Sistema Gestión Fundos. Modulo Compras. Manual SGF V Página 1 de 31

Transcripción

1 Sistema Gestión Fundos Modulo Compras 1 de 31

2 2 Sistema Gestión de Fundo TABLA DE CONTENIDOS TABLA DE IMÁGENES Y DIAGRAMAS... 3 CONVENCIONES USADAS EN ESTE MANUAL... 4 MÓDULO COMPRAS... 5 MANTENCIÓN DE ARTÍCULOS MANTENCION DE TABLAS MANTENCION DE MONEDA MANTENCION DE TIPO DE COMPRA MANTENCION DE GERENTE DE AREA INGRESO DE ÓRDENES DE COMPRA EMISION DE ÓRDENES DE COMPRA MANTENCION DE ESTADO DE ORDENES DE COMPRAS CIERRE DE ÓRDENES DE COMPRA PENDIENTES INFORME DE O/C. PENDIENTES POR TIPO DE ORDEN/PROVEEDOR INFORME DE ESTADOS DE ORDENES DE COMPRA INFORME DE O/C. POR PROVEEDOR, PRODUCTO Y PRECIO COMPRAS/INFORME ULTIMAS COMPRAS DE UN PRODUCTO INFORME DE SALDOS DE ÓRDENES DE COMPRAS de 31

3 3 Sistema Gestión de Fundo TABLA DE IMÁGENES Y DIAGRAMAS Imágenes Imagen 0-1 Mantención de Artículos... 5 Imagen 0-2 Modificación Mantención de Artículos... 6 Imagen 0-3 Modificación Mantención de Artículos... 8 Imagen 0-4 Mantención de Moneda... 9 Imagen 0-5 Mantención de Moneda... 9 Imagen 0-6 Mantención de Tipo de Compra Imagen 0-7 Mantención de Tipo de Compra Imagen 0-8 Mantención de Gerente de Area Imagen 0-9 Ingreso de Datos Gerente de Área Imagen 0-10 Ingreso de Ordenes de Compra Imagen 0-11 Ingreso de Datos de Orden de Compra Imagen 0-12 Ejemplo Ingreso de Datos de Orden de Compra Imagen 0-13 Emisión de Ordenes de Compra Imagen 0-14 Selección de Ordenes de Compra Imagen 0-15 Ejemplo de Orden de Compra Imagen 0-16 Mantención de Estado de Ordenes de Compra Imagen 0-17 Proceso para cambio de Estado de Ordenes de Compra Imagen 0-18 Cierre de O/C Pendientes Imagen 0-19 Proceso de Cierre de O/C Pendientes Imagen 0-20 Ventana de Consulta de Cambio O/C Imagen 0-21 Informe de O/C. Pendientes por Tipo de Orden/Proveedor Imagen 0-22 Ingreso de datos Imagen 0-23 Ejemplo de Informe de O/C. Pendientes por Tipo de Orden/Proveedor Imagen 0-24 Informe de Estados de Ordenes de Compra Imagen 0-25 Ingreso de Datos Imagen 0-26 Ejemplo Informe de Estados de Ordenes de Compra Imagen 0-27 Informe O/C. Por Proveedor Producto y Precios Imagen 0-28 Ingreso de Datos Imagen 0-29 Ejemplo de Informe O/C. Por Proveedor Producto y Precios Imagen 0-30 Informe Ultimas Compras de un Producto Imagen 0-31 Ingreso de Datos Imagen 0-32 Ejemplo Informe Ultimas Compras de un Producto Imagen 0-33 Informe de Saldos de Ordenes de Compras Imagen 0-34 Ingreso de Datos Imagen 0-35 Ejemplo de Informe de Saldos de Ordenes de Compras de 31

4 4 Sistema Gestión de Fundo CONVENCIONES USADAS EN ESTE MANUAL VERSALES Cursiva COURIER Negrita : Se utiliza el efecto Versales en todas las palabras y frases que se refieran a una opción, ventana, o concepto propio del Sistema. : Se utiliza letra cursiva en todas las palabras o frases que correspondan a conceptos finales. : Con este formato se escriben todas las teclas o secuencias de teclas que acepte el sistema para realizar alguna función específica. : En negrita aparecen todas las referencias a páginas o secciones, e información importante de destacar. Fono:

