MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA

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1 MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA ACUERDO No. 001 DE JUNIO 17 DE 2008

2 CONTENIDO 1 GENERALIDADES INTRODUCCIÓN NATURALEZA RESEÑA HISTÓRICA ESTRUCTURA INTERNA MISIÓN VISIÓN OBJETIVOS FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA SIMBOLOGÍA OBJETIVO DEL MANUAL 17 2 SERVICIOS CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO Generalidades Definición Objetivo Índice de procesos Préstamo a Domicilio Objetivo Políticas y lineamientos Usuario Internos Usuario Externos Descripción del procedimiento Diagrama de flujo Préstamo en Sala Objetivo Políticas y lineamientos Usuario Internos Usuarios Externos Descripción del procedimiento Diagrama de flujo Paz y salvos Estudiantes Objetivo Políticas y lineamientos Usuario Internos Descripción del procedimiento académico Diagrama de flujo Paz y salvos Administrativos y Docentes 26

3 Objetivo Políticas y lineamientos Usuario Internos Descripción del procedimiento Diagrama de flujo Multas Objetivo Políticas y lineamientos Usuario Internos Usuario Externos Descripción del procedimiento Diagrama de flujo Reposición por pérdida Objetivo Políticas y lineamientos Usuario Interno Requisitos de reposición Descripción del procedimiento Diagrama de flujo Libro por multa Objetivo Políticas y lineamientos Usuario Internos Características de entrega de Libro Descripción del procedimiento Diagrama de Flujo Expedición del carné de egresado Objetivo Políticas y lineamientos Documentación Requerida Graduados Terminación de materias Descripción del procedimiento Diagrama de flujo FORMACIÓN DE S Generalidades Definición Objetivo Índice de procesos Inducción a usuarios de primer semestre Objetivo Políticas y lineamientos Descripción de procedimiento Diagrama de flujo Inducción a usuarios durante el semestre Objetivo Políticas y lineamientos Descripción del procedimiento Diagrama de flujo REFERENCIA A S 40

4 2.3.1 Generalidades Definición Objetivo Índice de procesos Orientación y asesoría en búsqueda y recuperación información Objetivo Políticas y lineamientos Descripción del procedimiento Observaciones Análisis de la necesidad de información Asesoría en estrategias de búsqueda y recuperación Evaluación de tipo de búsqueda Entrega de resultados Almacenamiento de Información Diagrama de flujo Realización de Bibliografías Objetivo Políticas y lineamientos Descripción del procedimiento Observaciones Presenta necesidad informativa Evaluación solicitud Desarrolla búsqueda y evalúa las diferentes fuentes Entrega resultados Desarrollo del proceso pertinente Diagrama de flujo Diseminación Selectiva de Información Objetivo Políticas y lineamientos Descripción del procedimiento Diagrama de flujo Conmutación Bibliográfica Objetivo Políticas y lineamientos Descripción del procedimiento Descripción documentos A Descripción del procedimiento B Observaciones Diagrama de flujo Procedimiento A Procedimiento B RELACIONES INTERINSTITUCIONALES Generalidades Definición Objetivo Índice de procesos Carta de Presentación Objetivo Políticas y lineamientos Usuarios internos 50

5 Usuarios externos Descripción del procedimiento Diagrama de flujo Préstamo Interbibliotecario Objetivo Políticas y lineamientos Usuarios internos Usuarios externos Descripción del procedimiento Diagrama de flujo Préstamo Interbibliotecario Biblioteca Luís Ángel Arango Objetivo Políticas y lineamientos Usuarios internos Descripción del procedimiento Diagrama de flujo SIARED Generalidades Definición Objetivo Índice de procesos Requerimientos Técnicos Personal Descripción del procedimiento Observaciones Usuarios Diagrama de flujo Préstamo de Equipos Objetivo Política / Lineamientos Descripción del procedimiento Observaciones Diagrama de flujo Orientación y asesoría en búsqueda y recuperación de Información Objetivo Políticas/Lineamientos Descripción del procedimiento Observaciones Análisis de la necesidad de información Asesoría en estrategias de búsqueda y recuperación Evaluación de tipo de búsqueda Entrega de resultados Almacenamiento de Información Diagrama de flujo Consulta de páginas Web, revistas electrónicas, y BD Objetivo Políticas/Lineamientos Descripción del procedimiento Observaciones 64

6 Diagrama de flujo Alerta bibliográfica Objetivo Políticas / Lineamientos Descripción del procedimiento Observaciones Diagrama de flujo Diseminación Selectiva de Información Objetivo Políticas/Lineamientos Descripción del procedimiento Observaciones Diagrama de flujo 67 3 ADQUISICIONES Generalidades Definición Objetivo Índice de procesos Compra de material bibliográfico Objetivo Política / Lineamientos Descripción del procedimiento Diagrama de flujo 71 4 PROCESOS TÉCNICOS Generalidades Definición Objetivo Índice de procesos Procesamiento técnico de material bibliográfico Objetivo Política / Lineamientos Descripción del procedimiento Diagrama de flujo 75 TABLA DE ANEXOS Anexo 1 Ficha de solicitud de préstamo 79 Anexo 2 Paz y Salvo 79 Anexo 3 Solicitud paz y salvo (Departamento de Desarrollo Humano) 80 Anexo 4 Recibo de pago de multa 81 Anexo 5 Carné de egresado 81 Anexo 6 Formato asistencia a inducciones 82 Anexo 7 Formato referencia a usuarios 83 Anexo 8 Carta de presentación 84 Anexo 9 Préstamo interbibliotecario 85

7 Anexo 10 Formato Luís Angel Arango 86 Anexo 11 Formato SIARED 87 Anexo 12 Políticas desarrollo de colecciones 88 Anexo 13 Formato solicitud de material bibliográfico 99 Anexo 14 Manual ingreso de material a OLIB 100 Anexo 15 Formato entrega de libros a servicios 112 Anexo 16 Carta de agradecimiento 113 Anexo 17 Formato registro de donaciones 114 Anexo 18 Formato recepción de donaciones 115 Anexo 19 Información general. Guía de uso 116

