Cédulas para Autoevaluación Institucional En relación a la Agenda de Buen Gobierno 1 y la Gestión de la Calidad

Transcripción

1 Cédulas para Autoevaluación Institucional En relación a la Agenda de Buen Gobierno 1 y la Gestión de la Calidad Modelo de referencia Por Alberto Haaz Díaz 1 ABG, en base a los Principios de Buen Gobierno de la Organización de Cooperación para el Desarrollo Económico, OCDE

2 Introducción Son dos cuestionarios que contienen los atributos referidos: ocho relativos a la Agenda de Buen Gobierno (ABG) y cuatro que corresponden a elementos fundamentales de la Gestión de la Calidad (GC). Se aplican por cada proceso seleccionado. Cada uno de los atributos se presenta desagregado en sus componentes principales y por cada uno de ellos se ha establecido un Valor considerando su importancia relativa dentro del total. Por ejemplo: en los atributos de la ABG, cada uno vale 100 puntos (suman 800) y dentro de los mismos, sus componentes tienen valores que suman 100 (por cada Atributo en el que se ubican). En el caso del cuestionario relativo a la Gestión de la Calidad, son cinco atributos que también tienen componentes específicos y la asignación de valores es similar a lo mencionado. Para asignar una ponderación (calificación) del grado (%) de Cumplimiento que se tiene hoy en día por cada componente de los atributos, es necesario lo siguiente. Integrar un Equipo de Evaluación con personal directivo, operativo y de apoyo de la Unidad Administrativa responsable del proceso seleccionado y, en su caso, también con personal de otras unidades que participen de alguna manera en el proceso. Analizar a detalle los cuestionarios, a efecto de comprender e interpretar de manera homogénea los significados de los atributos y sus componentes respectivos. Proceder a hacer la evaluación con la máxima objetividad posible, teniéndose en consideración que las ponderaciones del Cumplimiento (%) permitirán identificar las áreas sólidas y las áreas de oportunidad existentes con relación a cada componente de los atributos referidos. El Titular del OCDA (en entidades paraestatales de Sonora) o el funcionario que se designe en la Dependencia respectiva, será el coordinador de este trabajo y su opinión también será parte de la evaluación. Esto es asignando una ponderación global con valor de 200 puntos en el cuestionario relativo a la Agenda de Buen Gobierno, lo cual se sustentará en su conocimiento y observaciones acerca del desempeño del proceso que se trate. Alberto Haaz Modelo para Autoevaluación Institucional Página 2

3 Una vez efectuada la Evaluación con el uso de los citados cuestionarios, el mismo equipo habrá de formular un informe de Diagnóstico del Proceso, destacando los aspectos más relevantes de las áreas sólidas y las áreas de oportunidad. Consecuentemente, en base a lo anterior, se formularán las recomendaciones de programa de trabajo con el fin de que se lleguen a cumplir al 100 % todos los atributos de la Agenda de Buen Gobierno y a desarrollar e implantar el Sistema de Gestión de la Calidad, con relación al proceso considerado de la Entidad correspondiente. A continuación se presentan los cuestionarios referidos, cuya versión electrónica será proporcionada también a los titulares de los OCDA o funcionarios designados en Dependencias. (Puede utilizarse en otros Organismos). Primero, es el relativo a la Agenda de Buen Gobierno (en base a Principios de Buen Gobierno de la OCDE) Alberto Haaz Modelo para Autoevaluación Institucional Página 3

4 Proceso: ATRIBUTOS / Buen Gobierno Valor % Cumplimiento 1. Gobierno ético y profesional Fomenta el comportamiento ético del personal que labora en el proceso 20 0 Tiene el personal idóneo, en cantidad y capacidades 20 0 Se proporciona capacitación enfocada al objetivo u objetivos del proceso 20 0 Cuenta con Código de Conducta formalmente establecido 15 0 Cuenta el personal con el equipo y herramientas adecuadas para su desempeño 15 0 Se otorga reconocimiento al personal por buen desempeño en el proceso Gobierno innovador y eficiente Ha realizado acciones de innovación y/o mejora en el desarrollo de la práctica 25 0 Se cuenta con políticas internas para el uso eficiente de recursos 25 0 El personal ha aportado ideas o propuestas para innovar el proceso en Existe evidencia de buena relación costo-beneficio del proceso Gobierno estandarizado Tiene actualizada la documentación de los procedimientos del proceso (manual) 15 0 Las actividades que se realizan son conforme a los establecido en el manual 15 0 Se cuenta con estudios de opinión de necesidades y expectativas de los clientes 15 0 Se tienen estándares establecidos para el producto/servicio 15 0 Esos estándares son congruentes con las expectativas de los clientes / usuarios 15 0 Se otorga reconocimiento a la UA o áreas por superar dichos estándares 10 0 Los proveedores del proceso conocen los estándares que deben cumplir Gobierno con medición del desempeño Puntos Alberto Haaz Modelo para Autoevaluación Institucional Página 4