5 5 MÓDULO COMPRAS El objetivo de este módulo es registrar y autorizar las órdenes de compras, que son obligatorias para el ingreso de recepciones en el módulo de insumos. Para poder ingresar datos en este módulo, lo primero que se debe hacer es parametrizar los insumos en el módulo INSUMOS/MANTENCIÓN DE TABLAS/MANTENCION DE ARTICULOS. MANTENCIÓN DE ARTÍCULOS Imagen 0-1 Mantención de Artículos En este módulo se ingresan y codifican tanto los insumos que dispone como los que necesita la empresa para su uso y/o aplicación. Al ingresar al módulo se despliega la siguiente ventana: 5 de 31

6 FAMILIA FAMILIA SUBFAMILIA ITEM ITEM ITEM 6 Imagen 0-2 Modificación Mantención de Artículos En Artículo, se debe asignar un código al artículo que se ingresará. Este código es numérico, de seis dígitos y se conforma de la siguiente manera: Ejemplo de la estructura: F F SF I I I EJEMPLO FAMILIA : Fitosanitarios (Código para familia 50) SUBFAMILIA : Fungicidas (Código para subfamilia 1) ITEMS : Botran 75 WP (001), Switch 62.5 WG (002) y Rovcap 56.5 WP (003) 6 de 31

7 FAMILIA FAMILIA SUBFAMILIA ITEM ITEM ITEM 7 EJEMPLO: ARTICULO F F SF I I I Botran 75 WP Switch 62.5 WG Rovcap 56.5 WP Una vez asignado el código del Artículo, al aplicar Enter el sistema entregará automáticamente un dígito verificador. Se escribe el Nombre del Artículo y se presiona Enter nuevamente. Posteriormente, se debe ingresar la Unidad de Medida (previamente creada en el Módulo Insumos/Mantención de Tablas/Mantención de Unidades). En Código Maquinaria se selecciona si es o No es Maquinaria. Si lo es, se selecciona el tipo de artículo de maquinaria que corresponde). En el campo Cod. de Presupuesto, se selecciona el código previamente creado en la Tabla 31 (Cod. Presupuesto Insumo) del módulo Parámetros/Tablas Generales. Luego, en Categoría, se selecciona la importancia del artículo para la empresa (por ej. A corresponde a Prioritaria), de acuerdo a las políticas de inventario. Se ingresa: El Stock mínimo, que es la cantidad mínima que puede disponer la empresa de este artículo sin afectar el correcto funcionamiento de la empresa. Stock máximo, la máxima cantidad que debe existir en bodega para no generar costos innecesarios por sobreabastecimiento. También por motivos de seguridad ya que muchos de estos productos son altamente inflamables. Punto de pedido, la cantidad mínima de artículo para realizar un nuevo pedido. Si la empresa no tiene definida una política de stock y de pedidos programados, estos tres campos pueden quedar en blanco. Finalmente, se ingresa el Ingrediente Activo, previamente creado en el módulo Insumos/Mantención de Tablas/Mantención de Ingredientes Activos (que se hará referencia más adelante). 7 de 31

8 8 Ir a la opción Grabar, como muestra la imagen: Imagen 0-3 Modificación Mantención de Artículos Una vez registrados los ARTICULOS, se puede comenzar a trabajar en el módulo COMPRAS. 01. MANTENCION DE TABLAS 01.1 MANTENCION DE MONEDA En este módulo se crean los tipos de moneda con los que se valorizarán los insumos convertidos a pesos según el tipo de cambio de la orden de compra. Para ingresar se sigue la siguiente ruta: 8 de 31

9 9 Imagen 01-1 Mantención de Moneda En Datos Tipo de Moneda, se asigna un CODIGO y una DESCRIPCIÓN (nombre del tipo de moneda). Se ingresa el SÍMBOLO MONEDA. Se pueden crear todas las monedas necesarias. Una vez ingresados los datos, Grabar, tal como muestra la imagen: Imagen 01-2 Mantención de Moneda 9 de 31

10 MANTENCION DE TIPO DE COMPRA Imagen 01-3 Mantención de Tipo de Compra Esta opción permite ingresar todos los tipos de compra que se realizarán. Al ingresar al módulo, se despliega la ventana siguiente: Imagen 01-4 Mantención de Tipo de Compra En esta ventana se debe ingresar un CÓDIGO y una DESCRIPCION (nombre) al Tipo de Compra. El sistema viene con el código 1 predefinido el cual corresponde al Tipo de Compra de EXISTENCIA. 10 de 31

