CONTROL INTERNO CONTABLE

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1 CONTROL INTERNO CONTABLE VIGENCIA 201 1

2 UNIVERSIDAD CÓRDOBA INFORME CONTROL INTERNO CONTABLE VIGENCIA 201 ANA ELVIRA ESQUIVIA CASTELLANOS JEFE UNIDAD CONTROL INTERNO MONTERIA, FEBRERO

3 EVALUACIÓN ALSISTEMA CONTROL INTERNO CONTABLE LA UNIVERSIDAD CÓRDOBA El Control Interno Contable, presenta la evaluación de los controles existentes en las actividades de Identificación, Clasificación, Registro y Ajuste que conforman la Etapa de Reconocimiento, así como las actividades de Elaboración de Estados Contables y demás Informes, Análisis e Interpretación de la información de la etapa de revelación y las demás acciones de control que se hayan implementado en la Universidad de Córdoba, para el mejoramiento continuo del proceso contable. Este Informe se elaboró de acuerdo a lo establecido en la Resolución 37 de 2008, y el Instructivo 020 del 1 de diciembre de 2013, expedidos por la Contaduría General de la Nación, las cuales establecen las instrucciones relacionadas con el Informe de Control Interno Contable, y los aspectos del reporte de la información a la Contaduría General de la República. 1. OBJETIVO El objetivo de la evaluación independiente, consistió en evaluar aspectos del Sistema de Control Interno Contable de la Universidad de Córdoba a 31 de diciembre de ALCANCE La evaluación realizada por la Oficina de Control Interno, se centró en el Sistema de Control Interno Contable SCIC, procedimientos financieros, soportes de los registros contables, y en el cumplimiento de la normatividad establecida por la Contaduría General de la Nación. Este informe corresponde al periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 201 y analiza el Control Interno Contable de la Universidad de Córdoba. 3. METODOLOGÍA Para el objetivo propuesto, se solicitó información a la División de Asuntos Financieros relacionada con la información contable y financiera de la Universidad de Córdoba, así mismo se revisaron documentos soportes como son conciliaciones bancarias, libros auxiliares de contabilidad, estados financieros, pago de cuentas a proveedores, ejecución presupuestal de ingresos y gastos entradas y salidas de Almacén y comprobantes de Contabilidad, atención a los requerimientos de los Entes de Control, suscripción y seguimiento al Plan de Mejoramiento vigencia 2013, 3

4 con la Contraloría General de la República, con este insumo y las demás actividades realizadas durante la vigencia evaluada, la Unidad de Control Interno realizó una verificación de la información suministrada, dando como resultado una calificación y un concepto. En la elaboración del Informe de Control Interno Contable vigencia 201, se utilizó el cuestionario adoptado por la Contaduría General de la Nación mediante Resolución 37 de 2008, el cual fue diligenciado en su totalidad y remitido al Ente de Control a través del CHIP. Los rangos de interpretación de las calificaciones o resultados obtenidos de la evaluación del control interno contable, establecidos por la Contaduría General de la Nación, son los siguientes, de conformidad con la Resolución 37 de RANGOS INTERPRETACIÒN LAS CALIFICACIONES O RESULTADOS OBTENIDOS RANGOS CRITERIOS INACUADO (No Incluye 2.0) FICIENTE (No Incluye 3.0) SATISFACTORIO.0.0 (No Incluye.0) ACUADO. MARCO LEGAL La evaluación del Control Interno Contable de la Universidad de Córdoba, se realizó atendiendo lo dispuesto en la siguiente normatividad, así: Artículos 209 y 269 de la Constitución Política, determinan la obligatoriedad de las entidades y organismos del sector público para diseñar y aplicar métodos y procedimientos de Control Interno. Artículo 3 de la Constitución Política le asigna al Contador General la función de llevar la contabilidad General de la Nación y consolidarla con la de sus entidades descentralizadas territorialmente o por servicios, así como determinar las normas contables que deben regir en el país, conforme a la Ley. Artículo 3 de la Ley 87 de 1993 establece que el Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, información y operacionales de la respectiva entidad. Literal k) del artículo 3 de la Ley 298 de 1996 le asigna al Contador General de la Nación, entre otras funciones, la de Diseñar, implantar y establecer políticas de Control Interno, conforme a la Ley.

5 Literal r) del artículo de la Ley 298 de 1996 le asigna a la Contaduría General de la Nación, entre otras funciones, la de Coordinar con los responsables del Control Interno y Externo de las entidades señaladas en la Ley, el cabal cumplimiento de las disposiciones contables. Artículo 27 de la Ley 89 de 1998 creó el Sistema Nacional de Control Interno, conformado por el conjunto de instituciones, instancias de participación, políticas, normas, procedimientos, recursos, planes, programas, proyectos, metodologías, sistemas de información, y tecnología aplicable, inspirado en los principios constitucionales de la función administrativa. Literal d) del Artículo 6 del Decreto 21 de 1999, le asignó a la Contaduría General de la Nación la competencia para impartir las normas, políticas y directrices a que deben sujetarse los entes públicos en materia de Control Interno Contable.

