TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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- Veronica Villalba Macías
- hace 7 años
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1 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D PROCDIMINTO AA 05 Actas Comité Administración de Documentos Convocatorias Actas Anexos 16 Actas disposición de Documentos Actas de liminación Anexos Actas de Microfilmación Actas Iniciales y es de Microfilmación Actas Aclaratorias Planillas de Revelado y Control de Calidad COMPROBANT Comprobantes de entrega de Comunicaciones y Otros envíos Postales Planillas por, Regionales y medio xterno olicitudes de envíos especiales, Reclamaciones y Perdidas Reclamos Respuestas 46 CONCUTIVO 01 Consecutivo de Acuerdos 1 9 La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas La serie documental se conserva en su totalidad porque soporta decisiones administrativas e elimina porque no genera valores secundarios. olamente soporta la gestión e conserva totalmente. Refleja decisiones administrativas de obligatorio cumplimiento y genera valores secundarios. e digitaliza certificadamente para facilitar y agilizar la consulta. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo CRTARIA GNRAL Grupo de Administración de Documentos 1 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013
2 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL Acuerdos oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 02 Consecutivo de Resoluciones 1 9 Resoluciones Actas de Posesión Actas de Notificación 03 Consecutivo de Circulares 2 3 Circulares 04 Consecutivo de Correspondencia Recibida Comunicaciones 103 INDIC CONCUTIVO Índices Consecutivos Autorización Contratación Autorizaciones de Contratación Índices 02 Índices Consecutivos Convocatorias y Licitaciones Índices 03 Índices Consecutivos de Acuerdos Índice s PROCDIMINTO e conserva totalmente. Refleja decisiones administrativas de obligatorio cumplimiento y genera valores secundarios. e digitaliza certificadamente para facilitar y agilizar la consulta. e conserva totalmente. Refleja decisiones administrativas de obligatorio cumplimiento y genera valores secundarios. e digitaliza certificadamente para facilitar y agilizar la consulta. Cumplido el término de retención se eliminan las comunicaciones en soporte papel, que no formen parte de una serie documental específica. Documento de control. e elimina cumplido el tiempo de retención porque terminado su valor administrativo, no soporta valores secundarios. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo CRTARIA GNRAL Grupo de Administración de Documentos 2 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013
3 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D PROCDIMINTO 04 Índices Consecutivos de Circulares Índice de Circulares 05 Índices Consecutivo Comunicaciones Producida Índices Índice Diario de Correspondencia producida 06 Índice Consecutivo Comunicaciones recibidas Índice Diario de Correspondencia Recibida 07 Índices Consecutivos Contratos Índices de consecutivo de Contrato 08 Índices Consecutivos de Convenios Índices de consecutivo de Convenios 09 Índices Consecutivos Resoluciones Índice de Resoluciones 40 CONTRATO Contratos de Adquisición de Bienes y ervicios (Compraventa, uministro, Mantenimiento, Obra: Licitación, Convocatoria Pública e Invitación Pública, selección Abreviada, Concurso de Meritos, Contratación Directa y Mínima Cuantía) tapa Preparatoria Cumplido el tiempo de retención se hace una selección cualitativa, de aquellos contratos cuya cuantía y objeto incidieron en el cumplimiento de la misión de la entidad y generan valor secundario como fuente histórica de consulta CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo CRTARIA GNRAL Grupo de Administración de Documentos 3 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013
