Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
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- Alfonso Ruiz Domínguez
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1 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 1 de 10 Fecha de Vigencia: 03 / 12 / 15 HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO 1 Adopción del procedimiento CONTROL DE REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA MARÍA CAMILA MUGNO PINZÓN Periodista 30/11/2015 REVISÓ CARGO FECHA ANA CAROLINA ZAPATA Coordinadora Grupo Interno de Trabajo de Prensa y Comunicación Corporativa (e) 02/12/2015 APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE Jefe Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo Organizacional 02/12/2015
2 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 2 de OBJETIVO Establecer la secuencia de actividades a seguir por parte de las dependencias para publicar contenidos en las redes sociales del Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia. 2. ALCANCE Inicia con la recepción de la información en el GIT de Prensa y Comunicación Corporativa y finaliza con la publicación del requerimiento en una, varias o todas las redes sociales (Twitter, Facebook, Youtube, Flickr, Instagram, Periscope) 3. BASE LEGAL Decreto 2573 de 2014 Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea, se reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones. Resolución 7388 de 2014 Por medio de la cual se adopta la política de prevención del daño antijurídico para el Ministerio de Relaciones Exteriores y su Fondo Rotatorio conforme con las normas que la desarrollan. Resolución de funciones vigente para el grupo Interno de Trabajo de Prensa y Comunicación corporativa 4. DEFINICIONES FACEBOOK: Red social de personas interconectadas que comparten todo tipo de información. FAN PAGE DE FACEBOOK: Herramienta de la red social Facebook que permite reunir personas con intereses comunes. Se pueden añadir fotos, videos, mensajes, etc. FLICKER: sitio web que permite almacenar, ordenar, buscar y compartir fotografías y videos en línea. INSTAGRAM: Red social para compartir fotos y videos acompañados de una descripción en texto sin límite de caracteres PARRILLAS: Documentos en Excel que contienen la información sobre los mensajes, videos y fotos publicados. PERISCOPE: Aplicación que permite transmitir video en directo RED SOCIAL DE INTERNET: aplicaciones web que permiten a sus usuarios estar en contacto en tiempo real con personas de su interés a través de mensajes de texto. TWITTER: red de microblogging que permite escribir y leer mensajes en Internet que no superen los 140 caracteres.
3 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 3 de 10 YOUTUBE: Servicio de alojamiento de videos en internet en el cual sus usuarios pueden subir y compartir el contenido audiovisual que deseen. En YouTube, los videos están disponibles para cualquier persona que quiera verlos. También se puede añadir comentarios sobre cada video. 5. DOCUMENTOS ASOCIADOS Manual 3.1 para la implementación de la Estrategia de Gobierno en línea Entidades del Orden Nacional. 6. REGISTROS Parrillas de información sobre mensajes publicados en Twitter y Facebook Fotos en Flickr e Instagram Videos en YouTube y Periscope. 7. POLÍTICAS DE OPERACIÓN La publicación de información en las redes sociales del Ministerio se realizará de lunes a domingo, incluyendo los días festivos y estará a cargo del Grupo Interno de Trabajo de Prensa y Comunicación Corporativa. Las solicitudes de publicación en redes sociales por parte de las dependencias deberán realizarse al menos con 24 horas de anticipación al día tentativo de publicación. Todas las preguntas que lleguen a través de las redes sociales deben ser contestadas por la dependencia a la que corresponda el tema. La respuesta final será centralizada y enviada por el GIT de prensa y comunicación corporativa. Los mensajes a publicar en redes sociales que no surjan del Grupo Interno de Trabajo de Prensa, deben tener visto bueno del coordinador de área o de quien este delegue para tal función. Las únicas cuentas en redes sociales oficiales del Ministerio son: Facebook: Cancilleria Colombia Flicker: Cancillería Colombia Youtube: Cancillería Colombia Instagram: asistencia_cancilleriacol Periscope: Cancilleriacol Por tal motivo, todos los mensajes deben enviarse solamente por esos perfiles autorizados.
4 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 4 de 10 No se encuentra permitida la creación de perfiles en redes sociales de Embajadas y/o Consulados, ya que perfiles diferentes a los arriba expuestos serán considerados no oficiales o falsos Todos los mensajes a publicar en redes sociales deben ser centralizados por el Grupo Interno de Trabajo de Prensa y Comunicación Corporativa.