11 11 Para aquellos tipos de compra que no corresponden a Existencias se ingresa y se asigna un código y una descripción al ELEMENTO que se registró. Por ejemplo: Se ingresa Código: 02 Tipo de Compra: Activo Fijo Elemento: 01 Descripción: Sillas U/Medida: UNID. Al Grabar los datos, se registra la información en el cuadro central de la ventana MANTENCION DE GERENTE DE AREA Imagen 01-5 Mantención de Gerente de Área Esta opción permite al administrador del sistema crear Gerentes de área para que éstos autoricen las órdenes de Compra, y a la vez, estos gerentes de área pueden permitir el acceso de otros usuarios del sistema para autorizar órdenes de compra. Al ingresar al módulo se desplegará la siguiente ventana. 11 de 31

12 12 Imagen 01-6 Ingreso de Datos Gerente de Área Se deben ingresar los DATOS DEL GERENTE DE AREA, luego se selecciona si desean o no Imprimir SOLO las ordenes de compra Autorizadas. Finalmente, el último campo (Para cambiar usuario) permite que el gerente de área autorice el acceso de otro usuario al sistema en caso de que él no se encuentre (por Estar de vacaciones, con licencia, etc.), de esta manera, el nuevo usuario puede autorizar las órdenes de compra emitidas. Esto se realiza ingresando el nombre y la clave del nuevo usuario. Luego, se hace clic en Grabar. 12 de 31

13 13 Cómo se solicita la adquisición de un producto o insumo? Como primer paso se debe ingresar al módulo: 02. INGRESO DE ÓRDENES DE COMPRA Imagen 02-1 Ingreso de Ordenes de Compra Se desplegará la siguiente ventana, donde deben ingresarse los siguientes datos: 13 de 31

14 14 Imagen 02-2 Ingreso de Datos de Orden de Compra DATOS ORDEN DE COMPRA (O/C): El NUMERO O/C, es entregado automáticamente por el sistema. Se selecciona el GERENTE DE AREA, previamente creado en el módulo Compras/Mantención de Tablas/Mantención Gerente de área o se puede crear ingresando a. Aparece la FECHA DE EMISIÓN automáticamente, y se ingresa la FECHA DE ENTREGA. En SOLICITADO POR, se ingresa el nombre de la persona que solicita la compra. Luego, se establece si el TIPO DE ENTREGA SERÁ: TOTAL o PARCIAL. Se establece el TIPO DE ORDEN DE COMPRA: PROPIO se refiere a O/C emitidas y autorizadas por la empresa, de TERCEROS se refiere a cuando se emiten y autorizan O/C por otras empresas relacionadas. Se ingresan OBSERVACIONES que fuesen necesarias. En DESPACHAR PRODUCTOS A se verifican los datos ya que estos aparecen automáticamente. 14 de 31

15 15 DATOS PROVEEDOR: Se ingresa el RUT del proveedor, previamente ingresado en el módulo Insumos/Mantención de Tablas/Mantención de Proveedores o haciendo clic en donde también es posible crearlos. Al ingresar el RUT, aparecerán automáticamente todos los datos del proveedor. Se ingresa: DATOS FACTURACION: TIPO DE PAGO, previamente creado o haciendo clic en MONEDA, previamente creado en el módulo Compras/Mantención de Tablas/Mantención de Moneda, o haciendo clic en. TIPO DE CAMBIO, en el caso de que se realice compras con Dólar, se ingresa el valor acordado, si corresponde a Peso, el sistema entrega el valor 1. CUOTA, se ingresa el número en que se cancelará la compra. ATENCION Ha, se ingresa a la persona a quien se le entregará la O/C. Luego, aplicar Enter. En la tabla de la ventana se debe ingresar: TIPO DE COMPRA, previamente creado en el módulo Compras/Mantención de Tablas/Mantención de Tipo de Compra o ingresando en ARTICULO, se selecciona el articulo creado en Insumos/Mantención de Tablas/Mantención de Artículos, o ingresando al módulo Se desplegará automáticamente los campos de DESCRIPCION, COD. /U.M. y ULT. PRECIO. CANTIDAD, se ingresa la cantidad a solicitar PRECIO UNITARIO, se ingresa el precio por unidad del producto, el cual corresponde a precio unitario de la moneda en que se emite la orden de compra, que puede ser, pesos, dólares, euros u otro. 15 de 31

