GUIA DE INDUCCION GENERAL Y ESPECÍFICA CÓDIGO: GH_DOCI_001

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1 GUIA DE INDUCCION GENERAL Y ESPECÍFICA CÓDIGO: GH_DOCI_001 HISTORIAL DE CAMBIOS REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN 03 28/07/2014 Actualización de tareas 04 01/10/2015 Actualización de tareas 05 08/03/2017 Inclusión metodología valoración ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ laboral Coordinador Gestión Humana Coordinador Gestión Humana

2 PROCESO: PROCEDIMIENTO/ DOCUMENTO DE REFERENCIA: ACTIVIDAD: Gestión Humana GH_PR_001 Gestión del Talento Humano Realizar inducción general / específica 1. OBJETIVO Establecer criterios y metodología para la inducción de personal, que asegure la articulación del nuevo empleado a la organización, y la ejecución oportuna y adecuada de las labores a su cargo. 2. ALCANCE Inducción General Nuevo ingreso directo o en misión Reingreso después de seis meses Inducción Específica Nuevo Ingreso directo o en misión Cambio de cargo Reingresos después de seis meses Para el personal que cambie de empleador; en misión a directo, se debe realizar una reinducción general. Así mismo, para todo el personal se debe realizar re inducción de forma anual, la cual debe llevarse a cabo en el primer mes de cada año; solo aplica a quienes cuenten con 1 año de permanencia en la compañía. Cuando se hagan cambios internos de cargo o sede de trabajo, se debe hacer inducción específica ajustada a las necesidades del empleado y al nuevo cargo donde fue promovido.

3 Código: GH_DOCI_ DEFINICIONES Inducción General: Pretende que el nuevo empleado conozca la organización y como interactuar dentro de ella, presenta información general de la empresa: historia, misión, visión, normatividad aplicable a todo el personal, organigrama, manual de ética y responsabilidades, etc. Inducción específica: Busca preparar el nuevo empleado para ejecutar su cargo, contiene información clara, sencilla y concreta de las labores a desarrollar, interacción con otras áreas, procedimientos, etc. Evaluación de inducción: Valora la efectividad del proceso de inducción, con el ánimo de tomar acciones inmediatas sobre las debilidades encontradas. 4. METODOLOGÍA DE VALORACIÓN Los diversos formatos de evaluación de inducción, cuentan con valoración cualitativa y cuantitativa. Para el caso de las preguntas con valoración cuantitativa o de selección múltiple, se valdrá el punto completo cuando la respuesta hubiese sido acertada mientras que, para el caso de las preguntas cualitativas, se calificará con el punto completo, si realizó la descripción completa de lo solicitado o según la proporción de la respuesta dada, por ejemplo, si se solicita que describa 3 documentos y describe los tres, la pregunta tendrá el punto completo, de lo contrario y si sólo relaciona uno, esa pregunta tendrá un calificación de 1/3=0.333 puntos. La inducción es aprobada si del total de calificación máxima obtenida que equivale en puntos al número total de preguntas formuladas, se consigue el 75% de estos puntos.

4 Código: GH_DOCI_ DESARROLLO DE LA INDUCCIÓN 5.1 INDUCCIÓN GENERAL Contenido: Realizar presentación de los siguientes temas que se darán a conocer en la primera etapa de inducción: Historia Misión Visión Proyectos en desarrollo Objetivos del sistema de gestión Integral Valores corporativos Políticas Organigrama general Información de la relación laboral (Reglamentos de Trabajo) Comités Procedimientos de conocimiento general de las áreas de la organización Sistemas de Gestión Datos generales de infraestructura (horarios de ingreso, salida, cafetería, parqueadero) Intranet Manual de Ética y Responsabilidades Duración: El tiempo estimado para la inducción general es de dos (2) horas

5 DESCRIPCIÓN: N TAREA RESPONSABLE DOCUMENTO/ REGISTRO 1. Informar el ingreso del trabajador al profesional de bienestar laboral con anticipación Aux. contratación Correo electrónico 2. Según la descripción del cargo y el registro de solicitud de personal, verificar las áreas/procesos con las cuales debe interactuar el nuevo trabajador para programar inducción. GH_FO_002 Lista de chequeo inducción Realizar la programación de la inducción, indicando la hora de inicio, fin y responsable de cada área. Correo electrónico 3 Enviar vía correo electrónico la programación de la inducción, a los responsables de cada área. Correo electrónico Confirmar disponibilidad. Responsable inducción de GH-DOCI-002. Folleto de 4 Comunicarle al nuevo empleado el itinerario a realizar durante el día. Entregar documentación completa para la ejecución de la inducción ( Evaluaciones de inducción, folleto de información) Inducción General GH_FO_027. Evaluación inducción general GH_FO_028/ GH_FO_029 Evaluación inducción especifica 5 Realizar la inducción general abarcando el contenido mencionado. Presentación general inducción 6 Evaluar al empleado. Hacer retroalimentación y refuerzo sobre los puntos incorrectos en la evaluación, según aplique. GH_FO_027. Evaluación inducción general. 7 Hacer recorrido por cada una de las áreas de la compañía con el trabajador.

