PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS Código: GA_PR_001

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO PARA LA COMPRA DE BIENES Y HISTORIAL DE CAMBIOS REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN 16 09/03/2015 Actualización del Procedimiento de Compras de Bienes y Servicios /10/2015 Inclusión de la definición de proveedores críticos, y evaluación semestral /12/2016 Inclusión de medición de tiempos ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Auxiliar de Compras Gerente Tesorería Gerente Tesorería

2 Página: 2 de OBJETIVO Establecer los lineamientos y actividades a tener en cuenta en la compra de bienes y servicios requeridos para la operación de la empresa, con el fin de asegurar la oportunidad y calidad de los requerimientos. 2. ALCANCE El presente procedimiento aplica a toda compra de bienes y servicios que se realice en la empresa. 3. DEFINICIONES Proveedor: Persona o empresa que abastece de algunos artículos o servicios. Bien: Mercancía producida con el fin de satisfacer una necesidad latente. Servicio: Distintas actividades que buscan satisfacer las necesidades de los usuarios. Activos: Bien que la empresa posee y que pueden convertirse en dinero u otros medios líquidos equivalentes. Almacén: Infraestructura donde se deposita la mercancía a la espera de ser entregada al usuario interno. Sirve como centro regulador del flujo de elementos adquiridos por la empresa. Mercancía: Cualquier elemento, repuesto o materiales que se puede ofrecer para satisfacer un deseo o una necesidad. Catálogo de productos: Corresponde a los productos creados en el sistema utilizado por la empresa, y clasificados por tipos o líneas según su género. Usuario Interno: Entiéndase usuario interno, como el solicitante de la compra. Ítem: Creación y codificación de un producto en el sistema de información. Productos críticos: Productos utilizados en la ejecución de las obras y que afectan directamente la calidad del producto terminado. Costo Reembolsable: Pagos que asume la empresa por mandato de su cliente o un tercero (proveedores, contratistas, trabajadores), los cuales le serán reintegrados a través de una factura, un ítem contractual cobrado en acta o cruces contables.

3 Página: 3 de 15 Proveedor crítico: Se considera proveedor crítico según las siguientes características: Es el proveedor que suministra productos o servicios que afectan directamente el desempeño de la organización y genera incumplimientos de ley o contractuales al proyecto. Es el único proveedor con el que cuenta proyecto o la empresa en general para el suministro de un determinado producto o servicio. 4. DESCRIPCIÓN 1 2 Identificar necesidad de compra Verificar existencias en inventario Definir los bienes o servicios que se requieren para la ejecución del trabajo, los cuales deben ser plenamente justificados, teniendo en cuenta la planeación de recursos de cada área. Las áreas de Gestión Humana, Operaciones y HSE deben comunicarse entre sí la información pertinente a los frentes de trabajo y personal activo todos los lunes para gestionar los recursos necesarios. En caso de requerir cualquier tipo de mercancía se debe solicitar certificación de existencias a Almacén o Control de Activos (según corresponda) mediante correo electrónico, definiendo de manera clara las especificaciones del producto y calificando condición del requerimiento (Emergencia, Prioritario, Normal). Debido a que no todo el inventario físico se encuentra en el Sistema, el área de Mantenimiento deberá hacer una inspección sobre las existencias no identificadas y comunicar al encargado del área de Almacén la disponibilidad o no del producto solicitado. Expedir certificación de existencias dentro del plazo definido de acuerdo a la condición dada al requerimiento y basados en la Matriz de tiempos y aprobaciones GA_DOCI_002. En el caso de solicitudes del área de Mantenimiento se deberá hacer la Observación de si hubo o no Inspección de las Existencias No Identificadas por parte de personal del área solicitante en el certificado. En caso de que haya disponibilidad en inventario para el producto o productos requeridos, se debe Usuario interno OPER_FO_010 Formato Requisición Director de Operaciones- Correo electrónico Líder Nómina- Coordinador HSEQ Usuario Interno Responsable control de activos/ Responsable Almacén Usuario Interno Correo electrónico. GA-DOCI-002_ tiempos aprobaciones Matriz y

