 de 2014). Si se efectuaron modificaciones en la información del anexo respectivo del formulario RUP denominado solo para sociedades extranjeras, personas jurídicas no inscritas en el registro mercantil ni en el de entidades sin ánimo de lucro, ingrese a y consulte el quinto punto de la Guía 42, para verificar los soportes documentales. Todos los documentos otorgados en el exterior deberán presentarse legalizados conforme a las normas previstas en la materia, así como la traducción oficial si se encuentran en un idioma diferente al castellano. Los demás requisitos corresponden a los indicados anteriormente para la persona jurídica matriculada o inscrita en el Registro Mercantil o de Entidades sin ánimo de Lucro de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia a partir de la certificación sobre el cumplimiento por parte del proponente, de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje cuando a ello haya lugar, suscrito por el revisor fiscal o en su defecto por el representante legal.

9 5_ DOCUMENTOS SOPORTE PARA LA RENOVACIÓN DEL RUT DE PERSONAS NATURALES NO COMERCIANTES Formulario RUES seleccionando la opción Renovación correspondiente al RUP, completamente diligenciado y firmado en original por la persona natural. Declaración juramentada, por parte del proponente, sobre el cumplimiento de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje cuando a ello haya lugar, expedida por la persona natural. Para ello puede utilizar el formato identificado como Certificación cumplimiento parafiscales artículo 50 de la Ley 789 de Información sobre tamaño empresarial: solo si este requisito ha variado, será necesario aportar el modelo de certificación No. 2. Certificación suscrita por contador o auditor y por el proponente, sobre los rubros contables de la capacidad financiera y de la capacidad de organización exigidos en el Decreto 1510 de Puede utilizar el modelo N 12. Copia de la tarjeta profesional de cada contador público o auditor que suscriba documentos y certificaciones para la renovación en el RUP. Impresión del certificado digital original de vigencia y antecedentes disciplinarios de cada contador público o auditor, que suscriba documentos y certificaciones para la renovación en el RUP. Descárguelo del sitio con máximo tres meses de expedición por parte de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores. Formas de acreditar la experiencia: sólo se presentan los soportes documentales de los contratos que se modifican o se agregan. IMPORTANTE: LA MODIFICACIÓN DE LOS CONTRATOS PRESENTADOS EN LA INSCRIPCIÓN O RENOVACIÓN DEL AÑO ANTERIOR, DEBE SER MEDIANTE LA MISMA FORMA EN QUE FUERON ACREDITADOS INICIALMENTE, es decir, si la experiencia fue acreditada inicialmente mediante certificación del tercero, así mismo debe acreditarse cualquier modificación. No es admisible la modificación mediante certificación del proponente. Si presenta nuevos contratos, deben estar ejecutados y pueden ser acreditados mediante: A_ Certificación expedida por el tercero que recibió el bien, obra o servicio. Consulte la Guía 42 para verificar el contenido de la certificación; también puede utilizar el modelo N 6 si el contrato fue ejecutado directamente por el proponente.

10 B_ Copia íntegra de los contratos ejecutados, sólo cuando el proponente no puede obtener la opción anterior, acompañado de la certificación firmada por el proponente, que contenga los requisitos establecidos para ello en la Guía 42 o utilizar el modelo N 11. Si el contrato fue ejecutado través de consorcios, uniones temporales y sociedades, en las cuales el proponente tenga o haya tenido participación, puede soportar la experiencia mediante certificación del tercero que recibió el bien, obra o servicio, para lo cual puede utilizar el modelo No. 7. Si en la certificación del tercero contratante hace falta la clasificación de bienes y servicios en el sistema de codificación de las Naciones Unidas, conocido con la abreviación UNSPSC, es necesario adicionar la certificación suscrita por el proponente donde los acredite. (artículo 9º numeral 2 literal e; numeral , literal b, número 1 parte final. Circular Externa 02 de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio). Puede utilizar el modelo N 9. RECUERDE: si la experiencia del proponente se soporta mediante un contrato de tracto sucesivo, esta solo podrá acreditarse mediante certificación del tercero donde conste la parte, porción o vigencia del contrato que ya se ejecutó y el valor durante el tiempo ejecutado, según el SMMLV al momento de terminar la parte que se ejecutó, además de las partes, el objeto, la fecha de inicio y la fecha en la cual se finalizó de ejecutar la parte del contrato que se acredita. 6_ DOCUMENTOS SOPORTE PARA LA RENOVACIÓN EN EL RUP DE PERSONAS NATURALES MATRICULADAS EN EL REGISTRO MERCANTIL. Formulario RUES seleccionando la opción Renovación correspondiente al RUP, completamente diligenciado y firmado en original por el proponente. Declaración juramentada por parte del proponente sobre el cumplimiento de sus obligaciones con los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, cuando a ello haya lugar, expedida por la persona natural. Para ello puede utilizar el formato identificado como Certificación cumplimiento parafiscales artículo 50 de la Ley 789 de Información sobre tamaño empresarial: solo si este requisito ha variado, será necesario aportar el modelo de certificación No. 2. Estados financieros con fecha de corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la inscripción en el RUP, suscritos por contador con su certificación. Se elaborarán en moneda colombiana.

