Aprobado Por Junta Directiva en Sesión 044/866/2009 PÁGINA 1 DE 35

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2 CONTENIDO PAGINA INTRODUCCIÓN 1 I. ASPECTOS GENERALES 2 II. INGRESO AL SISTEMA 3 1. INGRESO AL MÓDULO DE CONTROL DE ACTIVOS 3 FIJOS 1.1 DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES DEL MÓDULO MANTENIMIENTOS BIENES DE ACTIVO FIJO CATEGORIA DE ACTIVO FIJO ESTADO DE BIENES TIPO DE DEPRECIACIÓN MANTT. DE LOCALIZACIÓN MANT. DE VARIABLES DEL SISTEMA MANT DE PARTES DE ACTIVOS BUSCAR ACTIVOS FIJOS MOVIMIENTOS DEPRECIACIÓN REASIGNACION DE ACTIVOS FIJOS MEJORAS A UN ACTIVO FIJO REGISTRAR ENTRADAS/SALIDAS DE EQUIPOS INFORMES/CONSULTAS ACTIVOS FIJOS (POR CATEGORIAS) CONTROL INVENTARIO ACTIVOS FIJOS ACTIVOS FIJOS (POR ESTADO) MOVIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS MEJORAS DE ACTIVOS FIJOS REASIGNACION DE ACTIVOS VENTA DE ACTIVOS FIJOS ACTIVOS FIJOS POR UNIDAD ACTIVOS FIJOS CON UN MES DE VIDA UTIL BIENES NO DEPRECIABLES BIENES DEPRECIABLES DEPRECIACIÓN PROYECTADA ACTIVOS FIJOS POR LOCALIZACION LISTADO DE PROVISIÓN DE DEPRECIACIONES CONSULTA DE ACTIVOS FIJOS GENERACION DE VIÑETAS UTILIDADES 23 PÁGINA 2 DE 35

3 1.5.1 REINDEXAMIENTO DE TABLAS SALIDA INGRESO AL MÓDULO DE SEGURIDAD DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES DEL MÓDULO OPÈRACIONES DE MANTENIMIENTO 24 CONTENIDO PAGINA MANTENIMIENTO DE MÓDULOS MANTENIMIENTO DE SUBMODULOS MANTENIMIENTO DE OPCIONES (PANTALLAS) OPCIONES 29 A. CREAR USUARIOS 29 B. ASIGNACION DE ACCESOS POR USUARIO 30 C. ENTRADAS/SALIDAS AL SISTEMA VARIABLES DEL SISTEMA 32 A. REINDEXAMIENTO DE TABLAS SALIDA 32 PÁGINA 3 DE 35

4 INTRODUCCION El presente Manual del Usuario del módulo de control de activos fijos, ha sido elaborado para facilitar al usuario la utilización de éste, desde el ingreso al mismo hasta la obtención de resultados, previa la introducción de datos. El manual se divide en tres apartados: 1. Aspectos generales. 2. Ingreso a módulo. 3. Descripción de las funciones del módulo. Inicialmente se explican los aspectos que deben tenerse en cuenta para el mejor funcionamiento del módulo, al igual que la obtención adecuada de resultados, incluyendo la identificación de la forma en que se debe interactuar con el mismo. A continuación se describen las diferentes funciones del módulo, de acuerdo a los diversos accesos a las mismas, explicando la operatoria de cada una, e indicando los cuidados que deben tenerse para obtener los resultados esperados. Finalmente se identifican los resultados que se pueden obtener en el Sistema, en diferentes medios que permitan la utilización de los mismos ya sea por el usuario final u otros, dependiendo de la utilidad que se pretenda dar a éstos. El manual puede ser utilizado como herramienta de entrenamiento para los empleados nuevos, o como referencia para los que ya lo conocen, además contiene diferentes títulos que permiten al usuario ubicarse en el tema de su interés. PÁGINA 1 DE 35

5 I. ASPECTOS GENERALES. A continuación se enumeran aspectos generales del funcionamiento del Sistema, que deben tenerse en consideración para la obtención de los resultados esperados. 1) Debido a que el Sistema trabaja en ambiente gráfico, pueden utilizarse indistintamente teclas o el mouse, en los casos en que es permitido. 2) En el MENU PRINCIPAL y submenús es posible invocar las funciones por medio de la letra del nombre de éstas que se encuentra subrayada, o bien posicionándose sobre la opción y presionando la tecla ENTER, o también posicionándose con el mouse y presionando una vez (un click). 3) En todas las pantallas de captura de datos aparece en la parte inferior del área de captura, una barra de botones que realizan diferentes funciones, mostrándose una explicación de ésta al posicionarse con el indicador del mouse sobre el botón que se desea utilizar. 4) Para la emisión de todos los reportes se puede elegir su visualización en pantalla, o su emisión directa a impresión. 5) De todas las pantallas de captura de datos es posible salirse dando un click en la X de la esquina superior derecha, abortando la operación que se esté efectuando. 6) Al visualizar los reportes en pantalla aparecerá una barra (VISTA PRELIMINAR) la que permitirá enviarlo a impresión, presionando el botón con el impresor, o bien salir de la vista previa presionando el botón con la figura de una puerta. PÁGINA 2 DE 35

6 II. INGRESO AL SISTEMA Para ingresar al módulo de control de activos fijos, debe elegir en el escritorio de su pantalla el icono correspondiente al sistema de activos fijos. Presione doble click con el ratón(mouse) y luego aparecerá la pantalla de ingreso al sistema que le solicitara su nombre de usuario y la clave de acceso, la que debe ser asignada previamente por el administrador del sistema. Al ingresar correctamente los datos solicitados debe presionar el botón Aceptar, que aparece en la parte inferior de la pantalla de ingreso, para poder acceder a la pantalla principal del sistema, donde aparecen tres botones, con las opciones a el módulo de seguridad del sistema y el botón de salir del sistema. Para poder acceder al módulo de control de activos fijos, debe seleccionar el botón con el nombre de activos fijos y presionar click. 1. INGRESO AL MÓDULO DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS. Luego de presionar el botón con el dibujo correspondiente al Módulo de control de activos fijos. Inmediatamente ingresa al módulo. Desaparecerá la pantalla del menú principal y aparecerá en la parte superior izquierda de la pantalla un título que le indicará que ha accesado al módulo. En segunda línea aparecerá el MENU PRINCIPAL de funciones del módulo, siendo éstas las siguientes: 1. Mantenimientos. 2. Movimientos. 3. Informes/Consultas. 4. Utilidades. 5. Salir. Al acceder a cada una de las funciones se podrán efectuar las diferentes operaciones que se detallan más adelante. 1.1 DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES DEL MÓDULO. A continuación se describen las funciones de cada PRINCIPAL, del módulo de activos fijos. una de las opciones del MENU 1) MANTENIMIENTOS. Esta función permite proporcionar mantenimiento a las tablas de datos del módulo, como son: Bienes activo fijo, categorías de activo fijo, Estado de bienes, tipo de depreciación, Localizaciones, variables del sistema. PÁGINA 3 DE 35

