PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

Transcripción

1 PLANEACIÓN ESTRATÉGICA CÓDIGO: EST1-P-004 PROCEDIMIENTO VERSIÓN: 1 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN Y CONTROL POR PROCESOS FECHA DE VIGENCIA 09/May/ OBJETIVO Determinar los lineamientos metodológicos para establecer los s, a través del modelo estructural del desdoblamiento de complejidad asociadas a las funciones y competencias establecidas para el AGENCIA NACIONAL DE MINERÍA - ANM. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para los s misionales o relacionados con el cliente, los de apoyo o administrativos, los de dirección o estratégicos y los de control; los cuales hacen parte del modelo de operación por s del Sistema Integrado de Gestión. Inicia con la identificación de las funciones y competencias asignadas a la Entidad y finaliza con la elaboración del plan de trabajo para la divulgación del. 3. DEFINICIONES 3.1 CADENA DE VALOR: Conjunto integrado de actividades creadoras de valor, que describe los s operacionales o misionales que impactan de manera directa la satisfacción de los clientes u usuarios de la entidad. Notas: Es una herramienta para analizar todas las actividades de una entidad u organización. Desagrega a la entidad en sus s permitiendo agruparlos en: estratégicos, misionales, de apoyo y de control, relevantes para comprender el comportamiento de las actividades, establecer su eficiencia operacional y las fuentes de diferenciaciones existentes y potenciales. 3.2 MACRO PROCESO: Se refiere al conjunto de los s que realiza una entidad, en el sentido de las actividades esenciales para cumplir con la función y avanzar hacia su visión de futuro. 3.3 PROCESO: Conjunto de subs interrelacionados que utilizan recursos para transformar entradas en salidas. Notas:

2 Las entradas para un son habitualmente salidas de otros s. Los s de una organización son habitualmente planificados y puesto en práctica bajo condiciones controladas para agregar valor. 3.4 SUBPROCESO: Conjunto de actividades que transforman entradas en salidas y son parte de un de mayor nivel. 3.5 PRODUCTO Y/O SERVICIO: Identifica los resultados, datos o información de salida para cada una de los subs o s. 3.6 PROCEDIMIENTO: Forma especificada de llevar a cabo una actividad o. Describe la sucesión cronológica y secuencial de actividades concatenadas entre sí, las cuales tienen un propósito común. Notas: En muchos casos, los procedimientos están documentados (por ejemplo, los procedimientos operativos o del sistema de calidad). Cuando un procedimiento está documentado, el término procedimiento escrito o procedimiento documentado se usa frecuentemente. Un procedimiento escrito o documentado generalmente contiene: los propósitos y el alcance de una actividad; lo que se debe hacer y quien lo debe hacer; cuándo, en dónde, y como se debe hacer; qué materiales, equipos y documentos se deben usar; y cómo se controlará y se registrará dicho procedimiento. 3.7 ACTIVIDAD: Conjunto de tareas realizadas en un sub o ; la suma de actividades coherentes y ordenadas permite obtener un elemento, un subproducto o un producto; representa el grado de acción y de transformación requerido para administrar los recursos dentro de un sub o. 3.8 SISTEMA DE CONTROL INTERNO: Es un sistema integrado por el esquema de organización, el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos. 3.9 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD: Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de cada una de las entidades.

3 4. CONDICIONES GENERALES Solo debe aplicarse cuando se le asignen nuevas competencias y funciones a la AGENCIA NACIONAL DE MINERÍA - ANM. Solo debe mostrar la identificación y definición de s requeridos para la prestación de los servicios de la AGENCIA NACIONAL DE MINERÍA - ANM. Permite dar los pasos para diseñar la interacción e interrelaciones entre los s, para su identificación e generación de valor. Para construir el desdoblamiento de los s de la Agencia Nacional de Minería, esta es liderada por la oficina de planeación a través de mesas de trabajo para el diseño y establecimiento de los s donde se debe diligenciar en estas mesas de trabajo el formato de reuniones. Para la identificación, valoración y tratamientos a los riesgos, ver procedimiento Gestión del riesgo. Para la definición de requisitos legales utilizar el procedimiento de Normograma. 5. DOCUMENTOS RELACIONADOS Documentos Internos: Formato de Reuniones / EST1-P-004-F-001 Formato Caracterización de Proceso Formato Planificación de Cambios Documentos Externos: NA 6. DETALLE DE ACTIVIDADES No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD 1 Identificar las funciones y competencias: asignadas a la Entidad, a partir de la normatividad de creación y/o modificación de la misma. RESPONSABLE CONTROLES Y/O REGISTROS RELACIONADOS

4 2 Clasificar las funciones y competencias: por afinidad; bien sea como misional, apoyo, dirección o control, en niveles de desagregación. 3 Identificar a través de un mapa gráfico: (diagrama de árbol o mapa conceptual) la secuencia de las diferentes actividades primarias o misionales que desarrolla la ANM en su día a día, con el fin de cumplir con su propósito. La construcción de este diagrama permite entender y comprender la operación de una Entidad de acuerdo con sus competencias asignadas y bajo el enfoque de s. 4 Realizar desdoblamiento: Una vez identificados los s se realiza el desdoblamiento de complejidad de segundo nivel de generación de valor llamado sub o procedimientos (según el nivel de complejidad), donde se identifican las principales actividades de interacción e interrelación en entradas y salidas de productos y servicios; para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes, ciudadanos y las partes interesadas. 5 Verificar el diseño del modelo: el cual consiste en realizar primero validar que lo construido cumple con el enfoque por. Punto de Control 6 Verificar que se incluyen las los referentes normativos, técnicos y legales en el modelo Punto de Control 7 Realizar la validación con los responsables de los s construidos, para identificar el tipo de : As Is - As is Mejorado- To Be, con el fin de tener Responsables de Formato de Reuniones

5 retroalimentación, analizar las posibles alteraciones (positivas o negativas) a los s existentes de la organización e identificar los recursos para el diseño detallado de los s. 8 Construir la Caracterización del y sus atributos: Consiste en la definición del objetivo del, alcance, actividades, entradas, salidas responsables, identificación y valoración de riesgos, requisitos legales e indicadores de. Responsables de Caracterización del Formato de Reuniones Punto de Control 9 Requiere planificación de cambios para su implementación? Si: Pasa a la actividad 10 No: Pasa a la actividad Realizar análisis de plan de cambios: de acuerdo al procedimiento Gestión del cambio Formato Planificación de Cambios 11 Realizar plan de trabajo para la divulgación del Responsables de 12 FIN FLUJOGRAMA NA 7. ANEXOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO 1 09/May/2014 Creación del documento ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Nombre: Alex Mauricio Castaño Quintero Cargo: Gestor T1 G 10 Nombre: Gladys Pinzon Daza Cargo: Coordinador Grupo Nombre: Lisbeth Triana Casas

6 Fecha: 11/Mar/2014 Fecha: 10/Apr/2014 Cargo: Fecha: Vicepresidente Administrativa y Financiera 09/May/2014 La copia impresa de este documento deja de ser controlada