16 16 Aparecerá el VALOR NETO, el IVA, y VALOR BRUTO, expresados en la moneda de emisión de la orden de compra Finalmente, la ventana queda registrada de esta manera: Imagen 02-3 Ejemplo Ingreso de Datos de Orden de Compra En la opción almacenamiento. se puede distribuir la compra a las distintas bodegas para su Luego, Grabar. Si el Gerente de área tiene seleccionada el atributo, El sistema no permite imprimir la orden de compra si no está previamente autorizada, por el Gerente de área. 16 de 31

17 17 En el caso que este atributo del Gerente de Área no esté marcado, el sistema entregará el mensaje Y se podrá emitir de inmediato. Es importante destacar que NO se pueden mezclar órdenes de compra de distintos Tipos de Compra. Una vez grabada la orden de compra quedará en ESTADO EMITIDA. Luego de haber ingresado la orden de compra y si ésta no se ha impreso, se accede al siguiente módulo: 03. EMISION DE ÓRDENES DE COMPRA Imagen 03-1 Emisión de Ordenes de Compra Esta opción permitirá la impresión física de la orden de compra para su revisión y posterior autorización. Se despliega una ventana en la cual se selecciona la O/C a imprimir según su ESTADO. Se ingresa el RUT del proveedor y Nº O/C. 17 de 31

18 18 Imagen 03-2 Selección de Ordenes de Compra Para ver la orden de compra se hace clic en Vista previa. 18 de 31

19 19 Imagen 03-3 Ejemplo de Orden de Compra 19 de 31

20 MANTENCION DE ESTADO DE ORDENES DE COMPRAS Imagen 04-1 Mantención de Estado de Ordenes de Compra Este módulo permite AUTORIZAR, RECHAZAR o ANULAR una orden de compra. Esta acción solo la puede realizar el Gerente de Área o el Usuario autorizado. Al ingresar al módulo se despliega la siguiente ventana: 20 de 31

21 21 Imagen 04-2 Proceso para cambio de Estado de Ordenes de Compra En ella aparecerán las ordenes de compra emitidas, las cuales se deben seleccionar (haciendo clic sobre ellas), elegir una de las OPCIONES (AUTORIZAR, RECHAZAR, ANULAR) y finalmente, hacer clic en Cambiar Estado. SÓLO UNA VEZ QUE LAS ÓRDENES DE COMPRA SON AUTORIZADAS ES POSIBLE REALIZAR LAS RECEPCIONES. Si se elige la opción RECHAZAR (cuando el Gerente no está de acuerdo con ella), la orden de compra queda en estado rechazada y no se pueden hacer ingresos. Si se elige la opción ANULAR (cuando la compra no se efectuará), la orden de compra queda en estado anulada. 21 de 31

22 CIERRE DE ÓRDENES DE COMPRA PENDIENTES Imagen 05-1 Cierre de O/C Pendientes Esta opción permite llevar un control sobre las órdenes de compra cerradas y las que no han sido recepcionadas en su totalidad. Esta opción es útil cuando quedan saldos por recepcionar, los cuales no se recibirán, y por lo tanto, en necesario sacar estas ordenes de compras de las que tienen saldos reales pendientes por recibir. Al ingresar a este módulo se despliega la siguiente ventana: 22 de 31

23 23 Imagen 05-2 Proceso de Cierre de O/C Pendientes En el primer campo se debe ingresar la Fecha de cierre y se selecciona Pendientes o Cerradas, según el tipo de O/C que se quiera Buscar. Al hacer clic en Buscar, se desplegará, en la columna izquierda de la ventana, el listado de órdenes de compra que registra el sistema, para la búsqueda seleccionada. Se selecciona la O/C (haciendo un clic sobre ella) y se hace clic en Cambiar. Aparecerá la siguiente ventana: Imagen 05-3 Ventana de Consulta de Cambio O/C Se debe hacer clic en Sí para cambiar la orden de compra. La opción permite seleccionar todas las O/C para cambiar su estado (de Pendiente a Cerrada o viceversa). 23 de 31

