PROCEDIMIENTO SERVICIOS RUES

Transcripción

1 Página 1 de 8 1. OBJETIVO Recepcionar las solicitudes de los actos registrales, renovaciones del registro mercantil y la venta de certificados del Registro Mercantil y de Existencia y Representación Legal. 2. ALCANCE Aplica a todas las personas naturales y jurídicas sujetas al registro y la publicidad de ciertos actos y documentos sobre los cuales la ley exige dicha formalidad para Registro Mercantil y Registro de Proponentes. 3. DEFINICIONES Registro Único Empresarial: Registro impuesto por la Ley 590 de 2000, por el cual se integran el registro mercantil y el registro de proponentes como medio de simplificación de trámites y promoción del sector empresarial del país. Cámara responsable: Cámara cuyas transacciones son recibidas en otra Cámara del país y a la cual deben ser transferidos los documentos y los dineros recaudados por dichas transacciones. Cámara receptora: Cámara que recibe en su sede las transacciones de las demás Cámaras de Comercio del país, en el ámbito del RUE. Comité directivo: Órgano contractual encargado de coordinar las acciones de las Cámaras para la operación del RUE, en el acuerdo operativo, suscrito por todas las Cámaras de Comercio. Comité Técnico: órgano contractual encargado de brindar asesoría a Confecámaras y al comité directivo en los asuntos de carácter técnico del RUE, creado en el acuerdo operativo. Comité Jurídico: Órgano contractual encargado de brindar asesoría a Confecámaras y al comité directivo en los asuntos de carácter jurídico del RUE, creado en el acuerdo operativo del RUE. Comité Administrativo y Financiero: Órgano contractual encargado de brindar asesoría a Confecámaras y al comité directivo en los asuntos de carácter administrativo y financiero del RUE. Comité de Registro: Órgano contractual encargado de brindar asesoría a Confecámaras y al comité directivo en los asuntos relacionados con Registros Públicos del RUE. Compensación: Mecanismo por medio del cual las Cámaras entregan y reciben los dineros que se reciban en las Cámaras por concepto de trámites del RUE correspondientes a otras jurisdicciones, con la participación de Confecámaras como órgano coordinador de los sistemas de compensación y liquidación. Controles de seguridad: Cada uno de los mecanismos diseñados por los comités y aprobados por el comité directivo para brindar seguridad a las transacciones y a la compensación efectuada en virtud del presente contrato. Custodia: Se entiende como el adecuado manejo que cada Cámara debe dar a los documentos de las Cámaras recibidos durante las transacciones celebradas en el ámbito del RUE, obligación que implica el suministro por parte de la Cámara receptora de los insumos necesarios para el efecto (archivo físico, códigos de barras, etc.) y la guarda y custodia de los mismos, de manera que se garantice su adecuada conservación y posterior reproducción exacta con las medidas técnicas y de seguridad requeridas, por el término legal o reglamentariamente previsto. Fondo: Las cámaras de comercio crearán un fondo de compensación con el propósito de garantizar y facilitar entre si el pago de los servicios prestados a través del RUE, mediante el mecanismo de compensación. Transacciones: Es el conjunto de acciones adelantadas por cada una de las cámaras para: a) recibir del público las solicitudes de inscripción de actos o documentos en el registro mercantil y de proponentes, b) adelantar las solicitudes de expedición de certificaciones sobre el contenido del registro mercantil y de proponentes, c) liquidar y recaudar los dineros correspondientes al impuesto de registro, derechos de inscripción y cualquier otro concepto que aplique, y d) efectuar el envío de documentos a la cámara destinataria por vía electrónica. Estado 2: Radicado en Cámara responsable sin imagen. ELABORADO POR: MAURICIO ENRIQUE CAICEDO VERASTEGUI APROBADO POR: GERMAN RENE GARCIA GUZMAN FECHA: 05 de Mayo de 2014 FECHA: 07 de Mayo de 2014

