Auditorías Integradas

Transcripción

1 Auditorías Integradas Gestión de Calidad y Procesos Fecha: 26 de Noviembre de

2 Índice Auditorías Integradas Definiciones Ventajas e inconvenientes Focalización Planificación Elaboración Desarrollo Realización de la Auditoría Informes

3 Auditorías Integradas 3

4 Auditorías Auditorías Internas Auditorías Externas Auditorías Conjuntas Auditorías Combinadas Auditorías primera parte, segunda parte,

5 Auditorías Definiciones UNE-EN-ISO Auditoría Auditoría interna Auditoría combinada Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. Se realizan por o en el nombre de la organización para la revisión por la dirección y con otros fines internos, y pueden constituir la base para una auto-declaración de conformidad de una organización. Cuando se auditan juntos un sistema de gestión de la calidad y un sistema de gestión ambiental. Auditoría conjunta Cuando dos o más organizaciones cooperan para auditar a un único auditado. Alcance de Auditoría Extensión y límites de la auditoría. (Descripción de ubicaciones, unidades de la organización, actividades y procesos, y periodo de tiempo cubierto)

6 Sistemas de Gestión Definiciones UNE Sistema de Gestión: Sistema para establecer la política y los objetivos y para lograr dichos objetivos (Puede incluir diversos sistemas de gestión) (UNE-EN-ISO 9000:2005) Integración Acción y efecto de aunar, dos o más políticas, conceptos, corrientes, etc., divergentes entre sí, fusionándolos en una sola que las sintetice Gestión Integrada Parte de la gestión general de la organización que determina y aplica la política integrada de gestión. Surge de la integración de las gestiones de la calidad, el medio ambiente y la seguridad y salud en el trabajo. Sistema Integrado de Gestión Conjunto formado por la estructura de la organización, las responsabilidades, los procedimientos, los procesos y los recursos que se establecen para llevar a cabo la gestión integrada de los sistemas.

7 Auditorías Integradas Sistema Integrado de Gestión Conjunto formado por la estructura de la organización, las responsabilidades, los procedimientos, los procesos y los recursos que se establecen para llevar a cabo la gestión integrada de los sistemas Auditoría Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría Auditoría Combinada Calidad Medio Ambiente PRL Auditoría Integrada Proceso sistemático, independiente y documentado de un sistema integrado de gestión de calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales, para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría

8 Auditorías Integradas Ventajas Posibilidad de realizar un análisis global de los hechos y resultados en la misma auditoría por las propias características del sistema integrado de gestión: Una política común Mayoría de procesos y documentos comunes a los tres sistemas, con fácil identificación de los procesos y documentos específicos. Metodología y herramientas comunes a los tres sistemas. Posibilidad de realizar un análisis global de los hechos y resultados en la misma auditoría. Menor número de interlocutores por la integración en los procesos de negocio. Facilidad para verificar el nivel de despliegue de indicadores por niveles de la Organización.. 8

9 Auditorías Integradas Inconvenientes Mayor tiempo de preparación de la auditoría: Definición del alcance de la auditoría Conocimiento del negocio/actividad y sus procesos. Conocimiento legislación seguridad y salud laboral, legislación ambiental Mayor nivel de exigencia al equipo auditor para aportar información a la dirección respecto al nivel de madurez de la organización, eficacia, eficiencia y riesgo de los procesos. Mayor esfuerzo del equipo auditor para identificar evidencias y evaluar hallazgos durante la realización de la auditoría Necesidad de que el equipo auditor realice la auditoría con una visión a procesos. 9

10 Auditorías Integradas Focalización 10

11 Auditorías Integradas 1 Responsabilidades de la Dirección Gestión de Política y Objetivos de calidad, medio ambiente y seguridad y salud en el trabajo. Planificación del Sistema Integrado de Gestión Revisión del Sistema Integrado de Gestión Gestión de la mejora y el cambio Análisis de la información y su gestión Adecuación del sistema para alcanzar los objetivos Identificación y gestión de los recursos. 11

12 Auditorías Integradas 2 Medición, análisis y mejora Seguimiento y medición: Evaluación de la satisfacción del cliente Realización de auditorías integradas Seguimiento y medición de los procesos Seguimiento y medición ambiental Evaluación de riesgos, seguimiento y medición de seguridad y salud en el trabajo Datos del proceso y su cumplimiento Control del producto no conforme: Gestión de productos no conformes y tratamiento de no conformidades Gestión de las quejas y reclamaciones de los clientes. Gestión de acciones correctivas, preventivas y de mejora 12

13 Auditorías Integradas 3 Prestación del servicio Identificación de requisitos de las partes interesadas internas y externas Planificación, realización, gestión y medición del proceso Utilización de las herramientas del sistema Identificación y gestión del riesgo Aplicación de políticas Relación con el cliente: Requisitos del servicio, plazos, calidad, etc. Atención al cliente, reclamaciones, etc. 13

14 Auditorías Integradas 4 Sistema de Gestión Planes de Emergencia: Comunicación Interna: Proceso de comunicación Responsabilidad de la Dirección Sistema Integrado de Gestión Gestión de los Recursos: Formación y capacitación del personal Determinación de los recursos Determinación y gestión del ambiente de trabajo Mantenimiento de equipos Otros procesos de apoyo: Evaluación de proveedores y contratistas Control y seguimiento de los dispositivos de seguimiento y medición 14