24 INFORME DE O/C. PENDIENTES POR TIPO DE ORDEN/PROVEEDOR Imagen 06-1 Informe de O/C. Pendientes por Tipo de Orden/Proveedor Esta opción permite generar un informe con las órdenes de compras, su estado y fechas de emisión y entrega, según el Tipo de Orden (Propio o de Terceros) y Proveedor. En este informe se señalan las O/C como Pendientes ya que aún no se ha hecho la Recepción (esta se efectúa en el módulo Insumos) Para emitir este informe, se ingresa al módulo donde se desplegará la siguiente ventana: Imagen 06-2 Ingreso de datos Se indica el TIPO DE ORDEN que se quiere informar (PROPIO o TERCEROS) y el RUT PROVEEDOR (si se quiere consultar por todos los proveedores, se debe aplicar Enter en este campo). Luego Imprimir o realizar Vista Previa. Se podrá ver un informe como el que se muestra a continuación: 24 de 31

25 25 Imagen 06-3 Ejemplo de Informe de O/C. Pendientes por Tipo de Orden/Proveedor 07. INFORME DE ESTADOS DE ORDENES DE COMPRA Imagen 07-1 Informe de Estados de Ordenes de Compra Esta opción permite generar un informe de todas las órdenes de compra según su ESTADO (INGRESADAS, EMITIDA, AUTORIZADA, ENVIADA, RECHAZADA, ANULADA, RECEPCION PARCIAL, RECEPCION TOTAL) Para emitir este informe se debe ingresar al módulo donde se desplegará la ventana que se muestra a continuación: 25 de 31

26 26 Imagen 07-2 Ingreso de Datos Se selecciona el ESTADO de O/C que se quiere consultar, luego realizar Vista previa o Imprimir. Se generará un informe como el siguiente: Imagen 07-3 Ejemplo Informe de Estados de Ordenes de Compra 26 de 31

27 INFORME DE O/C. POR PROVEEDOR, PRODUCTO Y PRECIO Imagen 08-1 Informe O/C. Por Proveedor Producto y Precios Esta opción permite obtener informes sobre las órdenes de compra por proveedor, indicando el producto comprado, cantidad, precio unitario y precio total. Para obtener este informe, se debe ingresar al módulo donde se desplegará la siguiente ventana: Imagen 08-2 Ingreso de Datos Se ingresa el RUT del proveedor o se aplica Enter si es que se quiere consultar por todos los proveedores. Luego se indica cómo se quiere obtener el detalle del informe (POR PROVEEDOR o POR PROVEEDOR, PRODUCTO Y PRECIO). Luego, realizar Vista Previa o Imprimir. Se podrá ver un informe como el siguiente: 27 de 31

28 28 Imagen 08-3 Ejemplo de Informe O/C. Por Proveedor Producto y Precios 28 de 31

29 COMPRAS/INFORME ULTIMAS COMPRAS DE UN PRODUCTO Imagen 09-1 Informe Ultimas Compras de un Producto Este módulo permite generar un informe con las últimas compras realizadas de un producto, independiente del proveedor. Para obtener este informe se ingresa al módulo donde se desplegará la siguiente ventana: Imagen 09-2 Ingreso de Datos Se selecciona el TIPO DE COMPRA y el PRODUCTO. Luego, Imprimir o Vista Previa. Se obtendrá un informe como el que se muestra a continuación. 29 de 31

30 30 Imagen 09-3 Ejemplo Informe Ultimas Compras de un Producto Cómo saber qué Órdenes de Compra no han sido recepcionadas por Insumos? 10. INFORME DE SALDOS DE ÓRDENES DE COMPRAS Imagen 10-1 Informe de Saldos de Ordenes de Compras Este módulo permite generar un informe sobre las O/C que no han sido recepcionadas por Insumos, incluyendo las que han sido recepcionadas parcialmente. 30 de 31

31 31 Para obtener este informe se ingresa al módulo donde se desplegará la siguiente ventana: Imagen 10-2 Ingreso de Datos Se debe ingresar el RUT de uno o TODOS los proveedores y luego hacer clic en Imprimir o Vista Previa. Se obtendrá un informe como el siguiente: Imagen 10-3 Ejemplo de Informe de Saldos de Ordenes de Compras 31 de 31