2 Página 2 de 8 Estado 5: Radicación imágenes en Cámara Responsable. Estado 6: Rechazo radicado en nodo central sin imágenes. Estado 11: Transacción cerrada por Cámara responsable. Estado 13: Transacción reingreso de imagen. 4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES 4.1. COMO CAMARA RECEPTORA ACTIVIDAD OBSERVACIONES RESPONSABLE REGISTRO 1. Recepción y cobro de documentos en la Cámara receptora 2. Escaneo de documentos para ser enviados a la cámara responsable 3. Verificación de la inscripción de Actos y documentos 4. Reingreso de documentos Se recepciona en caja el trámite de los documentos, haciendo el respectivo cobro que liquida la cámara responsable, entregando el recibo a la persona encargada del trámite. En un plazo no mayor a dos (2) horas posterior al recibo de los documentos, estos deben ser escaneados y firmados digitalmente, y puestos en el servidor del RUE para ser enviados virtualmente a la Cámara responsable. En el proceso de escaneo se deben tener en cuenta los aspectos prácticos determinados en el manual operativo, el estado final del documento es estado 5. (Ver Manual Operativo RUE) Una vez los documentos se envían por la Cámara receptora a la Cámara responsable, debe verificarse el estado del proceso RUE, si está en estado 11, significa que el documento ha sido registrado, si fue devuelto, debe descargarse la carta de devolución, imprimirla y comunicarse con la persona encargada del trámite, para que haga las correcciones; igualmente, debe comunicarse telefónicamente con el usuario y en el registro debe aplicarse el formato RP-FRT- 018 Control llamadas a usuarios". Si el usuario corrige las deficiencias que evitaron la inscripción o registro de sus documentos y desea reingresar el trámite, este se efectúa conforme Auxiliar II Caja Asistente de archivo Coordinador de Registros Cámara receptora No Aplica Control Operaciones RUE Cámara Receptora RP- FRT-014 Oficio de devolución Cámara responsable RP-FRT-018 Control llamadas a usuarios VARIABLE A CONTROLAR Tiempo de respuesta operaciones RUE como cámara receptora

3 Página 3 de 8 ACTIVIDAD OBSERVACIONES RESPONSABLE REGISTRO 5.Armado de libro de archivo 6. Proceso de Compensación el procedimiento establecido debiendo quedar en estado 13 para poder enviar nuevamente los documentos a la Cámara responsable para ser estudiados, luego se verifica el estado del documento el cual debe estar en estado 11. En el momento en que el documento sea escaneado y enviado a la Cámara responsable, queda listo para ser armado en el libro de archivo correspondiente. Se debe indicar en el sistema de imágenes el libro físico donde fue archivado el documento. Se ingresa a la página de Internet ( y se verifica el estado de cuenta, con lo que se tiene contablemente. Es decir, se hace el proceso de compensación y se realiza la consignación en la cuenta respectiva separando el impuesto de registro de los demás valores de las transacciones. Esta verificación se realiza quincenalmente. (Ver Manual Operativo RUE) Asistente de archivo Contador VARIABLE A CONTROLAR 4.2. COMO CAMARA RESPONSABLE ACTIVIDAD OBSERVACIONES RESPONSABLE RÉCORD 1. Recepción de documentos en la Cámara responsable 2. Reparto de los tramites Se verifica en SIREP o a través del usuario asignado por Confecamaras en la pagina del RUES los tramites que han sido radicados por las otras Cámaras, los cuales deben estar en estado 5 para ser descargados según aspectos prácticos determinados en el manual operativo. El Coordinador de registro debe verificar la autenticidad de la firma digital que en cripta la imagen o descargar la imagen del servidor del RUES. Realizada la actividad 1. Se en ruta, con el procedimiento de reparto tradicional de la Cámara Coordinador de registro Coordinador de Registro Control Operaciones RUE cámara VARIABLE A CONTROLAR Tiempo respuesta operaciones de

