Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia

Transcripción

1 Página 1 de 10 Fecha de Vigencia: 0 / 10 / 15 VERSIÓN 1 Adopción del procedimiento 3 HISTORIAL DE CAMBIOS NATURALEZA DEL CAMBIO Actualización del Desarrollo del Procedimiento: Se suprimieron las actividades Generación de Boletines y Base de Datos, por cuanto no hacen parte de las funciones establecidas para este Grupo Interno de Trabajo Ajuste al formato vigente para el SIG Actualización de registros, inclusión del formato DP-FO-74 Documentos transferidos y tramitados Actualización de la base legal: Se suprimieron las referencias a las Resoluciones 6446 de 011 y 5813 de 011, derogadas y modificadas en lo que atañe al Grupo Interno de Trabajo Consultivo y Extradición, para en su lugar incluir la Resolución 1130 de 6 de 013 que es la que actualmente regula las funciones del Grupo. Ajuste en registros: En el numeral 6 relativo a Registros se suprimió la referencia a Notas verbales por cuanto éstas no constituyen Registros en las carpetas del Grupo Interno de Trabajo Consultivo y Extradición. Actualización del Desarrollo del Procedimiento: En el paso 9 Desarrollo del Procedimiento se adicionó el aparte en negrilla 9. Elaborar el proyecto de traslado de la solicitud por competencia así como el oficio que informa al peticionario sobre el traslado respectivo. Se incluyó la actividad 15 4 Actualización de la base legal: Resolución 3901 del 6 de junio de 013 Por la cual se modifica parciamente los artículos primero y segundo de la Resolución 5813 del 16 de noviembre de 011 y se deroga una Resolución. Ajuste en registros: Inclusión de conceptos, correos electrónicos y oficios. Ajuste en la redacción de las políticas de operación

2 Página de 10 CONTROL DE REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA JUAN MANUEL MORALES CAICEDO Asesor Grupo Interno de Trabajo Consultivo y Extradición 01/10/15 DIANA ROCIO GIRÓN MURCIA Asesora- Gestora de cambio 01/10/15 REVISÓ CARGO FECHA ALEJANDRA VALENCIA GARTNER Director de Asuntos Jurídicos Internacionales 01/10/15 APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA LIZ JEREZ ARAQUE Jefe Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional 0/10/15

3 Página 3 de OBJETIVO Establecer la secuencia de actividades requeridas para preparar los proyectos de estudios, análisis y conceptos jurídicos, en temas de derecho internacional público y privado.. ALCANCE El procedimiento inicia con la recepción de una solicitud verbal o escrita de acompañamiento y/o asesoría generada a partir de la existencia de un problema jurídico relacionado con temas de derecho internacional y finaliza con el archivo en la carpeta correspondiente del concepto emitido 3. BASE LEGAL Constitución Política Tratados o acuerdos internacionales Costumbre internacional Principios generales del derecho internacional Decreto Ley 74 de 000 Por el cual se regula el Servicio Exterior de la República y la carrera diplomática y consular Decreto 3355 de 009 Por medio del cual se modifica la estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores y se dictan otras disposiciones Resolución 3901 del 6 de junio de 013 Por la cual se modifica parciamente los artículos primero y segundo de la Resolución 5813 del 16 de noviembre de 011 y se deroga una Resolución 4. DEFINICIONES COSTUMBRE INTERNACIONAL: Es una práctica constante seguida por los sujetos de derecho internacional (elemento material) generalmente aceptada como derecho (elemento subjetivo conocido como opinio iuris sive necessitatis) 1. Constituye fuente del derecho internacional público. DERECHO INTERNACIONAL PÚBLICO: sistema de normas y principios que forman el ordenamiento jurídico de la sociedad internacional, que se encarga de regular su organización, funcionamiento, así como las relaciones entre Estados y los demás sujetos y actores del derecho internacional. DOCTRINA INTERNACIONAL: es la doctrina de los publicistas de mayor reconocimiento de los distintos Estados o de los institutos científicos de prestigio académico. Constituye medio auxiliar para la determinación de las reglas de derecho. 1 Estatuto de la Corte Internacional de Justicia, artículo 38.

4 Página 4 de 10 JURISPRUDENCIA DE TRIBUNALES INTERNACIONALES: compuesta por las decisiones judiciales proferidas por los tribunales internacionales, en el marco de los procesos contenciosos o en ejercicio de la función consultiva, con efectos obligatorios únicamente inter partes. Constituye un medio auxiliar para la determinación de las reglas de derecho 3. PRINCIPIOS GENERALES DEL DERECHO INTERNACIONAL: son los principios generales de derecho reconocidos por las naciones civilizadas y constituyen fuente del derecho internacional público 4. TRATADO: un acuerdo internacional celebrado por escrito entre sujetos de derecho internacional y regido por este ordenamiento jurídico, ya conste en un instrumento único o en dos o más instrumentos conexos y cualquiera que sea su denominación particular DOCUMENTOS ASOCIADOS No Aplica 6. REGISTROS DP-FO-74 Documentos transferidos y tramitados Memorandos Ayudas de memoria (Cuando aplique) Conceptos (cuando aplique) Correos Electrónicos (cuando aplique) Oficios (cuando aplique) 7. POLITICAS DE OPERACIÓN Cumplimiento de términos legales: Es necesario dar respuesta dentro del término legal establecido, si existiere. Reserva de conceptos: De conformidad con el artículo 3 del Decreto 3355 de 009, los conceptos de la Dirección de Asuntos Jurídicos Internacionales son reservados al uso y conocimiento del Ministerio de Relaciones Exteriores. En consecuencia, no podrán ser incorporados a expedientes levantados Ibídem. 3 Ibídem. 4 Ibídem. 5 Convención de Viena sobre el derecho de los tratados (1969), artículo, numeral 1, literal a; y Convención de Viena sobre el derecho de los tratados entre Estados y Organizaciones Internacionales o entre Organizaciones Internacionales (1986), artículo, numeral 1, literal a.

