Informe pormenorizado del estado del control interno Empresas Públicas de Amagá S.A E.S.P Periodo: Septiembre Diciembre de 2015

Transcripción

1 Informe pormenorizado del estado del control interno Empresas Públicas de Amagá S.A E.S.P Periodo: Septiembre Diciembre de 2015 Antecedente normativo: Artículo 9 Ley 1474 de Módulo de control de Planeación y Gestión: La estructura de la empresa está acorde a lo establecido en el inciso 2o del artículo 5o del decreto ley 3135 de 1968 para trabajadores oficiales y para los empleados públicos tal como lo establece la Ley 909 de De acuerdo al último estudio técnico se crearon cargos en la planta que se proveían por contratos lo que origina mayor sentido de pertenencia y ejercer subordinación sobre estas actividades. La Entidad ajustó mediante Acuerdos de Junta la planta de cargos de acuerdo a la definido en los estatutos de la empresa, a lo establecido en el inciso 2o del artículo 5o del decreto ley 3135 de 1968 para trabajadores oficiales y para los empleados públicos tal como lo establece la Ley 909 de 2004 y a los estudios técnicos realizados por la entidad; en los mismos actos administrativos se definieron los grados de la escala salarial y se adoptaron algunos cambios del manual especifico de funciones y competencias laborales. Cuatro (4) fontaneros de la Empresa, se certificaron en la competencia laboral: VRS2 Instalación de Redes de Acueducto y Alcantarillado, dos de ellos fueron traslados a otros frente de trabajo. Uno de los operarios de la planta de tratamiento de agua potable se encuentra certificado en la competencia laboral en la norma Nivel avanzado asegurar la gestión operativa de productos químicos en proceso de tratamiento según procedimiento establecido. Se cuenta con plan de incentivos, capacitación y bienestar laboral del año 2015 aprobados mediante Resoluciones números 294, 293 y 292 de 2015 respectivamente; a partir de las cuales se han desarrollado actividades de bienestar como la celebración de fechas especiales (día de la familia, día de la

2 secretaria, día de la mujer, día del agua) y se reconoce al mejor empleado del trimestre. Se actualizó el comité de convivencia laboral y del COPASST (comité paritario en seguridad y salud en el trabajo). Se calcularon los indicadores de desempeño con corte a 30 de noviembre de aquellos indicadores que tienen periodicidad mensual. Se llevan a cabo periódicamente reuniones administrativas y con personal de cada uno de los componentes misionales para la autoevaluación de la gestión de las diferentes áreas y la toma de decisiones frente a las desviaciones. EPAMA S.A E.S.P cuenta con un manual de procesos y procedimientos que contribuye a la normalización de las actividades. De acuerdo a los hallazgos encontrados por el área de control interno, el componente de aseo trabaja en la verificación y ajuste de la facturación de la tasa de aseo a los suscriptores comerciales e industriales de manera que se dé cumplimiento a la normativa de estructuración tarifaria y al Decreto de El número de reclamaciones por altos consumos de Acueducto han disminuido en el último trimestre con respecto al promedio de los meses anteriores del año. DIFICULTADES La empresa no cuenta con un plan estratégico a mediano y largo plazo que se convierta en el norte para la elaboración de los planes de acción y para el que hacer de la Entidad y proyectar el cumplimiento de metas para satisfacer las necesidades de los usuarios y las partes interesadas. Aunque se ha avanzado en la definición de controles en los procesos, se debe continuar trabajando en la toma de conciencia por parte de los empleados de la importancia de la efectividad de sus labores en el cumplimiento de las metas y los objetivos institucionales. El desempeño de los procesos misionales (Acueducto, Alcantarillado y Aseo) no cumplieron durante el último año la meta establecida, los indicadores no