7 2) MOVIMIENTOS. Esta función permite realizar los movimientos de depreciación mensual de los activos fijos de la empresa, algunas de las operaciones son: depreciación, Reasignación de activos fijos, Mejoras a un activo fijo. 3) INFORMES/CONSULTAS. Esta función permite poder visualizar y emitir las distintas consultas y reportes referentes a las operaciones con los activos fijos con que cuenta la empresa como: Activos fijos por categoría y por estado, movimientos de activos fijos, mejoras de activos fijos, reasignación de activos, venta de activos fijos y otros. 4) UTILIDADES. Esta función permite la generación de índices de las tablas del módulo, esta opción sólo debe utilizarse cuando se dañan las tablas del sistema. 5) SALIDA. Esta función permite salir del módulo al MENU DE ACCESO del Sistema Integrado. 1.2 MANTENIMIENTOS. Las diferentes operaciones de mantenimiento de las tablas del módulo de activos fijos, y son las siguientes: BIENES DE ACTIVO FIJO. Esta opción permite ingresar los nuevos bienes adquiridos al módulo de activos fijos. Al ingresar a ésta se presenta en pantalla el primer registro, con sus datos de identificación así: CODIGO. Contiene el código asignado al nuevo bien, hasta un máximo de 12 dígitos de tipo carácter, el usuario puede asignar este código. DESCRIPCION. Contiene el nombre del nuevo bien, acepta hasta 25 caracteres como máximo. ESTADO. Contiene el estado del bien de activo fijo, que puede ser: Activo y No activo. PÁGINA 4 DE 35

8 PROVEEDOR. Contiene el nombre del proveedor del nuevo bien. DESCRIPCION. MARCA. Contiene el nombre de La marca del nuevo activo fijo. MODELO. Contiene el modelo del activo fijo, acepta hasta 25 caracteres como máximo. VIDA UTIL. Contiene el número de meses de vida útil bien. CATEGORIA. Contiene el código y el nombre de la categoría del activo fijo. FECHA DE COMPRA. Contiene la fecha de compra del bien. LOCALIZACION. Contiene el código y nombre de la ubicación del bien en los departamentos del edificio. CODIGO DE ESTADO. Contiene el código y nombre del tipo de estado del activo fijo(reparación, de baja, etc). PRECIO DE COMPRA. Contiene el valor del costo del activo fijo. TIPO DE DEPRECIACIÓN. Contiene el porcentaje de depreciación del activo fijo. No SERIE. Contiene el número de serie del activo fijo. TOTAL DE MEJORAS. Contiene el valor de las mejoras realizadas al activo fijo. VALOR DE DEPRECIACIÓN. Contiene el valor de la depreciación del bien. ULTIMA REUBICACION. Contiene la fecha de la ultima reubicación realizada con el bien. VALORES. VALOR ULTIMA DEPREC. Contiene el valor de la ultima depreciación realizada al activo fijo. FECHA ULTIMA DEPREC. Contiene la fecha de la ultima depreciación realizada. VALOR CONTABLE. Contiene el valor contable(valor en libros) del activo fijo. DEPREC. ACUMULADA. Contiene el valor de las depreciaciónes acumuladas del activo fijo. VALOR RESIDUAL. Contiene el valor residual de la depreciación del activo fijo. FECHA RESIDUAL. Contiene la fecha en la que el activo fijo llega a su valor residual. VALOR DE VENTA. Contiene el valor de venta del activo fijo. FECHA VENTA. Contiene la fecha de venta del activo fijo. VALOR ULTIMA MEJORA. Contiene el valor de la ultima reparación o mejora realizada al activo fijo. ULTIMA MEJORA. Contiene la fecha de la ultima mejora realizada. DESCRIPCIÓN DE MEJORA. Contiene una descripción de la ultima mejora realizada al activo fijo. En la parte inferior de la pantalla aparece una barra de botones con los que se pueden realizar las operaciones siguientes: Ubicarse en el primer registro de archivo del mantenimiento de bienes de activo fijo. Retroceder un registro en el archivo de mantenimiento de bienes de activo fijo. Avanzar un registro en el archivo de mantenimiento de bienes de activo fijo. PÁGINA 5 DE 35

9 Ubicarse en el último registro del archivo de mantenimiento de cuentas de bienes de activo fijo. grabar permite realizar la grabación de un nuevo registro de bienes de activo fijo o actualizar las modificaciones realizadas a un registro de un bien ya existente. Por omisión aparece deshabilitada, pero cuando se presiona la opción grabar o modificar se habilita. adicionar un nuevo registro de bienes de activo fijo. En el caso de nuevo bien todos los campos se vuelven blancos para ingresar los nuevo datos, debe digitar el código del bien. La función cancelar operación se activa, permite cancelar la opción seleccionada (agregar o modificar), no realiza ninguna actualización en el archivo de bienes de activo fijo. Imprimir, listado general de bienes de activos fijos. Se puede visualizar en pantalla o enviar al impresor. Modificar registro, permite modificar los datos de los bienes ya existente. Teniendo en cuenta que sólo él código del bien no se puede modificar. También se presenta la opción cancelar operación, la que se habilita en el modo de modificar registro. Eliminar registro es una opción delicada, debiendo estar posicionados en el registro que se desea borrar, es decir que los datos del bien a borrar deben estar visibles en la pantalla, apareciendo un mensaje de confirmación de si desea efectuar la operación ESTA SEGURO DE BORRAR EL REGISTRO, pudiendo abortar la misma indicando NO, o bien proseguir indicando SI. La función cancelar operación, permite cancelar la opción seleccionada (agregar o modificar), no realiza ninguna actualización en el archivo de bienes. Salir permite abandonar el mantenimiento y retornar al MENU PRINCIPAL del módulo CATEGORIA DE ACTIVO FIJO. Esta opción permite ingresar las distintas categorías de activos fijos que pueden existir como por ejemplo: vehículos, equipos de oficina, mobiliario, etc. Al ingresar a ésta se presenta en pantalla el primer registro, con sus datos de identificación así: CODIGO. Contiene el código de la categoría de bienes de activo fijo. PÁGINA 6 DE 35

10 DESCRIPCION. Contiene el nombre de la categoría. CTA CARGO. Contiene el número de la cuenta contable correspondiente a la categoría y la que se cargar al momento de generar la partida contable de depreciación del mes. CTA ABONO. Contiene el número de la cuenta contable correspondiente a la categoría y la que se abonara al momento de generar la partida contable de depreciación del mes. En la parte inferior de la pantalla aparece una barra de botones con los que se pueden realizar las operaciones siguientes: Ubicarse en el primer registro de archivo del mantenimiento de categorías de activos fijos. Retroceder un registro en el archivo de mantenimiento de categorías de activos fijos. Avanzar un registro en el archivo de mantenimiento de categorías de activos fijos. Ubicarse en el último registro del archivo de mantenimiento de categorías de activos fijos. grabar permite realizar la grabación de un nuevo registro de categorías de activos fijos o actualizar las modificaciones realizadas a un registro de una categoría ya existente. Por omisión aparece deshabilitada, pero cuando se presiona la opción grabar o modificar se habilita. adicionar un nuevo registro de categorías de activos fijos. En el caso de nuevo categoría todos los campos se vuelven blancos para ingresar los nuevo datos, debe digitar el código de la categoría. La función cancelar operación se activa, permite cancelar la opción seleccionada (agregar o modificar), no realiza ninguna actualización en el archivo de categorías de activos fijos. Imprimir, listado general de categorías de activos fijos. Se puede visualizar en pantalla o enviar al impresor. Modificar registro, permite modificar los datos de las categorías ya existente. Teniendo en cuenta que sólo él código del bien no se puede modificar. También se presenta la opción cancelar operación, la que se habilita en el modo de modificar registro. Eliminar registro es una opción delicada, debiendo estar posicionados en el registro que se desea borrar, es decir que los datos de la categoría a borrar deben estar visibles en la pantalla, apareciendo un mensaje de confirmación de si desea efectuar la operación ESTA SEGURO DE BORRAR EL REGISTRO, pudiendo abortar la misma indicando NO, o bien proseguir indicando SI. La función cancelar operación, permite cancelar la opción seleccionada (agregar o modificar), no realiza ninguna actualización en el archivo de categorías de activos fijos. Salir permite abandonar el mantenimiento y retornar al MENU PRINCIPAL del módulo. PÁGINA 7 DE 35

