PRESENTACIÓN GESTION DE CONTRATOS

Transcripción

1 PRESENTACIÓN GESTION DE CONTRATOS Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano. DGCP-LPN Fecha: 21/09/2016

2 INDICE 00 Introducción Introducción Objetivo Objetivos Específicos 01 Información General del Contrato 02 Características del Contrato 03 Pasos para la Edición del Contrato 04 Gestión del Contrato 05 Administración del Contrato 06 Integración con Sistemas Externos

3 INTRODUCCIÓN INTRODUCCIÓN En este tema se presentarán las características principales de la Gestión del Contrato en la que interviene una Unidad de Compra y un Proveedor, esta funcionalidad permitirá gestionar los contratos resultantes del proceso de adquisición. El mismo comprenderá todas las actividades claves para la gestión de contratos de cualquier tipo de compra, como son: la elaboración, definición de roles y responsabilidades, relación con el proveedor, entregas, pagos, modificaciones, término anticipado, Registro de factura, gestión de facturas, servicios post entrega, devoluciones y gestión del contrato.

4 INTRODUCCIÓN OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL. Presentar el Contrato y las generalidades del Contrato de la gestión de compras y contrataciones del Estado Dominicano con la finalidad de realizar un proceso en total control de los bienes y servicios públicos. OBJETIVOS ESPECÍFICOS. Exponer las principales características del contrato en el proceso de la Edición. Enumerar los pasos para la Edición del Contrato. Destacar los puntos mas importante de la Gestión de Contratos.

5 INDICE 00 Introducción 01 El Contrato 02 Características del Contrato 03 Pasos para la Edición del Contrato 04 Gestión del Contrato 05 Administración del Contrato 06 Integración con Sistemas Externos

6 EL CONTRATO EL CONTRATO Es el documento generado por el acuerdo en el que dos o más partes se comprometen recíprocamente a respetar y cumplir una serie de condiciones. Los actores involucrados en la gestión de Contrato son: La unidad de Compra / Entidad y El Proveedor.

7 INDICE 00 Introducción 01 El Contrato 02 Características del Contrato 03 Pasos para la Edición del Contrato 04 Gestión del Contrato 05 Administración de Contratos 06 Integración con Sistemas Externos

8 CARACTERÍSTICAS DEL CONTRATO CARACTERÍSTICAS DEL CONTRATO Acceder al borrador del contrato desde la propia adjudicación. La opción administración del contrato permite ver el historial de los contratos publicados y las ultimas modificaciones. Si hay un flujo de aprobación asociado al envío del contrato, antes del envío, el usuario aprobador recibirá una alerta para que apruebe el contrato. A lo largo de la creación de un contrato, el usuario tendrá a su disposición las siguientes opciones: - Guardar: el contrato se queda en estado borrador y el usuario podrá seguir trabajando en él posteriormente; - Finalizar: el contrato se queda en estado pendiente de aprobación por el usuario aprobador.

9 CARACTERÍSTICAS DEL CONTRATO En la Edición del Contrato; los apartados modificaciones del contrato e incumplimientos del contrato se habilitan luego que el proveedor acepta y envía el contrato a la unidad de compra. Si en el contrato se crea el plan para fecha de entrega de los bienes, el sistema permitirá crear planes de entrega por porcentaje además de por artículos, se podrá modificar en cualquier estado del contrato (excepto si esta cerrado), sin necesidad de hacer una modificación al contrato.

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11 PASOS PARA LA EDICIÓN DEL CONTRATO A continuación los pasos para realizar la gestión de contratos. Paso 1. Información general Paso 2. Condiciones Paso 3. Bienes y servicios Paso 4. Documentos del Proveedor Paso 5. Documentos del Contrato Paso 6. Configuración del procedimiento Paso 7. Ejecución del Contrato Paso 8. Facturas del Contrato Paso 9. Modificaciones del Contrato Paso 10. Incumplimientos

12 PASOS PARA LA EDICIÓN DEL CONTRATO PASOS PARA LA EDICIÓN DEL CONTRATO Inmediato este disponible el Contrato en el sistema, se habilitará para la edición. Este Consta de diez pasos. Aquí se expresa los requerimientos de la Unidad de Compra, tipo de Compra, fecha del contrato, Nombre del Proveedor o Proveedores, Tipo de Bienes o Servicios a Comprar, Cantidad a comprar, Lista de Precios, Documentos del Contrato, Configuraciones del Proceso, Ejecución del Contrato, Facturas de Contrato, por ultimo Modificaciones del Contrato e Incumplimientos si este ultimo aplica. Una vez editado y enviando al Proveedor, se puede aceptar, realizar modificaciones o rechazar el contrato.

