PROCEDIMIENTO DESPACHO Y REBAJA DE MATERIAS PRIMAS

Transcripción

1 Página: 1 de 11 INDICE 1. Objetivo 2. Alcance 3. Responsabilidades 4. Definiciones 5. Descripción de actividades 6. Registros 7. Indicador de desempeño o Método de Cálculo 8. Referencias 9. Registro de cambios 10. Condiciones de Seguridad Proceso Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Nombre Jefe Logística Gerente de Jefe Logística Almacén Planta Almacén Planta Operaciones Fecha Documento válido sólo el día 27/01/2017

2 Página: 2 de Objetivo El propósito de este procedimiento es establecer roles, responsabilidades, pautas y la metodología para los usuarios que realizan movimientos de inventarios de materias primas de PINTURAS TRICOLOR S.A. 2. Alcance Este procedimiento aplica al almacén de Materias Primas para los movimientos de materia prima que se señalan a continuación: Entregas a Producción o Planta de Pinturas Liquidas o Planta de Pinturas en Polvo o Planta UV o Planta de Resinas o Riles y Rises Ventas de MP Traspaso de Almacenes Entregas para Desarrollo Devolución de material a Proveedor Devolución préstamo de consumo 3. Responsabilidades El encargado de almacén de materias primas. Velar por el cumplimiento de este procedimiento en todas sus partes. Controlar el cumplimiento de este procedimiento en las actividades de almacén de Materias Primas. Realizar los traspasos de almacenes Confeccionar documentos para transporte. (Guía de Despacho) Mover stock entre ubicaciones Realizar Recepciones El Encargado de almacén de Materias Primas es responsable de: Recibir y revisar OTM ( Orden traslado materiales ) Revisar y despachar Batch a planta

3 Página: 3 de 11 Operador de Grúa Horquilla es responsable de: Realizar los movimientos físicos de inventario Operadores de armado de pedidos son responsables de: Pesar y separar cada una de las Materias Primas en la calidad y cantidad exacta para cada OTM y los movimientos físicos entre almacenes. 4. Definiciones a) Orden de Traslado de materiales (OTM): Documento emitido por sistema Ofismart que contiene todos los materiales b) Materiales: Se denomina materiales a todos los artículos que están explícitamente en las OTM. c) Orden de Compra: Documento por el cual se da curso a una compra. Es el único medio válido en la adquisición de un material. d) Batch: Conjunto de materiales asociados a un Lote de Producción que dice relación con el tamaño. e) Vale de almacén: Documento por el cual se solicita y autoriza la entrega de un Material. f) Almacén: Lugar donde se almacenan los Materiales, además en su interior se puede contar con distintas ubicaciones. g) Devolución Préstamo Consumo: Acción de devolver un material que nos fue prestado.

4 Página: 4 de Descripción de actividades 5.1. Entrega a Producción El Encargado de almacén de Materias Primas recibe las OTM entregadas por planificación para hacer entrega de las materias primas requeridas en batch en la hora y destino indicado en la OTM. Terminado el pesaje y separación de las materias primas, el maestro de preparación de carga hará entrega de la OTM firmada al Encargado de almacén de materias primas el que debe dirigirse a donde se encuentra el Batch en el almacén de materias primas para revisar que todo este correctamente preparado y que cada una de las materias primas es la que corresponde al Batch, donde deberá indicar con un ticket que cada una de las materias primas fue revisada, para finalmente colocar su firma que indica el V B y autorización para su despacho a planta Uso interno Se solicita con el pedido de almacén respectivo Devolución Préstamo Consumo y Ventas de Materiales Cuando se realiza una devolución de préstamo de consumo, el Departamento de Adquisiciones en este caso el Encargado de compras nacionales o el Jefe del Departamento de Adquisiciones envía un correo electrónico al Jefe y Encargado de Materias primas, a ventas y al Jefe de almacén despacho Viña del Mar para que se proceda a la devolución de un material, el Encargado imprime una copia del correo electrónico donde se encuentra la información de la devolución para entregarla al operador de grúa horquilla, con esta información el operador de grúa horquilla verifica que la materia prima se encuentra aprobada con el sello verde y procede a separar colocándola en pallets, además emite la guía de despacho en forma manual para el traslado de la mercadería. Finalmente el operador de grúa horquilla transporta la materia prima al almacén de despacho con la documentación para el transporte.

5 Página: 5 de Devolución de materiales a proveedores Este caso sucede cuando una materia prima se encuentra aprobada, por lo tanto, en el stock disponible se detecta una No Conformidad por lo cual el encargado de materias Primas informa telefónicamente y/o por mail al Químico Analista de control de calidad para que analice nuevamente la materia prima o como resolución de esta inspección el producto se encuentra RECHAZADO por lo cual debe ser devuelto al proveedor, con esta información el encargado de Materias Primas informa vía correo electrónico al Encargado de compra nacionales del departamento de Adquisiciones que se encuentra una materia prima rechazada. El Encargado de compras nacionales debe informar por correo electrónico al encargado de materias Primas. De Materias Primas, Costo y al Jefe de almacén de Despacho Viña del Mar que se encuentra hecha la devolución indicando el número de orden más los datos del proveedor razón social, dirección de entrega y número de RUT, con esta información el Jefe de almacén de Materias Primas procede a mover el stock rechazado a la ubicación de Recepción para luego emitir la guía de despacho manual. 6. Registros Se definen los siguientes registros: PI0 Pedido a Almacén PDP Pedido de Producción DDP Devolución de Producción OTM Orden de Traslado de Materiales FABRICACION DIARIA PPL R-OPLAN Indicador de desempeño No aplica 8. Referencias Procedimiento Elaboración y Control de los Documentos (Código P-GSISO-001) Procedimiento Control de Registro (Código P-GSISO-002) Procedimiento de Producto No Conforme (Código P-GSISO-005)

6 Página: 6 de Registro de Cambios Rev. No Cambio Fecha Aprobado por: 01 Cambio en el punto 4 Definiciones Cambio en el punto 5 actividades 02 Se modifica punto 6 incorporando Registros Gerente de Operaciones Gerente de Operaciones 10. Condiciones de Seguridad Las condiciones de seguridad para el despacho de materias primas en el caso de los operadores encargados de separar las materias primas son las siguientes: 1. Utilizar la ropa proporcionada por la empresa 2. Utilizar Zapatos de Seguridad 3. Utilizar guantes de cuero puño largo y guantes de goma verde y negro 4. Utilizar gafas o lentes de seguridad 5. Utilizar mascaras para gases y polvo 6. utilizar buzo blanco Los choferes de grúa horquilla deben utilizar los siguientes implementos de seguridad: 1. Utilizar la ropa proporcionada por la empresa 2. Utilizar Zapatos de Seguridad 3. Usar casco 4. Utilizar guantes de hilo y cuero y gafas protectoras. El Jefe de almacén de Materias Primas y Envases y el Encargado de almacén de materias Primas deben utilizar los siguientes implementos de seguridad: 1. Casco 2. Zapatos de seguridad 3. Lentes de seguridad