6 RESULTADOS LA EVALUACIÓN LA ENCUESTA CONTROL INTERNO CONTABLE De acuerdo a la estructura del aplicativo, las calificaciones finales relacionadas con los controles asociados a cada actividad del proceso contable, se obtienen dividiendo el valor de la sumatoria de las calificaciones de cada pregunta entre el número de preguntas que se han formulado, es decir, el resultado obtenido es un promedio aritmético. Teniendo en cuenta el artículo 12 de la Ley 87 de 1993, establece que las oficinas de Control Interno o quien hace sus veces debe verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido dentro de la organización. El informe de la evaluación del Control Interno Contable vigencia 201, es con el objetivo de verificar y evaluar los aspectos del Sistema de Control Interno Contable de la Universidad de Córdoba a 31 de diciembre de 201. La Unidad de Control Interno, presenta un informe detallado de la evaluación de las actividades encaminadas a rendir cuenta sobre el estado del Control Interno Contable vigencia 201 de la Universidad de Córdoba. La siguiente tabla nos muestra los resultados obtenidos del grado de implementación y efectividad de los controles y actividades del proceso contable, teniendo como base la evaluación de las actividades que enmarcan la evaluación del sistema de control interno contable. UNIDAD CONTROL INTERNO EVALUACIÒN L SISTEMA CONTROL INTERNO CONTABLE VIGENCIA 201 NUMERO EVALUACIÒN L CONTROL INTERNO CONTABLE PUNTAJE INTERPRETACIÒN OBTENIDO 1 CONTROL INTERNO CONTABLE.3 ACUADO 1.1 ETAPA RECONOCIMIENTO.30 ACUADO INTIFICACIÒN 3.92 SATISFACTORIO CLASIFICACIÒN.0 ACUADO REGISTRO Y AJUSTES.0 ACUADO 1.2 ETAPA REVELACIÒN.8 ACUADO ELABORACIÒN ESTADOS CONTABLES Y MAS INFORMES.00 ACUADO ANÀLISIS, INTERPRETACIÒN Y COMUNICACIÒN LA INFORMACIÒN.16 ACUADO 1.3 OTROS ELEMENTOS CONTROL.3 ACUADO ACCIONES IMPLEMENTADAS.3 ACUADO 6

7 El Control Interno Contable vigencia 201 de la Universidad de Córdoba, tiene una calificación de.3 sobre posibles, lo cual demuestra que el Control Interno Contable de la Institución, tiene resultados ACUADO. EVALUACIÓN CUALITATIVA L INFORME CONTROL INTERNO CONTABLE VIGENCIA 201 Esta parte del formulario tiene el propósito de describir cualitativamente el análisis de las principales fortalezas y debilidades del Control Interno Contable de la Universidad de Córdoba que se determinaron con la valoración cuantitativa en la Evaluación del Sistema de Control Interno Contable con corte a 31 de diciembre de 201. FORTALEZAS En esta etapa del informe se identificaron las siguientes Fortalezas: La Universidad de Córdoba, presentó en las fechas establecidas los informes Contables con corte a 31 de diciembre de 201 a los Entes de Control (Contaduría General de la Nación), bajo los parámetros establecidos en la normatividad vigente, la presentación de los Estados Financieros son acompañados por las Notas Explicativas. Los libros de Contabilidad principales y auxiliares, están registrados como lo establece el Plan General de Contabilidad Pública. La Institución cuenta con políticas de incorporación de bienes muebles e inmuebles y automotores, los cuales son integrados al patrimonio de la Entidad. La Universidad de Córdoba, realizó la contratación, montaje e implementación de un Sistema de información de Gestión Administrativa y Financiera (SEVEN ERP) para integrar la información financiera en las áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, Facturación y Cartera, Compras, Inventarios, Activos Fijos entre otras. La estructura de los diferentes módulos a 31 de diciembre están migradas en un 100% y parametrizadas en un 100%. En cuanto a la implementación del módulo de almacén el proceso se dividió en fases: proceso de las entradas y salidas de almacén y el proceso de inventario de propiedad planta y equipos, en el primer proceso se culminó la etapa de implementación y parametrizaron. 7

8 B. BILIDAS En el proceso de depuración de Inventario, existen debilidades en cuanto a la depreciación de bienes inservibles de la Institución. En la vigencia 201, se realizó la depuración del inventario en un 0%, actualmente se encuentran el en proceso de baja de bienes de algunos elementos inservibles para su chatarrización, el proceso de inventario de propiedad planta y equipo se encuentra en etapa de implementación, la confrontación de la codificación del inventario para realizar el cruce de la información existente en los registros de contabilidad con el inventario físico de activos. Esta fase se encuentra en un 0%. Los Estados Financieros de la Universidad en la vigencia 201 no se publicaron en la página Web ( En el software de gestión de nóminas KACTUS-HR no presenta avance en los parámetros básicos de bonificaciones, libro de prima de servicios, contratos, libro de vacaciones, libro de cesantías, parámetro de embargos, parámetro de liquidación definitiva, rangos de indemnización todos estos parámetros se encuentran en 0% de avances. C. AVANCES OBTENIDOS RESPECTO LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS La Universidad de Córdoba en aras de continuar mejorando sus procesos académicos y administrativos, recibió la certificación en la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Publica NTCGP 1000:2009 por parte del ICONTEC, reconocimiento que aumenta el compromiso frente al mantenimiento y mejoramiento permanente del Sistema Integral de Gestión de la Calidad (SIGEC). El proceso de gestión Financiera apoya sus procesos financieros y administrativos a través del nuevo aplicativo SEVEN - ERP en el cual se integran la información de las áreas de Tesorería, Contabilidad, Presupuesto y Almacén. La Institución cumplió oportunamente en un 100% la ejecución de las acciones establecidas en el Plan de Mejoramiento vigencia 2013, los últimos avances de éste Plan fueron enviados a la Contraloría General de la República con corte a 31 de diciembre de 201, dando cumplimiento a la Resolución No.730 de 2013, siendo estas efectivas para subsanar las causas que dieron origen a dichos hallazgos. 8

