FINANCIERA DE DESARROLLO NACIONAL S.A.

Transcripción

1 FINANCIERA DE DESARROLLO NACIONAL S.A. El Sistema de Control Interno (SCI) está fundamentado en el autocontrol, hace parte del compromiso y responsabilidad de la Financiera de Desarrollo Nacional (FDN) y las personas que hacen parte de la organización, con el fin de generar confianza y seguridad a sus accionistas y demás grupos de interés. Asi mismo, busca contribuir con el logro de los objetivos estratégicos, desarrollo operacional del negocio, reporte de información financiera y cumplimiento de las normas legales y regulatorias aplicables a la entidad. En este sentido, a continuación se presenta el estado del SCI de la FDN para esta vigencia Talento Humano: El área de Servicios Legales y de Apoyo continúa con los procesos de inducción al nuevo personal que ingresó a la Entidad con el fin de orientarlo acerca del conocimiento de la entidad y sus funciones y responsabilidades. Control Interno y el área de Servicios Administrativos y de Personal, trabajan para que los colaboradores de la Entidad utilicen los canales que están disponibles para realizar denuncias y para fortalecer la cultura de autocontrol y los valores éticos. Es importante tener en cuenta que en los valores y protocolos éticos, se incluyen la prevención y detección de Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo. El área de Servicios Administrativos y de Personal organizo durante esta vigencia clases de ingles para los empleados de la FDN, Adicionalmente, como parte de la asesoría para la implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera ("NIIF"), el Área Contable coordinó diferentes capacitaciones dirigidas a los colaboradores de la FDN, con el fin de ínstruirlos en las diferentes normas aplicables a la ínstitución. De otra parte, buscando el bienestar del personal, se incentivó y se participó con gran afluencia en las Olimpiadas Deportivas del Sector Hacienda, donde incluso la FDN obtuvo un reconocimiento por el papel desempeñado. 1.2 Direccionamiento Estratégico: El Gobierno Corporativo de la entidad está debidamente fortalecido, lo cual se evidencia en las

2 permanentes reuniones de la Junta Directiva y del Comité de Auditoria, a través de los cuales se hace un estricto seguimiento a todas las actividades de la organización, se toman las medidas que la administración ha recomendado y se dictan los lineamientos que deben seguir rigiendo el comportamiento de sus funcionarios y la ejecución de las actividades propias de la institución. Dentro de las políticas de Gobierno Corporativo, la Administración, ha constituido una diversidad de comités internos que permiten el seguimiento continuo y cercano a todos los controles establecidos tanto por los reguladores externos, como por las normas internas y externas de funcionamiento de la Entidad. La aplicación de los valores y protocolos éticos, principios en los cuales se soporta la entidad, es una constante, como quiera que su naturaleza lo requiere y que son las principales politicas establecidas por la administración, dentro de las cuales se incluye la prevención y detección de Lavado de Activos y la Financiación del Terrorismo y los controles contra los riesgos de fraude y corrupción. El 10 de octubre de 2014, la FDN firmo el acuerdo de capitalización de la Entidad con la Corporación Financiera Internacional (IFC, por sus siglas en inglés) y CAF - banco de desarrollo de América Latina (CAF). La capitalización por $170 mil millones se espera recibir a mediados de diciembre de La vinculación de estas entidades de primer nivel, fortalecerá patrimonialmente a la FDN, la cual tendrá a su disposición mayores recursos para ser invertidos en el desarrollo de la infraestructura del pais, asi como también consolidará nuevas prácticas de Gobierno Corporativo, lo que implica la participación de un mayor número de miembros independientes en la Junta Directiva y la toma de decisiones a través de mayorías calificadas, entre otros aspectos. La FDN inició el proyecto de Implementación de NIIF en el mes de Julio de 2014, el cual consta de cinco fases (Diagnostico, diseño y planeación, Desarrollo de Soluciones e impactos cuantitativos, Implementación y Capacitación y por último revisión post-implementación). Actualmente se finalizó la fase 1 y 2; la fase 3 se encuentra en un grado de avance del 70% (con cifras a Septiembre 30 de 2014). Adicionalmente, la FDN sigue trabajando en la materialización planes y programas, apoyados en la misión institucional, los cuales cobijan el Plan Estratégico, el Plan de Acción Sectorial e Institucional y el Plan de Desarrollo Administrativo, para así lograr una adecuada administración de los procesos, del control de riesgos y del manejo de indicadores, entre otros. 1.3 Administración del Riesgo La FDN, constantemente actualiza la matriz de riesgo operativo, en lo que respecta a la calificación e identificación de los nuevos riesgos que pueden generar posibles pérdidas a la entidad, así como la documentación de los controles establecidos en los procedimientos para la mitigación de riesgos. Los Mapas de Riesgos, se encuentran ajustados y actualizados en concordancia con la estructura actual de la entidad. Como parte del re-direccionamiento de la estrategia de la FDN, el aumento de potenciales contrapartes se ha incrementado. Control Interno y el Departamento de Riesgos han asegurado el adecuado funcionamiento de SARLAFT. También se continúa trabajando para que los procesos estén alineados con la matriz SARO y asi, se puedan prevenir los riesgos de fraude y corrupción.