8 ACUERDO No. 001 Junio 17 de 2008 Manual de Procesos y Procedimientos - Biblioteca Por el cual se expide el Manual de Procesos y Procedimientos del Departamento de Biblioteca. La Honorable Consiliatura de la Universidad La Gran Colombia, en uso de sus facultades y en especial las conferidas por el Artículo 24, numeral 4, de los Estatutos de la Universidad, y 11 C O N S I D E R A N D O: Que la Universidad La Gran Colombia, requiere de un Manual de procesos y procedimientos del Departamento de Biblioteca que facilite el uso óptimo de los servicios que ofrece a la comunidad universitaria. Que en la actualidad no existe formalmente un documento que describa las actividades, procesos, políticas y normas que debe cumplir el Departamento de Biblioteca, para la prestación de un servicio eficiente y pertinente. Que es necesario cumplir con las normas exigidas en los procesos de Alta Calidad para Instituciones de Educación superior. Que se requiere establecer la estructura interna del Departamento de Biblioteca. Que el contenido del presente acuerdo fue estudiado y aprobado por el Consejo Académico de la Universidad, según acta No. 02 de fecha 29 de abril de 2008, previo trámite de revisión, adecuación y concepto favorable de una comisión destinada para tal fin. A C U E R D A: ARTÍCULO 1.- Aprobar El Manual de Procesos y Procedimientos del Departamento de Biblioteca de La Universidad La Gran Colombia, con la siguiente normativa.

9 1.1 INTRODUCCIÓN 1. GENERALIDADES El manual de procesos y procedimientos es un documento que contiene la descripción de actividades y tareas que deben seguirse en la realización de las funciones del Departamento de Biblioteca de la Universidad la Gran Colombia. La elaboración del manual es de suma importancia para la optimización de la organización interna de la dependencia dentro de la universidad, para que las actividades realizadas tengan un método previamente establecido. Los procedimientos descritos, documentados y estandarizados, son el resultado de estudios técnicos, con metodologías unificadas, coherentes y sencillas que se elaboraron con la participación de los funcionarios de la dependencia. El establecimiento y estandarización de procedimientos hace más viable el autocontrol, puesto que en ellos quedan claramente señaladas las verificaciones que se deben hacer para cada una de las actividades que desarrollamos, y así asegurar que cada paso esté bien hecho antes de continuar con el siguiente. Manual de Procesos y Procedimientos - Biblioteca NATURALEZA El Departamento de Biblioteca de la Universidad La Gran Colombia, es el centro de recursos de información para el aprendizaje, la docencia, la investigación, la cultura y demás actividades relacionadas con el funcionamiento y objetivos de la universidad. El Departamento de Biblioteca está constituido por fondos bibliográficos y documentales adquiridos por la Universidad sin importar su formato o soporte, con el fin de apoyar los procesos académicos y formativos de la comunidad Grancolombiana. 1.3 RESEÑA HISTÓRICA La Biblioteca de la Universidad La Gran Colombia, fue creada para satisfacer las necesidades improrrogables de la comunidad universitaria teniendo como objetivo primordial el aumento de su cultura mediante la adecuada implantación de sus servicios ágiles y dinámicos con la finalidad de procurar la máxima incorporación de información relevante sobre los procesos de enseñanzaaprendizaje, e investigación conforme a la planeación educativa. Este estamento, se inicia hacia la década de 1960, cuando se centralizaron los diferentes recursos bibliográficos existentes en las dependencias de cada una de las Unidades Docentes, situándola en la parte posterior de la sede central de la Biblioteca Central, asignándole metros cuadrados y para comenzar sus labores se destinó una planta de personal compuesta por un técnico y dos secretarias, la

10 Universidad La Gran Colombia colección contaba con cerca de volúmenes de diversas áreas. Con dichos recursos se dio inicio a la prestación del servicio. Posteriormente la Biblioteca de la Gran Colombia presentaba la siguiente organización administrativa: Dirección Coordinación de Selección y Adquisiciones Coordinación de Procesos Técnicos Coordinación de Servicios al Público. Estos cuatro niveles administrativos, desarrollaban actividades soporte para que las cinco (5) unidades de información, a saber: Economía y Contaduría, Arquitectura, Derecho, Educación Ingeniería y dos (2) bibliotecas satélites: Liceo y Armenia, brindaran servicios de referencia, pregunta-respuesta, bibliografía y referencia general con el fin de atender las necesidades académicas de la comunidad universitaria. Actualmente el departamento de biblioteca de Bogotá esta constituido por tres (3) unidades de información a nivel de educación superior (Biblioteca Central, Ingeniería Civil y Postgrados) y se encuentra en miras de implementar un proyecto de modernización que lo consolide como un sistema de bibliotecas ESTRUCTURA INTERNA En su interior, el Departamento de Biblioteca está bajo la responsabilidad de un Jefe directo, quien depende de la Vicerrectoría Académica con quien coordina las políticas relacionadas con su funcionamiento. Comprende dos áreas: Técnica y Servicios al usuario. El área técnica la componen las secciones de Desarrollo de Colecciones y Procesos Técnicos. En el área de servicios al público se ubican las colecciones de: Referencia, Reserva, Hemeroteca, Audiovisuales, Relaciones Inter bibliotecarias, y las secciones de reprografía, bibliografías especiales a solicitud del usuario y la Sala de investigación Académica de Recursos Electrónicos y Digitales (SIARED). ORGANIGRAMA RECTORÍA VICERRECTORÍA ACADÉMICA VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA JEFE DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA DESARROLLO DE COLECCIONES SERVICIOS ADQUISICIONES Fuente: Biblioteca Universidad la Gran Colombia PROCESOS TÉCNICOS CONSULTA Y PRÉSTAMO MATERIAL HEMEROTECA SIARED REFERENCIA MEDIOS AUDIVISUALES