9 D. RECOMENDACIONES La Unidad de Control Interno emite las siguientes recomendaciones: Realizar en un 100% el proceso de baja de bienes en la Institución, con el fin de continuar con la depuración y actualización de los inventarios existentes en el módulo de activos fijos con el levantamiento físico de los bienes de la Institución, con el fin de verificar la existencia física de los bienes que conforman el Inventario real de la Institución. Realizar el procedimiento de las depuraciones, provisiones y amortizaciones de acuerdo a lo contemplado en el Plan General de Contabilidad Pública. Sensibilizar a las áreas involucradas en el proceso contable de suministrar la información oportuna de acuerdo a los hechos que suceden en cada dependencia, para la realización de unos Estados Financieros razonables. CUESTIONARIO EVALUACIÓN CONTROL INTERNO CONTABLE Los valores calculados de cada uno de los ítems son calculados directamente por el aplicativo CHIP. La calificación de las preguntas de este cuestionario con las respectivas observaciones fue remitida en línea a la Contaduría General de la Nación, a través del aplicativo CHIP, en la fecha establecida. Conforme a la información y la evidencia documental obtenida, la calificación que se asigna a cada pregunta oscila entre 1 y, este valor corresponde al grado de cumplimiento y efectividad de cada criterio o acción de control. La escala de calificación se iinterpreta de la siguiente forma: 1. No se cumple. 2. Se cumple insatisfactoriamente. 3. Se cumple aceptablemente.. Se cumple en alto grado.. Se cumple plenamente. Es de anotar, que los valores calculados en los Ítem relacionados a continuación, son calculados directamente por el aplicativo CHIP de la Contaduría General de la Nación. 9

10 UNIVERSIDAD CÓRDOBA GENERAL C.I.C Categoría: CONTROL INTERNO CONTABLE Periodo: Formulario: CGN2007_CONTROL_INTERNO_CONTABLE CODIGO NOMBRE EVALUACIÓN L CONTROL INTERNO CONTABLE 1.1 ETAPA RECONOCIMIENTO CALIFICACIÓN ACTIVIDAD (Unidad ) OBSERVACIONES PROMEDIO POR ACTIVIDAD (Unidad ) CALIFICACIÓN POR ETAPA (Unidad ).30 CALIFICACIÓN L SISTEMA (Unidad ) INTIFICACIÓN SE TIENEN BIDAMENTE INTIFICADOS LOS PRODUCTOS L PROCESO CONTABLE QUE BEN SUMINISTRARSE A LAS MÁS ÁREAS LA ENTIDAD Y A LOS USUARIOS EXTERNOS? Se encuentran identificados todos los procesos de todas las áreas que hacen parte del proceso contable, pagos a un proveedor, pago por prestación del servicio SE TIENEN BIDAMENTE INTIFICADOS LOS PRODUCTOS LOS MÁS PROCESOS QUE SE CONSTITUYEN EN INSUMOS L PROCESO CONTABLE? Los productos de los demás procesos, se encuentran implementadas en la matriz de caracterización del Proceso de Gestión Financiera SE TIENEN INTIFICADOS EN LA ENTIDAD LOS PROCESOS QUE GENERAN TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES Y QUE POR LO TANTO SE CONSTITUYEN EN PROVEEDORES INFORMACIÓN L PROCESO CONTABLE? En la matriz de caracterización del Proceso de Gestión Financiera, se encuentran identificados en cada uno de los procedimientos que generan transacciones y operaciones financieras a través de los comprobantes de pago EXISTE UNA POLÍTICA MEDIANTE LA CUAL LAS TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES REALIZADOS EN CUALQUIER PENNCIA L ENTE PÚBLICO, SON BIDAMENTE INFORMADOS AL ÁREA CONTABLE A TRAVÉS LOS DOCUMENTOS FUENTE O SOPORTE? 3 Se encuentran determinados e identificados en cada uno de los procesos administrativos y contables SE CUMPLE LA POLÍTICA MEDIANTE LA CUAL LAS TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES REALIZADOS EN CUALQUIER PENNCIA L ENTE PÚBLICO, SON BIDAMENTE INFORMADOS AL ÁREA CONTABLE A TRAVÉS LOS DOCUMENTOS FUENTE O SOPORTE? Se cumplen de acuerdo a los procedimientos de cada procesos, los cuales se encuentran establecidos en el Manual del Sistema Integral de Calidad. 10

