PROCEDIMIENTO PARA LA EJECUCIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE CAPACITACIÓN. PR-GDP Fecha versión: 29/05/2015

Transcripción

1 1.- OBJETIVO Describir las actividades referidas a la preparación, gestión de la compra, coordinación y seguimiento de las actividades de capacitación, establecidas en el Plan Anual de Capacitación del FOSIS año vigente. 2.- ALCANCE Estas disposiciones se aplican en todas las áreas que ejecuten actividades de capacitación incluidas en el Plan Anual de Capacitación año vigente, administradas por el/la Gestor/a Nacional de Capacitación y/o Gestor/a Regional de Capacitación. 3.- DOCUMENTOS DE REFERENCIA No tiene. 4.- DEFINICIONES Cursos de tipo abiertos: Curso impartido, tanto a funcionario/as de FOSIS como a personas de distintas organizaciones, públicas o privadas. Curso cerrado: aquella actividad de capacitación que Fosis contrata única y exclusivamente para sus funcionarios y donde define las temáticas y objetivos que se tratarán en la capacitación Gestor de Compras: Funcionario de calidad contractual, planta, contrata u honorarios, que realiza los requerimientos de la contratación o adquisición de bienes o servicios. Gestor/a Nacional de Capacitación: Profesional del Departamento de Desarrollo Organizacional Encargado/a de coordinar el proceso de capacitación a nivel nacional y de ejecutar las actividades de capacitación del nivel central. Además, es responsable del proceso ante la Dirección Nacional del Servicio Civil, contraparte técnica del sistema de capacitación. Gestor/a Regional de Capacitación: Trabajador(a) del servicio designado(a) para desempeñar en cada región el rol y funciones establecidas en el proceso de Capacitación. Revisado por Hilda Carrera Gamonal Jefa Dpto. Desarrollo Organizacional Aprobado por Patricia Pezo Subdirectora de Personas COPIA NO CONTROLADA CUANDO ESTA IMPRESA Y SIN TIMBRE ORIGINAL Página 1 de 6

2 5.- DESCRIPCION DE ACTIVIDADES 5.1 Ejecución de la actividad de capacitación Preparación de la actividad de capacitación El/la Gestor/a Nacional o Regional de Capacitación, según corresponda, se reúne con un representante del área a quien va dirigida la actividad de capacitación. Dicho representante puede ser la jefatura del área o bien un funcionario/a que ésta designe. En esta reunión las partes definen los requisitos de la capacitación los que deben considerar al menos: contenidos de la actividad, fechas estimadas de ejecución y listado de participantes. Si El/la Gestor/a Nacional o Regional de Capacitación, según corresponda, estima que dada las características de la actividad no es necesario realizar dicha reunión, debe preparar la actividad en términos de estructura, contenidos, horarios y participantes y proponérsela, mediante correo electrónico, a la jefatura del área que va dirigida la actividad de capacitación. En ambos casos, El/la Gestor/a de Capacitación Nacional o el/la Gestor/a de Capacitación Regional establece los requerimientos de la actividad de capacitación, de acuerdo a los procedimientos del sistema de compras Compra del servicio de capacitación La compra de las actividades de capacitación se gestiona conforme a los Procedimientos del Sistema de Compras y Contrataciones Públicas del FOSIS publicados en Intranet, Ruta: Portal de Calidad / procedimientos de compras y contrataciones públicas. El/la Gestor/a de Compras al momento de evaluar las ofertas de los proveedores debe regirse por la normativa legal y los procedimientos internos vigentes. Para el Sistema de capacitación el gestor de compra es el/la Gestor/a Nacional o Regional de Capacitación, según corresponda. Este último puede delegar esta responsabilidad en algún trabajador(a) de la Dirección Regional Coordinación para la ejecución de la actividad de capacitación Finalizada la compra de la actividad de capacitación, el/la Gestor/a Nacional o Regional de Capacitación, para los cursos cerrados, debe: - Citar a reunión al proveedor. En esta instancia se explica al proveedor los objetivos y la necesidad de la actividad de capacitación, el perfil de los participantes, el contexto organizacional, además se ajustan, si corresponde, los contenidos del curso y se definen los aspectos logísticos del mismo. Además se le entrega el Anexo 1 con los Página 2 de 6

3 requisitos metodológicos para la medición de asistencia, aprendizaje y satisfacción de la actividad de capacitación, y se le informan los criterios a considerar en cuanto a: medición de asistencia, de aprendizaje y satisfacción de la actividad de capacitación, así como los contenidos mínimos en el informe final de la misma. Dependiendo de la especialidad temática del curso, el/la Gestor/a Nacional o Regional de Capacitación, según corresponda, invita a la reunión a un representante del área a la que va dirigida el curso. Además, para cualquier tipo de curso, el/la Gestor/a Nacional o Regional de Capacitación: - En el caso de las actividades que requieran ausentarse de las actividades habituales se elabora Resolución que autoriza asistencia a la actividad de capacitación, donde se establece al menos, identificación del proveedor que realiza el curso, listado de participantes, fecha y lugar de ejecución de la actividad y costos de la misma. Una vez tramitada la pública en el Sistema Digitalización de Resoluciones según corresponda. - Envía invitación de la actividad mediante correo electrónico a los y las participantes con copia a sus jefaturas directas Evaluación del proveedor de la capacitación Una vez ejecutada la actividad de capacitación, el/la Gestor/a de Capacitación Nacional o el/la Gestor/a de Capacitación Regional, son los responsables de evaluar el desempeño de los proveedores de Capacitación. Los factores de la evaluación de proveedores se detallan en el Anexo Nº 2 Una vez que el proveedor entrega la documentación de la actividad de capacitación (a más tardar dentro de los 10 días de ejecutada) el/la Gestor/a Nacional o Regional de Capacitación, elaboran la Evaluación de Proveedores, señalada en el Anexo Nº 2. A más tardar, al mes de finalizada la actividad de capacitación, el/la Gestor/a Regional de Capacitación, envía, mediante correo electrónico a el/la Gestor/a Nacional de Capacitación la evaluación de proveedores. En los meses de, Septiembre y Noviembre; el/la Gestor/a Nacional de Capacitación solicita mediante correo electrónico a el/la Gestor/a Regional de Capacitación que envíen las evaluación de proveedores faltantes En el mes de Noviembre, el/la Gestor/a Nacional de Capacitación elabora el Consolidado Nacional de Calificación de Proveedores <año>, considerando la información contenida en: - Evaluaciones de proveedores Realizada por Gestor/a Nacional o Regional Página 3 de 6

