MUNICIPALIDAD DE ANTOFAGASTA MANUAL DE OPERACIONES SISTEMA DE BODEGA

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1 MUNICIPALIDAD DE ANTOFAGASTA MANUAL DE OPERACIONES SISTEMA DE BODEGA 2017

2 TABLA DE CONTENIDOS 1 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA Diagrama Funcional Descripción General Principales Funcionalidades Datos que Administra Procesos Principales Salidas del Sistema Principales Consultas por Pantalla Relación con Otros Sistemas MENÚ PRINCIPAL Menú Módulo de Bodega Movimientos de Bodega Productos Bajo en Stock Activa Movimientos de Bodega Submenú Consultas Consulta de Inventarios y Tarjetas de Producto Consulta de Movimientos de Bodega Consulta Ítem por Bodega Consulta Detalle de Movimientos Submenú Informes Listado de Consumo por Centro de Costo Listado de Productos en Bodega Listado de Movimientos por Varios Rangos Listado de Recepciones Listado de Movimientos por Tipo de Informes Listado de Movimientos por Artículos Menú Módulo de Maestro de Ítems Movimientos de Préstamos y Devoluciones Mantenedor de Ítems a Prestar Submenú Informes Listado de Préstamos y Devoluciones Listado de Movimientos y Estados Listado de Maestro de Ítems Menú Módulo Códigos Códigos Generales Mantención de Productos Mantenedor de Beneficiarios Menú Procesos no Rutinarios Cambiar Contraseña Menú Ventana Manual de Operaciones del Sistema de Bodega de la I. Municipalidad de Antofagasta 2

3 1 DESCRIPCIÓN GENERAL DEL SISTEMA 1.1 Diagrama Funcional DIAGRAMA FUNCIONAL SISTEMA DE BODEGA ORDEN DE COMPRA ADQUISICIONES Proveedor FACTURA BODEGA LISTADO DE CONSUMOS RESUMEN DE EXISTENCIA INVENTARIO VALORIZADO TRASPASO NUEVOS BIENES INGRESO DE FACTURAS CÓDIGO DEL ARTÍCULO EXISTENCIAS ITEM POR BODEGA MOVIMIENTO DE BODEGAS PROVEEDORES PRODUCTO POR CÓDIGO INVENTARIO ACTIVO FIJO CONTABILIDAD Y PRESUPUESTO TESORERÍA 1.2 Descripción General Este módulo ha sido diseñado para administrar los bienes y materias primas que se mantienen en bodega central y/u otras dependencias, ajustándose a la normativa emanada de la Contraloría General de la República. Una de sus características principales es que permite controlar la recepción, despacho, traspaso a otras bodegas, ajustes, devoluciones a proveedores y entrega de los bienes a los distintos departamentos de la Municipalidad, otorgando un control exacto de la existencia en cada uno de los bienes, mantiene un registro histórico de los bienes y permite emitir informes y consultas por pantalla del stock existente en bodega. 1.3 Principales Funcionalidades Administra los ingresos y despacho de bienes a departamentos. Consultas directas a las base de datos de los bienes por pantalla. Emite informes de la situación de cada uno de los bienes ingresados y despachados. Autorización de salida de movimientos. 3 Manual de Operaciones del Sistema de Bodega de la I. Municipalidad de Antofagasta 3

4 1.4 Datos que Administra Cantidad. Centro de consumo Código Del item Código proveedor. Departamento. Artículo Nombre dirección Descripción del producto Descuento. Dirección. Factura Fecha recepción Nombre Jefe de Bodega. Funcionario encargado Grupo. Nº Guía de Despacho. Nombre Director Nombre Jefe de Departamento Nombre de quien recibe. Número interno Número de folio Número Orden de compra Observación general Número de orden de servicio Fecha de entrega Precio Proveedor Situación de la orden de Compra Situación del producto Tipo de ajuste Unidad de medida Uso. Valor total (especificado con o sin I.V.A.). Valor Unitario. 1.5 Procesos Salida de materiales de bodega 4 Manual de Operaciones del Sistema de Bodega de la I. Municipalidad de Antofagasta 4