11 1.2.3 ESTADO DE BIENES. Esta opción permite darle mantenimiento a la tabla de estado de los bienes de activos fijos. Al ingresar a ésta se presenta en pantalla el primer registro del archivo, los datos en la pantalla son los siguientes: CODIGO. Contiene el código del tipo de estado que pueden tener los bienes de activos fijos. DESCRIPCION. Contiene la descripción del estado del bien. En la parte inferior de la pantalla aparece una barra de botones con los que se pueden realizar las operaciones siguientes: Ubicarse en el primer registro de archivo del mantenimiento de estado de activos. Retroceder un registro en el archivo de mantenimiento de estado de activos. Avanzar un registro en el archivo de mantenimiento de estado de activos. Ubicarse en el último registro del archivo de mantenimiento de estado de activos. grabar permite realizar la grabación de un nuevo registro de estado de activos o actualizar las modificaciones realizadas a un registro de un estado ya existente. Por omisión aparece deshabilitada, pero cuando se presiona la opción grabar o modificar se habilita. adicionar un nuevo registro de estado de activos. En el caso de nuevo estado todos los campos se vuelven blancos para ingresar los nuevo datos, debe digitar el código del estado. La función cancelar operación se activa, permite cancelar la opción seleccionada (agregar o modificar), no realiza ninguna actualización en el archivo de categorías de estado de activos. Imprimir, listado general de estados de activos fijos. Se puede visualizar en pantalla o enviar al impresor. Modificar registro, permite modificar los datos de los estados ya existente. Teniendo en cuenta que sólo él código del bien no se puede modificar. También se presenta la opción cancelar operación, la que se habilita en el modo de modificar registro. Eliminar registro es una opción delicada, debiendo estar posicionados en el registro que se desea borrar, es decir que los datos del estado a borrar deben estar visibles en la pantalla, apareciendo un mensaje de confirmación de si desea efectuar la operación PÁGINA 8 DE 35

12 ESTA SEGURO DE BORRAR EL REGISTRO, pudiendo abortar la misma indicando NO, o bien proseguir indicando SI. La función cancelar operación, permite cancelar la opción seleccionada (agregar o modificar), no realiza ninguna actualización en el archivo de estado de activos fijos. Salir permite abandonar el mantenimiento y retornar al MENU PRINCIPAL del módulo TIPO DE DEPRECIACIÓN. Esta opción permite darle mantenimiento a la tabla de tipos de depreciación estado de los bienes de activos fijos. Al ingresar a ésta se presenta en pantalla el primer registro del archivo, los datos en la pantalla son los siguientes: CODIGO T/DEPRECIACIÓN. Contiene el código del tipo de estado que pueden tener los bienes de activos fijos(depreciaciónes). PORCENTAJE DEPRECIACIÓN. Contiene el valor de porcentaje de la depreciación. En la parte inferior de la pantalla aparece una barra de botones con los que se pueden realizar las operaciones siguientes: Ubicarse en el primer registro de archivo del mantenimiento de tipos de depreciaciónes. Retroceder un registro en el archivo de mantenimiento de tipos de depreciaciónes. Avanzar un registro en el archivo de mantenimiento de tipos de depreciaciónes. Ubicarse en el último registro del archivo de mantenimiento de tipos de depreciaciónes. grabar permite realizar la grabación de un nuevo registro de tipos de depreciaciónes o actualizar las modificaciones realizadas a un registro de un tipo ya existente. Por omisión aparece deshabilitada, pero cuando se presiona la opción grabar o modificar se habilita. adicionar un nuevo registro de tipos de depreciaciónes. En el caso de nuevo tipo todos los campos se vuelven blancos para ingresar los nuevo datos, debe digitar el código del tipo de depreciación (Estado de activos fijos). La función cancelar operación se activa, permite cancelar la opción seleccionada (agregar o modificar), no realiza ninguna actualización en el archivo de categorías de tipos de depreciaciónes. Imprimir, listado general de tipos de depreciaciónes. Se puede visualizar en pantalla o enviar al impresor. Modificar registro, permite modificar los datos de los tipos ya existente. Teniendo en cuenta que sólo él código del tipo de depreciación no se puede modificar. También se presenta la opción cancelar operación, la que se habilita en el modo de modificar registro. PÁGINA 9 DE 35

13 Eliminar registro es una opción delicada, debiendo estar posicionados en el registro que se desea borrar, es decir que los datos del tipo de depreciación a borrar deben estar visibles en la pantalla, apareciendo un mensaje de confirmación de si desea efectuar la operación ESTA SEGURO DE BORRAR EL REGISTRO, pudiendo abortar la misma indicando NO, o bien proseguir indicando SI. La función cancelar operación, permite cancelar la opción seleccionada (agregar o modificar), no realiza ninguna actualización en el archivo de tipos de depreciaciones. Salir permite abandonar el mantenimiento y retornar al MENU PRINCIPAL del módulo MANTT. DE LOCALIZACIÓN. Esta opción permite darle mantenimiento a la tabla de las clases de localizaciones de activos fijos. Al ingresar a ésta se presenta en pantalla el primer registro del archivo, los datos en la pantalla son los siguientes: CODIGO. Contiene el código del tipo de localización, el número de caracteres aceptados es de 2. DESCRIPCION. Contiene la descripción del tipo de localización. En la parte inferior de la pantalla aparece una barra de botones con los que se pueden realizar las operaciones siguientes: Ubicarse en el primer registro de archivo del mantenimiento de tipos de localizaciones. Retroceder un registro en el archivo de mantenimiento de tipos de localizaciones. Avanzar un registro en el archivo de mantenimiento de tipos de localizaciones. Ubicarse en el último registro del archivo de mantenimiento de tipos de localizaciones. grabar permite realizar la grabación de un nuevo registro de tipos de localizaciones o actualizar las modificaciones realizadas a un registro de un tipo ya existente. Por omisión aparece deshabilitada, pero cuando se presiona la opción grabar o modificar se habilita. adicionar un nuevo registro de tipos de localización. En el caso de nuevo tipo todos los campos se vuelven blancos para ingresar los nuevo datos, debe digitar el código del tipo de localización. La función cancelar operación se activa, permite cancelar la opción seleccionada (agregar o modificar), no realiza ninguna actualización en el archivo de tipos de localizaciones. PÁGINA 10