4 Página 4 de 8 ACTIVIDAD OBSERVACIONES RESPONSABLE RÉCORD 3. Inscripción y Registro en la Cámara Responsable 4. Devolución del trámite 5. Reingreso de documentos 6. Armado de libro de archivo virtual 7. Proceso de Compensación responsable y son procesados de acuerdo a los procesos internos de registro establecidos para cada caso. Si los documentos cumplen con los requisitos legales exigidos para cada caso son inscritos y digitados. Si actuando como Cámara responsable se decide no inscribir los documentos o efectuar el registro, el Coordinador (a) de Registro, emite la carta con las explicaciones del caso. Para el caso de los coordinadores y asistentes los oficios son enviados al Director(a) jurídico(a) para su firma. El oficio de devolución generado es escaneado enviarse a la Cámara receptora el cual posteriormente es entregado al usuario para las correspondientes correcciones (Ver Cartilla procesos nacionales RUE) Si el usuario corrige las deficiencias que evitan la inscripción o registro de sus documentos y desea reingresar el trámite, este se efectúa conforme el procedimiento establecido de igual forma debe quedar en estado 13 para iniciar las actividades nuevamente (volver a actividad 2) En el momento en que los documentos son descargados las imágenes son almacenadas en el programa DocuArchi. Se ingresa a la página de Internet ( y se verifica el estado de cuenta con lo que se tiene contablemente, es decir se hace el proceso de compensación y se realiza la consignación en la cuenta respectiva separando el impuesto de registro de los demás valores de las transacciones. Esta verificación se realiza quincenalmente. (Ver Manual Operativo RUE) Director(a) Jurídico(a), Coordinador de Registro, Aux. I Director(a) Jurídico (a), Coordinador de Registro, Auxiliar I de Registro Cámara receptora Digitalizador cámara receptora Contador responsable RP- FRT-015 Observaciones Operaciones RUE Cámara Responsable RP-FRT-016 Oficio devolución SIREP VARIABLE A CONTROLAR RUE como cámara responsable

5 Página 5 de 8 5. GENERALIDADES Los procesos mínimos clave (PMC) han sido definidos con el fin de asegurar un servicio consistente en todas las cámaras de comercio del país a aquellos comerciantes que hagan uso de los servicios nacionales prestado a través del RUE. Los PMC son de obligatorio cumplimiento por parte de las Cámaras de Comercio que presten sus servicios de manera nacional. Estos PMC se han definido para los siguientes procesos de registro: 1. Matrícula de personas Naturales y Jurídicas 2. Matrícula de establecimientos, sucursales y agencias 3. Inscripciones en el Registro de Proponentes 4. Disolución y/o liquidación de sociedades 5. Traslados de domicilio y reconstitución 6. Inscripción de Actos y documentos que afectan el Registro Mercantil y Registro de 7. Proponentes 8. Certificados en línea 9. Control de Homonimia 6. DIAGRAMA DE FLUJO 6.1. COMO CAMARA RECEPTORA 6.2. COMO CAMARA RESPONSABLE

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7 <Process Name> PROCEDIMIENTO SERVICIOS RUES Página 7 de 8 Coordinador de Registro Director Juridico Aux. I de Registros Contador INICIO Recepción y verificación documentos digitales a a Oficio devolución SIREP Verificación autenticidad de la imagen Observaciones Operaciones RUE Cámara Responsable RP- FRT-016 Envío de Imágenes para revisión No Se inscriben Si Proceso de Compensación Control Operaciones RUE cámara responsable RP- FRT-016 Verificación de actos y documentos para registro e inscripción FIN 7. REFERENCIAS Artículo 11 de la ley 590 de 2000 Circular 05 de 2002 de la SIC Circular Única de la SIC Acuerdo operativo del Registro Único Empresarial en Colombia Contrato de Mandato y Reglamento de Compensación No. 1/2005 Norma NTC-ISO 9001:2000. Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos Norma NTC-ISO 9000:2000 Requisitos Cartilla Procesos Nacionales Cartilla procesos nacionales RUE Manual Operativo RUE Cobros de impuestos de registro Tarifas de Registros Públicos

8 Página 8 de 8 8. ANEXOS Anexo 1: Control Operaciones RUE Cámara Receptora RP-FRT-014 Anexo 2: Control Operaciones RUE cámara responsable RP-FRT-015 Anexo 3: Observaciones Operaciones RUE Cámara Responsable RP-FRT-016 Anexo 4. Control de llamadas a Usuarios RP-FRT CONTROL DE MODIFICACIONES VERSIÓN DESCRIPCION FECHA 01 ORIGINAL 07 de noviembre de Se modifico la redacción del Objetivo En el numeral 3 Definiciones, se incluyo Estado 2, 5,6, 11 y 13. Las actividades 1, 2, 3 Y 4 del numeral 4.1 Como Cámara Receptora, se modifican quedando una sola actividad Recepción y cobro de documentos en la Cámara receptora. Se modifico el responsable de la actividad Verificación de la inscripción de Actos y documentos del numeral 4.1 Se modifico las actividades 1, 2, 6 del numeral 4.2 como cámara responsable Se modifica diagrama de flujo 6.1 como Cámara Receptora 15 de Enero de Se incluyo en el numeral 4.1, actividad 3, el diligenciamiento del formato RP-FRT-018 Control llamadas a usuarios" 07 de mayo de 2014