5 Entrada de materiales a bodega Ajustes de valores y cantidades Traspasos entre bodegas 1.6 Principales Salidas del Sistema Formulario de recepción y entrega de materiales. Gasto por departamento y por dirección. Guía de despacho (datos generales). Inventario Valorizado. Listado actualizado y valorizado de artículos en Stock. Listado de consumos. Listado de movimiento diario. Listado de saldo diario por grupo de artículo. Listado de stock por grupo. Resumen de existencias. Resumen de stock. 1.7 Principales Consultas por Pantalla Código del Artículo. Existencias Fecha de entrega. Ítems por bodegas Movimientos de bodegas Nº de folio. Nº orden de servicio. Productos por código Proveedores Saldo por grupo. 1.8 Relación con Otros Sistemas Adquisiciones Inventario y Activo Fijo Contabilidad Tesorería Mercado Público 5 Manual de Operaciones del Sistema de Bodega de la I. Municipalidad de Antofagasta 5

6 2 MENÚ PRINCIPAL Este sistema contempla los siguientes menús: Módulo Bodega, Módulo maestro de Ítems, Módulo Códigos, Procesos no Rutinarios y Ventana 2.1 Menú Módulo de Bodega El menú Módulo de Bodega, presenta las siguientes opciones: Movimientos de Bodega, Productos Bajo Stock, Activa Movimientos de Bodega, Submenú Consultas y Submenú Informes. 6 Manual de Operaciones del Sistema de Bodega de la I. Municipalidad de Antofagasta 6

7 2.1.1 Movimientos de Bodega Esta opción permite administrar (crear, modificar, eliminar) los Movimientos que se realizan en la Bodega. Para emitir un movimiento que se va a realizar en la Bodega, se deben completar todos los campos del formulario, definir el Tipo de Movimiento, el cual creara automáticamente el Número de Movimiento como la Fecha del mismo también, seleccionar la Bodega y el responsable de la Bodega entre otros datos. Al presionar el botón Grabar y Emitir se grabará el registro en el sistema y se imprimirá el documento Productos Bajo en Stock Esta opción permite visualizar los productos que se encuentran bajos en stock en la bodega. Para visualizar dicha información se debe seleccionar los filtros: código o la descripción y presionar el botón Aceptar. Para visualizarlos todos debe seleccionar Todos. 7 Manual de Operaciones del Sistema de Bodega de la I. Municipalidad de Antofagasta 7

8 2.1.3 Activa Movimientos de Bodega Esta opción permite administrar (crear, modificar) los Movimientos que se realizan en la Bodega. Para emitir un movimiento que se va a realizar en la Bodega, se deben completar todos los campos del formulario, definir el Tipo de Movimiento, con lo que el sistema creará el Número y Fecha de Movimiento debiendo seleccionar la Bodega y el responsable entre otros datos. Posteriormente se debe presionar el botón Grabar, con lo que se grabará el movimiento Submenú Consultas Este submenú contempla las siguientes opciones: Consulta de Inventarios y Tarjetas de Producto, Consulta de Movimientos de Bodega, Consulta Ítem por Bodega y Consulta Detalles de Movimientos. 8 Manual de Operaciones del Sistema de Bodega de la I. Municipalidad de Antofagasta 8

9 Consulta de Inventarios y Tarjetas de Producto Esta opción permite realizar Consultas de Inventarios y Tarjetas de Productos. Para realizar la consulta se debe seleccionar la Bodega y el Producto, posteriormente se visualizara en la grilla los datos del Producto y la Tarjeta Consulta de Movimientos de Bodega Esta opción permite realizar Consultas de los Movimientos de Bodega, para lo cual se debe seleccionar el Tipo de Movimiento que deseamos consultar y una rango de fecha del Movimiento. Realizado lo anterior se visualizarán los detalles del Movimiento realizado en la Bodega. 9 Manual de Operaciones del Sistema de Bodega de la I. Municipalidad de Antofagasta 9

10 Consulta Ítem por Bodega Esta opción permite realizar Consultas de un Ítem por Bodega, para lo cual se debe seleccionar la Bodega y luego el Producto. Los productos almacenados en dicha bodega se presentarán en la parte inferior del formulario Consulta Detalle de Movimientos Esta opción permite realizar Consultas del Detalle de Movimientos, para lo cual se deben completar todos los campos del formulario: Tipo de Movimientos, rango de Fecha de Movimiento, rango de Bodega, rango de Centro de Costo, rango de código de productos. Una vez completados todos los campos, se visualizarán todos los datos. 10 Manual de Operaciones del Sistema de Bodega de la I. Municipalidad de Antofagasta 10