14 Imprimir, listado general de tipos de localizaciones. Se puede visualizar en pantalla o enviar al impresor. Modificar registro, permite modificar los datos de los tipos ya existente. Teniendo en cuenta que sólo él código del tipo de localización no se puede modificar. También se presenta la opción cancelar operación, la que se habilita en el modo de modificar registro. Eliminar registro es una opción delicada, debiendo estar posicionados en el registro que se desea borrar, es decir que los datos del tipo de localización a borrar deben estar visibles en la pantalla, apareciendo un mensaje de confirmación de si desea efectuar la operación ESTA SEGURO DE BORRAR EL REGISTRO, pudiendo abortar la misma indicando NO, o bien proseguir indicando SI. La función cancelar operación, permite cancelar la opción seleccionada (agregar o modificar), no realiza ninguna actualización en el archivo de tipos de localizaciones. Salir permite abandonar el mantenimiento y retornar al MENU PRINCIPAL del módulo MANT. DE VARIABLES DEL SISTEMA. Esta opción permite modificar los valores de las variables del sistema, estas variables son utilizadas en todo el sistema. Los datos en la pantalla son los siguientes: TIPO MONEDA. Contiene el símbolo de la moneda que se esta utilizando o se desea utilizar en el sistema de tarjeta de crédito ($). NOMBRE MONEDA. Contiene el nombre de la moneda o del nombre equivalente al símbolo de la moneda por ejemplo: DOLARES. CAMBIO DÓLAR. Contiene el valor equivalente al cambio en colones de la moneda que se esta utilizando, ejemplo: 8.75 PORCENTAJE IVA. Contiene el valor del porcentaje del impuesto fiscal, ejemplo: equivalente al 13%. PAGO MINIMO. Contiene el valor del pago mínimo que se puede cancelar en el sistema para las tarjetas de crédito. En la parte inferior de la pantalla, aparecen dos botones, con los que se pueden realizar las opciones siguientes: Aceptar, permite grabar los cambios realizados en las variables. Salir permite abandonar el mantenimiento y retornar al MENU PRINCIPAL del módulo. PÁGINA 11

15 1.2.7 MANT. DE PARTES DE ACTIVOS BUSCAR ACTIVOS FIJOS 1.3 MOVIMIENTOS. Esta opción permite poder registrar las distintas operaciones que se llevan a cabo para realizar las depreciaciones de los activos fijos registrados en el módulo, las opciones son las siguientes: Depreciación, Reasignación de activos fijos, mejora a un activo fijo DEPRECIACIÓN. Esta opción permite realizar los cálculos de depreciación de los activos fijos existentes en el módulo, aparece la fecha de la ultima depreciación realizada, y debe ingresar la fecha de la depreciación a realizar. Los datos de la opción que se encuentran distribuidos de la siguiente forma: PÁGINA 12

16 FECHA DEPRECIACIÓN ANTERIOR. Contiene la fecha de la ultima depreciación realizada, no se puede modificar. NÚMERO DE COMPROBANTE. Contiene el número de comprobante con el que se emitirá la partida contable de depreciación del mes a depreciar. FECHA A DEPRECIAR. Contiene la fecha de la depreciación a realizar. En la parte inferior de la pantalla aparece una barra de botones con los que se pueden realizar las operaciones siguientes: Permite comenzar el proceso de depreciación, se activa al ingresar la fecha a depreciar. Permite retornar a menú, permite abandonar la opción y retornar al MENU PRINCIPAL del módulo. NOTA: Este proceso al final genera automáticamente la partida contable en el sistema Microbank REASIGNACION DE ACTIVOS FIJOS. Esta opción permite reasignar o reubicar un bien de activo fijo en otra unidad o localización dentro de la empresa. Al ingresar a ésta se presenta en pantalla el primer registro, con sus datos de identificación así: CODIGO. Contiene el código asignado al bien, hasta un máximo de 12 dígitos de tipo caracter, el usuario puede asignar este código. DESCRIPCION. Contiene el nombre del bien, acepta hasta 25 caracteres como máximo. ESTADO. Contiene el estado del bien de activo fijo, que puede ser: Activo y No activo. PÁGINA 13

17 CATEGORIA. Contiene el código y el nombre de la categoría del activo fijo. UNIDAD ACTUAL. FECHA. Contiene la fecha de ultima asignación del activo a la unidad actual. UNIDAD. Contiene la unidad de ultima asignación del bien. NUEVA UNIDAD. FECHA. Contiene la fecha de la nueva reasignación del activo a otra unidad. UNIDAD. Contiene la unidad de la nueva reasignación del bien. En la parte inferior de la pantalla aparece una barra de botones con los que se pueden realizar las operaciones siguientes: Ubicarse en el primer registro de archivo del mantenimiento de reasignación de activo fijo. Retroceder un registro en el archivo de mantenimiento reasignación de activo fijo. Avanzar un registro en el archivo de mantenimiento reasignación de activo fijo. Ubicarse en el último registro del archivo de mantenimiento de reasignación de activo fijo. grabar permite realizar la grabación de un nuevo registro reasignación de activo fijo o actualizar las modificaciones realizadas a un registro de un bien ya existente. Por omisión aparece deshabilitada, pero cuando se presiona la opción grabar o modificar se habilita. adicionar un nuevo registro reasignación de activo fijo. En el caso de nuevo bien todos los campos se vuelven blancos para ingresar los nuevo datos, debe digitar el código del bien. La función cancelar operación se activa, permite cancelar la opción seleccionada (agregar o modificar), no realiza ninguna actualización en el archivo reasignación de activo fijo. Imprimir, listado general de reasignación de activos fijos. Se puede visualizar en pantalla o enviar al impresor. Modificar registro, permite modificar los datos de los bienes ya existente. Teniendo en cuenta que sólo él código del bien no se puede modificar. También se presenta la opción cancelar operación, la que se habilita en el modo de modificar registro. Eliminar registro es una opción delicada, debiendo estar posicionados en el registro que se desea borrar, es decir que los datos del bien a borrar deben estar visibles en la pantalla, apareciendo un mensaje de confirmación de si desea efectuar la operación ESTA SEGURO DE BORRAR EL REGISTRO, pudiendo abortar la misma indicando NO, o bien proseguir indicando SI. La función cancelar operación, permite cancelar la opción seleccionada (agregar o modificar), no realiza ninguna actualización en el archivo de bienes. Salir permite abandonar el mantenimiento y retornar al MENU PRINCIPAL del módulo. PÁGINA 14