15 Planificación 15

16 Planificación Programa anual Elementos de entrada Identificación de alcances / procesos certificados y tipo de certificación. Legislación del país, región, provincia, municipio, otras. Resultados auditorías realizadas Necesidades del negocio Revisión y ajustes del Programa Anual de Auditorías Disponibilidad de recursos. 16

17 Planificación Programa anual (ejemplo) Propuesta de fechas de auditoría más convenientes actividad Cuadre necesidades Valoración recursos necesarios Alcances Elaboración programa Preparación plan comunicación (Interna / Externa) Aprobación Programa Auditoría Agendan Auditorías Elaboración Plan Ejecución Auditoría Negocio Responsable Programa Auditorías Negocios Certificadora Responsable Programa Auditorías Interlocutores Responsables Planes Auditoría Auditores disponibles Cambios en legislación o alcance. Otra información Requisitos Objetivos Resultados Revisión programa Validación Programa Registro Revisión Registro Revisión Registro Informe 17 17

18 Planificación Programa anual Elementos de salida Programa anual de auditorías. Objeto Alcances de auditoría Criterios de auditoría (generales y parciales por alcance si es preciso) Documentos de referencia Calendario con fechas previstas Plan de comunicación. Publicación y comunicación del Programa Anual de Auditorías Determinación indicadores de cumplimiento y fechas de seguimiento. 18

19 Desarrollo 19

20 Desarrollo de la Auditoría Fases 20

21 Desarrollo de la Auditoría F0 Recopilación de la documentación del Sistema Al menos, una semana antes de iniciarse la auditoría se mantendrá una reunión del equipo de auditores internos con los responsables de calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales del negocio para recopilar la documentación que se va a analizar. Documentación y registros del sistema integrado, legislación laboral, ambiental en los distintos niveles de proceso, seguimiento de objetivos e indicadores, información de accidentes, incidentes, no conformidades, etc. Además de la documentación propia del Sistema de Gestión se podrán revisar otros informes de gestión del negocio en el que aparezcan indicadores de negocio y que se utilicen de forma recurrente. También se requerirá una estimación del personal con dedicación total o parcial a la gestión del Sistema. 21

22 Desarrollo de la Auditoría F1 Entrevista con la Dirección La auditoría se iniciará con una entrevista con el Director responsable del proceso para conocer su valoración sobre los puntos definidos en el análisis, así como sus sugerencias para mejorar el Sistema. Se comentará el resultado de los objetivos de Calidad, Medio Ambiente y Seguridad y Salud en el trabajo del año anterior y el despliegue de los objetivos del año en curso. 22

23 Desarrollo de la Auditoría F2 Auditoría de Gestión y Operaciones La auditoría interna se realizará con un doble enfoque: Asegurar el mantenimiento de la certificación en la auditoría externa. Realizar un diagnostico del Sistema Integrado de Gestión de Calidad Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales siguiendo el esquema expuesto en el apartado anterior. 23

24 Desarrollo de la Auditoría F3 Informe de Auditoría El informe de auditoría interna se realizará con el formato establecido en el que se señalarán las no conformidades, las observaciones y las oportunidades de mejora para dar respuestas a los requisitos ISO, los legales, ambientales, los de la propia organización. El informe deberá mostrar las conclusiones del diagnóstico realizado, valoración del nivel de riesgo y las propuestas de mejora para incorporar en el sistema. 24

25 Desarrollo de la Auditoría (ejemplo desarrollo por fases) Planificación, Ejecución y Seguimiento de Auditorías Secuencia Actividades 3-5 SEM. Unidad Responsable Auditorías 2 3 SEM. 1 SEM. AUDITORÍA 2 SEM. 4 SEM. FASE 0: PREPARACIÓN AUDITORÍA Envío cuestionario y propuesta calendario, objetivos, alcance y contenido Auditoría y solicitud documentación Sistema Análisis documentación y registros (Procedimientos, Normas, Mapa de Procesos, Indicadores, Objetivos, IRS, Proyectos de Mejora, No conformidades, Acciones Correctivas, requisitos legales, aspectos ambientales, comunicaciones, situaciones de emergencia, etc.) Confirmación Calendario e Interlocutores FASE I: AUDITORÍA DIRECCIÓN Y UNIDADES CENTRALES Reunión Inicial Dirección General/Representante Auditoría mediante entrevistas Interlocutores y Responsables Proceso Presentación evidencias / hallazgos de Auditoría (avance) FASE II: AUDITORÍA GESTIÓN Y ACTIVIDADES Reunión Inicial Interlocutores Zona Auditoría mediante entrevistas y verificación muestral registros Presentación evidencias / hallazgos de Auditoría (avance) FASE III: CIERRE AUDITORÍA Elaboración y consenso borrador Informe Auditoría a la Dirección Presentación Informe Final Auditoría Dirección General Registro Informe de Auditoría Seguimiento con Interlocutor Dirección General FASE 0 FASE I FASE II FASE III 25

26 Desarrollo Informe de Auditoría Alcance y Objetivos Conclusiones de Auditoría Hallazgos de auditoría Informe de auditoría

27 Proceso de Auditoría Integrada Mejoras al Programa Anual Programa Anual Ajuste y Mejora del Programa Anual Planes de Auditoría OPTIMIZAR A C P D PLANIFICAR Desarrollo Auditoría Seguimiento y revisión Programa Anual VERIFICAR EJECUTAR Fases Informes de Auditoría 27

28 Muchas gracias 28

29 Esta presentación es propiedad del Grupo Gas Natural. Tanto su contenido temático como diseño gráfico es para uso exclusivo de su personal. Copyright Gas Natural SDG, S.A. 29