PROCEDIMIENTO TRIBUTARIO No. 011 PARA LA CORRECCION DE ERRORES EN IVA Y RETENCIONES EN LA FUENTE EN OPERACIONES REGISTRADAS POR MM

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO TRIBUTARIO No. 011 PARA LA CORRECCION DE ERRORES EN IVA Y RETENCIONES EN LA FUENTE EN OPERACIONES REGISTRADAS POR MM Alcance Si bien es cierto que antes de realizar el proceso de verificación facturas los usuarios deben tener claras las implicaciones tributarias de la operación tanto en materia de IVA como de retenciones en la fuente, es posible que por errores humanos, de interpretación de la norma o por falta de información, se presenten errores en ese proceso que generen inconsistencias en las cuentas de impuestos. Cuando tales errores se detectan antes de realizar el pago, lo más conveniente es anular la verificación de la factura y luego volver a ingresarla al sistema con la información correcta; sin embargo, si nos percatamos del error después de haber realizado el pago, cuando las cuentas de partidas abiertas ya han sido compensadas, no es posible anular el documento de verificación factura y es entonces cuando resulta necesario aplicar el procedimiento que se describe a continuación: I. Devolver la verificación factura a través de un Abono Ruta: Logística Gestión de Materiales Verificación Factura Logística Entrada Documentos MIRO añadir factura recibida. Se despliega la siguiente pantalla.

2 Para dar la opción de Abono se despliega en el campo Actividad y se selecciona En la pestaña Datos Básicos se deben registrar los mismos datos que tiene el documento original, tales como Fecha documento, Referencia, Importe, en el campo Texto indicar que corresponde a ajuste mayor (o menor) valor retenido según doc/sap xxxxx. El campo Pedido también debe ser diligenciado con la información correspondiente.

3 Para el ejemplo vamos tomar el caso del documento contable fon del Dando enter, se generan el resto de pestañas a completar, activando nuevamente la operación MM. Se debe tener en cuenta que todos los campos que son obligatorios en la verificación factura, también son obligatorios en el abono factura. Activar el icono de calcular impuestos.

4 Diligenciar lo campos de la pestaña Pago. Diligenciar los campos de la pestaña Detalle

5 En la pestaña retenciones se deben dejar los mismos tipos, indicadores y bases registrados en el documento inicial. La idea es que se devuelvan las retenciones inialmente causadas.

6 Por último se debe simular el documento. No olvide asegurarse de que los registros que aparecen en la siguiente pantalla sean inversos a los registrados en el documento original.

7 Por último grabe el documento El procedimiento anterior genera un documento MM con No.51XXXXXX, igualmente se origina el documento FI con No.41XXXXXX. Tenga en cuenta que debe completar los textos del documento FI, aclarando que se trata de un comprobante de ajuste por errores en las cuentas de impuestos. Por tratarse de un procedimiento que aplica en casos excepcionales, como una alternativa para corregir errores, la Oficina de Asuntos Tributarios podrá solicitar los soportes de la operación. II. Verificar nuevamente la factura con los Tipos e Indicadores correctos El segundo paso es verificar nuevamente la factura por la transacción MIRO, teniendo en cuenta los datos consignados en el documento original. Tenga en cuenta que es en este punto donde se van a corregir los errores que se hayan cometido en la verificación inicial, por lo que debe tener muy claro cuales son los Tipos e Indicadores de impuestos que debe utilizar para el registro correcto de la operación. III. Compensar manualmente las partidas abiertas de acreedor El tercer paso es compensar por la transacción F-51 las cuentas de acreedor generadas en los documentos FI, a partir de los registros anteriores.

8 IV. Devolver las retenciones en exceso o reclasificar partidas abiertas de acreedor Si el error que se está corrigiendo determinó que se practicara una retención en la fuente superior a la que correspondía a la operación, al realizar los registros descritos anteriormente se generará una cuenta por pagar al tercero que debe ser pagada efectivamente, previo cumplimiento de los requisitos señalados en el Decreto 1198 de Si por el contrario se habían practicado retenciones por menor valor o se dejaron de practicar retenciones procedentes, se generará un saldo por cobrar en la cuenta del acreedor que deberá reclasificarse en una cuenta de deudor para solicitar el reembolso de las sumas pagadas de más. En este último caso, si la factura correspondía a meses anteriores a aquel en el cual se realiza la corrección, previamente se debe informar y solicitar autorización a la Oficina de Asuntos Tributarios, pues ello implica la corrección de la Declaración de Retención en la fuente y el consecuente pago de la sanción e intereses moratorios. Adicionalmente, cuando la factura corresponde a meses anteriores, en el campo texto de las posiciones correspondientes a las cuentas de retención en la fuente se debe anteponer la palabra PAGO. NOTA: Importante tener en cuenta que en todos los documentos que se generen en la corrección siempre se debe utilizar en Fecha Documento la fecha del registro inicial. OFICINA DE ASUNTOS TRIBUTARIOS Octubre de 2009 P/: Julia Castiblanco