PROCEDIMIENTO HISTORIA LABORAL DE LOS AFILIADOS PORTADA. VERSIÓN FECHA JUSTIFICACIÓN DE LA MODIFICACIÓN 1 19/10/2010 Lanzamiento del procedimiento

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1 Pagina 1 de 6 PORTADA A) HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA JUSTIFICACIÓN DE LA MODIFICACIÓN 1 Lanzamiento del procedimiento B) REVISIONES Y APROBACIONES DEL DOCUMENTO ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Nombre: Mónica Ma. Garzón Nombre: Armando Ricardo González Delgado Cargo: Coordinador de Grupo Cargo: Jefe Oficina Asesora de Historia Planeación y Sistemas Laboral Nombre: Mónica Ma. Garzón Cargo: Contratista Encargada de la Afiliación Fecha: 05/10/2010 Fecha: 12/10/2010 Fecha: C) LISTA DE DISTRIBUCIÓN N NOMBRE Y CARGO 1 Mónica Ma. Garzón González Grupo 2 Ingeniero Contratista Desarrollador- Planeación y Sistemas

2 Pagina 2 de 6 1. OBJETIVO Este procedimiento tiene por objeto establecer las actividades, condiciones, controles y decisiones necesarias, para la recuperación reconstrucción y cargue de la historia laboral de los afiliados correspondiente a los años , en el aplicativo de. 2. ALCANCE Inicia con la digitalización de la información que reposa en los boletines de caja y bancos de la Entidad y finaliza con el cargue de la historia laboral en el aplicativo de. 3. RESPONSABLES Los responsables de aplicar este procedimiento son: El Grupo Historia Laboral de, dependencia a cargo de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. 4. BASE LEGAL Ley 100 de Circular Básica jurídica (Externa 007 de 1996) Superintendencia Financiera de Colombia. Ley 797 de DEFINICIONES HISTORIA LABORAL La historia laboral es definida como el detalle ordenado de todas las actividades comprendidas con el recaudo de aportes para cada uno de los afiliados al Fondo de Previsión Social del Congreso de la República, incluyendo entre otros datos sobre el Empleador, las remuneraciones imputables percibidas, y el detalle de los días laborados. REGLAS DE MIGRACIÓN Las reglas de migración son las decisiones tomadas aplicables a la información digitalizada sobre las cuales se definen procedimientos para lograr la consecución de datos de salarios, aportes, días cotizados, etc, estas son ejecutadas sobre un formato diferente al definitivo de cargue.

3 Pagina 3 de 6 6. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES 6.1 Para desarrollar el procedimiento se debe definir reglas de migración aplicables a la información digitalizada, lo anterior teniendo en cuenta que las planillas remitidas por los empleadores, carecen de los datos necesarios para alimentar la historia laboral tales como Salario, IBC, días laborados, Aporte empleador y aporte total, solo detallan el valor asumido por el empleado es decir el 25% del aporte total. 6.2 Las reglas anteriormente mencionadas son las siguientes: El aporte descrito en la planilla se asume como el valor descontado al empleado es decir el 25% del aporte total, a este valor se le aplica la siguiente formula: Descuento empleado = 25% El aporte total (X). = 100% El aporte total se establece con base en la tarifa aplicable para el año que se va a recuperar con base en lo establecido en el articulo 20 de la Ley 100 de 1993, modificado por el artículo 7 de la Ley 797 de Aplicando la siguiente formula: El aporte total = 11.5% (año 1994) IBC = 100% 6.3 Inicialmente en la columna de días laborados se coloca 30, pero luego puntualmente se revisa la homogeneidad en los aportes mensuales y si existen diferencias de menor valor en entre los mismos, los días se corrigen estableciendo el valor del aporte diario y luego se determina a cuantos días equivale el menor valor reportado. 6.4 Los registros duplicados y triplicados para un mismo periodo deben revisarse para descartar si se generaron por el doble cargue de la información o si obedecen a nominas adicionales de retroactivos horas, extras, primas etc, cuando se encuentra que corresponden al aporte del mismo mes se debe eliminar el duplicado. 6.5 A medida que se identifican las inconsistencias en la información se debe también crear reglas para solucionarlas. Esta labor debe ser realizada por un profesional con experiencia en el tema de historia laboral, normatividad de pagos a la seguridad social y manejo de PILA.

4 Pagina 4 de 6 7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO N ACTIVIDAD RESPONSABLE Recuperación de la información de los aportes realizados por los afiliados a través de los empleadores Cámara de Representantes, Senador de la República y, correspondiente a los años La información digitalizada es entregada el Ingeniero de Sistemas quien la carga en una base de datos temporal para comenzar la depuración La información es remitida al de afiliación quien revisa la información y define la reglas de migración, para lo cual debe revisar los boletines físicos y las imágenes entregadas por DS Sistemas, asi como los archivos soportes entregados en las diferentes visitas de fiscalización y el aplicativo de Información del Senado de la República. Una vez definidas las reglas de migración se envía las directrices a seguir al ingeniero contratistas encargado de el cargue (ver numeral 6.1) El ingeniero desarrollador revisa las reglas y las aplica a la información que se encuentra en Base de datos y la reenvía para primera revisión En la primera revisión se depuran los errores tales como información duplicada, tarifas mal aplicadas (congresista Funcionario), días en Blanco o con vacíos, nombres sin cédula, cédulas sin nombres, etc. Se remite nuevamente al Ingeniero para que realice las correcciones solicitadas, DS sistemas, Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas Ingeniero de Sistemas Contratista desarrollador Ingeniero de Sistemas Contratista desarrollador Ingeniero DOCUMENTO REGISTRO Y OBSERVACIONES Información Digitalizada Base de Datos Reglas de Migración Oficio al Empleador Archivo para segunda

5 Pagina 5 de 6 6 este debe dejar la trazabilidad de las reglas entregadas, una vez realice las correcciones debe enviar nuevamente el archivo para revisión al coordinador del Grupo. Desarrollador revisión 7 Se revisa nuevamente la información para confirmar que las inconsistencias referidas en el numeral 5 hayan sido corregidas, si la información está acorde se le da la instrucción de cargar en el módulo de historia Laboral. 8 9 Una vez cargada la información el Ingeniero de Sistemas debe entregar las estadísticas de la información cargada la cual es necesaria para solicita a los empleadores los periodos faltante, para un cargue posterior. Una vez la información se encuentra cargada en el módulo de Historia Laboral se realiza depuraciones puntuales de acuerdo con los errores que se vayan encontrando, tales como periodos repetidos por novedades, días en 30 con IBC inferiores a los periodos encontrados, novedades no informadas, etc. Esta actividad es constante de acuerdo con las solicitudes de certificaciones realizadas por los usuarios internos y externos, para lo cual es necesario solicitar al empleador constancia laborales de salario y descuentos.. Estadísticas Certificaciones emitidas por el empleador Existe control externo del procedimiento por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia y La Contraloría General de la Republica. Control Interno o autocontrol individual. Control Externo se presenta este tipo de control por entidades externas a

6 Pagina 6 de 6 8. PUNTOS CRITICOS DEL RIESGO Información ilegible. Cargar información que no responde al afiliado. Perdida de información en el aplicativo. Generación de errores en el aplicativo al cargar la información. 9. FORMATOS Y ANEXOS Tabla histórica de tarifas de cotización aportes pensionales. Estadísticas del cargue. Archivos excel revisiones y depuraciones.