13 GESTIÓN DEL CONTRATO GESTIÓN DEL CONTRATO Una vez completado todos los datos solicitados para realizar el contrato se dará clic al botón enviar al proveedor. El oferente verificará el contrato enviado y pulsará el botón aceptar contrato para continuar con el proceso de la compra. Cuando el oferente acepta el contrato se revisará nuevamente los documentos completados, si todas las partes están de acuerdo se le dará clic al botón Aprobar Contrato. Y si el comprador no esta de acuerdo pulsará el botón Rechazar Contrato. En caso de seleccionar el botón Aceptar Contrato le apareciera el botón Publicar Contrato.

14 INDICE 00 Introducción 01 El Contrato 02 Características del Contrato 03 Pasos para la Edición del Contrato 04 Gestión del Contrato Documentos del Contrato Configuración del Procedimiento Ejecución del Contrato Registro Devoluciones Facturas del Contrato Notas de Crédito/ Reintegro Saldo Pagado Estados del Contrato 05 Administración de Contratos 06 Integración con Sistemas Externos

15 GESTIÓN DEL CONTRATO DOCUMENTOS DEL CONTRATO El usuario podrá crear la orden, anexar documento o borrar cuando el contrato se encuentre en estado de edición. Una vez publicado la plantilla del contrato u orden de compra que ha sido enviada al proveedor esta debe de ser firmado por el comprador y proveedor.

16 GESTIÓN DEL CONTRATO CONFIGURACIÓN DEL PROCEDIMIENTO En este paso se realiza la configuración del devengado, compromiso o libramiento de pago.

17 GESTIÓN DEL CONTRATO EJECUCIÓN DEL CONTRATO Ejecución del Contrato: en este paso tenemos dos tipos de plan: por articulo y por porcentaje. En la Ejecución del Contrato estarán disponibles las siguientes opciones: crear plan, cancelar plan, ver plan, confirmar plan, recepción no planeada, registrar devolución.

18 Ejecución del Contrato CREACIÓN EJECUCIÓN DEL PLAN El usuario dentro de la Ejecución del plan tendrá dos opciones para registrar la recepción del plan, esta puede ser Recepción Planeada y Recepción no Planeada.

19 Ejecución del Contrato CREACIÓN EJECUCIÓN DEL PLAN Al momento de realizar la creación del plan el usuario deberá especificar la fecha prevista de entrega, especificar alguna observación de la entrega (opcional) y añadir la cantidad de artículos que desea recibir, después le damos al botón guardar.

20 Ejecución del Contrato RECEPCIÓN PLANEADA Desde el botón Confirmar, el usuario podrá crear una recepción planeada, Indica la fecha real de la recepción y selecciona la cantidad de artículos recibidos y le damos al botón guardar.

21 Ejecución del Contrato RECEPCIÓN NO PLANEADA Si es para una Recepción no planeada debemos de dar clic al botón Recepción no planeada, indicar la fecha real de la recepción, añadir los artículos no planeados y le damos a guardar.

22 GESTIÓN DEL CONTRATO REGISTRAR DEVOLUCIONES Registrar Devolución: una devolución podrá estar asociada a una o varias excepciones, en el caso de devolución sin reposición pagada, todas las recepciones deberán corresponderse a la misma factura.