11 1.5 MISIÓN Apoyar el proceso formativo y fortalecer el crecimiento cognoscitivo de la comunidad Grancolombiana a través de recursos y servicios integrados de información con alta calidad que conduzcan a la consolidación dinámica y pertinente del vínculo con la academia, la investigación y la cultura. 1.6 VISIÓN Consolidar a corto plazo un Sistema de Bibliotecas integral, eficiente, pertinente y actualizado que va a la vanguardia en la prestación de productos, servicios y medios de información eficaces, con los procesos y procedimientos claramente planificados, sumados al talento humano calificado como pilares de la prestación y funcionamiento de un servicio de excelente calidad. Manual de Procesos y Procedimientos - Biblioteca 1.7 OBJETIVOS El objetivo del Departamento de Biblioteca es fortalecer y ofrecer a los miembros de la comunidad universitaria el acceso y difusión de información pertinente acorde a los programas académicos e investigativos que ofrece la Universidad con niveles de profundización científica, técnica y profesional adquirida en las diferentes áreas del conocimiento. Proveer servicios de información que se ajusten a las necesidades informativas de la Comunidad Grancolombiana, proporcionando acceso libre y dinámico. Desarrollar tecnológicamente y de manera integral e innovadora el Departamento de Biblioteca de acuerdo con las tendencias globales para lograr una organización eficiente y eficaz en sus procesos y procedimientos y de esta manera poder brindar a la Comunidad Grancolombiana recursos y servicios con altos estándares de calidad FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE BIBLIOTECA Son funciones del Departamento de Biblioteca: 1. Asesorar a la Vicerrectoría Académica y a las Facultades en la formulación de políticas sobre selección, adquisición y actualización de material bibliográfico. 2. Seleccionar, adquirir y organizar sistemáticamente el material bibliográfico para satisfacer las necesidades de información de la comunidad universitaria. 3. Actualizar periódicamente la información disponible en los diferentes medios, teniendo en cuenta los requerimientos de los programas académicos. 4. Fomentar el uso de los recursos de información existentes en la Biblioteca, mediante guías, inducción a usuarios, exhibición del material y carteleras informativas, boletín de nuevas adquisiciones, difusión por medios electrónicos, entre otros. 5. Procurar el desarrollo de hábitos de lectura e investigación en los usuarios, mediante la creación de ambientes que estimulen la vocación de la lectura. 6. Difundir la información y prestar servicios con calidad y excelencia. 7. Realizar planes de mantenimiento, conservación de equipos y elementos, lo mismo que actualizar y renovar las colecciones con el fin de garantizar servicios de calidad. 8. Generar informes y estadísticas históricas y semestrales sobre el uso y consulta del material bibliográfico, adquisición de libros y revistas especializadas, bases de datos y suscripción a publicaciones periódicas por Facultades y programas.

12 Universidad La Gran Colombia Identificar áreas críticas, producidas por la demanda y consulta de estudiantes, docentes e investigadores y proponer estratégicas de mejoramiento. 10. Coordinar con las unidades académicas de las Facultades, las estrategias y mecanismos para asegurar la actualización y suficiencia del material bibliográfico que soporta los programas académicos. 11. Llevar registros de los materiales adquiridos por compra, canje y donación. 12. Controlar los préstamos de los distintos materiales bibliográficos, aplicar el reglamento y expedir paz y salvos de Biblioteca a los usuarios. 13. Promocionar y administrar los servicios básicos de Biblioteca para egresados, de acuerdo con el reglamento. 14. Facilitar las herramientas y el adecuado entrenamiento para el uso y acceso a la información, contenida en las bases de datos, redes de información nacional e internacional y ejercer control para que su utilización se realice en función de los programas pertinentes. 15. Realizar anualmente los inventarios y presentarlos a las dependencias correspondientes. 16. Informar a las directivas acerca de los avances e innovaciones tecnológicas para el desarrollo apropiado de los servicios Bibliotecarios en la Institución. 17. Participar en los comités de Bibliotecas universitarias, a nivel nacional y local, establecer conexiones y convenios que permitan la vinculación de la universidad a redes y organizaciones que correspondan. 18. Ofrecer a la comunidad universitaria una unidad de información organizada sistemáticamente en una planta física amplia, flexible y armoniosa, que ofrezca seguridad, funcionalidad y estética y que cumpla con los lineamientos establecidos oficialmente para los procesos de acreditación integral. 19. Realizar la auto evaluación de la dependencia, identificar áreas críticas y elaborar el plan de mejoramiento, según las directrices trazadas por el Comité Central de auto evaluación institucional 20. Rendir informes semestrales al inmediato superior sobre la ejecución del plan de desarrollo de la dependencia, señalando los logros en los indicadores de procesos y de resultados, según el caso, en los formatos que para el efecto se expidan. 21. Elaborar el informe anual de actividades y proyectos de la dependencia, el cual hará parte del mensaje institucional que el Rector debe rendir anualmente al Honorable Plenum. 22. Las demás que correspondan a la naturaleza de la dependencia y las que le asigne el Rector. 1.9 SIMBOLOGÍA Para una mayor comprensión, la simbología utilizada en la elaboración de los diferentes procedimientos del Departamento de Biblioteca es: SÍMBOLO DESCRIPCIÓN SÍMBOLO DESCRIPCIÓN INICIO Indicador de inicio de un procedimiento. Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar una tarea o actividad. Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar una actividad de decisión o de conmutación. Forma utilizada en un Diagrama de Flujo para representar una actividad combinada. FIN Conector. Úsese para representar en un Diagrama de Flujo una entrada o una salida de una parte de un Diagrama de Flujo a otra dentro de la misma página. Documento. Representa la información escrita pertinente al proceso. Conector utilizado para representar el fin de un procedimiento.