11 LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES REALIZADOS POR LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA SON FÁCIL Y CONFIABLE MEDICIÓN MONETARIA? Los hechos contables se registran de conformidad con el Plan General de Contabilidad Pública y demás Normas emitidas por la Contaduría General de la Nación. Dada la naturaleza de cada una de las cuentas contables que maneja la Institución LAS CIFRAS EXISTENTES EN LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES SE ENCUENTRAN SOPORTADAS CON EL DOCUMENTO IDÓNEO CORRESPONDIENTE? 8. SON ACUADAS Y COMPLETAS LAS SCRIPCIONES QUE SE HACEN LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES EN EL DOCUMENTO FUENTE O SOPORTE? 9. LAS PERSONAS QUE EJECUTAN LAS ACTIVIDAS RELACIONADAS CON EL PROCESO CONTABLE CONOCEN SUFICIENTEMENTE LAS NORMAS QUE RIGEN LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA? Las cifras en los Estados Contables se encuentran soportados con sus correspondientes documentos reportes y/o informes. Los soportes documentales expresan claramente cada una de las descripciones de las operaciones o hechos económicos. Los servidores públicos que realizan el proceso contable tienen la competencia adecuada para ejercer con responsabilidad sus funciones LAS PERSONAS QUE EJECUTAN LAS ACTIVIDAS RELACIONADAS CON EL PROCESO CONTABLE CONOCEN SUFICIENTEMENTE EL RÉGIMEN CONTABILIDAD PÚBLICA APLICABLE PARA LA ENTIDAD? El personal responsable del proceso contable tienen conocimiento de la normatividad contable pública periodicamente reciben capacitación sobre normatividad contable a través de la Contaduría General de la Nación LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES QUE HAN SIDO OBJETO INTIFICACIÓN ESTÁN SOPORTADOS EN DOCUMENTOS IDÓNEOS Y CONFORMIDAD CON LA NATURALEZA LOS MISMOS? Los hechos financieros se encuentran soportados con sus correspondientes documentos reportes e informes LOS DOCUMENTOS FUENTE QUE RESPALDAN LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES CONTIENEN LA INFORMACIÓN NECESARIA PARA REALIZAR SU ACUADA INTIFICACIÓN? Los documentos soportes permiten el reconocimiento de los derechos, obligaciones, ingresos y gastos que afectan la situación económica de la entidad LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES QUE HAN SIDO OBJETO INTIFICACIÓN FUERON INTERPRETADOS CONFORMIDAD CON LO ESTABLECIDO EN EL RÉGIMEN CONTABILIDAD PÚBLICA? Los hechos financieros de la Institución se interpretan y registran de conformidad con lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública. 11

12 CLASIFICACIÓN LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES LLEVADOS A CABO EN LOS PROCESOS PROVEEDORES LA ENTIDAD HAN SIDO INCLUIDOS EN EL PROCESO CONTABLE? Los hechos financieros son registrados diariamente en el proceso contable comprobantes de pago, expedición de CDP, entre otros LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES REALIZADOS POR LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA SON FÁCIL Y CONFIABLE CLASIFICACIÓN EN EL CATÁLOGO GENERAL CUENTAS? Las cuentas son utilizadas de acuerdo a la clasificación y dinámica del Catálogo General de Cuentas de la Contaduría General de la Nación SON ACUADAS LAS CUENTAS UTILIZADAS PARA LA CLASIFICACIÓN LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES REALIZADAS POR LA ENTIDAD CONTABLE PÚBLICA? Las cuentas contables son utilizadas de acuerdo a la clasificación del Catálogo General de Cuentas de la Contaduría General de la Nación LA CLASIFICACIÓN LAS TRANSACCIONES, HECHOS Y OPERACIONES CORRESPON A UNA CORRECTA INTERPRETACIÓN TANTO L MARCO CONCEPTUAL COMO L MANUAL PROCEDIMIENTOS L RÉGIMEN CONTABILIDAD PÚBLICA? La clasificación de las operaciones y registro se efectúa de acuerdo a los procedimientos establecidos en el Plan General de Contabilidad Pública y por la normatividad vigente expedida por la Contaduría General de la Nación EL CATÁLOGO GENERAL CUENTAS UTILIZADO PARA LA CLASIFICACIÓN LOS HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES, CORRESPON A LA ÚLTIMA VERSIÓN PUBLICADA EN LA PÁGINA WEB LA CONTADURÍA GENERAL LA NACIÓN? Las cuentas utilizadas en el catálogo de cuentas son actualizadas de acuerdo a la última versión de la Contaduría General de la Nación SON ACUADAS LAS CUENTAS Y SUBCUENTAS UTILIZADAS PARA LA CLASIFICACIÓN LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES REALIZADAS? Los registros de cada una de las cuentas y subcuentas se efectúan de conformidad con la Normatividad expedida por el Catalogo General de Cuentas SE ELABORAN Y REVISAN OPORTUNAMENTE LAS CONCILIACIONES BANCARIAS PARA ESTABLECER LOS VALORES OBJETO CLASIFICACIÓN, REGISTRO Y CONTROL L EFECTIVO? 21. SE EJECUTAN PERIODICAMENTE CONCILIACIONES SALDOS 2 Las conciliaciones bancarias se realizan mensualmente, pero no se realiza la depuración respectiva de las partidas conciliatorias, ya que se encuentran partidas conciliatorias con más de 12 meses de estar registradas en las conciliaciones bancarias. Se realizan mensualmente las conciliaciones de saldos recíprocos con el Ministerio de Educación Nacional. 12

