MANUAL PARA REGISTRO Y SEGUIMIENTO DE FACTURAS

Transcripción

1 MANUAL PARA REGISTRO Y SEGUIMIENTO DE FACTURAS Página 1

2 Contents UPINVOICES... 3 REGISTRO DE USUARIO... 4 ALTA DE EMPRESAS... 6 ASOCIAR EMPRESA... 7 ENVIO DE FACTURAS... 9 Facturas con órdenes de servicio... 9 Facturas con órdenes de compra Facturas sin orden de compra Facturas con orden de gasto REVISION DE FACTURAS Página 2

3 UPINVOICES UpInvoices es un portal para proveedores donde podrá cargar y revisar el estatus de sus facturas, haciendo el proceso más rápido. UpInvoices está integrado por 3 procesos 1. Registro y asociarse 2. Carga y Validación 3. Revisión de Facturas 1. Registro. Debe de registrarse en el portal y asociarse con su cliente antes de empezar a cargar sus facturas. 2. Carga y Validación. Cada vez que requiera ingresar una factura deberá cargar su archivo XML y PDF 3. Revisión de facturas. Es un reporte donde podrá revisar el estatus de sus facturas y pagos. Página 3

4 REGISTRO DE USUARIO 1. Entrar al sitio y registrase 2. Le llegara un correo solicitando que confirme su correo y activación de la cuenta. 3. Deberá confirmar su cuenta. El tiempo para validar su registro es de 8 horas, una vez pasado este tiempo, caducara la liga para activar su cuenta y tendrá que volver a crear su registro. Asegúrese de teclear correctamente su correo electrónico. Página 4

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6 ALTA DE EMPRESAS El alta de empresas es el proceso por el cual usted dará de alta su empresa 1. Seleccione del menú <Mis Empresas> la opción de <Empresas> 2. De clic en nueva Nombre Corto: Es un nombre corto que quiera darle a su empresa para su identificación RFC: Indique el RFC de su empresa con la que facturara. Es importante que coloque el RFC correcto, en caso contrario no podrá identificarse correctamente. Domicilio: Coloque el domicilio fiscal de su empresa. Nombre de contacto: Coloque el contacto principal de su empresa de contacto: Coloque el correo electrónico del contacto principal de su empresa 3. De clic en Guardar. Página 6

7 ASOCIAR EMPRESA El asociar/ vincular empresas es el proceso por el cual usted indicara a que empresas facturará y estas empresas permitirán que usted les facture. 1. De clic en el Menú <Mis empresas> y seleccione <Asociar clientes> 2. Seleccione en Mi empresa: La empresa con el cual usted emitirá sus facturas (RFC Emisor) 3. Teclee el RFC del proveedor (RFC Receptor) 4. De clic en Buscar 5. De clic en Agregar Cliente Página 7

8 6. De clic en Enviar. Repita el procedimiento anterior por cada una de las empresas a las que requiere facturar. Usted recibirá un correo electrónico cuando la empresa lo haya aceptado como proveedor. Página 8

9 ENVIO DE FACTURAS Envío de facturas es el proceso por el cual se registran sus facturas en el sistema interno de su cliente. Existen cuatro modalidades para el envío de facturas: a. Facturas con ordenes de servicio. Son servicios solicitados a un proveedor y el cual debe existir una orden de servicio para ser facturada. Esta factura debe ser completa, no acepta parcialidades. b. Facturas con ordenes de compra. Son compras que requieren una orden de compra en el sistema para ser facturada. Esta factura puede ser parcial. c. Facturas sin ordenes de compra. Son gastos que no requieren tener una orden de servicio u orden de compra. Usted solo ingresara su factura. d. Facturas con orden de gasto. Son compras solicitadas a un proveedor y el cual debe existir una orden de compra para ser facturada. Esta factura debe ser completa, no acepta parcialidades. Su contacto le indicara que tipo de modalidad estará disponible para usted Facturas con órdenes de servicio 1. Seleccione del menú <Mis Facturas> <Facturas con orden de servicio> 2. Indique el RFC de usted o del proveedor que emitirá la factura 3. Indique el RFC de la empresa a la que facturara. Página 9

10 4. De clic en Buscar ordenes de servicio 5. Si aparece el siguiente mensaje le indica que no existe ninguna orden de servicio para el RFC emisor y la empresa cliente. El cliente no ha generado ninguna orden de servicio con el RFC emisor. 6. Seleccione de la lista la orden de servicio que facturara, de clic en <Abrir> 7. Seleccione el archivo para el XML y PDF (de clic en <Browse>) y de clic en <Siguiente> Página 10