13 1.10 OBJETIVO DEL MANUAL Este documento tiene como propósito fundamental describir los procedimientos con base en los procesos y las rutinas de trabajo que deben ser agrupadas de tal manera que faciliten la consulta y aseguren las orientaciones para ejecutar adecuadamente las diferentes actividades, para que sirva como herramienta de trabajo y contribuya con el cumplimiento eficaz y eficiente de la misión de la Biblioteca y por ende con el cumplimiento de la misma como un todo dentro de la universidad. El presente Manual de Procesos y Procedimientos tiene como objetivo principal fortalecer los mecanismos de sensibilización, que se despliegan y solidifican para brindar fortalecimiento a la cultura del autocontrol. Este documento describe los procesos administrativos, y expone en una secuencia ordenada las principales operaciones o pasos que componen cada procedimiento, y la manera de realizarlo. Contiene además, diagramas de flujo, que expresan gráficamente la trayectoria de las distintas operaciones. Manual de Procesos y Procedimientos - Biblioteca 17

14 2.1 CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO GENERALIDADES 2. SERVICIOS Manual de Procesos y Procedimientos - Biblioteca Definición: Servicio mediante el cual se dispone el material bibliográfico que se encuentra en las colecciones de la Biblioteca para la consulta y préstamo al usuario por un tiempo determinado Objetivo: Proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia el préstamo de los materiales bibliográficos, para el apoyo de su actividad cultural y académica Índice de procesos 1. Préstamo externo 2. Préstamo en Sala 3. Paz y Salvos 3.1. Estudiantes 3.2. Administrativos-Docentes 4. Multas 4.1. Multas 4.2. Reposición por pérdida 4.3. Libro por Multa 5. Carné de Egresados PRÉSTAMO A DOMICILIO Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia, así como a usuarios externos el préstamo de publicaciones o materiales bibliográficos diversos a domicilio Políticas y lineamientos Usuarios Internos 1. El préstamo a domicilio será por ocho (8) días, en la colección general así como también por un (1) día en la colección de reserva con renovación. 2. Se prestarán únicamente tres (3) libros para préstamo a domicilio. 3. La multa generada de los materiales de la colección general y la colección de Reserva será conforme al valor estipulado anualmente por las directivas de la Universidad, dicho valor deberá ser cancelado por cada día de mora en la entrega del material.

15 Universidad La Gran Colombia 4. Una vez retirado el material de la Biblioteca en calidad de préstamo a domicilio, éste puede ser entregado a partir del mismo día y hasta la fecha límite estipulada para su entrega Usuarios Externos 1. Únicamente se le prestara material bibliográfico a los usuarios externos con los que se tenga convenio ínter bibliotecario el departamento. 2. El préstamo a domicilio será por ocho (8) días únicamente para la colección general sin renovación. 3. Se prestarán únicamente dos (2) libros para préstamo a domicilio. 4. La sanción generada por la mora en la devolución del material prestado será de ocho (8) días por día en la demora en la devolución. 5. Una vez retirado el material de la Biblioteca en calidad de préstamo a domicilio, éste puede ser entregado a partir del mismo día y hasta la fecha límite estipulada para su entrega Descripción del procedimiento No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Consulta del Catálogo y selección del material. Solicitud del material. 3 Diligencia Ficha de Solicitud de Préstamo. (Ver Anexo 1) 4 Se identifica y solicita material. 5 Recepción de carné y solicitud. 6 Verifica estado de usuario en el sistema. 7 Si tiene multa o no tiene registro se envía a pagar multa o se registra en el sistema. 8 AUXILAR Busca material solicitado. 9 Verifica disponibilidad de material. 10 Carga y entrega del material al usuario (Según Colección). 11 Recibe Material. 12 Lleva material a domicilio. 13 Devuelve material. 14 Decide renovar o no. 15 Descarga del material en el sistema 16 Organiza material en la colección

16 Diagrama de flujo SERVICIO DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO - PROCESO DE PRÉSTAMO A DOMICILIO DE BIBLIOTECA (SALA) INICIO Consulta catálogo y selección de material Diligencia ficha Identificación y solicitud de material Recepción de carné estudiantil y solicitud Manual de Procesos y Procedimientos - Biblioteca Verificación de registro 21 SI Multa o no registro Dirige a ventanilla de reserva Paga multa o se registra como usuario NO Búsqueda de material Verificación de disponibilidad de material Carga y entrega del material Recibe material Lleva material a domicilio Devuelve material Renovar 1 vez NO Descarga material del sistema Organizar material en la colección FIN

17 Universidad La Gran Colombia PRÉSTAMO EN SALA Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia, así como a usuarios externos el préstamo de publicaciones o materiales bibliográficos diversos en las salas de consulta de la Biblioteca Políticas y lineamientos Usuarios Internos 1. El préstamo en sala será por tres (3) horas con renovación. 2. Se prestarán únicamente tres (3) materiales para préstamo sala. 3. La multa generada por la mora en la entrega del material será conforme al valor estipulado anualmente por las directivas de la Universidad, dicho valor deberá ser cancelado por cada hora de mora en la entrega del material. 4. Una vez retirado el material de la Biblioteca en calidad de préstamo en sala, éste deberá ser entregado el mismo día y en la misma biblioteca y/o colección en la hora estipulada para su entrega Usuarios Externos 1. Únicamente se le prestara material bibliográfico a los usuarios externos con los que se tenga convenio ínterbibliotecario el departamento. 2. El préstamo a domicilio será por tres (3) días con renovación. 3. Se prestarán únicamente dos (2) libros para préstamo en sala. 4. La sanción generada por la mora en la devolución del material prestado será de ocho (8) días en la demora en la devolución. 5. Una vez retirado el material de la Biblioteca en calidad de préstamo en sala, éste deberá ser entregado el mismo día y en la misma biblioteca y/o colección en la hora estipulada para su entrega Descripción del procedimiento No RESPONSABLE ACTIVIDAD Consulta del Catálogo y selección del material. Diligencia ficha de solicitud. (Ver Anexo 1) Se identifica y solicita material. Recepción de carne y solicitud de préstamo. Verificación de estado de usuario en el sistema. Si tiene multa o no tiene registro se envía a pagar multa o se registra en el sistema. Búsqueda del material Verifica disponibilidad de material Carga y entrega del material al usuario (Según Colección) Recibe Material. Consulta en Sala. Devuelve material Descarga material en el sistema Organiza material en la colección