13 RECÍPROCOS CON OTRAS ENTIDAS PÚBLICAS? REGISTRO Y AJUSTES SE REALIZAN PERIODICAMENTE CONCILIACIONES Y CRUCES SALDOS ENTRE LAS ÁREAS PRESUPUESTO, CONTABILIDAD, TESORERÍA, Y MÁS ÁREAS Y/O PROCESOS LA ENTIDAD? Se confrontan los valores registrados en los auxiliares de las cuentas contables y los generados por los diferentes proveedores de la información, se realizan cruce de saldos con Tesorería, Presupuesto, Boletines de ingresos, Egresos y Jurídica SE REALIZAN PERIODICAMENTE TOMAS FÍSICAS BIENES, RECHOS Y OBLIGACIONES Y SE CONFRONTA CON LOS REGISTROS CONTABLES PARA HACER LOS AJUSTES PERTINENTES? El área de Almacén realizó la toma física de inventarios, revisó con la información del aplicativo de almacén, contabilidad realiza los registros contables de acuerdo a los comprobantes de almacén LAS CUENTAS Y SUBCUENTAS UTILIZADAS REVELAN ACUADAMENTE LOS HECHOS, TRANSACCIONES U OPERACIONES REGISTRADAS? Los hechos económicos se registran de acuerdo al Régimen de Contabilidad Pública y en concordancia con las normas establecidas por la Contaduría General de la Nación SE HACEN VERIFICACIONES PERIODICAS PARA COMPROBAR QUE LOS REGISTROS CONTABLES SE HAN EFECTUADO EN FORMA ACUADA Y POR LOS VALORES CORRECTOS? Se confrontan diariamente la información con las áreas que intervienen en el proceso contable SE EFECTÚAN LOS REGISTROS CONTABLES EN FORMA CRONOLÓGICA Y GUARDANDO EL CONSECUTIVO LOS HECHOS, TRANSACCIONES U OPERACIONES REALIZADAS, CUANDO A ESTE ÚLTIMO HAYA LUGAR? Las operaciones y los registros contables se presentan de manera cronológica y consecutiva a través del aplicativo SEVEN _ ERP SE GENERAN LISTADOS CONSECUTIVOS DOCUMENTOS PARA HACER VERIFICACIONES COMPLETITUD REGISTROS? El aplicativo SEVEN-ERP mantiene rutinas de validación de registros y asigna automáticamente los registros SE CONOCE Y APLICA LOS TRATAMIENTOS CONTABLES DIFERENCIALES EXISTENTES ENTRE ENTIDAS GOBIERNO GENERAL Y EMPRESAS PÚBLICAS? Los hechos económicos de la Institución se registran de acuerdo al Régimen de Contabilidad Pública EL PROCESO CONTABLE OPERA EN UN AMBIENTE SISTEMA INTEGRADO INFORMACIÓN Y ESTE FUNCIONA ACUADAMENTE? La información se registra en el aplicativo SEVEN - ERP, que integra presupuesto, contabilidad y Tesorería. 13