23 GESTIÓN DEL CONTRATO FACTURAS DEL CONTRATO El Portal Transaccional permitirá al usuario registrar la información de pago de facturas. También marcar como pagadas en las facturas aceptadas y registra la fecha en la que se hizo el pago. Este paso se divide en los siguientes bloques: 1)Facturas del Contrato 2) Reintegros/Notas de Crédito del Contrato 3) Saldo de pagos

24 GESTIÓN DEL CONTRATO REGISTRO DE FACTURA Registro de Facturas: el usuario comprador o proveedor podrá realizar el registro de factura, llenando los campos solicitados, deberá anexar la imagen de la factura original en cargar documentos y añadir la recepción de entrega, después procederá a guardar.

25 GESTIÓN DEL CONTRATO NOTAS DE CRÉDITO/ REINTEGROS Notas de Crédito: el proveedor devuelve el monto pagado a través de la nota de crédito. El proveedor y el comprador debe registrar la nota de crédito entregada y el sistema de compras registra la información para fines de gestión del contrato, esta información podrá ser visualizada por el proveedor. Reintegros: se refiere a las partidas que provienen de una devolución, pero estas se reintegra nuevamente a la institución, el usuario deberá completar el siguiente formulario para poder actualizar la devolución realizada anteriormente.

26 GESTIÓN DEL CONTRATO SALDO PAGO El sistema habilitará un balance general automático del contrato y los diferentes estatus de saldo. Como el valor total del contrato, valor total de anticipos, valor total de las facturas, valor total aceptado, valor total pagado, valor total de entrega pendientes, valor total de reintegros pendientes. El Portal transaccional no permitirá registrar una factura con un monto superior al contratado (compromiso). Si el importe de la factura supera el compromiso total, SIGEF devolverá un error y el usuario deberá modificar el contrato para aumentar el compromiso. Al confirmar el registro de una factura o de un anticipo, el sistema enviará una nota de recepción a SIGEF para que el usuario financiero genere el devengado en SIGEF.

27 Gestión del Contrato CONTRATO Una vez creada la adjudicación es posible crear el contrato u Orden de compra con el proveedor o proveedores adjudicados, de tal manera que los datos de la adjudicación serán automáticamente completados en el contrato. Los Estados del contrato son: Creado (en edición) Terminado (Confirmado) Aprobado (enviado al proveedor) Cumplido (Cerrado) Suspendido Rescindido Modificado

28 INDICE 00 Introducción 01 El Contrato 02 Características del Contrato 03 Pasos para la Edición del Contrato 04 Gestión del Contrato 05 Administración de Contratos 06 Integración con Sistemas Externos

29 Administración de Contrato ADMINISTRACIÓN DE CONTRATO En esta área se podrá acceder por medio del menú comprador a las opciones del contrato en estado de aprobado o enviado al suplidor, como también administrar los contratos suspendido de integración o los reactivado de integración.

30 Administración de Contrato Opción Ver en administración de contratos. Es el área que permite visualizar los siguientes estado en el que se encuentra el contrato. Las siguientes opciones son: todos, en edición, en aprobación, pendiente de aprobación, celebrados, en revisión del proveedor, terminados, cancelados, suspendidos.

31 INDICE 00 Introducción 01 El Contrato 02 Características del Contrato 03 Pasos para la Edición del Contrato 04 Gestión del Contrato 05 Administración de Contratos 06 Integración con Sistemas Externos

32 Integración con Sistemas Externos INTEGRACIÓN CON SISTEMAS EXTERNOS La funcionalidad de integración con los sistemas externos incluirá todos los puntos de integración entre el Portal Transaccional y el SIGEF, las pantallas de consulta de errores y configuración de los servicios de integración. Las nuevas funcionalidades del Portal Transaccional: Proceso de Compra: Compromiso Proceso de Compra: Consulta estatus de pago

33 Integración con Sistemas Externos INTEGRACIÓN CON SISTEMAS EXTERNOS Proceso de Compra: Compromiso, Al hacer la confirmación de un contrato por una Unidad de Compra se deberá realizar una solicitud de compromiso (un compromiso por cada contrato). Proceso de Compra: Consulta de pago, desde la pantalla de la factura, el usuario podrá consultar el estatus del pago de una factura.

34 MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN.. Teléfono: Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: Teléfono: , opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana Orquidea Almonte Gustavo Mejía Ricart #93 Torre Piantini 7º piso local 701, Ensanche Piantini Santo Domingo, República Dominicana