18 Diagrama de flujo SERVICIO DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO - PROCESO DE PRÉSTAMO EN SALA DE BIBLIOTECA (SALA) INICIO Consulta catálogo y selección de material Diligencia ficha Identificación y solicitud de material Recepción de carné estudiantil y solicitud Manual de Procesos y Procedimientos - Biblioteca Verificación de registro 23 SI Multa o no registro Dirige a ventanilla de reserva Paga multa o se registra como usuario NO Búsqueda de material Verificación de disponibilidad de material Carga y entrega del material Recibe material Consulta en Sala Devuelve material Descarga material del sistema Organizar material en la colección FIN

19 Universidad La Gran Colombia PAZ Y SALVOS ESTUDIANTES Objetivo: proporcionar a la comunidad estudiantil de la Universidad La Gran Colombia los paz y salvos requeridos ya sea para procesos tanto administrativos como académicos Políticas y lineamientos Usuarios Internos 1. La verificación de datos realizadas por el auxiliar de biblioteca deberá en primera instancia ser buscado el usuario tanto por su nombre completo, como por el código con el fin de descartar errores en el sistema por duplicidad u homónimos. 2. El Recibo de verificación debe llevar datos del usuario: Nombre completo, Código, Proyecto curricular, documento de identidad, responsable, campos de proceso a tramitar por el usuario. 3. Los Paz y Salvos estarán en responsabilidad de el auxiliar de la colección de reserva así como también estos deberán incluir de manera adicional el visto bueno del Coordinador de Servicio de Biblioteca. 4. Los Paz y Salvos serán entregados de inmediato al momento de su solicitud Descripción del procedimiento académico No. RESPONSABLE ACTIVIDAD COORDINADOR COORDINADOR Realiza solicitud en ventanilla. Se Identifica Verifica información y estado del Usuario (OLIB) Informa al usuario estado del usuario Si el usuario se encuentra en mora con la biblioteca (Continua proceso de multa) Elabora paz y salvo. (Ver Anexo 2) Entrega paz y salvo Coordinador de Servicios Verifica Nuevamente estado del usuario. Entrega paz y salvo firmado y autorizado al Auxiliar. Solicita entrega paz y salvo. Entrega paz y salvo.

20 Diagrama de flujo SERVICIO DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO - PROCESO DE PAZ Y SALVOS PARA ESTUDIANTES DE BIBLIOTECA (SALA) COORDINADOR INICIO Realiza solicitud Se identifica con carné estudiantil Verificación de estado de usuario (OLIB) Manual de Procesos y Procedimientos - Biblioteca Informa a usuario estado SI Mora 25 Paga multa Paz y salvo NO Entrega paz y salvo a coordinador Verifica estado usuario Entrega paz y salvo revisado y firmado Recibe paz y salvo autorizado Pone sellos y fecha correspondiente Entrega paz y salvo a usuario Recibe paz y salvo FIN

21 Universidad La Gran Colombia PAZ Y SALVOS ADMINISTRATIVOS Y DOCENTES Objetivo: proporcionar a la comunidad administrativa y docente de la Universidad La Gran Colombia los paz y salvos requeridos ya sea para procesos tanto administrativos como académicos Políticas y lineamientos Usuarios Internos 1. Debe llegar una solicitud del Departamento de Desarrollo Humano con el requerimiento de liquidar al funcionario. 2. La verificación de datos realizadas por el auxiliar de biblioteca deberá en primera instancia ser buscado el usuario tanto por su nombre completo, como por el código con el fin de descartar errores en el sistema por duplicidad u homónimos. 3. El Recibo de verificación debe llevar datos del usuario: Nombre completo, Código, Proyecto curricular, documento de identidad, responsable. 4. Los Paz y Salvos estarán en responsabilidad de el auxiliar de la colección de reserva así como también estos deberán incluir de manera adicional el visto bueno del Director de Biblioteca. 5. Los Paz y Salvos serán entregados al día siguiente de su solicitud después del medio día. 6. Una vez elaborado el paz y salvo la secretaria lo debe enviar con un memo ágil al Departamento de Desarrollo Humano Descripción del procedimiento No RESPONSABLE DESARROLLO HUMANO SECRETARIA SECRETARIA COORDINADOR COORDINADOR SECRETARIA ACTIVIDAD Envía solicitud con el requerimiento de liquidar el funcionario a secretaria del Departamento de Biblioteca. (Ver Anexo 3) Recibe solicitud del Departamento de Desarrollo Humano. Envía solicitud al área de circulación y préstamo. Verifica información y estado del Usuario (OLIB) Si el usuario se encuentra en mora con la biblioteca se informa a departamento de Desarrollo humano. Elabora paz y salvo. (Ver Anexo 2) Entrega paz y salvo Coordinador de Servicios Verifica Nuevamente estado del usuario. Entrega paz y salvo firmado y autorizado al Auxiliar. Entrega Paz y salvo a Secretaria. Envía Paz y Salvo a Departamento de Desarrollo Humano con un memo ágil.

22 Diagrama de flujo SERVICIO DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO - PROCESO DE PAZ Y SALVOS PARA ADMINISTRATIVOS Y DOCENTES DEPARTAMENTO DE DESARROLLO HUMANO INICIO Solicitud liquidación SECRETARIA Recibe solicitud Envia solicitud a circulación y préstamo DE BIBLIOTECA Verificación de estado de usuario (OLIB) COORDINADOR DE SERVICIOS FUNCIONARIO Manual de Procesos y Procedimientos - Biblioteca Informa al Funcionario de Mora SI Informa al Departamento de Desarrollo Humano Mora NO Paga multa 27 Paz y Salvo Entrega paz y salvo a coordinador Verifica estado usuario Recibe paz y salvo autorizado Entrega paz y salvo revisado y firmado Pone sellos y fecha correspondiente Memo ágil Entrega paz y salvo a usuario Envía paz y salvo a Departamento de Desarrollo Humano con memo Recibe paz y salvo FIN