3 La FON sigue trabajando en su proceso de transformación. En este sentido, se continúan adelantando las acciones que permitirán proponer la nueva estructura, funciones y planta de personal de la Financiera, entre otros, teniendo en cuenta el nuevo rol de la FON. Sin embargo, aunque la entidad se encuentra en proceso de transición, existe la oportunidad de mejora en los siguientes aspectos: La aplicación de tratamientos y de acciones preventivas o correctivas con el propósito de alcanzar los objetivos institucionales. Continuar trabajando en la revisión y/o actualización de procedimientos, manuales, guias, entre otros, para asi documentar, socializar, interiorizar, apropiar y comunicar conforme al actual Mapa de Procesos. Aunque se han realizado inducciones, se puede continuar con la ejecución de un programa planificado de re-inducciones que contenga todas las temáticas asociadas, asi como las establecidas en la normatividad pertinente. Subsistema de Control de Gestión 2.1 Actividades de Control La ejecución permanente en cada una de las áreas está empoderada con la operación por procesos, donde impera el componente de control permanente y las debidas responsabilidades encaminadas a esta práctica, definiendo los parámetros que se requieren en la ejecución de los procesos y las distintas actividades, como los planes, riesgos, programas. Adicionalmente, la FON realiza un monitoreo permanente del Sistema de Gestión de Calidad de acuerdo con la NTCGP y el Sistema Integrado de Gestión, que permite mantener el mejoramiento continuo de la entidad. También, se continúa con la aplicación y seguimiento al nuevo Modelo Estándar de Control Interno - MEC! y al Sistema de Gestión de Calidad, con el fin garantizar el éxito en el mejoramiento institucional mediante el fortalecimiento continuo de los controles al interior de la organización y de los procesos de evaluación Información y Comunicación Como parte del proceso de modernización y actualización tecnológica y de infraestructura, la Entidad inicio en octubre una actualización de SAP, que le permitirá a la Entidad soportar todas las actividades que se están desarrollando para el cumplimiento de sus objetivos misionales. También se continúa haciendo seguimiento a la estabilidad del aplicativo PORFIN, el cual se actualizo en la vigencia anterior. El área de Servicios Legales y de Apoyo ha implementado una adecuada estrategia de continuidad del negocio, mediante la adopción de políticas y acciones que permitan dar un respaldo oportuno de las operaciones, de sus archivos y de la conservación de los mismos, de tal forma que se no se afecte la operación de la Entidad en caso de presentarse cualquier tipo de contingencia.

4 La información es fundamental para la prevención y detección de lavado de activos y la financiación del terrorismo. Por lo cual, la alta tecnología, disposición de equipos, herramientas informáticas, infraestructura son necesarios para facílitar la tarea que adelanta la Entidad para la recolección y análisis de la información. La FDN sigue cumpliendo con la regulación, normatividad y reporte oportuno y adecuado de la información financiera, de gestión y operativa a las entidades de control, sin presentar ningún tipo de sanciones o faltas por incumplimientos, logrando así una eficacia en la gestión adelantada durante los periodos reportados. De otro lado, la FDN continúa la interrelación con el público objetivo y los gremios de interés, dando asi a conocer los servicios y productos de la FDN y lo establecido por la Ley 1712 de 2014 relacionada con la Transparencia y el derecho de acceso a la información pública". Aunque la FDN se encuentra en etapa de transición frente a su nuevo rol y estructura, existen las siguientes oportunidades de mejora: Continuar actualizando los manuales, guías, procesos y procedimientos de acuerdo con la normatividad legal vigente y a las nuevas estrategias de la entidad. Continuar actualizando los indicadores de gestión y hacer las evaluaciones correspondientes para tomar los correctivos en caso necesario. Se necesita continuar trabajando en la interiorización y consolidación de la cultura de Autocontrol y la Autoevaluación de la Gestión, para lo cual se recomíenda un sistema de información que soporte la gestión del sistema de indicadores de la entidad. Subsistema de Control de Evaluación 3.1. Autoevaluación Institucional La FDN, realiza un mantenimiento de los sistemas de administración de riesgos de conformidad con las normas emitidas por la Superintendencia Financiera de Colombia y los lineamientos de la Junta Directiva, asi como la actualización permanente de los manuales relacionados con los diferentes procedimientos. En cuanto a los Indicadores de Gestión, se utílizan como un esquema de medición estadística de las operaciones. Estos se actualizan mensualmente por parte de cada dueño de proceso y así mismo, la oficina de Control Interno ejerce auditoria sobre el tema Auditoría Interna La Oficina de Control Interno cuenta con un Plan de Auditorias que se desarrolla en forma mensual mediante un seguimiento a todos los procesos, procedimientos, actividades, operaciones,