4 Página: 4 de Solicitar cotización del producto o Servicio requerido Seleccionar proveedores Tramitar cotización Solicitar aprobación de la compra del bien o solicitar autorizado para hacer la respectiva distribución. (Ver procedimiento. GA_PR_002_gestión_almacén_inventarios). Enviar solicitud de cotización a la persona responsable del área de compras, informando el ítem, descripción del producto o servicio, cantidad, unidad de medida, marca (si es original o equivalencia), fecha y lugar de entrega. Seleccionar proveedores de acuerdo a los criterios establecidos en el formato. Se debe verificar que los productos y/o servicios que presta, cumplan con los requisitos legales para mantener la integridad física del trabajador y la obra. Buscar los productos o servicios solicitados por el Usuario Interno dentro del Sistema de la empresa, base de datos del área de compras o en búsqueda de proveedores externa según sea el caso. Solicitar y evaluar las ofertas de los proveedores. Mínimo 3 cotizaciones cuando sean productos o servicios solicitados por primera vez y que superen 8.2 SMLV. Si el monto es inferior a 8.2 SMLV, se pueden considerar dos cotizaciones. En algunos casos el Usuario Interno podrá obtener cotizaciones del mercado o tener comunicación con el proveedor de forma directa. Sin embargo debe haber retroalimentación al área de Compras quien evaluará y buscará nuevas alternativas de acuerdo al requerimiento solicitado. Evaluar las ofertas de acuerdo a precios, fechas de entrega y demás condiciones de compra, para nuevos proveedores de productos críticos y cuyo valor de compra supere $ IVA incluido. Enviar al usuario interno cotización o evaluación de las ofertas de los bienes o servicios con copia a los autorizadores responsables. Gestionar aprobación del gasto vía correo electrónico al autorizador de la compra del bien o servicio según directrices de la empresa, basado en la información de la oferta: Usuario Interno Correo electrónico Líder de Compras compra Usuario Interno / Compra compra Usuario Interno GA_FO_006. Selección de Proveedores. GA_DOCI_001. Guía para Adquisiciones Correo electrónico N/A GA_FO_002 evaluación ofertas Correo electrónico cotizaciones GA_FO_002 evaluación ofertas Correo electrónico.

5 Página: 5 de servicio Proveedor, descripción de producto/servicio, cantidad, valor unitario/valor total, tiempo de entrega, forma de pago, persona que recibe, etc. Crear Contratos Crear requisición Aprobar el gasto de la compra basado en el correo de solicitud de autorización de la compra gestionado por el Usuario Interno que contiene la información enviada por la compradora. Las aprobaciones se dan de acuerdo a la matriz de montos y aprobaciones. En caso de que sea un servicio que involucre alto riesgo para la compañía, el usuario debe solicitar elaboración del contrato a los responsables del área jurídica. (Ver GJ_FO_003 Solicitud elaboración contrato y GJ_DOCI_001. Guía para registro del formato solicitud de un contrato) Verificar que los ítems estén creados en el sistema. En caso de no existir, se debe solicitar al área de compras la creación de los mismos, especificando las características del producto. Si se necesita la creación de un servicio nuevo se debe solicitar al encargado del área de contabilidad. En el caso de compras de Mantenimiento, al momento de solicitar la creación de un ítem nuevo se debe diligenciar el Formato de Catalogación de Repuestos Nuevos. Crear los ítems en el sistema de información para los bienes que no están registrados. Ver manual del sistema de información módulo de almacén e inventarios. Diligenciar el formato OPER_FO_010. Requisición de recursos para solicitar que el área encargada haga el respectivo trámite. Responsable de autorizaciones Usuario Interno Usuario Interno Mantenimiento / compra / Auxiliar Contabilidad GJ_FO_003 Solicitud elaboración contrato GJ_DOCI_001. Guía para registro del formato solicitud de un contrato MANT-FO-016. Catalogación de Repuestos Nuevos al Inventario Cuando sea costo reembolsable, diligenciar la requisición de acuerdo a los referenciados que establece el área de contabilidad. La fecha de entrega de los bienes o servicios debe ser coherente con la gestión de compra. Tener en cuenta cotización y disponibilidad de despacho por parte del proveedor. Usuario Interno OPER_FO_010. Requisición de recursos