23 Universidad La Gran Colombia MULTAS Objetivo: Realizar cobros a los usuarios por un monto determinado generado por el sistema OLIB en el momento que se encuentren en mora por retraso en la entrega de material bibliográfico Políticas y lineamientos Usuarios Internos 1. El préstamo a domicilio será por ocho (8) días, en la colección general así como también por un (1) día en la colección de reserva con renovación. 2. Se prestarán únicamente tres (3) libros para préstamo a domicilio. 3. La multa generada de los materiales de la colección general será conforme al valor estipulado anualmente por las directivas de la Universidad, dicho valor deberá ser cancelado por cada día de mora en la entrega del material de igual forma para los materiales bibliográficos de la colección de reserva 4. La multa por material de préstamo interno es por horas, y deberá cancelarse el valor anual estipulado por las Directivas de la Universidad, por hora en retraso en la entrega del material bibliográfico. 5. Una vez retirado el material de la Biblioteca en calidad de préstamo a domicilio, éste puede ser entregado a partir del mismo día y hasta la fecha límite estipulada para su entrega Usuarios Externos 1. Únicamente se le prestara material bibliográfico a los usuarios externos con los que se tenga convenio ínterbibliotecario el departamento. 2. El préstamo a domicilio será por tres (3) días con renovación. 3. Se prestarán únicamente dos (2) libros para préstamo en sala. 4. La sanción generada por la mora en la devolución del material prestado será de ocho (8) días en la demora en la devolución. 5. Una vez retirado el material de la Biblioteca en calidad de préstamo en sala, éste deberá ser entregado el mismo día y en la misma biblioteca y/o colección en la hora estipulada para su entrega Descripción del procedimiento No RESPONSABLE ACTIVIDAD Se dirige a ventanilla a conocer su estado. Entrega documento al auxiliar. Informa el monto de la multa. Realiza recibo de pago de multa. (Ver Anexo 4) Entrega al usuario copia original. Entrega monto de la multa. Firma recibo de cobro. Recibe monto de la multa. Realiza descarga de la multa en el sistema OLIB. Ubica en carpeta de morosos el usuario, resalta datos y enuncia el número de recibo expedido con la fecha de su elaboración. Solicita Paz y Salvo.

24 Diagrama de flujo SERVICIO DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO - PROCESO DE MULTAS DE BIBLIOTECA INICIO Dirige a ventanilla a conocer su estado Entrega carné estudiantil Recepción de carné estudiantil y solicitud Verificación de registro Manual de Procesos y Procedimientos - Biblioteca Informa monto de la multa Recibo de cobro 29 Entrega al usuario copia original Entrega monto de la multa Verificación de disponibilidad de material Firma recibo de cobro Recibo monto de la multa Realiza descarga de multa en el material Realiza descarga manual de carpeta de morosos Paz y salvo SI Paz y salvo NO Entrega paz y salvo FIN

25 Universidad La Gran Colombia REPOSICIÓN POR PÉRDIDA Objetivo: realizar la reposición de material bibliográfico por parte de los usuarios que reporten perdida del mismo Políticas y lineamientos Usuarios Internos 1. El préstamo a domicilio será por ocho (8) días, en la colección general así como también por un (1) día en la colección de reserva con renovación. 2. Se prestarán únicamente tres (3) libros para préstamo a domicilio. 3. La multa generada de los materiales de la colección general será la estipulada por las directivas de la Universidad, por cada día de demora en la entrega del material de igual forma para los materiales bibliográficos de la colección de reserva por cada día de demora en la entrega del material. 4. La multa por material de préstamo interno es por horas, y deberá ser cancelado el valor estipulado por las Directivas de la Universidad por cada hora de retraso en la entrega del material bibliográfico. 5. Una vez retirado el material de la Biblioteca en calidad de préstamo a domicilio, éste puede ser entregado a partir del mismo día y hasta la fecha límite estipulada para su entrega Requisitos de reposición 1. El material bibliográfico en efecto repuesto debe corresponder al mismo titulo del material perdido y la última edición que se encuentre en el mercado. 2. La factura de compra del material bibliográfico debe incluir el NIT correspondiente de la empresa y el número de factura. 3. Se debe realizar una carta de entrega dirigida al Director del Departamento de Biblioteca con los datos del libro perdido, datos del libro repuesto, nombre y apellidos del usuario, código estudiantil, documento de identificación y anexar datos de la factura de compra Descripción del procedimiento No RESPONSABLE ACTIVIDAD Avisa perdida de material bibliográfico. Se identifica. Descarga manual del ejemplar del sistema OLIB Modifica estante, categoría y disponibilidad del ejemplar perdido. Genera alerta al usuario con la fecha de compromiso de reposición del libro Informa al usuario sobre las características de reposición. La multa generada por el sistema hasta el momento de avisar la perdida se negocia por libro o se paga. Realiza reposición del libro con lo requisitos establecidos. Recibe copia de la carta y hace un recibido para el usuario. Cobra la multa generada hasta la fecha. (Ya sea en libro o en pesos) Solicita Paz y Salvo. Elabora Paz y Salvo. (Ver Anexo No. 2) Ingresa al ejemplar perdido y en sistema modifica estado, categoría y disponibilidad a perdido y reposición por otro titulo o nuevo titulo. Entrega carta, libro y factura a Secretaria anexando los datos del libro pedido, código de barras y número de acceso.