18 1.3.3 MEJORAS A UN ACTIVO FIJO. Esta opción permite poder registrar las mejoras que se le realizan a un bien de activo fijo previamente registrado en el módulo. Al ingresar a ésta se presenta en pantalla el primer registro, con sus datos de identificación así: CODIGO. Contiene el código del bien de activo fijo. DESCRIPCION. Contiene el nombre del activo fijo, al que le desea registrar las mejoras. FECHA. Contiene la fecha en la que se registra la mejora del bien de activo fijo. VALOR. Contiene el valor de la mejora al bien de activo fijo. DESCRIPCION. Contiene una descripción de la mejora realizada al bien de activo fijo. En la parte inferior de la pantalla aparece una barra de botones con los que se pueden realizar las operaciones siguientes: Ubicarse en el primer registro de archivo del mantenimiento de mejoras a un activo fijo. Retroceder un registro en el archivo de mantenimiento de mejoras a un activo fijo. Avanzar un registro en el archivo de mantenimiento de mejoras a un activo fijo. Ubicarse en el último registro del archivo de mantenimiento de mejoras a un activo fijo. grabar permite realizar la grabación de un nuevo registro de mejoras a un activo fijo o actualizar las modificaciones realizadas a un registro de mejoras de activo fijo existente. Por omisión aparece deshabilitada, pero cuando se presiona la opción grabar o modificar se habilita. adicionar un nuevo registro de mejoras a un activo fijo. En el caso de nueva mejoras todos los campos se vuelven blancos para ingresar los nuevo datos, aparece un mensaje Adicionara mejoras al activo actual, si elige Si debe digitar la fecha de la mejora. La función cancelar operación se activa, permite cancelar la opción seleccionada (agregar o modificar), no realiza ninguna actualización en el archivo de mejoras a un activo fijo. Modificar registro, permite modificar los datos de las mejoras ya existente. Teniendo en cuenta que sólo él código del bien no se puede modificar. También se presenta la opción cancelar operación, la que se habilita en el modo de modificar registro. Eliminar registro es una opción delicada, debiendo estar posicionados en el registro que se desea borrar, es decir que los datos de mejoras a un activo fijo a borrar deben estar PÁGINA 15

19 visibles en la pantalla, apareciendo un mensaje de confirmación de si desea efectuar la operación ESTA SEGURO DE BORRAR EL REGISTRO, pudiendo abortar la misma indicando NO, o bien proseguir indicando SI. La función cancelar operación, permite cancelar la opción seleccionada (agregar o modificar), no realiza ninguna actualización en el archivo de mejoras a un activo fijo. Salir permite abandonar el mantenimiento y retornar al MENU PRINCIPAL del módulo REGISTRAR ENTRADAS / SALIDAS DE EQUIPOS Esta opción permite registrar las salidas y ingresos de equipos Informáticos o Activos Fijos. En este se detalla quien retiro el equipo, de que empresa, si es una reparación, Traslado o préstamo. Deberá ingresar el Numero del Activo Fijo, si no existiera, puede ingresarle un código y agregarle las características, presionando el botón Agregar. Luego puede colocar una descripción del problema y las observaciones correspondientes. Cuando haya finalizado presione el botón Grabar. El Botón Modificar le permite poder agregar fecha de recepción del bien y quien lo entrego y recibió. Puede generar la Hoja de salida después de grabar el registro y Un reporte general de las Entradas y Salidas d equipos. 1.4 INFORMES/CONSULTAS. Esta opción permite emitir o visualizar una gran variedad de listados de información sobre consultas referentes a las operaciones y control de los bienes de activos fijos registrados en el módulo. La opción es la siguiente: ACTIVOS FIJOS (POR CATEGORIAS). Esta opción permite poder emitir un informe general de activos fijos agrupados por categorías y localizaciones. Puede seleccionar el reporte por dos tipo: Por tipo de categoría y General. Si seleccionar por tipo de categoría, debe seleccionar un tipo de categoría y reporte presenta los activos fijos de esa categoría seleccionada. Si elige General, el reporte presenta todos los activos fijos existentes. El informe se puede ver en pantalla(preliminar) o imprimirlo en papel(imprimir). PÁGINA 16

20 1.4.2 CONTROL INVENTARIO ACTIVOS FIJOS ACTIVOS FIJOS (POR ESTADO). Esta opción permite poder emitir un informe general de activos fijos agrupados por estados. Puede seleccionar el reporte por dos tipo de reportes: Por estado y General. Si seleccionar Por estado, debe seleccionar un tipo de estado de una lista, y el reporte presenta los activos fijos de ese estado seleccionado. Si elige General, el reporte presenta todos los activos fijos existentes agrupados por estado. El informe se puede ver en pantalla(preliminar) o imprimirlo en papel(imprimir) MOVIMIENTOS DE ACTIVOS FIJOS. Esta opción permite poder emitir el reporte de movimientos de depreciaciones de activos fijos, este reporte se puede emitir General o por Activo Especifico, El reporte presenta Fecha de depreciación, Valor contable original, Valor de depreciación, Valor residual y otros. Si selecciona la opción Activo especifico, debe ingresar el Código del Activo. Debe ingresar una fecha inicial y una fecha final. El informe se puede ver en pantalla(preliminar) o imprimirlo en papel(imprimir). PÁGINA 17

21 NOTA: Los campos fecha desde y fecha hasta, permiten seleccionar los movimientos de depreciaciones que se hayan realizado dentro de este rango de fechas MEJORAS DE ACTIVOS FIJOS. Esta opción permite poder emitir el reporte de mejoras de activos fijos, este reporte se puede emitir General o por Activo Especifico, El reporte presenta Fecha de mejora, Valor de la mejora, Fecha de compra, valor acumulado de mejoras, descripción de la mejora y otros. Si selecciona la opción Activo especifico, debe ingresar el Código del Activo. Debe ingresar una fecha inicial y una fecha final. Si elige General, debe ingresar el rango de fechas, y el reporte presenta todos los movimientos de todos los activos que su fechas de mejoras se encuentren en el rango de fechas ingresado. El informe se puede ver en pantalla(preliminar) o imprimirlo en papel(imprimir) REASIGNACION DE ACTIVOS. Esta opción permite emitir un reporte de los activos que se han reasignado en otra ubicación. Debe ingresar una Fecha desde y una Fecha hasta. El informe se puede ver en pantalla(preliminar) o imprimirlo en papel(imprimir) VENTA DE ACTIVOS FIJOS. Esta opción permite emitir un listado de los bienes de activo fijo que se han vendido. El informe se puede emitir de dos formas: General y por Categorías. La opción general presenta todos los activos vendidos agrupados por categorías. La opción Categorías, debe PÁGINA 18

22 ingresar el código de la categoría deseada, para mostrar todos los activos vendidos solo para esa categoría. Para las dos formas de reporte debe ingresar una Fecha desde y una Fecha hasta. El informe se puede ver en pantalla(preliminar) o imprimirlo en papel(imprimir) ACTIVOS FIJOS POR UNIDAD. Esta opción permite poder emitir el reporte de activos fijos por unidad, este reporte se puede emitir General o por Activo por unidad, El reporte presenta Fecha de compra, Valor acumulado de depreciación, Fecha de ultima depreciación, porcentaje de depreciación y otros. Si selecciona la opción Activo por unidad, debe ingresar el Código de la unidad. Debe ingresar una fecha desde y una fecha hasta. Si elige General, debe ingresar el rango de fechas, y el reporte presenta todos los movimientos de todos los activos por unidad. El informe se puede ver en pantalla(preliminar) o imprimirlo en papel(imprimir) ACTIVOS FIJOS CON UN MES DE VIDA UTIL. Esta opción permite emitir un listado de todos los bienes de activo fijo que poseen un mes de vida útil. Un mes antes a la fecha de emisión ingresada. El informe se puede ver en pantalla(preliminar) o imprimirlo en papel(imprimir) BIENES NO DEPRECIABLES. Esta opción permite emitir un listado de todos los bienes de activo fijo que no son depreciables. El informe presenta toda la información referente a los bienes de activos fijos. Debe ingresar una Fecha desde Y una Fecha hasta. El informe se puede ver en pantalla(preliminar) o imprimirlo en papel(imprimir). PÁGINA 19