6 Página: 6 de 15 9 Solicitar compra Enviar a la persona responsable de la compra, correo de solicitud adjuntando aprobación del gasto, certificación de existencias de almacén, cotización(es) y número de requisición. (Asunto: Número de Requisición/ condición de compra/ Descripción del requerimiento) Si el producto o servicio requiere certificados, fichas técnicas, u otros soportes, el usuario debe notificar a compras en este correo Ver GA_DOCI_001 guía adquisiciones. Indicar nombre, cédula y cargo del responsable en el caso de que la compra sea un activo. Informar cuando se trata de un costo reembolsable o costo adicional por acta y anexar la aprobación del cliente. Anexar en caso de que aplique la solicitud de descuento a un empleado o a un tercero. Verificar que la solicitud de compra cumpla con los requisitos establecidos y de acuerdo a la cotización enviada por el área de compras. Usuario Interno Correo electrónico de aprobación. Certificación de existencias. Cotizaciones. Soporte costo reembolsable/cobro GH_FO_024 Solicitud préstamo 10 Tramitar compra La persona encargada de la compra deberá velar porque no se hagan dobles requisiciones, para esto revisara en el sistema de información las Órdenes de Compra creadas por referenciado e ítem; validando así que no se realice nuevamente la compra del mismo producto. En caso contrario devolver inmediatamente la solicitud al requirente y al autorizador por correo electrónico especificando la causal de devolución. Cuando la compra del bien o servicio se haga con un nuevo proveedor, se debe solicitar al mismo los siguientes documentos: RUT O Cédula, Cámara de Comercio, FINA-FO-006. Registro de Proveedores diligenciado, registros de calidad del producto y/o servicio, licencia de operación. Solicitar creación de proveedor en el sistema al auxiliar de contabilidad, en caso de que se requiera. Registrar en el sistema precios de las ofertas de los proveedores autorizados. (Ver manual del sistema de información módulo de compras). Compra Sistema de Informacion en la ruta (Gestión administrativa/compra s/reportes/productos- requisiciones- O.Compra) FINA-FO-006. Registro de Proveedores.

7 Página: 7 de 15 Elaborar orden de compra o servicio de conformidad con los lineamientos señalados en la requisición: En el clausulado se anexan las condiciones particulares de la negociación, y adicionalmente las exigencias estipuladas por la empresa. (Ver GA_DOCI_001 guía adquisiciones). Describir en observaciones lugar de entrega, persona a quien se debe informar la llegada de la mercancía y si la compra corresponde a un costo reembolsable. En caso que sea una orden que reemplace una anulada enviada previamente al proveedor, debe indicarse en las observaciones. (Ver manual del sistema de información módulo de compras). En el caso de realizar Órdenes de Servicio para Alquiler de Activos se debe hacer respectiva Acta de Entrega al responsable directo. Si el responsable Directo es un Tercero o Contratista se debe realizar Otro Si y especificar en éste la responsabilidad del buen uso y entrega de los activos alquilados. En caso de daño o pérdida se hará el respectivo descuento. Enviar correo electrónico solicitando la aprobación de la orden según directrices de la empresa, y adjuntar todos los soportes correspondientes. En caso que sea una orden que reemplace una anulada, debe indicarse en el correo.(asunto: número RQ, OC/OS, condición de compra) Aprobar la orden de compra o Servicio en el sistema de información. (Ver manual del sistema de información módulo de compras. Registrar tiempos de los trámites de gestión solicitados en el formato GA_FO_010 Compra Responsable de autorizaciones en el Sistema Según Matriz de Aprobaciones Manual del sistema de información módulo de compras Orden de compra/ servicio. Soportes correspondientes Autorización Orden de Compra Certificación de Existencias GA_FO_010 Control tiempo de Gestión de Compras

8 Página: 8 de 15 Enviar orden de compra o servicio al proveedor vía correo electrónico informando las condiciones del despacho, lugar, fecha de despacho y especificaciones técnicas de la circular de proveedores actualizada. Anexar circular externa de proveedores si es un nuevo proveedor. Inmediatamente reenviar al usuario interesado y al responsable de Control de Activos (cuando se haya hecho compra de activos) la Orden solicitando: -Confirmación de la prestación del Servicio (en caso que corresponda) -Entrada de Inventario a Almacén (Ver GA_FO_009 Entrada y Salida Manual de Inventario). Responsable de compras circular externa de proveedores 11 Hacer seguimiento a la compra del bien y su respectivo despacho. Gestionar anticipos o pago anticipado según lo indique la orden de compra. Coordinar la logística correspondiente entre el usuario y el proveedor para garantizar entrega de mercancía, teniendo en cuenta las condiciones de la orden de compra: -Entrega en almacén principal cuando se recibe por parte del proveedor.(ver instructivo movimiento de inventarios) -Entrega en proyecto o en oficina de transportadora: El usuario del proyecto que no cuente con sistema de información, debe hacer la entrada manual (Ver GA_FO_009 Entrada y Salida Manual de Inventario.) entregando esta información a Almacén Girón para ingresarla al sistema. -Retiro en las instalaciones del proveedor: (Ver instructivo de transporte de mercancía GA_IN_003). Hacer seguimiento a la entrega de la mercancía, teniendo comunicación con el usuario acerca del estado de la compra. (Ver Instructivo GA_IN_001 de movimiento inventario) compra Responsable de cada área/responsable de Almacén Usuario Interno / compra FINA-FO-010. Formato solicitud de pagos. GA_FO_009 Entrada y Salida Manual de Inventario Recibir la mercancía. Ver procedimiento GA_PR_002_gestion_almacen_inventarios. Usuario Interno/ Responsable Almacén GA_PR_002_gestion_al macen_inventarios. Correo electrónico

