PLANEACION Y GESTION ESTRATEGICA COMUNICACIONES VERSIÓN: 01. COMUNICACIÓN EXTERNA Página 1 de 1 OFICIOS

Transcripción

1 IIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 (Marzo 2012) Subsistemas de Control de Estratégico - Una dificultad importante consiste es que la entidad no cuenta con todos los mecanismos de contingencia que le permitan dar continuidad a sus operaciones en caso de presentarse fallas en los procesos y sistemas que los soportan. - El seguimiento al desempeño por los Subgerentes para evaluar, amerita refuerzo especialmente en cuanto a trabajar con los resultados de las evaluaciones. - Conviene refuerzo en la ese hospital, en la coordinación entre las áreas en todas las etapas de la gestión administrativa, para el afianzamiento institucional del Modelo de Operación por Procesos en procura de su mayor funcionalidad y efectiva. - Se debe adecuar la metodología de planeación para la vigencia 2012, con el fin de racionalizar la formulación de proyectos, al igual que la de indicadores en aras definir únicamente aquellos que agreguen análisis a la gestión. - Los mapas fueron revisados y ajustados en los distintos procesos, pero todavía se presentan algunos mapas sin distintos entre riesgos y sus causas. - Se deben mejorar la cultura de control y autocontrol, al igual que la disposición individual y de grupo para identificación acertada de riesgos, lo mismo que de los adecuados controles. - El Modelo Estándar de Control Interno (MECI), provee en su implementación el marco general para lograr esta consciencia de autoevaluación, y se han realizado sesiones de socialización sobre el concepto, el hecho fáctico es que todavía se requiere mayor concienciación de los servidores, de las ventajas y beneficios de ejercer este rol, en todas las actividades diarias.. - En cuanto a los planes de mejoramiento individual se hace necesario culminar su formulación para efectuar su adecuado seguimiento y verificación.

2 - La alta dirección imparte los lineamientos para el seguimientos al desarrollo de los proyectos institucionales, actividad encabezada por los lideres de los procesos, con la participación de todos los servidores. - Se tienen adoptados, documentados, la Misión, Visión y objetivos institucionales y se cuenta con procesos caracterizados, los cuales fueron revisados y ajustados en la vigencia anterior (2011). - Se esta modificado el Código de Ética construido participativamente, que establece los principios y valores de la entidad, los cuales han sido difundidos y se va a socializar de maneras participativamente con los funcionarios de la EsE Hospital, entre otras con la realización de ejercicios de aplicación practica. - Con lineamientos para la aplicación de los modelos de control interno y calidad, programaciones anuales, apoyo al desarrollo de auditorias internas y socialización de resultados, entre otras actividades. - Se tiene definidos los mapas de riesgos por procesos y desde la oficina de control internos se trabaja en el seguimiento, lo mismo que en la sensibilización a toda la ESE Hospital sobre este aspecto, en el vigencia anterior (2011). - Se realizó ajuste a la política de administración del riesgo, de acuerdo con la guía emitida por el Departamento Administrativo de Función Publica, y se dictaron capacitaciones con la nueva metodología generado ajustes a los mapas de riesgos. - Las herramientas para la autoevaluación de control y de la gestión se encuentran definidas y contemplan un proceso de seguimiento documentado en el Sistema Integrado de Gestión, con base en indicadores de cada una de las dependencias y fueron socializadas a los servidores. Subsistemas de Control de Gestión - Se realizó seguimientos al tema de quejas y reclamos, y frente al incremento observado por falta de oportunidad en la respuesta a peticiones de los usuarios, se expidió acto administrativo que faculta responder las solicitudes de los usuarios y derechos de peticiones radicados en la entidad a más funcionarios de acuerdos con sus funciones.

3 - La recepción y análisis de la información, es un aspecto implícito en el proceder institucional en el marco de los procesos y procedimientos establecidos. - Es conveniente revisar el comportamiento del flujo de comunicación interna versus lo establecido en el plan de comunicaciones, con miras a fortalecer de manera permanente una mayor fluidez. - Las encuestas de verificación del servicio, realizadas durante el año 2011, reportan resultados favorables en cuanto a los objetivos, la metodología, y la claridad de los facilitadores en las capacitaciones externas. - Se tienen en cuenta los lineamientos de la política de antitrámites, y se trabaja en la consideración de la información proveniente de las partes interesadas para la visualización de las necesidades y priorización en la prestación del servicio. - Se tienen establecidos diversos medios de comunicación interna y estrategias, y el plan se revisa y ajusta según los cambios y novedades en materia de comunicación institucional. - Se cuenta igualmente con un plan de comunicaciones con los elementos propios del manejo de la información. - El Modelo Estándar de Control Interno MECI, ha proporcionado a la entidad una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación y ha servido para mejorar y medir el desempeño institucional. - Se espera que los procesos de evaluación independiente, sean reforzados mediante la tercerización de las auditorías internas, dado que la entidad ganará en conocimiento y experiencia en este tipo de ejercicios, además que brindará mayor independencia y objetividad para el desarrollo de estas funciones. Subsistemas de Control de Evaluación - Reforzar el seguimiento periódico por parte de los lideres de los procesos, a los planes de mejoramiento por procesos. - Es importante ampliar las posibilidades de acción y repuesta frente a los resultados de los mediciones y frente a las respectivas recomendaciones.