5 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 5 de DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO PUBLICACIONES DE CONTENIDO EN REDES SOCIALES Cuando son solicitados por otras dependencias GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE PRENSA Y COMUNICACIÓN CORPORATIVA OTRAS DEPENDENCIAS OBSERVACIONES Inicio 1. Recepcionar Solicitud de publicación en Redes Sociales La solicitud deberá realizarse a través de correo electrónico con al menos 24 horas de anticipación al día de publicación. 2. Definir la viabilidad de realizar la publicación solicitada / Coordinadora de Prensa El deberá comunicar al la Coordinadora de Prensa el requerimiento realizado por la dependencia solicitante para su visto bueno Es viable la publicación? No Si 3. Enviar notificación a la dependencia que realizó la solicitud La notificación deberá enviarse a la dependencia solicitante mediante correo elctronico. 4. Definir si es necesario solicitar información adicional a la dependencia solicitante para la elaboración de los mensajes 1 No Es necesario solicitar información adicional? Si 5. Solicitar a la dependencia la información adicional que se requiera La información que se requiera adicional deberá solicitarse a la dependencia mediante correo electrónico. 6. Enviar información solicitada Responsable de la Dependencia Solicitante 1
6 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 6 de 10 PUBLICACIONES DE CONTENIDO EN REDES SOCIALES Cuando son solicitados por otras dependencias GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE PRENSA Y COMUNICACIÓN CORPORATIVA OTRAS DEPENDENCIAS OBSERVACIONES Elaborar y enviar parrilla de mensajes para aprobación 8. Revisar parrila de mensajes y enviar respuesta Responsable de la Dependencia Solicitante La respuesta deberá enviarse a través de correo electrónico. 9. Recepcionar Y revisar respuesta Tiene Observaciones la Parrilla? Si 10. Realizar ajustes sugeridos por la dependencia solicitante y enviar nuevamente para aprobación No 11. Revisar parrila de mensajes ajustada y enviar visto bueno El visto bueno deberá enviarse a través de correo electrónico. Responsable de la Dependencia Solicitante 12. Publicar el mensaje Fin
7 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 7 de 10 PUBLICACIONES DE CONTENIDO EN REDES SOCIALES Cuando son sugeridos por GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE PRENSA Y COMUNICACIÓN CORPORATIVA OBSERVACIONES Inicio 1. Definir posibles temas para publicación en las redes sociales El deberá indagar con los periodistas de la Oficina de Prensa los temas de cada Dirección del Ministerio que pueden publicarse a través de redes sociales. 2. Aprobar temas sugeridos para publicar Coordinadora de Prensa 3. Realizar parrilla de mensajes a publicar La parrilla deberá estar elaborada al menos 48 horas antes del envío de los mensajes. 4. Aprobar parrilla presentada por el Community Manager Coordinadora de Prensa El deberá realizar los ajustes señalados por la Coordinadora en caso de que haya lugar a ellos, de lo contrario se continuará con el procedimiento. 5. Programar y enviar los mensajes por las redes sociales. Se recomienda enviar un máximo de 7 mensajes por hora a través de Twitter y 1 mensaje a través de Facebook. Fin
8 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 8 de 10 PUBLICACIONES DE CONTENIDO EN REDES SOCIALES Cuando son sinergias de Presidencia GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE PRENSA Y COMUNICACIÓN CORPORATIVA OBSERVACIONES Inicio 1. Recepcionar correo con sinergia que envían desde Urna de Cristal de Presidencia 2. Revisar y definir que temas de los sugeridos en la sinergia se deben enviar desde las redes sociales del Ministerio El deberá definir que mensajes se publicarán dependiendo el lineamiento señalado en el correo y la vialidad de los mismos para ser publicados en los perfiles del Ministerio. 3. Publicar mensajes 4. Incluir en la parrilla los mensajes publicados Fin
9 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 9 de 10 PUBLICACIONES DE CONTENIDO EN REDES SOCIALES Cuando son preguntas de seguidores a través de las redes sociales GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE PRENSA Y COMUNICACIÓN CORPORATIVA OTRAS DEPENDENCIAS OBSERVACIONES Inicio 1. Recepcionar y revisar pregunta a través de las menciones o mensajes en las redes sociales Se puede responder desde la Oficina de Prensa? Si No 2. Responder la inquietud del usuario El deberá responder a la inquietud del seguidor con información que se encuentra en la Pagina de Internet del Ministerio. 3. Conseguir punto de contacto con el seguidor que realiza la pregunta El deberá solicitar al seguidor un teléfono de contacto o correo electrónico a través del cual se le haga llegar la respuesta completa a su inquietud. (Esta solicitud se realizará a través del mismo medio por el cual se recibió la pregunta) 4. Envíar a la dependencia encargada de dar respuesta según el tema El deberá enviar a través de correo electrónico la pregunta y los datos de contacto del seguidor. 5. Responder la pregunta enviada por el de Prensa Responsable Dependencia Encargada La dependencia encargada deberá enviar respuesta al seguidor de su inquietud al correo en remitido por el Community Manager de Prensa. En la respuesta deberá estar copiado el de Prensa. 6. Incluir en la parrilla de mensajes Fin
10 RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: TODOS LOS PROCESOS Página 10 de PUNTOS DE CONTROL PUBLICACIONES DE CONTENIDO EN REDES SOCIALES Cuando son solicitados por otras dependencias No. ACTIVIDAD DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD CRITICA O VULNERABLE PUNTOS DE CONTROL DESCRIPCION DEL CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO 12 Envío de información errada a través de las cuentas oficiales del Ministerio de Relaciones Exteriores y/o su Fondo Rotatorio en las redes sociales Solicitar visto bueno de los mensajes antes de publicarlos en las redes sociales al responsable del tema Cuando se requiera Communitty Manager Correo electrónico
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