14 SON ACUADAMENTE CALCULADOS LOS VALORES CORRESPONDIENTES A LOS PROCESOS PRECIACIÓN, PROVISIÓN, AMORTIZACIÓN, VALORIZACIÓN, Y AGOTAMIENTO, SEGÚN APLIQUE? 3 Se aplican los procesos de depreciación, amortización en forma manual y se encuentran calculados, la Institución realizó la contratación, montaje e implementación de un Sistema de Información de Gestión Administrativa y Financiera (SEVEN ERP) para integrar la información en las áreas de Contabilidad y Almacén LOS REGISTROS CONTABLES QUE SE REALIZAN TIENEN LOS RESPECTIVOS DOCUMENTOS SOPORTES IDONEOS? Los registros contables se encuentran respaldados y acompañados por cada uno de los documentos que son adecuados y garantizan el reconocimiento de la totalidad de los hechos económicos PARA EL REGISTRO LAS TRANSACCIONES, HECHOS U OPERACIONES SE ELABORAN LOS RESPECTIVOS COMPROBANTES CONTABILIDAD? Todo registro contable queda registrado en su respectivo comprobante de contabilidad elaborado en el aplicativo SEVEN - ERP LOS LIBROS CONTABILIDAD SE ENCUENTRAN BIDAMENTE SOPORTADOS EN COMPROBANTES CONTABILIDAD? ETAPA REVELACIÓN La información que reposa en los libros de contabilidad del aplicativo SEVEN - ERP son consistentes con los soportes y comprobantes de contabilidad ELABORACIÓN ESTADOS CONTABLES Y MÁS INFORMES 3. SE ELABORAN Y DILIGENCIAN LOS LIBROS CONTABILIDAD CONFORMIDAD CON LOS PARÁMETROS ESTABLECIDOS EN EL RÉGIMEN CONTABILIDAD PÚBLICA? La Institución cumple con lo establecido en las Normas técnicas relativas a los soportes, comprobantes y libros de contabilidad de conformidad con lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública LAS CIFRAS CONTENIDAS EN LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES COINCIN CON LOS SALDOS LOS LIBROS CONTABILIDAD? Las cifras de los Estados Financieros son tomadas fielmente de los libros auxiliares con previa validación, lo que garantiza la consistencia entre los informes y los registros contables SE EFECTÚA EL MANTENIMIENTO, ACTUALIZACIÓN Y PARAMETRIZACIÓN NECESARIOS PARA UN ACUADO FUNCIONAMIENTO L APLICATIVO UTILIZADO PARA PROCESAR LA INFORMACIÓN? 37. SE ELABORAN OPORTUNAMENTE LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES AL REPRESENTANTE LEGAL, A LA CONTADURÍA GENERAL LA NACIÓN, A LOS ORGANISMOS INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL, Y A LOS MÁS USUARIOS LA INFORMACIÓN? Se efectúa parametrización el software contable, se cuenta con el acompañamiento, soporte y acompañamiento de la Unidad de Sistemas. Los Estados Contables de la Institución son presentados oportunamente al señor Rector y externamente a la Contaduría General de la Nación y a la Contraloría General de la República de conformidad con los requisitos y fechas establecidas. 1

15 LAS NOTAS EXPLICATIVAS A LOS ESTADOS CONTABLES CUMPLEN CON LAS FORMALIDAS ESTABLECIDAS EN EL RÉGIMEN CONTABILIDAD PÚBLICA? Las Notas explicativas de carácter general como especificas a los Estados Contables cumplen con la Normatividad contemplada en el Régimen de Contabilidad Pública EL CONTENIDO LAS NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES REVELA EN FORMA SUFICIENTE LA INFORMACIÓN TIPO CUALITATIVO Y CUANTITATIVO FÍSICO QUE CORRESPON? Las Notas explicativas a los estados contables cumplen con lo establecido en la normatividad expedida por la Contaduría General de la Nación y revelan las transacciones con información de tipo cualitativo y cuantitativo SE VERIFICA LA CONSISTENCIA ENTRE LAS NOTAS A LOS ESTADOS CONTABLES Y LOS SALDOS REVELADOS EN LOS ESTADOS CONTABLES? El área contable realiza actividades de verificación de la consistencia de saldos en los Estados Contables y sus notas explicativas ANÁLISIS, INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN LA INFORMACIÓN SE PRESENTAN OPORTUNAMENTE LOS ESTADOS, INFORMES Y REPORTES CONTABLES AL REPRESENTANTE LEGAL, A LA CONTADURÍA GENERAL LA NACIÓN, Y A LOS ORGANISMOS INSPECCIÓN, VIGILANCIA Y CONTROL? Los Estados Contables, informes y reportes contables son presentados oportunamente a la Contaduría General de la Nación de conformidad con los plazos y requisitos establecidos SE PUBLICA MENSUALMENTE EN LUGAR VISIBLE Y FÁCIL ACCESO A LA COMUNIDAD EL BALANCE GENERAL Y EL ESTADO ACTIVIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL? 2 Durante la vigencia 201, no se publicaron los Estados Financieros SE UTILIZA UN SISTEMA INDICADORES PARA ANALIZAR E INTERPRETAR LA REALIDAD FINANCIERA, ECONÓMICA, SOCIAL Y AMBIENTAL LA ENTIDAD? En la matriz de caracterización del Proceso de Gestión Financiera, se encuentran relacionados los indicadores para interpretar la información financiera LA INFORMACIÓN CONTABLE SE ACOMPAÑA LOS RESPECTIVOS ANÁLISIS E INTERPRETACIONES QUE FACILITAN SU ACUADA COMPRENSIÓN POR PARTE LOS USUARIOS? Los Estados Financieros son presentados con las respectivas Notas explicativas que facilitan la comprensión de la información contable LA INFORMACIÓN CONTABLE ES UTILIZADA PARA CUMPLIR PROPÓSITOS GESTIÓN? La información es presentada a la alta dirección cuando es requerida. 1