5 Tiene indicadores relativos al proceso y sus productos 20 0 Es evidente que utiliza los indicadores para evaluar el proceso 30 0 Existen datos que permiten afirmar que el desempeño ha mejorado/2009 a Se capta la percepción de los usuarios, relativa a la satisfacción correspondiente Gobierno abierto y participativo En el marco normativo del proceso, se preve la participación ciudadana en su diseño, operación y/o evaluación 25 0 Participan Contralores Sociales y/o Comisario Ciudadano en relación al desarrollo del proceso 25 0 Tiene Carta Compromiso al Ciudadano, relativa al proceso 25 0 Se utiliza el sistema de quejas, denuncias y sugerencias Gobierno transparente y de rendición de cuentas La información relativa al proceso está publicada conforme a la Ley 25 0 Las acciones para dar transparencia han reducido riesgos de corrupción 25 0 Se cuenta con Cartas Compromiso suscritas por Proveedores del proceso 25 0 Ha disminuído el No. de Observaciones en auditorias de la Cuenta Pública Gobierno con mejora regulatoria Se revisa periódicamente la normatividad del proceso para su mejora 30 0 Han sido simplificado trámites en 2009 a 2011 relativos al proceso 35 0 Presenta datos sobre satisfacción de los usuarios por la referida simplificación Gobierno electrónico Utiliza tecnologías de informática y/o comunicaciones en el proceso 40 0 Tiene información en línea disponible para los clientes (internos y externos) 40 0 Los clientes/usuarios pueden realizar transacciones en línea 20 0 Alberto Haaz Modelo para Autoevaluación Institucional Página 5

6 SUB-TOTAL (por Equipo de Evaluación) Opinión de Titular del OCDA o funcionario/a designado/a TOTAL Nota: En el caso de Procesos que sean relativos a la administración interna, es decir, que no estén destinados para el público (ciudadanos y/o grupos sociales), se omitirá el atributo 5. Gobierno abierto y participativo, en la evaluación respectiva (descontándose los 100 puntos que le corresponden en la tabla expuesta). El siguiente cuestionario es con relación a la Gestión de la Calidad Nota: Este cuestionario no se aplicará en relación a Procesos que ya tengan implantado el Sistema de Gestión de la Calidad ISO 9001:2008. Puede aplicarse en los que no tengan este sistema, pero sólo será para identificar lo que faltaría por hacer para establecerlo. <Los cuestionarios (ambos) en su versión electrónica (en otros archivos) contienen fórmulas que permiten obtener automáticamente los Puntos que corresponden a cada atributo y los totales> Alberto Haaz Modelo para Autoevaluación Institucional Página 6

7 Proceso: % Cumplimiento Atributos / Gestión de la Calidad Valor Puntos 1. REQUISITOS GENERALES Está definida la Red de Procesos del Ente Público en la que se ubica el proceso considerado 10 0 Se tiene establecida la Política de Calidad y todo el personal la conoce, de este proceso 15 0 Están definidos los indicadores de calidad del proceso considerado 20 0 Se llevan registros de las acciones preventivas y correctivas realizadas 20 0 Está asignada la responsabilidad a una persona o área para el control o gestión de la calidad 15 0 El titular de la Unidad Administrativa en reuniones periódicas revisa la calidad del proceso GESTIÓN DE LOS RECURSOS La Alta Dirección determina y provee recursos para la gestión de la calidad 15 0 El personal cuyos trabajos afectan a la calidad del producto tiene las competencias necesarias 15 0 A este personal se le proporciona capacitación para el desarrollo de las competencias necesarias 20 0 Instalaciones, mobiliario y equipo corresponden a las necesidades de la calidad del producto 30 0 El ambiente de trabajo es adecuado para lograr la conformidad con los requisitos del producto REALIZACIÓN DEL PRODUCTO En la planeación del producto/servicio se determinaron objetivos de calidad 15 0 Están especificados los requisitos de los clientes 30 0 Se revisan los requisitos del producto/servicio con relación a los del cliente 20 0 Existen disposiciones eficaces para la comunicación con el cliente 20 0 Se identifica al producto/servicio a través de toda su realización (en qué fase va desde su inicio hasta el final) 15 0 Alberto Haaz Modelo para Autoevaluación Institucional Página 7

8 5. MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA Planifica e implementa procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora 15 0 Tiene método para captar la satisfacción del cliente 15 0 Realiza seguimiento a la información relativa a la percepción del cliente 15 0 Realiza revisiones o auditorias internas a su gestión de calidad, periódicamente 10 0 Mantiene evidencia de la conformidad del producto/servicio con los requisitos del mismo 10 0 Identifica y controla el uso del producto/servicio no conforme 15 0 Tiene procedimiento para acciones preventivas 10 0 Tiene procedimiento para acciones correctivas 10 0 TOTAL Fecha de llenado de la Cédula: Nombre y firma de Titular del OCDA o funcionario/a designado/a en la Dependencia: Participantes por parte del Ente Público: Si desea los formatos xls, para aplicar la auto-evaluación referida, solicítelos a Alberto Haaz D. calidad@ahaazd.com Alberto Haaz Modelo para Autoevaluación Institucional Página 8