23 BIENES DEPRECIABLES. Esta opción permite emitir un listado de todos los bienes de activo fijo que son depreciables en el módulo. El informe presenta toda la información referente a los bienes de activos fijos. Debe ingresar una Fecha desde Y una Fecha hasta. El informe se puede ver en pantalla(preliminar) o imprimirlo en papel(imprimir) DEPRECIACIÓN PROYECTADA. Esta opción permite emitir un listado preliminar de las depreciaciones de todos los bienes de activo fijo registrados en el módulo. El informe presenta toda la información referente a los bienes de activos fijos de acuerdo a una depreciación proyectada a una fecha. Debe ingresar la Fecha a la que se desea proyectar la depreciación. El informe se puede ver en pantalla(preliminar) o imprimirlo en papel(imprimir) ACTIVOS FIJOS POR LOCALIZACION. Esta opción permite poder emitir un informe general de activos fijos agrupados por localizaciones y categorías. Puede seleccionar el reporte por dos tipo: Por localización y General. Si seleccionar por tipo de localización, debe seleccionar la localización. El reporte presenta los activos fijos de esa localización seleccionada agrupados por categorías. Si elige General, el reporte presenta todos los activos fijos existentes. El informe se puede ver en pantalla(preliminar) o imprimirlo en papel(imprimir). PÁGINA 20

24 LISTADO DE PROVISIÓN DE DEPRECIACIONES. Esta opción permite poder emitir un informe general de provisiones de depreciaciones activos fijos agrupados por localizaciones y categorías. Puede seleccionar el reporte por dos tipo: Por categorías y General. Si seleccionar por categorías, debe seleccionar la categoría. El reporte presenta los activos fijos de esa categoría seleccionada agrupados por localización. Si elige General, el reporte presenta todos los activos fijos existentes por categorías y localización. El informe se puede ver en pantalla(preliminar) o imprimirlo en papel(imprimir). NOTA: Este reporte se emite para verificar los valores de depreciación por categorías para el mes en proceso de depreciación. Los valores por categoría deben ser iguales a los de la partida contable registrada en el sistema CONSULTA DE ACTIVOS FIJOS. Esta opción permite poder realizar consultas por activo fijo, del estado actual y histórico de movimientos del bien. Debe ingresar únicamente el código del activo que se desea consultar o en su lugar puede utilizar el botón de búsqueda contiguo al campo código, para buscar el bien por código o por nombre. Cuando lo encuentre presione ENTER, y se mostrara la información del bien, así como los movimientos realizados al bien. Desde la compra hasta la ultima depreciación mensual efectuada al bien. En la parte inferior de la pantalla aparece una barra de botones con los que se pueden realizar las operaciones siguientes: PÁGINA 21

25 Realizar consulta, permite realizar una nueva consulta. Imprimir, permite imprimir los datos en pantalla de la consulta. Salir, permite retornar a menú, permite abandonar la opción y retornar al MENU PRINCIPAL del módulo GENERACION DE VIÑETAS. Esta opción permite poder imprimir viñetas de los activos fijos, pueden ser generadas todas las viñetas de los activos existentes en el sistema y también por rango. Los campos en la pantalla son los siguientes: IMPRIMIR VIÑETAS. Permite seleccionar si desean las viñetas de todos los activos existentes en el sistema o si desea viñetas especificas. DESDE. Contiene el primer código del activo para el rango de viñetas a generar. HASTA. Contiene el segundo código del activo para el rango de viñetas a generar. En la parte inferior de la pantalla aparece una barra de botones con los que se pueden realizar las operaciones siguientes: Vista previa, permite visualizar en pantalla las viñetas de los códigos ingresados. Imprimir, permite poder realizar la impresión de las viñetas directamente al impresor.. Salir, permite retornar a menú, permite abandonar la opción y retornar al MENU PRINCIPAL del módulo. NOTA: Si desea imprimir una viñeta, debe seleccionar en la opción Imprimir viñetas por rango, posteriormente digite el código del activo en los campos Desde y Hasta. PÁGINA 22

26 1.5 UTILIDADES. Las operaciones que se pueden realizar bajo esta función se clasifican de seguridad para él módulo, ya que permiten definir procesos delicados, parámetros de operación o generación de índices. Las operaciones son las siguientes: REINDEXAMIENTO DE TABLAS. Esta operación se efectúa en forma automática, generando los índices de todas las tablas del módulo, y deberá utilizarse cuando se observen problemas en el acceso a los datos, o bien en el orden en que éstos son presentados en las diferentes opciones. Debe tener en cuenta que no debe existir otro usuario en el momento que se ejecuta este proceso. 1.6 SALIDA. Esta opción permite retornar al MENU PRINCIPAL de acceso al Sistema Integrado. 2. INGRESO AL MÓDULO DE SEGURIDAD. Para ingresar al módulo debe elegirse el botón con el dibujo correspondiente al Módulo de Seguridad, que se encuentra en la pantalla principal del Sistema Integrado de Información, presionando una sola vez el botón izquierdo del Mouse. Después de haber efectuado el procedimiento antes descrito, aparecerá en la parte superior izquierda de la pantalla un título que nos indica que ha accesado al módulo. En segunda línea aparecerá el MENU PRINCIPAL de funciones del módulo, siendo éstas las siguientes: 1. Mantenimientos. 2. Opciones. 3. Variables del sistema. 4. Salir. Al acceder a cada una de las funciones se podrán efectuar las diferentes operaciones que se detallan más adelante. PÁGINA 23

27 2.1 DESCRIPCION DE LAS FUNCIONES DEL MÓDULO. A continuación se describen las funciones de cada una de las opciones del MENU PRINCIPAL, del Módulo de Seguridad. 1) MANTENIMIENTOS. Esta función permite proporcionar mantenimiento a las tablas de datos del módulo, como son: módulos, submódulos y opciones. 2) OPCIONES. Esta función permite realizar las operaciones de creación de usuarios y asignación de derechos en el sistema. Así como la revisión de las entradas de usuarios al sistema integrado. 3) VARIABLES DEL SISTEMA. Esta función permite dar mantenimiento a variables que son utilizadas en el sistema, y que permiten realizar operaciones de seguridad en todo el sistema. 4) SALIR. Esta función permite salir del módulo al MENU DE ACCESO del Sistema Conciliaciones Bancarias. de OPERACIONES DE MANTENIMIENTO. Las diferentes operaciones de mantenimiento que pueden realizarse en el Sistema son las siguientes: MANTENIMIENTO DE MÓDULOS. PÁGINA 24