16 1. 6. SE ASEGURA LA ENTIDAD PRESENTAR CIFRAS HOMOGENEAS A LOS DISTINTOS USUARIOS LA INFORMACIÓN? La Institución emite Estados Financieros y reportes que son fuente única para reportar la información a todos los usuarios tanto interno como externos OTROS ELEMENTOS CONTROL ACCIONES IMPLEMENTADAS SE INTIFICAN, ANALIZAN Y SE LE DA TRATAMIENTO ACUADO A LOS RIESGOS ÍNDOLE CONTABLE LA ENTIDAD EN FORMA PERMANENTE? El área contable ha identificado dentro del proceso de gestión financiera los riesgos del proceso contable EXISTE Y FUNCIONA UNA INSTANCIA ASESORA QUE PERMITA GESTIONAR LOS RIESGOS ÍNDOLE CONTABLE? 3 Existe un Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable en la que se evalúan las deficiencias de la información contable SE REALIZAN AUTOEVALUACIONES PERIÓDICAS PARA TERMINAR LA EFECTIVIDAD LOS CONTROLES IMPLEMENTADOS EN CADA UNA LAS ACTIVIDAS L PROCESO CONTABLE? El área financiera realiza reuniones con el fin de verificar el cumplimiento de cada una de las tareas programadas y establecer compromisos dentro del proceso contable SE HAN ESTABLECIDO CLARAMENTE NIVELES AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD PARA LA EJECUCIÓN LAS DIFERENTES ACTIVIDAS L PROCESO CONTABLE? Existe un Manual de Funciones, Competencias y Requisitos Mínimos y en los Procedimientos del Proceso de Gestión Financiera, donde se tienen definidos los niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecución de las diferentes actividades del proceso contable LAS POLÍTICAS CONTABLES, PROCEDIMIENTOS Y MÁS PRÁCTICAS QUE SE APLICAN INTERNAMENTE SE ENCUENTRAN BIDAMENTE DOCUMENTADAS? El proceso contable de la Universidad de Córdoba, se rige por las políticas, procedimientos y prácticas contables que establece la Contaduría General de la Nación y en el Manual de Calidad están establecidos los procedimientos que aplican el proceso contable LOS MANUALES POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y MÁS PRÁCTICAS CONTABLES SE ENCUENTRAN B En el Manual de Calidad se encuentran establecidos los procedimientos que aplican el proceso contable SE EVINCIA POR MEDIO FLUJOGRAMAS, U OTRA TÉCNICA O MECANISMO, LA FORMA COMO CIRCULA LA INFORMACIÓN A TRAVÉS LA ENTIDAD Y SU RESPECTIVO EFECTO EN EL PROCESO CONTABLE LA ENTIDAD? Se tiene establecida la forma como circula la información en la página web de la Institución y en el Manual de Sistema. 16

17 1.6. SE HA IMPLEMENTADO Y EJECUTA UNA POLÍTICA PURACIÓN CONTABLE PERMANENTE Y SOSTENIBILIDAD LA CALIDAD LA INFORMACIÓN? Existe una política permanente de depuración de las cuentas contables LOS BIENES, RECHOS Y OBLIGACIONES SE ENCUENTRAN BIDAMENTE INDIVIDUALIZADOS EN LA CONTABILIDAD, BIEN SEA POR EL ÁREA CONTABLE O EN BASES DATOS ADMINISTRADAS POR OTRAS PENNCIAS? Los bienes derechos y obligaciones adquiridos a cualquier título por la Entidad se encuentran debidamente individualizadas y registradas contablemente en las cuentas del Balance, información reportada por la Sección de Almacén LOS COSTOS HISTÓRICOS REGISTRADOS EN LA CONTABILIDAD SON ACTUALIZADOS PERMANENTEMENTE CONFORMIDAD CON LO DISPUESTO EN EL RÉGIMEN CONTABILIDAD PÚBLICA? Se encuentran contabilizados de acuerdo al costo histórico SE CUENTA CON UN ÁREA CONTABLE BIDAMENTE ESTRUCTURADA CONFORMIDAD CON LA COMPLEJIDAD, SARROLLO TECNOLÓGICO Y ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL LA ENTIDAD? La Sección de Contabilidad se encuentra debidamente estructurada de acuerdo a la Estructura Orgánica y Manual de Funciones, Competencias y Requisitos Mínimos LOS FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO CONTABLE CUMPLEN CON LOS REQUERIMIENTOS TÉCNICOS SEÑALADOS POR LA ENTIDAD ACUERDO CON LA RESPONSABILIDAD QUE MANDA EL EJERCICIO LA PROFESIÓN CONTABLE EN EL SECTOR PÚBLICO? Los funcionarios que hacen parte del grupo financiero cumplen con los requisitos contemplados en el Manual de Funciones en el que se establecen las funciones y criterios de desempeño así como los requisitos de conocimiento, formación y la experiencia requerida SE HA IMPLEMENTADO UNA POLÍTICA O MECANISMO ACTUALIZACIÓN PERMANENTE PARA LOS FUNCIONARIOS INVOLUCRADOS EN EL PROCESO CONTABLE Y SE LLEVA A CABO EN FORMA SATISFACTORIA? 60. SE PRODUCEN EN LA ENTIDAD INFORMES EMPALME CUANDO SE PRESENTAN CAMBIOS REPRESENTANTE LEGAL, O CAMBIOS CONTADOR? 2 En la vigencia 201 no se realizaron capacitaciones y actualizaciones al personal del área contable. En la Institución cuando se presentan cambios de Rector de la Universidad se realiza el proceso de Empalme relacionado con la entrega y recepción de los bienes y asuntos a su cargo. Igualmente se presentan los informes de Gestión como lo establece la Ley 91 de EXISTE UNA POLÍTICA PARA LLEVAR A CABO EN FORMA ACUADA EL CIERRE 3 En la vigencia 201, no se realizó adecuadamente cronograma de Cierre Anual de vigencia. 17