6 N TAREA RESPONSABLE DOCUMENTO/ REGISTRO 8 Acompañar al trabajador a las diferentes áreas que requiere para su inducción y hacer la presentación respectiva con los demás trabajadores. 9 Realizar inducción en cada una de las áreas de la empresa. Realizar presentación de mínimo una hora, como explicación general de los sistemas de gestión de la empresa. Responsable de inducción en cada área Presentación inducción de cada área 10 Diligenciar y firmar la lista de chequeo una vez se haga la inducción, evaluación y retroalimentación. Responsables realizar la inducción. de GH-FO-002 Lista de chequeo inducción INDUCCIÓN ESPECÍFICA Los siguientes son de manera general los temas que se darán a conocer en la segunda etapa de inducción (entrenamiento en el cargo): Duración De acuerdo al tipo de cargo, los siguientes son los tiempos mínimos requeridos para la inducción específica: Cargo I - Estratégico: Cargo II Directivo: Cargo III Profesional: Cargo IV Técnico: Cargo V - Operativo: Dos días Dos días Un día y medio Un día 4 horas Descripción:

7 N TAREA RESPONSABLE 1 Presentar al jefe inmediato y personal del área Explicar la infraestructura y normatividad propia del lugar de trabajo: Puesto de trabajo, suministro de papelería o implementos para realizar sus labores, sistema de comunicaciones, horarios establecidos y manejos en general de su sede de trabajo que le permitirán conocer y adaptarse rápidamente a la empresa Explicar las funciones, responsabilidades, compromisos inherentes al contrato con los clientes, exigencias y demás aspectos que se consideren importantes de acuerdo al cargo. Explicar la ubicación específica en el organigrama y su relación e interacción con otras áreas y personas ya sea como proveedor interno, cliente interno o apoyo basados en la caracterización del proceso y procedimientos al cual su cargo aporta. Profesional bienestar Administrativo 5 Presentar las personas claves de otras áreas. 6 Explicación de procedimientos, instructivos, formatos, documentos de referencia, manejo del sistema y demás herramientas de la empresa relacionadas con su cargo. Las áreas involucradas deberán disponer del tiempo y preparar el material y asignar la persona que entrenará al empleado. En esta etapa se deben explicar en detalle el flujo de los procesos, actividades, tareas, documentos recibidos y emitidos, y demás información que sea esencial para que el nuevo empleado ejecute a cabalidad sus funciones. Se debe indicar como puede tener acceso a la información anterior. El jefe inmediato debe verificar que el empleado haya recibido el entrenamiento adecuado para desempeñar su cargo. DOCUMENTO/ REGISTRO. Descripción cargo GH_FO_015.

8 N TAREA RESPONSABLE Para cargos existentes, hacer entrega formal y explicación de los pendientes, tareas, informes y demás temas del mismo. Si aplica. Dar a conocer los procedimientos, estándares y programas relacionados con HSE, análisis de trabajo seguro en el cargo, acceso, uso y conservación de dotación y elementos de protección personal. Se explica con mayor detalle y enfocado a las actividades asociadas al cargo, todo lo relacionado con el sistema de seguridad y salud en el trabajo. Adicionalmente, se indica la responsabilidad sobre el uso y conservación de los elementos de protección personal y dotación Para el caso de los proyectos, se deben señalar claramente los requisitos especiales del cliente con relación a estos temas. Para cargos en proyectos, indicar temas inherentes al contrato con el cliente. Dar a conocer las indicaciones, especificaciones, compromisos, exigencias y demás que se considere de acuerdo al nivel del cargo, debe el nuevo empleado conocer y cumplir. 10 Si aplica, recibir inducción por parte del cliente. Cliente Evaluar al empleado, hacer retroalimentación y refuerzo sobre los puntos incorrectos en la evaluación, según aplique. Asegurar que el nuevo integrante de su proceso, finalizó de forma completa la inducción. Diligenciar y firmar la lista de chequeo una vez se haga la inducción, evaluación y retroalimentación. Encargado de HSE o su delegado Responsables de realizar la inducción. Nuevo trabajador DOCUMENTO/ REGISTRO Lista de chequeo Entrega cargo GH-FO- 022 Evaluación inducción especifica GH_FO_028 GH_FO_029 Lista de chequeo Lista de chequeo

9 N TAREA RESPONSABLE 14 Archivar lista de chequeo en la carpeta del trabajador. Aux. archivo DOCUMENTO/ REGISTRO Carpeta del trabajador actualizada. 5. CONSIDERACIONES GENERALES Para garantizar un adecuado proceso de inducción es primordial contar con una descripción clara y precisa de las funciones del cargo, de acuerdo con esta información se programa de inducción específica. Todos los procesos y el usuario solicitante debe comprometerse con la disposición del tiempo para realizar la inducción El jefe inmediato debe asegurarse que el nuevo integrante del equipo esté apto para iniciar labores a cargo.