TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS EN LOS PUNTOS DE SERVICIOS DE ALIMENTACIÓN

Transcripción

1 PUNTOS DE INTERÉS Si tiene alguna duda e inquietud, puede comunicarse a la extensión 3225 de Servicios de Alimentación. OBJETIVO Describir las funciones y roles de los participantes en el procedimiento de toma de inventario que permita identificar las distintas responsabilidades en la administración y control de stocks y las oportunidades de mejora. DEFINICIONES ALCANCE Está definido desde el registro de stock de productos creados en el sistema que representan un costo o gasto en la organización en las frecuencias definidas, hasta el informe final presentado al jefe de servicios de alimentación. Índice de Flujo de Procedimiento Toma de inventarios diarios Toma de inventarios mensuales Aplicar Inventario: Operación en la que el sistema actualiza los stock de acuerdo al ingreso del conteo físico. Inventarios diarios: Registro diario en planilla de los artículos según informe de Pareto agrupados en las categorías de bebidas no alcohólicas y proteínas. Regularización Semanal: Proceso en el cual se ingresa al sistema el registro del inventario de diario a un corte semanal definido, es decir un día de la semana acordado con el almacenista y la coordinadora como corte, dando como resultado un informe de diferencia de inventario que no afecta el stock del sistema. Inventario Mensual: Proceso en el cual se registra el conteo de todos los artículos de cada almacén y se ingresa al sistema para posteriormente generar diferencias y afectar el stock del sistema en la aplicación de inventarios. Este inventario se hace el último día de cada mes y es el inventario inicial del mes que comienza. CONDICIONES GENERALES En los inventarios diarios solo se tendrán en cuenta los artículos que el analista de inventarios haya destacado del Pareto del punto del mes anterior. De las bebidas no alcohólicas y artículos del centro de producción. Para cafeterías grandes y restaurantes se realizara toma de inventarios de proteína y bebidas alcohólicas. Para la frutera y fruteritas se hará un conteo semanal de las frutas y un conteo diario de las bebidas y desechables. El incumplimiento de las obligaciones establecidas en este procedimiento será considerado una falta grave con las consecuencias legales que esto conlleva. Para ver sanciones y consecuencias remitirse al Anexo 1 Políticas Disciplinarias para el Control de Inventarios, para consultar el documento contáctese con el Jefe de. Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la de la Pontificia Universidad Javeriana. Página 1 de 5

2 TOMA DE INVENTARIOS DIARIOS 1 INICIO Recoge las carpetas en la recepción de Servicios de Alimentación después de las 12:00 m. Los artículos que no tengan existencia en el momento de la toma de inventario se registran con valor cero (0). 4 Auxiliar de Inventario Verifica la toma diaria de cada punto y firma la revisión. 7 Regulariza en el sistema de información los inventarios para generar un informe de diferencias, que se envía a los coordinadores para su revisión. La coordinadora deberá realizar seguimiento al informe de diferencias apoyándose con el Analista de Inventarios. Se realizó el inventario diario y se entregó la carpeta? FIN 2 Registra el conteo al finalizar el último turno, según la lista de artículos relacionados en la planilla de inventario. Para los puntos 24 horas se debe hacer la toma física del inventario entre las 1:00 am y 4:00 am. 5 Auxiliar de Inventario Envía correo electrónico al coordinador de zona encargado con copia al Jefe de Servicios de Alimentación reportando la novedad respectiva. 3 Responsable de entrega Entrega la planilla en la recepción al finalizar el último turno o antes de las 10:00 am del siguiente día. Formato Pedido de útiles e implementos de oficina en la Biblioteca Alfonso Borrero Cabal S.J. (BS-P20-F15) firmado por el Jefe de la Sección. 6 Ingresa semanalmente al sistema de información el inventario y envía el correo electrónico al confirmando dicho ingreso. Antes de ingresar el inventario al sistema de información deben estar al día todos los movimientos que afecten el stock, como traslados, consumos, cortesías, bajas. Página 2 de 5

3 TOMA DE INVENTARIOS MENSUALES INICIO Analista de Inventario Genera planillas de inventario con todos los artículos del almacén que tienen stock en el sistema y les da formato. Verifica aleatoriamente los artículos inventariados. Digita el inventario en el sistema de información y envía correo electrónico al Analista de inventarios con copia al coordinador de zona informando que los inventarios ya fueron ingresados. 2 Analista de Inventario Envía vía correo electrónico los formatos a los almacenistas de cada zona. El almacenista debe tener en cuenta el conteo de artículos que tenga cada punto Hay registros con errores de conteo en el inventario? 6 9 Regulariza inventarios solicitados y envía información a coordinadoras para revisión. 3 Imprime y entrega la planilla de inventario a cada almacen de su zona. Para los puntos 24 horas se debe hacer la toma física del inventario entre las 1:00 am y 4:00 am Registra las novedades en la planilla y las reporta por correo electrónico a la coordinadora con copia al analista de inventarios Coordinadora zona Revisa información de regularización. 4 Realiza toma física de todos los artículos del almacén. Los inventarios deben ser diligenciados en esfero y no deben presentar tachones o enmendaduras. Entrega al almacenista la planilla con la firma de verificación del inventario. Hay errores en el ingreso de inventarios? A a Página 3 de 5

4 A 11 Coordinadora zona Realiza solicitud de corrección a por correo. 12 Realiza y reporta correcciones 13 Aplica Inventarios de todos los almacenes y envía informes. a FIN Página 4 de 5

5 REVISADO POR Jefe de APROBADO POR Director de Servicios Universitarios Página 5 de 5