3 cumplidos son: Indice de agua no contabilizada, oportunidad en la instalaciones de domiciliares nuevas, porcentaje de rutas de recolección de residuos. Repetidamente la planeación de las actividades diarias y semanales de los componentes de Acueducto y Alcantarillado se ven afectadas por situaciones de emergencias como son las fugas o daños en los sistemas como consecuencia de la obsolescencia de las tuberías y del daño constante del compresor, lo que genera incumplimientos y retrasos en las actividades y por ende descontento de los usuarios. No se contó con planes de contingencia y de choque para el cambio de micro medición y de instalación de nuevas domiciliares. Aunque se ha mejorado en el procedimiento de revisiones de desviaciones significativas, aún falta definir controles para la efectividad del mismo. En la actualidad existen fontaneros que no cuentan con la certificación de competencias laborales. Durante el último año se presentaron situaciones concretas en las que se identificó incumplimiento de algún parámetro químico en el proceso de potabilización de agua, estos servicios no conformes son documentados y pasados a Gerencia para la toma de acciones pertinentes. No se cuenta con el PAC programa anual mensualizado de caja tal como lo establece el artículo 74 del Decreto 111 de Módulo de control de Evaluación y Seguimiento. La estructura organizacional plana de la entidad permite que el sistema de control interno pueda ser evaluado constantemente, en reuniones, en las labores diarias, en informes periódicos, en el cálculo oportuno de los indicadores, entre otros, de esta manera se establecen controles oportunos los que han redundado en alcanzar algunas metas. La empresa está implementando el plan de acción definido en el marco del Convenio de Fortalecimiento Institucional en el que participa la empresa de

4 servicios públicos de Medellín EPM con el objetivo de solucionar los hallazgos y de mejorar la gestión de la sociedad. Se realizan reuniones con los responsables de los procesos quienes exponen el resultado de la gestión del proceso en el que intervienen y las causas del resultado, se dejan compromisos y se revisan en las próximas reuniones. Mediante Resolución 680 de 2015 se creó la oficina de control interno disciplinario para adelantar las averiguaciones y procesos disciplinarios de la empresa. El plan de auditoria se desarrolló durante la vigencia, en cada uno de los informes de los diferentes procesos se encuentran los hallazgos de los procesos, los cuales se refieren a incumplimientos a requisitos legales y de la norma NTCGP DIFICULTADES La autoevaluación del control no es un proceso periódico en la entidad, solo se realiza cuando se elabora el informe anual del sistema de control interno. Los responsables de los procesos aún no se han apersonado de la elaboración y seguimiento de los planes de mejoramiento por procesos (acciones correctivas de auditoria), esto se evidencia en el seguimiento de estos planes por parte de la oficina de control interno, es necesario fortalecer la identificación de las causas raíces para subsanar efectivamente los hallazgos. No se implementan los planes de mejoramiento individual. El cumplimiento de los planes de acción no supera la meta definida. Durante la vigencia no se realizó periódicamente la toma de inventarios para la verificación del mismo, el sistema de información Aries no genera el reporte del inventario para ser conciliado con la contabilidad, éste se debe realizar de manualmente. Durante cada vigencia se realiza por lo menos dos audiencias de rendición de cuentas a la comunidad.

5 Se ha avanzado en un 60% en el plan de mejoramiento institucional de la auditoria especial realizado por el ente de control fiscal. El concepto general de la eficacia, eficiencia y efectividad de sistema de gestión de la calidad es poco favorable ya que varios indicadores de los procesos desde el año anterior no fueron solucionados y otros indicadores desmejoraron el desempeño como es el tiempo de respuesta a las PQRS, no se evidencian todos los registros definidos dentro del sistema de gestión de la calidad. 3. Eje Transversal Información y Comunicación. La empresa resuelve las peticiones de los usuarios dentro del término establecido y se le conceden a los peticionarios los recursos de ley. En Empresas Públicas de Amagá EPAMA S.A E.S.P se genera información de manera segura, se digitalizan gran cantidad de información y se cuenta con base de datos de manera que se tiene a la mano datos para realizar la gestión y para la toma de decisiones. La comunicación organizacional y la comunicación pública son fortalezas que tiene la empresa, se utilizan todos los medios de información y comunicación con que cuenta la entidad publicando la información en tiempo real lo que permite mantener a las partes interesadas debidamente informadas. Fecha de elaboración: Diciembre de 2015 HILDA JANED VÉLEZ TORRES Jefe de Control Interno