5 cumplimiento de normas, planes, etc. Derivado de este monitoreo, se establecen las acciones de mejora y/o correctivas, las cuales se dan a conocer a los responsables de los procesos y a la administración como coordinador del Sistema de Calidad. En el elemento "Auditoría Interna" la Oficina de Control Interno a ejecutado en un 85 % el Plan de Acción de la vigencia 2014, que incluyó los programas de auditorías, evaluaciones, seguimientos y realización de las actividades que tiene a cargo conforme a los roles establecidos normativamente como arqueos aleatorios, auditorias de gestión entre otros. A la fecha se está trabajando junto con la Administración en el desarrollo del Programa de Auditorías para la vigencia Es así como la Oficina de Control Interno está realizando seguimiento al proceso de implementación de las NIIF y actualización del sistema SAPo Adicionalmente, también se ejerce un permanente control mediante la realización de las auditorias y la práctica y fomento del Autocontrol. Es importante tener en cuenta que las evaluaciones realizadas por la Oficina de Control Interno cubren los procesos, que por su importancia e impacto en el negocio, son objeto de valoración continua para identificar las oportunidades de mejora, así como para mitigar los posibles riesgos operativos asociados con la gestión del negocio Planes de mejoramiento Se cumple con los informes externos de Ley como Planes de Mejoramiento, Planes Administrativos, Derechos de Autor, Lucha contra la Corrupción, entre otros. El Plan de Mejoramiento Institucional está compuesto por los planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría General de la República vigencia 2012 y vigencia 2013; adicionalmente la Oficina de Control Interno (OCI) realiza el monitoreo periódico y la evaluación al desarrollo y cumplimiento de los Planes de Mejoramiento suscritos, generando información y alertas con enfoque preventivo, lo que permite a la administración hacer seguimiento constante y a la entidad realizar acciones de mejora continua en sus procesos. Por último, la Oficina de Control Interno presentó al Comité de Auditoría 30 recomendaciones y observaciones a la administración. Algunas recomendaciones y/o observaciones se han cumplido totalmente y otras continúan en proceso, por lo cual Control Interno seguirá haciendo seguimiento al cumplimento de éstas. Sin perjuicio de los avances alcanzados en los programas de auditorías, evaluaciones, seguimientos, se recomienda trabajar o profundizar los siguientes aspectos que son sujetos de mejora: Los dueños del proceso deben documentar los Planes de Mejoramiento Interno y/o Procesos de las auditorias y evaluaciones realizadas durante la vigencia. Aunque se han realizado avances en la materia, aún está pendiente la adopción formal de acciones estratégicas que permitirán medir la efectividad de los mismos. En relación con el elemento "Autoevaluación del Control" a nivel de áreas y/o procesos, está pendiente la formalización de instrumentos que permitan a los líderes de proceso y/o a las dependencias medir periódicamente la eficiencia, eficacia y efectividad de sus controles.

