Procedimiento Custodia y Destrucción de Licencias Médicas y documentos de respaldo para el pago

Transcripción

1 Procedimiento Custodia y Destrucción de Licencias Médicas y documentos de respaldo para el pago Versión 001 ELABORADO REVISADO REVISADO APROBADO Sub gerencia de. Fecha: 9 octubre 2015 Fecha: Fecha: Fecha: La información Contenida en este documento es de carácter confidencial y de uso exclusivo de Caja de Compensación La Araucana.

2 OMBRE I. Objetivo. Instruir a la estandarización de custodia y destrucción de documentación nivel nacional. II. Alcance. (*) Este instructivo aplica para todas las agencias y sucursales a nivel nacional. III. Referencias. (*) IV. Instructivo. El instructivo adjunto detalla los distintos escenarios y pasos a realizar, tanto para la custodia, despacho y destrucción de Licencias Medicas. V. Frecuencia de Revisión y Actualización. VI. Tabla Control de Cambios Versión Fecha Modificación Aspectos Modificados 2

3 OMBRE 1. Procedimiento de despacho de Licencia Médicas fisica (Emitidas en Licencia Médica Formulario a) Ingreso de Datos de Licencias Médica pronunciada por COMPI Actualmente a través de nuestras Sucursales ubicadas en Regiones (exceptuando Región Metropolitana y quinta norte), se realiza a diario la recepción de licencias médicas que están autorizadas por COMPI, estas deben ser digitadas en AS 400 sistema SIL y posterior a esta digitación, los documentos de Licencia, respaldos de Renta, Certificado AFP, carta empresa, entre otros, deben ser derivados a la División de Regímenes Legales de Santiago. Una vez recibida la documentación en División de Regímenes Legales, se procede a ingresar a AS 400, el resto de los datos que no son registrados en Sucursales, por tanto el despacho de la documentación antes mencionada, es fundamental para completar la información que no es digitada en Sucursales, tales como: Fecha de Emisión LM Lugar de Reposo Identificación del Profesional Antecedentes Clínicos Fecha emisión Resolución Empleador Actividad Laboral Calidad del Trabajador La información anterior, es enviada trimestralmente a la Superintendencia de Seguridad Social mediante archivos planos (SILMSIL), y de no encontr arse esta información en las bases de datos no se envían a la Superintendencia, lo que podría generar amonestaciones de parte de la dicha institución. 3

4 OMBRE b) Despacho de Documentación a División Regímenes Legales. Con el fin de mantener actualizada y completa nuestra base de datos, se requiere que todas las licencias autorizadas por COMPI que sean procesadas por las oficinas, Deberán ser despachadas diariamente mediante nota interna a División Regímenes Legales, evitando acumular licencias medicas procesadas que registren más de una semana de recibidas desde COMPI. Cuando realice el despacho de la documentación, debe asegurarse el set de documentos registren la totalidad de lo que se indica que la nota interna que se está despachando, ya que es de exclusiva responsabilidad de cada Sucursal el asegurar el despacho de la documentación Adjuntar formato de nomina. c) Control de Recepción de Documentación recibida en División Regímenes Legales Para controlar el cumplimiento del despacho, cuando se detecte que falta documentación, se enviará un correo electrónico a Jefe de servicio al cliente con copia a Agente de sucursal, informando la situación, el cual deberá responder en un plazo máximo de 48 horas. Adicionalmente se emitirá un informe mensual indicando todas aquellas Sucursales que enviaron notas internas incompletas o fuera de plazo, y será enviada a la Subgerencia de servicio al cliente, con el fin de que realicen los ajustes necesarios para cumplir con el procedimiento anteriormente instruido. 4