28 Esta opción permite ingresar y consultar los módulos con que cuenta el Sistema: Actual, Histórico y Seguridad. Al ingresar a ésta se presenta en pantalla el primer módulo, con sus datos de identificación así: CODIGO. Contiene el número del módulo, hasta un máximo de 3 dígitos de tipo caracter, el Sistema le asigna este código en orden correlativo. NOMBRE MÓDULO. Contiene el nombre del módulo, acepta hasta 25 caracteres como máximo. En la parte inferior de la pantalla aparece una barra de botones con los que se pueden realizar las operaciones siguientes: Adicionar un nuevo módulo al Sistema o grabar registro. En el caso de nuevos módulos la función es de adicionar, el campo código presentará el próximo código correlativo, posteriormente debe digitar el nombre del módulo. Al terminar de digitarlo presione la tecla enter. La función de grabar se habilita cuando se está adicionando un nuevo módulo y modificando alguno, esta función permite grabar el nuevo módulo, o en su lugar las modificaciones realizadas. La función cancelar, permite cancelar la función seleccionada (agregar o modificar), no realiza ninguna actualización en el archivo de módulos del sistema. Modificar módulo, teniendo en cuenta que sólo se pueden modificar el nombre del módulo, el código del módulo no se puede modificar. En el caso de querer cambiar código del módulo, debe agregar uno nuevo y eliminar el que desea cambiar. También se presenta la función cancelar, la que se habilita en el modo de modificar datos del módulo. Eliminar módulo es una función delicada, debe seleccionar el módulo a eliminar en la lista, y se activará el botón de eliminar, presiónelo y aparecerá un mensaje de confirmación de si desea efectuar la operación ESTA SEGURO DE ELIMINAR EL MÓDULO SELECCIONADO EN LA LISTA? ; puede abortar la misma indicando NO, o bien proseguir indicando SÍ. NOTA: Al eliminar un módulo, se eliminarán todos los submódulos existentes en el módulo, y las opciones(pantallas) que pertenecen a los submódulos. Salir permite abandonar el mantenimiento y retornar al MENU PRINCIPAL del módulo de seguridad. PÁGINA 25

29 MANTENIMIENTO DE SUBMÓDULOS. Esta opción permite dar mantenimiento a los submódulos con que cuenta el sistema integrado(mantenimientos, opciones, reportes, utilidades, etc.). Al ingresar a ésta se presenta en pantalla el primer módulo con todos sus submódulos, con sus datos de identificación así: CODIGO MÓDULO. Contiene el número del módulo. NOMBRE MÓDULO. Contiene el nombre del módulo. CODIGO SUBMÓDULO. Contiene el número del submodulo, hasta un máximo de 3 dígitos de tipo carácter, el Sistema le asigna este código en orden correlativo. NOMBRE SUBMÓDULO. Contiene el nombre del submodulo, acepta hasta 25 caracteres como máximo. En la parte inferior de la pantalla aparece una barra de botones, con los que se pueden realizar las operaciones siguientes: Retroceder un módulo, presenta todos los submódulos que contiene el módulo. Avanzar un módulo, presenta todos los submódulos que contiene el módulo. Visualizar los submódulos por módulo, presenta una lista con todos los módulos existentes, debiendo seleccionar uno de éstos, y presionar con el Mouse(Ratón) haciendo doble click para poder ubicarse en el módulo seleccionado. Para salir de la opción dar click en el botón salir de la lista de consulta. Adicionar un nuevo submódulo al Sistema o grabar registro. En el caso de nuevos submódulos la función es de adicionar, debe seleccionar el módulo al que pertenecerá el nuevo submódulo, automáticamente aparecerá el nombre del módulo seleccionado. En el campo código del submódulo presentará el siguiente código de submódulo, y posteriormente debe digitarse el nombre del submódulo. Al teminar de digitar el nombre del submódulo presione la tecla ENTER. La función de grabar se habilita cuando se está adicionando un nuevo submódulo y modificando alguno, esta función permite grabar el nuevo submódulo o en su lugar las modificaciones realizadas. PÁGINA 26

30 La función cancelar, permite cancelar la función seleccionada (agregar o modificar), no realiza ninguna actualización en el archivo de submódulos del Sistema. Modificar submódulo, teniendo en cuenta que sólo se pueden modificar el nombre del submódulo, el código del submódulo no se puede modificar. En el caso de querer cambiar código del submódulo, debe agregar un nuevo y eliminar el que desea cambiar. También se presenta la función cancelar, la que se habilita en el modo de modificar datos del submódulo. Eliminar submódulos es una función delicada, debe ubicarse en el módulo que contiene el submódulo a eliminar, luego seleccione el submódulo a eliminar en la lista y se activará el botón de eliminar, presiónelo y aparecerá un mensaje de confirmación de si desea efectuar la operación ESTA SEGURO DE ELIMINAR EL SUBMÓDULO SELECCIONADO EN LA LISTA? ; puede abortar la misma indicando NO, o bien proseguir indicando SÍ. NOTA: Al eliminar un submódulo, se eliminarán todos las opciones (Pantallas) existentes en el submódulo. Salir permite abandonar el mantenimiento y retornar al MENU PRINCIPAL del módulo de seguridad MANTENIMIENTO DE OPCIONES (PANTALLAS). Esta opción permite dar mantenimiento a las opciones con las que cuenta cada submódulo del sistema integrado. Al ingresar a ésta se presenta en pantalla el primer submódulo del primer módulo con todas sus opciones(pantallas), con sus datos de identificación así: CODIGO MÓDULO. Contiene el número del módulo. NOMBRE MÓDULO. Contiene el nombre del módulo. CODIGO SUBMÓDULO. Contiene el número del submódulo. PÁGINA 27

31 NOMBRE SUBMÓDULO. Contiene el nombre del submódulo. CODIGO OPCION. Contiene el número de la opción(pantalla), hasta un máximo de 3 dígitos de tipo caracter, el Sistema le asigna este código en orden correlativo. NOMBRE OPCION. Contiene el nombre de la opción(pantalla), acepta hasta 25 caracteres como máximo. En la parte inferior de la pantalla aparece una barra de botones con los que se pueden realizar las operaciones siguientes: Retroceder un submódulo, presenta todas las opciones(pantallas) que contiene el submódulo. Avanzar un submódulo, este presenta todas las opciones(pantallas) que contiene el submódulo. Visualizar los submódulos por módulo, presenta una lista con todos los submódulos existentes por módulo, debe seleccionar uno de los submódulos y presionar con el Mouse(Ratón) haciendo doble click para poder ubicarse en el submódulo seleccionado. Para salir de la opción dar click en el botón salir de la lista de consulta. Adicionar una nueva opción(pantalla) al sistema integrado o grabar registro. En el caso de nuevas opciones(pantallas) la función es de adicionar, debe seleccionar el módulo y luego el submódulo al que pertenecerá la nueva opción(pantalla). En el campo código de la opción(pantalla) presentara el siguiente código de la opción(pantalla) asignado por el sistema, posteriormente debe digitar el nombre de la opción(pantalla). Al teminar de digitar el nombre, presione la tecla ENTER. La función de grabar se habilita cuando se está adicionando una nueva opción(pantalla) y modificando alguna, esta función permite grabar la nueva opción(pantalla) o en su lugar las modificaciones realizadas. La función cancelar, permite cancelar la función seleccionada (agregar o modificar), no realiza ninguna actualización en el archivo de opciones(pantallas) del sistema. Modificar opciones(pantalla), teniendo en cuenta que sólo se pueden modificar el nombre de la opción(pantalla), el código del módulo y submódulo no se puede modificar. En el caso de querer cambiar código del módulo o submódulo, debe agregar una nueva opción(pantalla) y eliminar la que se desea cambiar. También se presenta la función cancelar, la que se habilita en el modo de modificar datos de las opciones(pantallas). Eliminar opciones(pantallas) es una opción delicada, debe ubicarse en el módulo y submódulo que contiene la opción(pantalla) a eliminar, luego seleccione la opción(pantalla) que se desea eliminar, en la lista y se activara el botón de eliminar presiónelo y aparecerá un mensaje de confirmación de si desea efectuar la operación ESTA SEGURO DE ELIMINAR LA PANTALLA SELECCIONADO EN LA LISTA?, Puede abortar la misma indicando NO, o bien proseguir indicando SÍ. Salir permite abandonar el mantenimiento y retornar al MENU PRINCIPAL del módulo de seguridad. PÁGINA 28