4 La nota final obtenida por el proveedor se considera en los futuros procesos de compras, específicamente, en la Pauta de Evaluación de ofertas de capacitación <año>. Lo anterior, para que el desempeño del proveedor incida en las posibles postulaciones a actividades de capacitación de similar temática Cierre y gestión del pago de la actividad de capacitación Ejecutada la actividad de capacitación, el proveedor dentro de los 10 días a partir del término de la actividad de capacitación, debe enviar a el/la Gestor/a Nacional o Regional de Capacitación según corresponda, la siguiente documentación en formato digital, para los cursos cerrados: - Un Certificado de asistencia y aprendizaje logrado, de acuerdo a los criterios informados en reunión previa, en formato suministrado por el Proveedor. - Evaluación de satisfacción de las actividades de capacitación, de acuerdo a los criterios informados en reunión previa, en formato suministrado por el proveedor, respondida por cada participante. - Informe final de la actividad de capacitación, de acuerdo a los criterios informados en reunión previa, en formato elaborado por el proveedor. - Copia de los Certificados o Diplomas de aprobación / asistencia de la actividad de capacitación. - Factura por el servicio prestado. Esta información, debe ser emitida por el proveedor, mediante correo electrónico, a el/la Gestor/a Nacional o Regional de Capacitación; quien solicitará modificaciones en caso de que las hubiera por correo electrónico, o bien informará su conformidad por el mismo medio. Lo anterior, de acuerdo a lo establecido en la reunión de coordinación, según punto de este procedimiento. Para los cursos abiertos, la documentación mínima a recibir es la factura del proveedor más el diploma o certificado de aprobación / asistencia. En caso de ser recibidas en formato impreso, el/la Gestor/a Nacional o Regional de Capacitación procede a digitalizarlos. Una vez recepcionada la documentación del curso, el/la Gestor/a Nacional o Regional de Capacitación, según corresponda, solicita el pago de la actividad de acuerdo a los requisitos establecidos en los procedimientos de compras y contrataciones públicas Registros de la actividad de capacitación El/la Gestor/a Nacional o Regional de Capacitación, según corresponda debe: - Almacenar en la carpeta digital Actividades de Capacitación <Año>/<nombre actividad de capacitación> la información entregada por el Proveedor y el acta de Página 4 de 6

5 reunión con proveedor seleccionado, según corresponda. Gestor regional envía copia de estos respaldos al Gestor Nacional de Capacitación. - Publicar en el Sistema Digitalización de Resoluciones la resolución que dispone descanso complementario, según corresponda; junto con el respaldo de medición de la asistencia y aprendizaje de la actividad de capacitación. - registrar los antecedentes que correspondan de la capacitación en la página Web CONTROL DE REGISTROS Identificación del registro Resolución que autoriza la asistencia al curso. Certificado de asistencia y aprendizaje Informe Final de la actividad de capacitación Copia factura Consolidado nacional: de Evaluación de Proveedores <año> Actividades de capacitación Almacenamiento Protección Recuperación Password de acceso al equipo En carpeta Actividades de Capacitación <Año>/<nombre actividad de capacitación>, separado por curso. Ubicado en el Password de disco H o C: PC de acceso al el/la Gestor/a Nacional o equipo Regional de Capacitación Digital. En Base de datos Password de acceso Gestor/a Nacional o Regional de Capacitación, según corresponda. Tiempo retención y disposición Año anterior y año vigente, después eliminar Gestor/a Nacional o Año anterior y Regional de año vigente, Capacitación, después según corresponda. eliminar. Gestor/a Nacional de Capacitación permanente Página 5 de 6

6 7.- TABLA DE MODIFICACIONES Versión Nº Pág. Modificada Motivo del cambio 7 Todas Se refunde con el procedimiento de Evaluación de Proveedores Actividades de Capacitación PR-CAP Se incorporan precisiones para la reunión con los proveedores, e información para el cierre del proceso de capacitación. Se cambia código según nuevo mapa de procesos de Gestión y Desarrollo de las personas 8 Anexos Se ajustan los anexos N 2 y 3 de evaluación de proveedores, especificando la evaluación que realiza el alumnos/a y la que realiza Gestor/a de capacitación. 9 Anexos Se elimina anexo 2, y se modifican los anexos 1 y anexo 3, que ahora pasa a ser anexo 2 Fecha Aprobación 21/02/ /10/ /05/ ANEXOS 1. Requisitos metodológicos para la medición de asistencia, aprendizaje y satisfacción de la actividad de capacitación. 2. Evaluación de Proveedores por Gestor Nacional/Regional de capacitación Página 6 de 6