5 OMBRE 2. Archivo de Licencias Médicas FISICAS E en Sucursales (EMITIDAS E Formulario papel ) a) Custodia de Licencias Médicas La Superintendencia de Seguridad Social, en el punto 9), de su Circular 2.700, de fecha 10/12/2010, instruye lo siguiente: Las entidades pagadoras de subsidios deberán mantener las licencias médicas archivadas por el período de a lo menos 5 años, contados desde la fecha de término de las mismas, así como los documentos que respalden el pago del subsidios originados en las licencias médicas por reposo pre y post natal, permiso de hasta doce semana para las trabajadores que tienen a su cuidado a menor de menos de seis meses por haber iniciado un juicio de adopción, y permiso por enfermedad grave del niño menor de un año, tales como: formularios de licencias médicas, liquidaciones de remuneraciones, certificados de afiliación y/o cotización de las AFP, certificados médicos, certificados de nacimiento, contratos y/o finiquitos de trabajo, cartas a empleadores y constancias de la Inspección del Trabajo y planillas de pago de cotizaciones de los períodos de incapacidad laboral. Dado lo anterior, todas las Licencias Médicas pronunciadas por COMPI hasta octubre 2014, y que registren menos de 5 años, contados a partir de la fecha de termino de la licencia médica y que se encuentren en custodia de nuestras Sucursales ubicadas en Regiones (exceptuando Región Metropolitana y quinta norte), deben ser mantenidas en los archivos de cada Sucursal. El archivo de las licencias y documentación de respaldo deberá ser custodiado en un lugar especial, manteniéndola en cajas con su debida rotulación que indique, contenido y fecha de resoluciones, resguardando que estas no se extravíen o bien sean destruidas antes del plazo antes mencionado, manteniendo el orden y control de los documentos. 5

6 OMBRE b) Solicitudes de envió de respaldos de licencia médica El control y custodia de los documentos es de exclusiva responsabilidad de cada Sucursal, y es fundamental para responder ante solicitudes de fiscalización de la Superintendencia de Seguridad Social, dado que si estos no son enviados dicha entidad retendrá los fondos que fueron pagados al trabajador, hasta que no verifique que efectivamente existe una licencia médica. Si una licencia médica es solicitada por la División de Regímenes Legales o el COMPI, se deberá dejar una copia de esta en el mismo archivo donde se encontraba el original, con una nota que explique claramente la fecha en la que fue despachada, entidad y persona que solicitó el documento. En el caso de que la documentación no sea encontrada en la Sucursal o bien no se reciba respuesta a la solicitud efectuada, se generará el reconocimiento de la perdida los fondos financiaron la Licencia Médica, asignado el monto pagado como pérdida al centro de costo de la Sucursal que no ha respaldado dicho pago, producto de que la Superintendencia no devolverá los fondos, por ello es muy importante responder dentro de los plazos que se envíen en los correos electrónicos desde la División de Regímenes Legales. Mensualmente se emitirá un informe con el detalle de las solicitudes efectuadas a Sucursales, el tiempo de demora en la respuesta y además aquellas eventuales pérdidas en los casos que no se encuentren los documentos de respaldo, el cual, será enviado al Gerente de cada sucursal, para que tome conocimiento de la gestión de cada Sucursal y los compromisos adquiridos con la Superintendencia. 6

7 OMBRE 3. Destrucción de Licencias Médicas y resoluciones con más de 5 años Dado que la Superintendencia obliga a mantener las licencias y sus respaldos por un período de a lo menos 5 años contados desde la fecha de termino de esta (ejemplo: días licencia 10, inicio 01/01/2014 y termino 10/01/2014, los 5 años se inician desde el 10/01/2014), las Sucursales podrán proceder a realizar la destrucción de la documentación que se registre por un período superior a 5 años, para ello deberá seguir el siguiente procedimiento: Toda documentación anterior a octubre del 2009 deberá ser destruida Octubre del 2009 hacía adelante queda en custodia 1. Realizar un análisis de la documentación en custodia a lo menos una vez al mes. 2. Determinar el número de licencias médicas que registran más de 5 años en custodia 3. Confeccionar acta de destrucción con el detalle Rut trabajador, Folio y períodos de licencia (Se adjunta formato en planilla Excel). 4. El XXX de Sucursal deberá revisar que el acta registra la totalidad de la información que se está detallando, y procederá a firmar el acta que deja constancia la documentación que se destruye. 5. La documentación física deberá ser destruida en su totalidad, resguardando que no existan papeles con información de los trabajadores que pueda llegar a manos de terceros. 6. Una vez destruida deberá proceder a entregar al recolector de la basura para su retiro. 7. Las actas de respaldo de destrucción deberán ser escaneadas y guardadas tanto el documento digitalizado como en un archivador, la que se mantendrán permanentemente. Resoluciones: para el caso de la quinta región, que recibe las resoluciones del compin, se ajusta las mismas instrucciones, con respecto a la destrucción del documento. 7