32 OPCIONES. Las diferentes opciones del módulo de seguridad del Sistema son las siguientes: A. CREAR USUARIOS. Esta opción permite agregar y modificar los datos de los usuarios del sistema, así como asignar y modificar una clave de acceso del nuevo usuario. Los datos contenidos son: NOMBRE USUARIO. Contiene el nombre del usuario o login de entrada al Sistema, hasta un máximo de 10 dígitos de tipo caracter. CONTRASEÑA. Contiene la clave de acceso del usuario al Sistema, acepta 5 caracteres como mínimo, hasta 10 como máximo. CONFIRME CONTRASEÑA. Contiene la confirmación de la clave de acceso del usuario al Sistema cada vez que se agrega uno nuevo o se modifica alguna clave, acepta 5 caracteres como mínimo, hasta 10 como máximo. En la parte inferior de la pantalla aparece una barra de botones con los que se pueden realizar las operaciones siguientes: Retroceder un registro, presenta el registro anterior al que se encuentra. Avanzar un registro, presenta el registro siguiente. Agregar o grabar registro. En el caso de nuevos usuarios la función es de agregar registro, el usuario debe seleccionar el nombre del usuario a ingresar, en el caso que el nombre ya exista, aparecerá el MENSAJE NOMBRE DEL USUARIO YA EXISTE, INGRESE OTRO NOMBRE hasta que se digite otro nombre que no esté ingresado en el archivo de usuarios; en caso contrario permitirá la digitación de los diferentes datos. La función de grabar registro se habilita cuando se están agregando nuevos registros y modificando algunos datos de algún usuario, esta función permite grabar el nuevo registro o en su lugar las modificaciones realizadas. La función cancelar, permite cancelar la función antes seleccionada (agregar o modificar), no realiza ninguna actualización en el archivo de usuarios. Modificar registro, teniendo en cuenta que sólo se puede modificar la contraseña del usuario. También se presenta la opción cancelar, la que se habilita en el modo de modificar registro. PÁGINA 29

33 Eliminar registro es una función delicada, debiendo estar posicionados en el registro que se desea borrar, es decir que los datos del usuario que se desean eliminar deben estar visibles en la pantalla, apareciendo un mensaje de confirmación de si desea efectuar la operación, ESTA SEGURO DE ELIMINAR EL REGISTRO DEL USUARIO?. Puede abortar la misma indicando NO, o bien proseguir indicando SÍ. Cabe mencionar que esta opción elimina el acceso completo del usuario al Sistema. Salir permite abandonar el mantenimiento y retornar al MENU PRINCIPAL del módulo. B. ASIGNACION DE ACCESOS POR USUARIO. Esta opción permite asignar las opciones de accesos al sistema, para cada usuario. Además permite restringir ciertas opciones a usuarios del Sistema. Los datos que se solicitan son los siguientes: NOMBRE USUARIO. Contiene el nombre del usuario. CODIGO MÓDULO. Contiene el número del módulo. NOMBRE MÓDULO. Contiene el nombre del módulo. CODIGO SUBMÓDULO. Contiene el número del submódulo. NOMBRE SUBMÓDULO. Contiene el nombre del submódulo. CODIGO PANTALLA. Contiene el número de la opción(pantalla). NOMBRE PANTALLA. Contiene el nombre de la opción(pantalla). En la parte inferior de la pantalla aparece una barra de botones con los que se pueden realizar las operaciones siguientes: Anterior, retroceder un registro en el archivo de usuarios del sistema. Siguiente, avanzar un registro en el archivo de usuarios del sistema. Visualizar los diferentes nombres de usuarios existentes. Seleccione el nombre del usuario a consultar y luego le aparecerán las opciones disponibles para el usuario seleccionado. Para salir de la opción dar click en el botón de Cancel. PÁGINA 30

34 Adicionar accesos a un nuevo usuario. En el caso de la función adicionar, debe seleccionar el nombre del usuario luego el módulo, y aparecerá el mensaje DESEA ASIGNAR EL MÓDULO COMPLETO?. Si selecciona SI se le asignarán todas las pantallas contenidas en los submódulos del módulo seleccionado al usuario. Si elige NO se habilita la opción de submódulo, para seleccionar un submódulo y luego aparece el siguiente mensaje: DESEA ASIGNAR EL SUBMÓDULO COMPLETO?. Al elegir SI se asignarán todas las pantallas contenidas en el submódulo seleccionado. Al elegir NO se habilita la opción de selección de pantallas del submódulo antes seleccionado. La función de grabar se habilita cuando se está adicionando un nuevo usuario, o cuando se modifica un registro de usuario, esta función permite grabar los datos adicionados o modificados. La función cancelar, permite deshacer la función seleccionada (adicionar o modificar), no realiza ninguna actualización en el archivo de usuarios del Sistema. Modificar registro del usuario, se utiliza cuando se desea modificar datos o agregar otras opciones de acceso al usuario. Existe una función quitar, es muy importante al momento de eliminar acceso a usuarios, sólo debe seleccionar la pantalla a eliminar y presionar el botón quitar. La función cancelar, permite deshacer la función seleccionada (adicionar o modificar), no realiza ninguna actualización en el archivo de usuarios del sistema. Eliminar accesos a usuarios, es una opción delicada, debe ubicarse en el registro del usuario al que se desea eliminar los accesos. Debe tener en cuenta que esta opción elimina todos los accesos del usuario seleccionado. Aparecerá un mensaje de confirmación de si desea efectuar la operación ESTA SEGURO DE ELIMINAR TODOS LOS ACCESOS DEL USUARIO?, Puede abortar la misma indicando NO, o bien proseguir indicando SI. Salir permite abandonar el mantenimiento y retornar al MENU PRINCIPAL del módulo de seguridad. C. ENTRADAS/SALIDAS AL SISTEMA. Esta opción permite consultar y emitir un listado de las entradas y salidas de todos los usuarios que ingresan al sistema. La pantalla contiene los siguientes datos: USUARIO. Contiene el nombre del usuario, que ha ingresado al Sistema. FECHA/HORA INGRESO. Proporciona la fecha y la hora de ingreso del usuario al Sistema. FECHA/HORA SALIDA. Muestra la fecha y hora de salida del usuario del Sistema. PÁGINA 31