11 2.1.5 Submenú Informes Este submenú contempla las siguientes opciones: Listado de Consumos por Centro de Costo, Listado de Productos en Bodega (Stock), Listado de Movimientos por Varios Rangos, Listado de Recepciones, Listado de Movimientos por Tipo de Informes y Listado de Movimientos por Artículos Listado de Consumo por Centro de Costo Esta opción permite obtener un Listado de Consumo por Centro, para lo cual se deben completar todos los campos del formulario: rango de centro costo, rango fecha movimiento y rango Producto. Posteriormente se debe presionar el botón Editar, para visualizar el Listado solicitado y el botón Imprimir, si se requiere en papel. 11 Manual de Operaciones del Sistema de Bodega de la I. Municipalidad de Antofagasta 11

12 Listado de Productos en Bodega Esta opción permite obtener un Listado de Producto en Bodega, para lo cual se deben completar todos los campos del formulario: rango de Bodega, rango Producto, rango de cantidades y definir el ordenamiento. Posteriormente se debe presionar el botón Editar, para visualizar el Listado solicitado y el botón Imprimir, si se requiere en papel Listado de Movimientos por Varios Rangos Esta opción permite obtener un Listado de Movimientos, para lo cual se deben completar todos los campos del formulario: rango Centro Costo, rango Fecha Movimiento, rango Producto, rango de Bodegas y tipo de Movimiento. Posteriormente se debe presionar el botón Editar, para visualizar el Listado solicitado y el botón Imprimir, si se requiere en papel. 12 Manual de Operaciones del Sistema de Bodega de la I. Municipalidad de Antofagasta 12

13 Listado de Recepciones Esta opción permite obtener un Listado de Recepciones, para lo cual se deben completar todos los campos del formulario: rango Centro Costo, rango Fecha Movimiento, rango Producto, rango de Bodegas y determinar el Ordenamiento. Posteriormente se debe presionar el botón Editar, para visualizar el Listado solicitado y el botón Imprimir, si se requiere en papel Listado de Movimientos por Tipo de Informes Esta opción permite obtener un Listado de Movimientos en Bodega, para lo cual se deben completar todos los campos del formulario: Tipo Movimiento, rango Número Movimiento, rango Fecha Movimiento, rango de Bodega, rango de N s de Factura, rango de Órdenes de Compra y determinar el Tipo de informe y el Ordenamiento. Posteriormente se debe presionar el botón Editar, para visualizar el Listado solicitado y el botón Imprimir, si se requiere en papel. 13 Manual de Operaciones del Sistema de Bodega de la I. Municipalidad de Antofagasta 13

14 Listado de Movimientos por Artículos Esta opción permite obtener un Listado de Movimiento de Artículo, para lo cual se deben completar todos los campos del formulario: rango Fecha Ingreso, rango de Bodega y rango de Productos. Posteriormente se debe presionar el botón Editar, para visualizar el Listado solicitado y el botón Imprimir, si se requiere en papel. 2.2 Menú Módulo de Maestro de Ítems Este menú contempla las siguientes opciones: Movimiento de Préstamos y Devoluciones, Mantenedor de Ítems a Prestar y submenú Informes 14 Manual de Operaciones del Sistema de Bodega de la I. Municipalidad de Antofagasta 14

15 2.2.1 Movimientos de Préstamos y Devoluciones Esta opción permite administrar (crear, modificar, eliminar) los Movimientos de Préstamos y Devoluciones. Para ingresar un nuevo Préstamos o una Devolución, se deben completar todos los campos del formulario, Año, Número Ingreso, Fecha Ingreso, Centro de Costo, Responsable Bodega, Producto entre otros datos. Luego se debe seleccionar la opción Grabar, con lo que se almacenará en la base de datos el nuevo préstamo o devolución ingresada Mantenedor de Ítems a Prestar Esta opción permite administrar (crear, modificar, eliminar) el Maestro de ítems a Prestar. Para ingresar un nuevo Ítems, se deben completar todos los campos del formulario, Rubro, Subrubro, Producto entre otros datos. Luego se debe seleccionar la opción Grabar, con lo que se almacenará en la base de datos el nuevo Ítem. 15 Manual de Operaciones del Sistema de Bodega de la I. Municipalidad de Antofagasta 15

