INSTRUCTIVO PARA REGISTRAR UN REEMBOLSO DE CAJA MENOR EN EL SISTEMA SAP DOCUMENTO NO CONTROLADO

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1 Proceso: Gestión del Presupuesto Macroproceso: Financiero INSTRUCTIVO PARA REGISTRAR UN REEMBOLSO DE CAJA MENOR EN EL SISTEMA SAP DOCUMENTO NO CONTROLADO Código: IOPP 01 Versión: 1 Fecha: Agosto 25 de 2016 Elaboró: Cindy López B Revisó: Lina Arroyo Aprobó: Javier Quimbayo G. Cargo: Asistente Gestión del Riesgo Cargo: Profesional Cuentas por Pagar Cargo: Director Nacional de Cuentas por Pagar 1. OBJETO: Este instructivo tiene por objeto mostrar los pasos que se deben seguir para realizar un reembolso de caja menor mediante el sistema SAP en Olímpica SA. 2. ALCANCE: Este instructivo aplica para todos los puntos de venta a nivel nacional, oficinas administrativas y bodegas de abastecimiento con Sistemas SAP, Cargos o Roles: Gerente del Negocio, Administradores, Tesorera(o), Auxiliar de Tesorería. 3. DEFINICIONES: Reembolso: Es el proceso mediante el cual se graban un grupo de documentos previamente cancelados en efectivo mediante el fondo de caja menor, para obtener su reintegro. Beneficiario alterno: Campo de registro en el sistema SAP, en el que se permite registrar el tercero a quien se le realizará el pago. 4. CONDICIONES GENERALES: Para la ejecución de este instructivo se debe tener previo conocimiento del Procedimiento Manejo de Caja Menor en Puntos de Venta. Antes de enviar un reembolso al área de cuentas por pagar se deberá validar que el tercero se encuentra creado en el sistema SAP. En caso de no encontrar creado al tercero se deben seguir las instrucciones Procedimiento de Creación y Mantenimiento de Clientes SAP. Se prohíbe registrar valores de reembolsos en el código de operación 0810 de terceros que no se encuentren codificados. En los casos que a una factura o cuenta de cobro correspondiente al reembolso se les haya efectuado una retención, se debe colocar de forma manual el valor retenido en la planilla que se genera cuando se graba el reembolso.

2 No se pueden grabar en Sistema SAP gastos que no tengan una operación asignada. En los casos que haya retenciones en la fuente El valor a diligenciar en el Formato de autorización de retiro para pago de reembolsos no coincidirá al valor grabado en el sistema SAP, debido que en el formato si se descontarán las retenciones (es el mismo valor cargado en el código de operación 0810). 5. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 5.1 Iniciamos en la transacción ZAP001 en donde visualizamos la siguiente pantalla: 5.2 Verificar si el tercero se encuentra creado, nos ubicamos en el campo Acreedor en presionamos F4 5.3 Aparecerá la siguiente pantalla en donde se ingresa en el campo N Ident. Fis. 1 número de cedula o Nit terminado en asterisco, ENTER

3 5.4 En el campo Sociedad se debe digitar el número 1000 y tecla 5.5 En el campo F/Contable se ingresa la fecha contable del Formato de autorización de Retiro para Pago de Reembolso (debe coincidir con la cargada en el código 0810) y debe ser mes en curso, después de ingresado presionar la tecla. 5.6 En el campo Caja Menor se ingresa el número del negocio que registra el reembolso y tecla Nota: Se debe colocar 1 más el número del negocio ejemplo Para oficinas administrativas se debe colocar 9 más el numero de la oficina ejemplo En el campo O/Pago Efect se ingresa el mismo número del recibo/autorización de retiro para pago de reembolso, sin omitir ceros.

4 5.8 En el campo Mda/Importe se ingresa valor del reembolso incluyendo IVA. En este campo de debe registrar la sumatoria de todos los conceptos cancelados mostrados en la columna importe Nota: En caso que el reembolso incluya gastos en los que se hayan aplicado retenciones, este debe ingresarse por el valor total del gasto. 5.9 El campo Liquidador se genera automáticamente, el sistema los trae y corresponde al beneficiario alterno responsable de la caja Se procede a presionar la opción Insertar línea para grabar la asignación presupuestal o facturas correspondientes a reembolsos Se continúa con el diligenciamiento de los siguientes campos: 5.12 En el campo Fecha/doc si la asignación esta soportada con una cuenta de cobro o factura debe ser grabada con la fecha de este documento. Si esta soportada solo con asignación se registra el periodo de afectación

5 5.13 En el campo Referencia, se digita el número de la factura o cuenta de cobro, Nota: Para los casos que no se requieran los soportes anteriores se debe registrar el número de asignación presupuestal TAB 5.14 El campo T/C se debe dejar en blanco 5.15 El campo Oper presionamos F4 y se despliega la lista de las operaciones Nota: Las operaciones direccionarán a una cuenta de gasto dadas por códigos, cada código pertenece a una cuenta de gastos de ventas (para los negocios y oficinas administrativas de las regionales) y administrativas (oficinas centrales Barranquilla, Cali y Bogotá), al momento de elegir la operación la sociedad debe ser la 1000 correspondiente a Olimpica, para las oficinas administrativas la operación viene acompañada de la palabra ADM y para los de ventas viene sin esta;se selecciona dando doble Click en el N oper. Correspondiente al gasto En el campo Importe se registra el valor total de la factura (incluye IVA), cuenta de cobro o asignación. Nota: En caso que el reembolso incluya gastos en los que se hayan aplicado retenciones, este debe ingresarse por el valor total del gasto En el campo Iva se registran las iníciales del IVA a aplicar de acuerdo al gasto.

6 INDICADORES DEL IVA Indicador Detalle del gasto VJ Régimen común, cuando la factura lleve IVA del 16% SE Régimen Simplificado (personas naturales que nos suministre bienes o servicios) VE Gastos de Transporte, Fletes y Acarreos y Transferencias VD Gastos de Almuerzos a empleados, Facturas régimen común que no tienen IVA. VF Indicador de IVA para gastos de compra de ACPM 5.18 En el campo Ce. Co se registra el centro que se encuentra en la asignación presupuestal En el campo Texto detalle se describe el detalle del gasto de forma concisa. Estas actividades deben realizarse cada vez que se vaya a ingresar un nuevo documento correspondiente al reembolso que se está grabando 5.20 Al finalizar el ingreso de toda la información, se registra en una nueva línea cada uno de los documentos a reembolsar 5.21 Al terminar de ingresar todos los documentos se presiona el icono Crear documento o contabilizar El sistema grabara y creará los documentos preliminares automáticamente, emitirá una planilla, la cual será el soporte de los documentos ingresados El sistema asignará un número de planilla

7 Nota: El número está conformado por 13 dígitos que corresponden al negocio xxxx mas año actual xxxx mas numero consecutivo xxxxx El sistema generará automáticamente un número del documento preliminar; éste deberá ser anotado en el recibo autorización de retiro para pago de reembolso. Nota: Este número de documento preliminar corresponde a todo el reembolso 5.24 Se procede a imprimir tres (3) planillas. Una (1) para enviar al departamento de cuentas por pagar, una (1) debe ir anexa al comprobante de ingresos que se envía a control de ingresos y la otra (1) reposara en los archivos de tesorería del negocio. Se deben anexar las asignaciones y/o facturas a la planilla en el mismo orden como salen impresos, soportes originales 6. Diagrama de Flujo No aplica 7. Anexos: No aplica. 8. Control de Cambios: No aplica.