11 8. De clic en <Cargar> El RFC Emisor de su factura deberá coincidir con la empresa que selecciono como Emisora El RFC Receptor de su factura deberá coincidir con la empresa que selecciono como empresa cliente Los montos totales de su factura deberán coincidir con los montos totales de la orden de servicio. La fecha de la factura no podrá ser mayor a 30 días, a partir de la fecha que está ingresándola en el portal. Vía correo electrónico se le informara el estatus del proceso. Facturas con órdenes de compra 1. Seleccione del menú <Mis Facturas> <Facturas con orden de compra> 2. Indique el RFC de usted o del proveedor que emitirá la factura 3. Indique el RFC de la empresa a la que facturara. Página 11

12 4. De clic en <Buscar órdenes de compra> 5. Si aparece el siguiente mensaje le indica que no existe ninguna orden de compra para el RFC emisor y la empresa cliente. El cliente no ha generado ninguna orden de compra con el RFC emisor. 6. Seleccione de la lista la orden de compra que facturara, de clic en <Abrir> 7. Seleccione el archivo para el XML y PDF (de clic en <Browse>) y de clic en <Siguiente> Página 12

13 El RFC Emisor de su factura deberá coincidir con la empresa que selecciono como Emisora El RFC Receptor de su factura deberá coincidir con la empresa que selecciono como empresa cliente La fecha de la factura no podrá ser mayor a 30 días, a partir de la fecha que está ingresándola en el portal. 8. De clic en <Siguiente> 9. Asocie las partidas de su factura (panel izquierdo) con las partidas de la orden de compra (panel derecho). Esto lo hará seleccionando de la lista (panel izquierdo) la correspondiente de su factura. 10. De clic en <Siguiente> Página 13

14 Todas las partidas de su factura deberán estar asignadas en la orden de compra Las cantidades de su factura no podrán ser mayores a las cantidades esperadas en la orden de compra. Los precios unitarios de su factura deberán coincidir con los precios unitarios de la orden de compra. O en su caso el descuento que tenga su factura a nivel total, no podrá exceder el monto total de la orden de compra. 1. De clic en <Cargar> Vía correo electrónico se le informara el estatus del proceso. Facturas sin orden de compra 1. Seleccione del menú <Mis Facturas> <Facturas sin orden de compra> 2. Indique el RFC de la empresa a la que facturara. 3. Teclee el correo electrónico de su contacto dentro de su cliente. (Es la persona que deberá revisar sus facturas, si no lo conoce, pregunte a su contacto a quien debe enviarle su factura) 4. De clic en <Siguiente> Página 14

15 5. Seleccione el archivo para el XML y PDF (de clic en <Browse>) y de clic en <Siguiente> 6. Cargue archivos como evidencia de su gasto. Su contacto le indicara si es necesario cargar archivos adicionales a su factura. Asegúrese de cargarlos, en caso contrario su factura será rechazada. Algunos de los casos pueden solicitar cargar la cotización original, el comprobante de entregas de mercancías, etc. 7. De clic en <Siguiente> Página 15

16 8. De clic en <Cargar> Facturas con orden de gasto. 1. Seleccione del menú <Mis Facturas> <Facturas con orden de gasto> 2. Indique el RFC de usted o del proveedor que emitirá la factura 3. Indique el RFC de la empresa a la que facturara. Página 16

17 4. De clic en Buscar ordenes de gasto 5. Si aparece el siguiente mensaje le indica que no existe ninguna orden de gasto para el RFC emisor y la empresa cliente. El cliente no ha generado ninguna orden de gasto con el RFC emisor. 6. Seleccione de la lista la orden de gasto que facturara, de clic en <Abrir> 7. Seleccione el archivo para el XML y PDF (de clic en <Browse>) y de clic en <Siguiente> Página 17

18 El RFC Emisor de su factura deberá coincidir con la empresa que selecciono como Emisora El RFC Receptor de su factura deberá coincidir con la empresa que selecciono como empresa cliente Los montos totales de su factura deberán coincidir con los montos totales de la orden de gasto. La fecha de la factura no podrá ser mayor a 30 días, a partir de la fecha que está ingresándola en el portal. 8. De clic en <Cargar> Vía correo electrónico se le informara el estatus del proceso. Página 18

19 REVISION DE FACTURAS Existen dos reportes para validar el estatus de sus facturas. 1. Seleccione del menú <Mis Facturas> <Estatus de mis facturas> 2. Seleccione el RFC de la empresa a la cual facturo. (empresa cliente) 3. De clic en Buscar. Usted vera las opciones: Facturas pendientes. (Revisión). Son aquellas facturas que serán validadas en el sistema. Facturas Validadas. (revisada) Son aquellas facturas que ya se encuentran validadas Facturas Rechazada (rechazada). Son aquellas facturas que el cliente no acepto por algún error en la misma. Página 19