16 2.2.3 Submenú Informes Este submenú contempla las siguientes opciones: Listado de Préstamos y Devoluciones, Listado de Movimientos y Estados y Listado Maestro de Ítems Listado de Préstamos y Devoluciones Esta opción permite obtener un Listado de las Devoluciones ingresadas al sistema. Para obtener el Listado, se deben completar todos los campos del formulario: Año, rango Número Ingreso, rango Fecha Ingreso, Bodega Virtual, rango de Responsable, rango de Producto, determinar el Ordenamiento y marcar la emisión de Morosos, si se requiere. Posteriormente se debe presionar el botón Editar, para visualizar el Listado solicitado y el botón Imprimir, si se requiere en papel. 16 Manual de Operaciones del Sistema de Bodega de la I. Municipalidad de Antofagasta 16

17 Listado de Movimientos y Estados Esta opción permite obtener un Listado de Movimientos y Estados ingresadas al sistema. Para obtener el Listado, se deben completar todos los campos del formulario: Año, rango Número Ingreso, rango Fecha Ingreso, rango Fecha Devolución, Bodega Virtual, Estado y Ordenamiento. Posteriormente se debe presionar el botón Editar, para visualizar el Listado solicitado y el botón Imprimir, si se requiere en papel Listado de Maestro de Ítems Esta opción permite obtener un Listado de Maestro de Ítems a Prestar ingresados al sistema. Para obtener el Listado, se deben completar todos los campos del formulario: Bodega Virtual, rango de Producto y Ordenamiento. Posteriormente se debe presionar el botón Editar, para visualizar el Listado solicitado y el botón Imprimir, si se requiere en papel. 17 Manual de Operaciones del Sistema de Bodega de la I. Municipalidad de Antofagasta 17

18 2.3 Menú Módulo Códigos Este menú contempla las siguientes opciones: Códigos Generales, Mantención de Productos y Mantenedor de Beneficiarios Códigos Generales Esta opción permite administrar (crear, modificar, eliminar) los Códigos Generales con los que trabaja el sistema. Para ingresar un nuevo código al sistema, se debe seleccionar el Tipo de Código, luego ingresar un Código y finalmente una Descripción que va asociada a los ítems completados anteriormente. Finalmente se debe presionar el botón Grabar, con lo que se almacenará en el sistema el nuevo código ingresado. 18 Manual de Operaciones del Sistema de Bodega de la I. Municipalidad de Antofagasta 18

19 2.3.2 Mantención de Productos Esta opción permite administrar (crear, modificar, eliminar) los Productos con los que trabaja el sistema. Para ingresar un nuevo producto al sistema, se deben completar todos los campos del formulario, Bodega, Rubro, Producto entre otros datos. Finalmente se debe presionar el botón Grabar, con lo que se grabará en el sistema el nuevo producto ingresado Mantenedor de Beneficiarios Esta opción permite administrar (crear, modificar, eliminar) los Beneficiarios con los que trabaja el sistema. Para ingresar un nuevo funcionario se deben completar todos los campos del formulario, Rut, Fecha Ingreso, Nombre entre otros datos. Posteriormente se debe presionar el botón Grabar con lo que se grabará en el sistema el nuevo Beneficiario ingresado. 19 Manual de Operaciones del Sistema de Bodega de la I. Municipalidad de Antofagasta 19

20 2.4 Menú Procesos no Rutinarios Este menú contempla la opción Cambiar Contraseña Cambiar Contraseña Esta opción permite administrar (crear, modificar, eliminar) los usuarios que tienen acceso al sistema. Para crear un nuevo usuario, se deben completar todos los campos del formulario, Usuario, Clave Usuario Actual y Clave Usuario Nueva, una vez completados todos los campos, se debe presionar el botón Grabar, con lo que se almacenará en el sistema, el nuevo Usuario creado. Para el cambio de Contraseña, el usuario de registrarse, ingresar la contraseña actual y luego su nueva contraseña y presionar el botón Grabar, con lo que realizará el cambio. 20 Manual de Operaciones del Sistema de Bodega de la I. Municipalidad de Antofagasta 20

21 2.5 Menú Ventana La opción Ventanas, muestra todas las pantallas que están abiertas en las cuales se puede estar trabajando * Manual de Operaciones del Sistema de Bodega de la I. Municipalidad de Antofagasta 21