26 Diagrama de flujo SERVICIO DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO - PROCESO DE REPOSICIÓN POR PÉRDIDA DE BIBLIOTECA INICIO Avisa pérdida de material bibliográfico Se identifica Descarga manual del ejemplar en el sistema OLIB Modificación de información del ejemplar Manual de Procesos y Procedimientos - Biblioteca Genera alterta de usuario Informa al usuario características de reposicion 31 Compra libro Negocia multa generada Carta de reposición Entrega libro y carta de reposición con copia Recibo libro copia de la carta Realiza y entrega recibido Paz y salvo Cobra multa generada SI Paz y salvo Modifica en el sistema ejemplar perdido con su reposición NO Entrega carta libro y factura a secretaría FIN

27 Universidad La Gran Colombia LIBRO POR MULTA Objetivo: comprar un libro cuando el usuario tiene una multa superior a un monto determinado, el cual es establecido de acuerdo a parámetros administrativos, esta multa es generada por el sistema OLIB en el momento que se encuentren en mora por retraso en la entrega de material bibliográfico Políticas y lineamientos Usuarios Internos 1. El préstamo a domicilio será por ocho (8) días, en la colección general así como también por un (1) día en la colección de reserva con renovación. 2. Se prestarán únicamente tres (3) libros para préstamo a domicilio. 3. La multa generada de los materiales de la colección general será la estipulada por las directivas de la Universidad, por cada día de demora en la entrega del material de igual forma para los materiales bibliográficos de la colección de reserva por cada día de demora en la entrega del material. 4. La multa por material de préstamo interno es por horas, y deberá ser cancelado el valor estipulado por las Directivas de la Universidad por cada hora de retraso en la entrega del material bibliográfico. 5. Una vez retirado el material de la Biblioteca en calidad de préstamo a domicilio, éste puede ser entregado a partir del mismo día y hasta la fecha límite estipulada para su entrega Características de entrega de Libro 1. Titulo de libro a comprar, el libro que se compre debe ser nuevo y última edición en el mercado. 2. La factura de compra del material bibliográfico debe incluir el NIT correspondiente de la empresa y el número de factura. 3. Se debe realizar una carta de entrega dirigida al Director del Departamento de Biblioteca con el titulo del libro entregado por multa, valor de la multa por la cual se entrega el libro, nombre y apellidos del usuario, código estudiantil, documento de identificación y anexar datos de la factura de compra Descripción del procedimiento No RESPONSABLE USAURIO ACTIVIDAD Usuario se acerca a ventanilla. Se identifica. Verifica estado de usuario en el sistema. Informa valor de la multa. (Exceda $40.000) Verifica listado de libro necesario para la colección. Selecciona según el valor de la multa el libro necesario para la colección. Acuerda con usuario el titulo del libro que a reemplazar el valor de la multa. Decide si comprar libro o pagar multa. Informa los requerimientos de la entrega del libro por multa. Compra el libro. Elabora carta de libro por multa. Entrega libro al auxiliar. Realiza recibo para el usuario. Descarga multa del sistema seleccionado la opción libro por multa. Solicita Paz y Salvo. Elabora Paz y Salvo (Ver Anexo No. 2) Entrega carta, libro y factura a Secretaria anexando los datos del libro pedido, código de barras y número de acceso.

28 Diagrama de flujo SERVICIO DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO - PROCESO DE LIBRO POR MULTA DE BIBLIOTECA INICIO Acerca a ventanilla Se identifica Verifica estado de usuario en sistema Informa valor de la multa (superior de $40.000) Manual de Procesos y Procedimientos - Biblioteca Verifica listado de libro necesario para colección Selecciona libros según monto de la multa 33 Comprar SI Informa al estudiante título del libro a comprar NO Paga multa Compra libro Informa requerimientos de compra del libro Carta libro por multa Entrega libro y carta de reposición con copia Recibe libro, copia de la carta Realiza y entrega recibido Paz y salvo SI Descarga multa en el sistema Paz y salvo NO Entrega carta libro y factura a secretaria FIN

29 Universidad La Gran Colombia EXPEDICIÓN DEL CARNÉ DE EGRESADO Objetivo: expedir carne a los estudiantes egresados de los diferentes programas académicos para que puedan acceder a los servicios que ofrece el Departamento de Biblioteca Políticas y lineamientos Documentación Requerida Graduados 1. Fotocopia de la cedula de ciudadanía 2. Fotocopia de la tarjeta profesional o acta de grado 3. Una foto 3x Terminación de materias 1. Fotocopia de la cedula de ciudadanía 2. Paz y salvo académico o constancia de terminación de materias 3. Una foto 3x Descripción del procedimiento No RESPONSABLE EGRESADO EGRESADO SECRETARIA SECRETARIA DIRECTOR DIRECTOR SECRETARIA EGRESADO ACTIVIDAD Realiza solicitud del carné. Informa documentación requerida. Entrega documentación requerida. Recibe documentación. Verifica documentación recibida. Elabora carné de egresado. (Ver Anexo 5) Entrega a secretaria para la firma del Director. Recibe carné y documento de soporte. Entrega carné a Director. Firma carné de egresado Entrega carné firmado a Secretaria. Entrega carné firmado con documentación a Auxiliar. Archiva documentación Entrega carné aprobado. Recibe carné aprobado.

30 Diagrama de flujo EGRESADO INICIO Solicita carné Entrega documentación SERVICIO DE CIRCULACIÓN Y PRÉSTAMO - PROCESO DE EXPEDICIÓN CARNÉ DE EGRESADO DE BIBLIOTECA Informa documentación requerida SECRETARIA DIRECTOR Manual de Procesos y Procedimientos - Biblioteca Recibe documentación Verifica documentación 35 Carne Entrega a secretaría para firma de dirección Recibe carné y documentación Entrega carné a director Firma carné de egresado Entrega a carné firmado a secretaria Entrega carné firmado y documentación a auxiliar Archiva documentación Entrega carné aprobado Recibe carné FIN