9 Página: 9 de Hacer seguimiento a la orden de servicio. Realizar las respectivas entradas al Inventario de los productos recibidos con un plazo máximo de tres días hábiles después de recibida la mercancía. Si no se cuenta con Sistema ERP en el proyecto, se debe hacer la entrada manual e informar al área de almacén. Notificar a vicepresidencia administrativa y financiera y gerente de tesorería, las emergencias que fueron tramitadas pero no fueron reclamadas en Almacén en informe mensual. Reportar novedades presentadas en el servicio al proveedor y al responsable de la compra. Registrar tiempos de los trámites de gestión solicitados en el formato GA_FO_010 Gestionar todas las actividades y recursos requeridos para la ejecución del servicio. Reportar novedades presentadas en el servicio al proveedor y al responsable de la compra. Tramitar ante el área jurídica o de compras, según corresponda y en caso que se requiera, la ampliación del alcance, plazo o costo de los servicios. Enviar al usuario requirente vía correo electrónico la orden de servicio solicitando su confirmación de la prestación del mismo dentro los tres días hábiles siguientes a su recepción. Enviar al auxiliar de facturación la orden de servicio impresa con firma de recibido. Cuando se realicen servicios que no ameriten un contrato y se presten de manera habitual, la orden de servicio se debe generar mensualmente. Para las órdenes que se elaboran después de la prestación del servicio, confirmar la recepción dentro los tres días hábiles siguientes a su ejecución. Si el servicio es mensual se debe confirmar el recibido durante los tres primeros días del mes siguiente; esto aplicaría para mantenimiento de baños, alquileres de formaleta, alquiler de equipos de monitoreo (GPS), topografía, laboratorio, parqueaderos y montajes. Líder Almacén/ Responsable del área de compras Usuario interno Usuario interno Usuario interno Responsable del área de Compras Usuario interno Instructivo de almacén GA_FO_010 Control tiempo de Gestión de Compras Correo electrónico

10 Página: 10 de 15 Recibir por parte del proveedor el registro que confirme la prestación del servicio, en caso de haberse tramitado mediante contrato. Ver Criterios para gestión de contratos. Auxiliar de facturación Gestionar devoluciones / Garantías Crear informe de devoluciones Re evaluar proveedores Si la mercancía recibida presenta novedades por garantías o incumplimiento, reportar al área de compras con información completa y detallada del motivo de la devolución o garantía. Los usuarios cuentan con un tiempo máximo de 36 horas para productos que tienen fechas de vencimiento y 3 días calendario para los demás bienes. Reportar la novedad y devolver la mercancía a almacén, en las mismas condiciones en que fue recibido con sus respectivos empaques. Realizar carta al proveedor informando las novedades para la devolución o el cambio por garantía si aplica. Tramitar devolución. Ver procedimiento GA_PR_002_gestión_almacén_inventarios. La devolución al proveedor se debe hacer máximo dos días hábiles reportada la novedad. Hacer seguimiento al trámite de la devolución y nota crédito en caso que aplique. Elaborar informe de los conceptos de devolución que se han realizado durante el mes y enviarlo máximo los primeros 8 días de cada mes por correo electrónico al Gerente de tesorería. Identificar fallas en la ejecución normal del proceso y generar acciones que contribuyan a su mejora continua. Ver procedimiento MEJO-PR-003. Acciones Correctivas Preventivas y Mejora. Consolidar la información recolectada en el formato GA_FO_010 para evaluar los tiempos de los proveedores. Determinar los proveedores de productos críticos y los proveedores críticos vigentes y calificar los que representen el 80% de las compras del periodo a Usuario interno Correo electrónico Responsable de Compras Responsable de Almacén Líder de Compras compras Carta al proveedor Informe de las Devoluciones hechas en el periodo. GA_FO_010 Control tiempo de Gestión de Compras GA_FO_004 evaluación proveedores