18 1.72 INTEGRAL LA INFORMACIÓN PRODUCIDA EN TODAS LAS ÁREAS O PENNCIAS QUE GENERAN HECHOS FINANCIEROS, ECONÓMICOS, SOCIALES Y AMBIENTALES? 62. LOS SOPORTES DOCUMENTALES LOS REGISTROS CONTABLES SE ENCUENTRAN BIDAMENTE ORGANIZADOS Y ARCHIVADOS CONFORMIDAD CON LAS NORMAS QUE REGULAN LA MATERIA? 2.1 FORTALEZAS 0 Los documentos soportes de los registros contables se encuentran organizados y archivados de acuerdo a lo establecido en la Tabla de Retención Documental de la División de Asuntos Financieros de acuerdo a la Ley 9 de 2000 del Archivo General de la Nación. La Universidad de Córdoba, presentó en las fechas establecidas los informes Contables con corte a 31 de diciembre de 201 a los Entes de Control (Contaduría General de la Nación), bajo los parámetros establecidos en la normatividad vigente, la presentación de los Estados Financieros son acompañados por las Notas Explicativas. Los libros de Contabilidad principales y auxiliares, están registrados como lo establece el Plan General de Contabilidad Pública. La Institución cuenta con políticas de incorporación de bienes muebles e inmuebles y automotores, los cuales son integrados al patrimonio de la Entidad. La Universidad de Córdoba, realizó la contratación, montaje e implementación de un Sistema de información de Gestión Administrativa y Financiera (SEVEN ERP) para integrar la información financiera en las áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, Facturación y Cartera, Compras, Inventarios, Activos Fijos entre otras. La estructura de los diferentes módulos a 31 de diciembre están migradas en un 100% y parametrizadas en un 100%. En cuanto a la implementación del módulo de almacén el proceso se dividió en fases: proceso de las entradas y salidas de almacén y el proceso de inventario de propiedad planta y equipos, en el primer proceso se culminó la etapa de implementación y parametrizaron. 2.2 BILIDAS 0 En el proceso de depuración de Inventario, existen debilidades en cuanto a la depreciación de bienes inservibles de la Institución. En la vigencia 201, se realizó la depuración del inventario en un 0%, actualmente se encuentran el en proceso de baja de bienes de algunos elementos inservibles para su chatarrizacion, el proceso de inventario de propiedad planta y equipo se encuentra en etapa de implementación, la confrontación de la codificación del inventario para realizar el cruce de la información existente en los registros de contabilidad con el inventario físico de activos. Esta fase se encuentra en un 18

19 0%. Los Estados Financieros de la Universidad en la vigencia 201 no se publicaron en la página Web ( En el software de gestión de nóminas KACTUS-HR no presenta avance en los parámetros básicos de bonificaciones, libro de prima de servicios, contratos, libro de vacaciones, libro de cesantías, parámetro de embargos, parámetro de liquidación definitiva, rangos de indemnización todos estos parámetros se encuentran en 0% de avances. 2.3 AVANCES OBTENIDOS RESPECTO LAS EVALUACIONES Y RECOMENDACIONES REALIZADAS 0 La Universidad de Córdoba en aras de continuar mejorando sus procesos académicos y administrativos, recibió la certificación en la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Publica NTCGP 1000:2009 por parte del ICONTEC, reconocimiento que aumenta el compromiso frente al mantenimiento y mejoramiento permanente del Sistema Integral de Gestión de la Calidad (SIGEC). El proceso de Gestión Financiera apoya sus procesos financieros y administrativos a través del nuevo aplicativo SEVEN - ERP en el cual se integran la información de las áreas de Tesorería, Contabilidad, Presupuesto y Almacén. La Institución cumplió oportunamente en un 100% la ejecución de las acciones establecidas en el Plan de Mejoramiento vigencia 2013, los últimos avances de éste Plan fueron enviados a la Contraloría General de la República con corte a 31 de diciembre de 201, dando cumplimiento a la Resolución No.730 de 2013, siendo estas efectivas para subsanar las causas que dieron origen a dichos hallazgos. 2. RECOMENDACIONES 0 Realizar en un 100% el proceso de baja de bienes en la Institución, con el fin de continuar con la depuración y actualización de los inventarios existentes en el módulo de activos fijos con el levantamiento físico de los bienes de la Institución, con el fin de verificar la existencia física de los bienes que conforman el Inventario real de la Institución. Realizar el procedimiento de las depuraciones, provisiones y amortizaciones de acuerdo a lo contemplado en el Plan General de Contabilidad Pública. Sensibilizar a las áreas involucradas en el proceso contable de suministrar la información oportuna de acuerdo a los hechos que suceden en cada dependencia, para la realización de unos Estados Financieros razonables. 19

20 Reporte Envío Evaluación de Control Interno Contable Universidad de Córdoba Vigencia

21 ANA ELVIRA ESQUIVIA CASTELLANOS Jefe Unidad Control Interno Elaboró: Aura Castro Ramos Felix Burgos Burgos Montería, 28 de febrero de

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