6 Estado general del Sistema de Control Interno El Sistema de Control Interno de la FDN viene operando de manera adecuada, situación que se evidencia ante la ausencia de eventos de fraude, ilicitos, multas o sanciones impuestas por 105 organismos que ejercen funciones de inspección, vigilancia o control sobre la entidad; quejas, reclamos o procesos de carácter fiscal o penal contra la Financiera o alguno de sus funcionarios y la no materialización de riesgos (operativos, de liquidez, de mercado, de crédito o de Lavado de Activos). Es preciso destacar que el sostenimiento constante del Modelo Estándar de Control Interno - MECI-, donde interactúan todos 105 elementos que forman parte de 105 Subsistemas y donde participan 105 procesos operativos, estratégicos, administrativos y de control se constituyen en un mecanismo que proporciona beneficios institucionales y de la Circular Externa 038 de 2009 de la Superintendencia Financiera de Colombia, han robustecido 105procesos de control en la Entidad. La FDN es obsecuente con estas prácticas, comoquiera que el Sistema de Control Interno se ha consolidado accediendo a la garantía en 105 resultados de la gestión y obteniendo 105 objetivos determinados. El Sistema de Control Interno cumple con las expectativas de la Entidad y le ha permitido contar con mecanismos de verificación y evaluación proporcionando un grado de seguridad razonable en la consecución de 105objetivos. Los resultados obtenidos de 105seguimientos a cada uno de 105planes de mejoramiento sobre el grado de cumplimiento de avances de auditoria interna, revisoría fiscal, Contraloria General de la Republica, SARO, derivados por las diferentes evaluaciones practicadas por 105 órganos de control interno y externo, cuyos resultados en términos generales han sido satisfactorios, se dieron a conocer en su oportunidad a la Adminístración y al Comité de Auditoría. La Alta Dirección ha formulado las estrategias pertinentes para dar sostenibilidad y resultados eficaces, eficientes y efectivos para la Entidad y su Sistema de Control Interno, articulado con 105demás sistemas que hacen parte del Sistema Integrado de Gestión institucional, asi como con 105 grandes retos establecidos para la entidad. Fortalecer la Oficina de Control Interno para que esté en la capacidad de atender 105nuevos retos de la FDN en cuanto a la capacidad y conocimiento de sus funcionarios y ayudas tecnológicas para un adecuado desempeño. Recomendaciones A partir del instrumento de evaluación utilizado por la Oficina de Control Interno y conforme a sus funciones y gestión como evaluador independiente del Sistema de Control Interno, se presentan las siguientes recomendaciones: Seguir trabajando en formular e implementar un plan de accíón que garantice la sostenibilidad, disponibilidad, confiabilidad y confidencialidad del sistema de indicadores que permita medir la gestión estratégica y la gestión operativa en 105 diferentes niveles organizacionales y sistemas de gestión, de conformidad con la nueva transformación Estratégica de la Entidad, de acuerdo a lo establecido en el Decreto 4174 de Continuar con la identificación del universo de 105procesos de la entidad, 105 puntos y responsables de

7 los controles en cada proceso y de los riesgos de fraude y anticorrupción (interno y externo). Seguir adecuando e implementando las metodologías definidas y actualizadas para la administración integral del riesgo, entre ellos los riesgos de liquidez, riesgos operativos y el riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo correspondientes a los nuevos procesos que se implementarán en la entidad. Dentro del marco del Sistema de Control Interno y el Sistema de Gestíón Integrado, se recomienda seguir el compromiso de la alta dirección y de cada uno de los integrantes de la entidad, formulando e implementando las estrategias, planes, programas, proyectos y/o actividades de divulgación, socialización y sostenibilidad con el fin de generar mejoras en el conocimiento, interiorización y apropiación del Sistema de Control Interno en la entidad y producir impactos positivos en sus grupos de interés, en los proyectos misionales especialmente, en atención a los fines y objetivos institucionales. Continuar fortaleciendo la cultura de revisión y actualización de los procesos, procedimientos y manuales por parte de los dueños de proceso por lo menos una vez al año y cuando se produzcan cambios en la dinámica de la organización y operaciones, teniendo armonía con la normatividad legal vigente y las funciones y contar con autoevaluaciones periódicas de control por parte de los dueños de procesos promoviendo planes de acción. Adoptar un plan de acción para la vigencia 2015 con el fin de continuar con la gestión ética, dentro del marco y lineamientos que establezca la alta dirección de la FDN. Dentro de este plan de acción, se recomienda generar estrategias de comunicación interna para socializar y sensibilizar entre los funcionarios y contratistas de la entidad su rol y responsabilidad en el logro de los objetivos estratégicos de la entidad, dentro de un marco de autocontrol. Continuar mejorando los canales de comunicación interna utilizados en la entidad con sus funcionarios. Continuar mejorando los canales de comunicación con la comunidad en cumplimiento de la Ley 1712 de 2014 denominada "Ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública". Continuar con el proceso de actualización del MECI en concordancia con lo establecido en el Decreto 943 de 2014, cuya tercera fase finaliza el 20 de noviembre del Continuar con el proceso de adopción de las medidas necesarias para que la gestión documental de la FDN se ajuste a los requerimientos y recomendaciones planteados por la AGN, a través de la actualización, depuración y organización del Archivo de Gestión, archivo central e histórico. Continuar con los procesos de actualización del sistema SAP y de implementación de las NIIF. ~~rpz GO~E3 i'rtovega RONCANCIO :fe Oficina de Control Interno Financiera de Desarrollo Nacional - FDN-