11 Página: 11 de 15 evaluar. Re- evaluar semestralmente a los proveedores de acuerdo a lo establecido en el formato y las novedades reportadas en las compras. GA-FO-001. Novedades Gestión de Abastecimiento Enviar comunicado de información a los proveedores que hayan tenido una calificación inferior a 60 puntos, solicitando plan de acción. Recibir y hacer seguimiento al plan de acción. 16 Implementar Mejora Continua Identificar fallas en la ejecución normal del proceso y generar acciones que contribuyan a su mejora continua. Ver procedimiento MEJO-PR-003. Acciones Correctivas Preventivas y Mejora Líder de Compras MEJO-FO-001 Formato ACPM 5. DIRECTRICES Causales de anulación y cierre de órdenes de compra/servicio: Las órdenes se anulan únicamente cuando quedan mal elaboradas, dejando habilitada nuevamente la requisición. Los casos para cerrar órdenes son: a. Por ítems pendiente de entrega que finalmente no van a llegar b. Ordenes por compra de activos de vehículos y maquinaria. c. Cuando se determina que la compra finalmente no se realizará. d. Órdenes de compra de ítems devueltos sin posibilidad de cambio y que no se hayan facturado Cuando el cliente contratante solicite la compra o servicio con proveedores específicos, el área de compras no podrá buscar proveedores diferentes siempre y cuando el área requirente no se vea afectada en el presupuesto y calidad del servicio o producto. El área de control de activos debe certificar existencia de todos los bienes definidos como activos, excepto herramientas para mantenimiento, herramientas para operaciones y elementos menores de oficina los cuales serán certificados por almacén.

12 Página: 12 de 15 Al momento de hacer las requisiciones de compra, tenga en cuenta los tiempos requeridos para gestionar cotizaciones, tramitar pago anticipado, tramitar orden de compra, entrega del proveedor, consolidación y despacho de carga a proyectos. Todo activo debe comprarse a través del trámite previo de una orden de compra. El usuario debe abstenerse de coordinar directamente con el proveedor el envío o recibido de la mercancía. Si después de un mes de realizar una requisición en el sistema no ha sido autorizada, la responsable de la compra procederá a cerrarla en el sistema y notificar al usuario. En caso de que la compra haya sido efectuada sin el cumplimiento del debido proceso, el usuario responsable debe gestionar la legalización ante el área de compras 24 horas después de recibido el bien o servicio. En el correo de solicitud de legalización debe incluir: -Número de requisición -Valor de los bienes y servicios IVA incluido (en caso que aplique) -Cotización (si aplica) -Constancia del recibido de los bienes o servicios (Remisiones firmadas) -Autorizado de la compra incluyendo certificado de existencias solicitado previamente En el caso de las legalizaciones de bienes, los elementos deben ser llevados a su respectivo referenciado y centro de costo. En el caso de compras para Stock se debe dejar evidencia en las observaciones de la Orden de Compra. El usuario deberá abstenerse de adquirir bienes y/o servicios sin verificar existencias ni solicitar autorizado. Para recibir despachos parciales por parte del proveedor, el usuario Interno debe solicitar aprobación a Vicepresidencia Administrativa Y financiera e Informar al responsable del Almacén. No es responsabilidad del área de compras autorizar la recepción de referencias equivalentes de mercancía. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA GTEC_DOCI_007 manual módulo almacén inventarios GTEC-DOCI-002. Manual Modulo de Compras

13 Página: 13 de 15 GA_DOCI_002. Matriz de tiempos y aprobaciones GA_PR_002_gestion_almacen_inventarios. GA_IN_003_transporte_materiales_rev_1 Circular externa de proveedores 6. DIAGRAMA DE FLUJO

14 Página: 14 de 15 Inicio Identificar necesidad de compra Verificar existencias en inventario Disponibilidad en el inventario No Si GA_PR_002_gestion almacén inventarios Bien / Servicio critico Si FIN Seleccionar proveedores No Tramitar cotización Nuevos proveedores de productos críticos Si Evaluar ofertas No Solicitar aprobación 1

15 Página: 15 de 15 1 Crear requisición Solicitar compra Tramitar compra Hacer seguimiento a la compra del Bien / Servicio Compra con novedades Si Gestionar/ devoluciones Garantía No Entregar soportes de compra Proveedores representativos Si Re evaluar proveedores No Fin