11 Estados financieros básicos: balance general, estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio, estado de cambios en la situación financiera y estado de flujos de efectivo. Si son microempresas y no solicitan modificar el tamaño empresarial, solo se exige balance general y el estado de resultados con corte a 31 de diciembre del año anterior. Las personas naturales con información financiera diferente a la prevista en el Decreto 1510 de 2013 en cuanto los nombre de los rubros contables, deben acreditar las equivalencias contables mediante su homologación, certificada por contador o auditor, indicando el nombre del rubro según el Decreto 1510 de 2013 y el nombre del rubro contable al cual equivale en los documentos que soportan la capacidad financiera. Puede utilizar el modelo 13. La información financiera reportada en la renovación del RUP debe coincidir con la información financiera presentada para el mismo año, en la renovación del Registro Mercantil. Copia de la tarjeta profesional de cada contador público o auditor que suscriba documentos y certificaciones para la inscripción en el RUP. Impresión del certificado digital original de vigencia y antecedentes disciplinarios de cada contador público o auditor, que suscriba documentos y certificaciones para la inscripción en el RUP, descargado del sitio web con máximo tres meses de expedición por parte de la Unidad Administrativa Especial Junta Central de Contadores. Información sobre experiencia: aplican los requisitos indicados para la persona natural no comerciante. 7_ PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS EN LAS TAQUILLAS Quien presenta la documentación en nuestra taquillas debe exhibir el original de alguno de los siguientes documentos (Ley 1429 de 2010; artículos 4, 5 y 6 del Decreto 489 de 2013; Circular 005 de mayo 30 de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio): Cédula de ciudadanía. Original y copia de la cédula de extranjería vigente. Entrega del formulario firmado en original, con los documentos soportes para cada proponente. Cancelación del valor de la inscripción. Verifique las tarifas en Servicios Registrales, Registro Único de Proponentes.

12 Si la persona natural o jurídica que solicita la inscripción en el RUP se encuentra inscrita en Cámara pero se encuentra inactiva (por no haber actualizado sus datos, no presentar solicitudes de inscripción de actos o documentos o no haber renovado dentro de los últimos 3 años), la solicitud de inscripción solo la puede realizar de forma presencial el representante legal o cualquier miembro de los órganos de administración inscritos. En las sociedades de personas, adicionalmente pueden presentar la solicitud de inscripción, los socios. 8_ CONSULTA EL ESTADO DEL TRÁMITE Ingrese a Seleccione la opción Servicios Registrales y en la sección de Registro Mercantil, elija Consultas. Haga clic en Consulta del Estado del Trámite e ingrese el número de radicado que aparece en su factura. También puede hacerlo llamando a la línea de servicio al cliente en Medellín, o para el resto del país. Señor usuario, si luego de revisar la solicitud de registro la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia advierte que faltan requisitos o gestiones que pueden ser resueltas por el peticionario, y hace un requerimiento para que se cumplan y continuar con la inscripción, el interesado contará con el término de un (1) mes a partir de la fecha de la comunicación, para cumplir con lo solicitado. Si vencido el plazo no se cumplen los requerimientos, se entenderá que el interesado ha DESISTIDO de su petición de registro y la Cámara de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 17 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emitirá resolución que declara el abandono de la solicitud y ordena el archivo del trámite. Lo invitamos a ingresar a para conocer el portafolio de la Cámara, entre los que se encuentra el Consultorio en Comercio exterior (mayores informes: opción 2 ext. 187, 259, 275 y 276 consultorio@camaramedellin.com.co), el servicio de Formación Empresarial (mayores informes: formacionempresarial@camaramedellin.com.co) y el Centro de Conciliación, Arbitraje y Amigable Composición (teléfono: ).