31 Universidad La Gran Colombia 2.2 FORMACIÓN DE S GENERALIDADES Definición: los usuarios tanto estudiantes de todos los programas que ingresan a primer semestre, son informados de generalidades de la Biblioteca y son capacitados en el uso de los servicios que ofrece la misma, así mismo los estudiantes de otros semestres, profesores e investigadores que requieran de capacitación Objetivo: orientar y capacitar a estudiantes, profesores e investigadores sobre los servicios que ofrece la Biblioteca de la Universidad la Gran Colombia y la forma de usarlos, para el apoyo y fortalecimiento en el desarrollo de sus actividades Índice de procesos 1. Inducción a usuarios de primer semestre. 2. Inducción a profesores y estudiantes durante el semestre INDUCCIÓN A S DE PRIMER SEMESTRE Objetivo: orientar y capacitar sobre los servicios que ofrece la Biblioteca de la Universidad la Gran Colombia a los estudiantes de primer semestre de los diferentes programas académicos Políticas y lineamientos 1. Los estudiantes deben asistir a la inducción de Biblioteca dependiendo la jornada, ya sea diurna o nocturna y la fecha programada por la facultad al Auditorio Simón Bolívar. 2. Los estudiantes deben llenar un formato de asistencia, donde especifiquen nombre completo, programa, correo electrónico y firma de cada estudiante. 3. El formato de control de asistencia servirá para elaborar estadísticas con respecto al proceso de orientación y capacitación de usuarios. No RESPONSABLE DIRECTOR SECRETARIA SECRETARIA ACTIVIDAD Actualiza presentación. Imprime formato de asistencia. Organiza carpeta de asistencia. Asiste a inducción. Diligencia formato de asistencia. (Ver Anexo No. 6) Realiza Inducción. Entrega carpeta de asistencia. Recoge carpetas de asistencia. Decide abrir registro de usuario. Entrega a Secretaria carpeta de asistencia. Recibe carpeta de asistencia. Archiva planillas de asistencia.

32 Diagrama de flujo SERVICIO DE FORMACIÓN DE S - PROCESO DE INDUCCIÓN A S DE PRIMER SEMESTRE DE BIBLIOTECA DIRECTOR SECRETARIA INICIO Actualiza presentación Imprime formato de asistencia Organiza carpeta de asistencia Manual de Procesos y Procedimientos - Biblioteca Asiste a inducción Diligencia formato de asistencia 37 Solicita material bibliográfico Realiza inducción Entrega carpeta de asistencia Recibe carpetas de asistencia SI Abrir registro Abre registro en circulación y préstamo Entrega a secretaria carpeta de inducción NO Recibe carpeta de asistencia Archiva planillas de asistencia FIN

33 Universidad La Gran Colombia INDUCCIÓN A S DURANTE EL SEMESTRE Objetivo: orientar y capacitar sobre los servicios que ofrece la Biblioteca de la Universidad la Gran Colombia a los estudiantes, docentes e investigadores de los diferentes programas académicos en el transcurso del periodo académico Políticas y lineamientos 1. Este tipo de inducciones se realizaran teniendo en cuenta la disponibilidad de tiempo y actividades que se tengan programadas durante el periodo académico. 2. Los estudiantes deben llenar un formato de asistencia, donde especifiquen nombre completo, programa, correo electrónico y firma de cada estudiante. 3. El formato de control de asistencia servirá para elaborar estadísticas con respecto al proceso de orientación y capacitación de usuarios Descripción del procedimiento No. RESPONSABLE ACTIVIDAD DIRECCIÓN Realiza solicitud de inducción. Recibe solicitud. 3 DIRECCIÓN Programa realización de la inducción. 4 DIRECCIÓN Responde solicitud de usuario. 5 Recibe respuesta de solicitud. 6 Decide si la programación de inducción es apropiada 7 Imprime formato de asistencia. 8 Organiza carpeta de asistencia. 9 Asiste a inducción. 10 Diligencia formato de asistencia.(ver Anexo No. 6) 11 DIRECTOR Realiza Inducción. 12 Entrega carpeta de asistencia. 13 Recoge carpetas de asistencia. 15 Entrega a Secretaria carpeta de asistencia. 16 SECRETARIA Recibe carpeta de asistencia. 17 SECRETARIA Archiva planillas de asistencia.

34 Diagrama de flujo SERVICIO DE FORMACIÓN DE S - PROCESO DE INDUCCIÓN A S DURANTE EL SEMESTRE DIRECTOR DE BIBLIOTECA SECRETARIA INICIO Realiza solicitud de inducción Recibe solicitud Programa realización de inducción Manual de Procesos y Procedimientos - Biblioteca Responde solicitud Recibe respuesta de solicitud 39 Realizar inducción Imprime formato de asistencia Organiza carpeta de asistencia Asiste a inducción Diligencia formato de asistencia Realiza inducción Entrega carpeta de asistencia Recibe carpeta de asistencia Entrega carpeta de asistencia a secretaria Recibe carpeta de asistencia Archiva planillas FIN

35 Universidad La Gran Colombia 2.3 REFERENCIA A S GENERALIDADES Definición: servicio de orientación, asesoría y apoyo en búsqueda, localización y recuperación de información dentro del Departamento de Biblioteca de la Universidad La Gran Colombia o en fuentes externas, incluyendo bases de datos bibliográficas internas, locales, nacionales e internacionales así como el uso de otras fuentes bibliográficas e informativas de otras instituciones Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia información precisa y actualizada de manera ágil y pertinente a todo usuario que así lo requiera, por medio de las diferentes herramientas de búsqueda y recuperación de información que proporciona el Universidad para tal fin Índice de procesos Orientación y asesoría en búsqueda y recuperación de información. 2. Realización de bibliografías. 3. Diseminación Selectiva de Información 4. Conmutación Bibliográfica ORIENTACIÓN Y ASESORÍA EN BÚSQUEDA Y RECUPERACIÓN DE INFORMACIÓN Objetivo: proporcionar a la comunidad de la Universidad La Gran Colombia, así como a usuarios externos la asesoría y orientación necesaria para satisfacer sus necesidades informativas Políticas y lineamientos 1. La comunidad de usuarios deberá presentar el carné actualizado y/o documento interbibliotecario para poder acceder al servicio. 2. Es responsabilidad del recurso humano del Departamento de Biblioteca brindar la orientación y asesoría en búsqueda y recuperación de información a la comunidad toda vez que lo requiera. 3. Los equipos de búsqueda y recuperación de información son de consulta y uso individual. No. RESPONSABLE ACTIVIDAD Solicitud de información. Análisis de la necesidad de información Consulta fuentes internas Evalúa información obtenida Entrega resultados Evalúa información de fuentes internas Pasa a proceso de CYP Sino encuentra la información requerida busca en el SIEG Evalúa información obtenida Entrega resultados