4 - Es importante trabajar en planes remejoramiento individual de acuerdo al desempeño de los funcionarios y sus correspondientes seguimientos. - Fomentar en los servidores la ESE Hospital Jorge Cristo Sahium, la formación de una cultura de Autocontrol y Autoevaluación. - Elaborar, implementar y probar planes de contingencia que le permitan a la Entidad la continuidad de sus operaciones o poderlas reestablecer rápidamente en caso de presentarse fallas en los procesos. - En respuesta a las observación de los organismos de control y las auditorias externas, se elaboran los planes de mejoramiento y se trabaja en su seguimiento y cumplimiento e las metas propuestas, verificación la efectividad de las estrategias planteadas. - Los procesos generan sus planes de mejoramiento, a partir de los cuales ejecutan acciones que encaminan la mejora continua en la gestión - Los cambios que pueden afectar el sistema, los riesgos identificados, el seguimiento a la planeación institucional y la verificación del cumplimiento de las políticas de calidad. - Se ha socializado y difundido mediante capacitaciones y medios de comunicación internos a los servidores la política, objetivo y directrices del Sistema Integrado de Gestión. Estado General del Sistema de Control Interno - El Modelo Estándar de Control Interno MECI, ha proporcionado a la entidad una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación y ha servido para mejorar y medir el desempeño institucional. - La ESE Hospital Jorge Cristo Sahium, debe continuar con los esfuerzos para seguir afianzando el modelo y obtener un mejoramiento continuo con base en la gestión que adelante, utilizando los procedimientos, procesos, herramientas y mecanismos, que brinda el Sistema Integrado de Gestión. Recomendaciones - En este sentido se recomienda refuerzo en el tema de manejo de estadísticas (recolección de datos, consolidados, y análisis), y aprovechamiento de las

5 mismas particularmente en la evaluación, retroalimentación y especialmente en la planeación y formulación de proyectos. - Realizar evaluación a los acuerdos de gestión suscrita en la vigencias de 2011, y suscribir y realizar seguimiento a los correspondientes a la vigencia de Esta responsabilidad puede ser compartida con los Subgerentes de la institución, quién como los lideres estratégicos de los procesos misionales, también tiene autoridad para realizar el seguimiento a las metas y compromisos de los directores técnicos. - Desarrollo de talento humano: Recopilar y mantener organizados los registros que permitan evidenciar la trazabilidad de los procesos de capacitación, reinducción y selección meritocrática y en general de los procesos que hacen parte de la gestión del talento Humano. ORLANDO DAVILA MONTES DE OCA Asesor de Control Interno Ese Hospital Jorge Cristo Sahium Municipio de Villa El Rosario (N de S)

6 IIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO - LEY 1474 DE 2011 (JULIO 2012) Subsistemas de Control de Estratégico - El seguimiento al desempeño por parte de los evaluadores, amerita refuerzo especialmente en cuanto a trabajar con los resultados de las evaluaciones. - No se está trabajando en planes de mejoramiento individual, y es importante asociar los resultados de las evaluaciones a estos planes. - Conviene refuerzo en la coordinación entre áreas en todas las etapas de la gestión administrativa, para el afianzamiento institucional del Modelo de Operación por Procesos en procura de su mayor funcionalidad y efectividad. - Conviene desde cada dependencia, y al interior de cada proceso, ampliar las posibilidades de atención al tema de riesgos, para que a partir de las recomendaciones del asesor de control interno, y con la decidida intervención de los coordinadores de áreas, se mejore la cultura de control y autocontrol, al igual que la disposición individual y de grupo para identificación acertada de riesgos, lo mismo que de los adecuados controles. Los mapas fueron revisados y ajustados en los distintos procesos, pero todavía se presentan algunos mapas sin distinción entre riesgo y sus causas. - Conviene refuerzo en la ese hospital, en la coordinación entre las áreas en todas las etapas de la gestión administrativa, para el afianzamiento institucional del Modelo de Operación por Procesos en procura de su mayor funcionalidad y efectiva. Calle 5 Nº 7-49B Centro. Municipio de Villa del Rosario Norte de Santander Correo electrónico: teléfonos: telefax: NIT:

7 - La alta dirección imparte los lineamientos para el seguimientos al desarrollo de los proyectos institucionales, actividad encabezada por los coordinadores de áreas, con la participación de todos los servidores. - Se tienen adoptados, documentados, la Misión, Visión y objetivos institucionales y se cuenta con procesos caracterizados, los cuales fueron revisados y ajustados en la vigencia actual (2012). - Se esta modificado el Código de Ética construido participativamente, que establece los principios y valores de la entidad, los cuales han sido difundidos y se va a socializar de maneras participativamente con los funcionarios de la EsE Hospital, entre otras con la realización de ejercicios de aplicación practica. - Con lineamientos para la aplicación de los modelos de control interno y calidad, programaciones anuales, apoyo al desarrollo de auditorias internas y socialización de resultados, entre otras actividades. - Se tiene definidos los mapas de riesgos por procesos y desde la oficina de control internos se trabaja en el seguimiento, lo mismo que en la sensibilización a toda la ESE Hospital. - Subsistemas de Control de Gestión - Se realizó seguimientos al tema de quejas y reclamos, y frente al incremento observado por falta de oportunidad en la respuesta a peticiones de los usuarios, se expidió acto administrativo que faculta responder las solicitudes de los usuarios y derechos de peticiones radicados en la entidad a más funcionarios de acuerdos con sus funciones. - La recepción y análisis de la información, es un aspecto implícito en el proceder institucional en el marco de los procesos y procedimientos establecidos. - Es conveniente revisar el comportamiento del flujo de comunicación interna versus lo establecido en el plan de comunicaciones, con miras a fortalecer de manera permanente una mayor fluidez.

8 - Se tienen en cuenta los lineamientos de la política de antitrámites, y se trabaja en la consideración de la información proveniente de las partes interesadas para la visualización de las necesidades y priorización en la prestación del servicio. - Se tienen establecidos diversos medios de comunicación interna y estrategias, y el plan se revisa y ajusta según los cambios y novedades en materia de comunicación institucional. - Se espera que los procesos de evaluación independiente, sean reforzados mediante la tercerización de las auditorías internas, dado que la entidad ganará en conocimiento y experiencia en este tipo de ejercicios, además que brindará mayor independencia y objetividad para el desarrollo de estas funciones. Subsistemas de Control de Evaluación - Reforzar el seguimiento periódico por parte de los líderes de los procesos, a los planes de mejoramiento por procesos. - Es importante trabajar en planes de mejoramiento individual de acuerdo al desempeño de los funcionarios y sus correspondientes seguimientos. - Fomentar en los servidores la ESE Hospital Jorge Cristo Sahium, la formación de una cultura de Autocontrol y Autoevaluación. - Elaborar, implementar y probar planes de contingencia que le permitan a la Entidad la continuidad de sus operaciones o poderlas reestablecer rápidamente en caso de presentarse fallas en los procesos. - En respuesta a las observación de los organismos de control y las auditorias externas, se elaboran los planes de mejoramiento y se trabaja en su seguimiento y cumplimiento e las metas propuestas, verificación la efectividad de las estrategias planteadas. - Los procesos generan sus planes de mejoramiento, a partir de los cuales ejecutan acciones que encaminan la mejora continua en la gestión

9 - Los cambios que pueden afectar el sistema, los riesgos identificados, el seguimiento a la planeación institucional y la verificación del cumplimiento de las políticas de calidad. Estado General del Sistema de Control Interno - El Modelo Estándar de Control Interno MECI, ha proporcionado a la entidad una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la evaluación y ha servido para mejorar y medir el desempeño institucional. - La ESE Hospital Jorge Cristo Sahium, debe continuar con los esfuerzos para seguir afianzando el modelo y obtener un mejoramiento continuo con base en la gestión que adelante, utilizando los procedimientos, procesos, herramientas y mecanismos, que brinda el Sistema Integrado de Gestión. Recomendaciones - En este sentido se recomienda refuerzo en el tema de manejo de estadísticas (recolección de datos, consolidados, y análisis), y aprovechamiento de las mismas particularmente en la evaluación, retroalimentación y especialmente en la planeación y formulación de proyectos. - Realizar evaluación a los acuerdos de gestión suscrita en la vigencias de 2011, y suscribir y realizar seguimiento a los correspondientes a la vigencia de Esta responsabilidad puede ser compartida con los Subgerentes de la institución, quién como los lideres estratégicos de los procesos misionales, también tiene autoridad para realizar el seguimiento a las metas y compromisos de los directores técnicos. - Desarrollo de talento humano: Recopilar y mantener organizados los registros que permitan evidenciar la trazabilidad de los procesos de capacitación, reinducción y selección meritocrática y en general de los procesos que hacen parte de la gestión del talento Humano. ORLANDO DAVILA MONTES DE OCA Asesor de Control Interno Ese Hospital Jorge Cristo Sahium Municipio de Villa El Rosario (N de S)