5 Página 5 de 10 sobre reclamaciones privadas, ni utilizados o conocidos por personas extrañas al Ministerio, sin autorización escrita del Ministro, de los Viceministros o del Secretario General. Sin embargo, el Ministerio podrá dar la publicidad a aquellos conceptos que por su interés general puedan servir para formar un cuerpo de doctrina del Ministerio temas jurídicos.

6 Página 6 de 10 CONSULTA VERBAL 8. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO DIRECCIÓN DE ASUNTOS JURÍDICOS INTERNACIONALES GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONSULTIVO Y EXTRADICIONES OBSERVACIONES Inicio 1. Recibir solicitud de acompañamiento y/o asesoría vía telefónica Director. Asignar las solicitudes al GIT Consultivo y Extradición Director 3. Asignar el tema al abogado respectivo Coordinador 4. Analizar y atender la solicitud de acompañamiento y/o asesoría, siguiendo las instrucciones de la Dirección y la Coordinación Abogado Asignado Es posible que a la solicitud de acompañamiento y/o asesoría concurran consultas adicionales o complementarias, caso en el cual el abogado asignado procederá a tramitarla como parte de la consulta inicial, y si es del caso, responder inmediatamente, o si lo considera necesario solicitará que se eleve consulta formal. Las consultas verbales recibidas directamente por los abogados deberán reportarse a la Coordinación, y a la Dirección, en caso de comportar gran relevancia o urgencia. Fin

7 Página 7 de 10 PREPARAR LOS PROYECTOS DE ESTUDIOS Y CONCEPTOS JURÍDICOS ELEVADOS EN FORMA ESCRITA CORRESPONDENCIA DIRECCIÓN DE ASUNTOS JURÍDICOS INTERNACIONALES GRUPO INTERNO DE TRABAJO CONSULTIVO Y EXTRADICIÓN OBSERVACIONES Inicio 1. Gestión de correspondencia recibida. Recepcionar la documentación Auxiliar administrativo 3. Asignar la solicitud al Coordinador del GIT Consultivo y Extradición para su correspondiente reparto Director 4. Asignar la solicitud al respectivo abogado Coordinador 5. Recibir La solicitud con su documentación por reparto Las solicitudes recibidas pueden tratarse de derechos de petición, caso en el cual es preciso tener en cuenta, para elaborar el proyecto de respuesta el termino legal respectivo. 6. Verificar que lo relacionado en la planillla coincida con lo entregado 7. Firmar planilla La solicitud recibida implica elaboración de un proyecto de estudio, análisis o concepto jurídico en temas de derecho internacional? Si No 1 1

8 Página 8 de 10 PREPARAR LOS PROYECTOS DE ESTUDIOS Y CONCEPTOS JURÍDICOS ELEVADOS EN FORMA ESCRITA GRUPO OBSERVACIONES 1 8. Analizar la solicitud para establecer competencia de la Dirección y del GIT Consultivo y Extradición 9. Elaborar el proyecto de traslado de la solicitud por competencia así como el oficio que informa al peticionario sobre el traslado respectivo 1 La solicitud requiere concepto? No Si 10. Elaborar Proyecto de respuesta 11. Someter Proyecto de respuesta a consideración del Coordinador y realizar correcciones o ajustes, si a ello hubiere lugar 1. Someter Proyecto de respuesta, revisado, a consideración del Director Coordinador / Abogado

9 Página 9 de 10 PREPARAR LOS PROYECTOS DE ESTUDIOS Y CONCEPTOS JURÍDICOS ELEVADOS EN FORMA ESCRITA GRUPO OBSERVACIONES 13. Firmar el Concepto o respuesta previa realización de las correcciones o ajustes correspondientes si a ello hubiere lugar Director / Coordinador 14. Entregar al Auxiliar Administrativo el documento de respuesta debidamente firmado junto con los antecedentes y anexos a que hubiere lugar 15. Entregar el documento firmado al solicitante Auxiliar administrativo En caso de tratarse de un documento dirigido a un destinatario externo al Ministerio, el auxiliar administrativo deberá entregar el documento a la Oficina de Correspondencia para que sea enviado al solicitante. 16. Ingresar en la base de datos el concepto emitido Auxiliar administrativo 17. Archivar en la carpeta correspondiente Auxiliar administrativo Fin

10 Página 10 de PUNTOS DE CONTROL PREPARAR LOS PROYECTOS DE ESTUDIOS Y CONCEPTOS JURÍDICOS ELEVADOS EN FORMA ESCRITA. No. ACTIVIDAD DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD CRITICA O VULNERABLE PUNTOS DE CONTROL DESCRIPCION DEL CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO Pérdida de la documentación radicada. Emplear una planilla de correspondencia. Por cada solicitud radicada Abogado designado / Auxiliar administrativo DP-FO-74 Planilla de correspondencia