4 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D PROCDIMINTO olicitud Necesidad de la Contratación Certificación verificación Plan Anual de Compras o Programas Mantenimiento, adecuaciones y construcciones Autorización Previa Anexo 6. studio y documentos Previos de Conveniencia Oportunidad Modificación studio y documentos previos Certificado de Disponibilidad Presupuestal Aviso de Convocatoria Modificaciones studios y Documentos Previos Invitación Pública Acto Administrativo que justifica la contratación Directa Proyecto de Pliego de Condiciones Observaciones Proyecto e Pliego de Condiciones Respuesta a las Observaciones Proyecto Pliego de Condiciones Manifestaciones para Limitación de Convocatoria a My Pimes Constancia Pública de las Observaciones y de las respuestas a las observaciones tapa Precontractual Acto de Apertura al Proceso de elección CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo CRTARIA GNRAL Grupo de Administración de Documentos 4 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013
5 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D PROCDIMINTO Acto de uspensión del Proceso Pliego de Condiciones Definitivo Constancia Publicaciones COP Pliego de condiciones Definitivo Adedas Acta de Audiencia para Precisar Contenido y Alcance de Pliego de Condiciones Acta de Audiencia para Revisión y Asignación de Riesgos Manifestación de Interés en Participar Resolución Mediante la cual Conforma la Lista corta Acta de Audiencia para Notificar la Conformación de Lista Corta Invitación a Precalificados para Presentar Oferta Conformación lista Posibles Oferentes y Acta Audiencia de orteo Constancia Publicación secop de la Lista Oferentes Acta o Informe de Cierre de Proceso y Constancia de Recepción de Propuestas Ofertas Presentadas Constancia Designada del Comité valuador de Propuestas de la Comunicación a sus Integrantes Acta de Apertura de Urna xpedición de Aceptación de Ofertas Publicación de la Invitación en Pagina Web ena CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo CRTARIA GNRAL Grupo de Administración de Documentos 5 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013
6 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D PROCDIMINTO Informe de valuación de las Propuestas: Jurídica; Técnica, conómica, Financiera Cuadro Comparativo de Ofertas Informe del Comité valuador sobre la valuación de las Propuestas Publicación COP Informe valuación de Propuestas y de traslado del Informe según el caso. Constancia Verificación Interna sobre cumplimiento pago de Aportes Parafiscales y Contratación de Aprendizaje Observaciones a Informe Comité valuador Acta de Audiencia de Adjudicación Resolución de Adjudicación Notificación de Resolución de Adjudicación Oferta tapa Contractual Contrato Radicado o carta de Aceptación Certificado de Registro Presupuestal Recibo de Pago Publicación del Contrato Recibo de Pago de Impuesto de Timbre Póliza de Garantías xigidas Adiciones, Modificaciones, Aclaraciones, Prorrogas, Otro si al Contrato Pólizas de Garantía con Ocasión de Adiciones o Prorrogas al Contrato Acta de Inicio del Contrato Cuando se Requiere CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo CRTARIA GNRAL Grupo de Administración de Documentos 6 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013
7 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D PROCDIMINTO Actas de uspensión y Reanudación del Contrato Certificación del upervisor y/o Interventor sobre Recibo a atisfacción para Pago Informes Periódicos del upervisor y/o Interventor de Contrato Facturas, Cuentas de Cobro, del Contratista Comprobantes de ntrada a Almacén; Órdenes de Pago y Comprobantes de greso Actas de Instalación y Puesta en Funcionamiento de los Bienes Comprobante de greso de Anticipo Carta Contratista sobre Información Bancaria para Transferencias lectrónicas Resolución de Incumplimiento y Multas Constancia de Notificación de la Resolución Recursos contra la Resolución Resolución por la cual se Decide Recursos Interpuestos Comprobantes de Pago y soportes - tapa Pos Contractual - Acta de Liquidación junto con los oportes Requeridos 02 Contratos de Prestación de ervicios Personales - tapa Preparatoria - olicitud de Contratación CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo CRTARIA GNRAL Grupo de Administración de Documentos 7 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013
8 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D PROCDIMINTO olicitud de Disponibilidad Presupuestal Certificado de Disponibilidad Presupuestal - tapa Precontractual - studio de Conveniencia y Oportunidad Certificación de verificación de Inexistencia de Personal de Planta Certificación de Inexistencia de Personal de Planta Autorización para Contrataros con Objetos Iguales Autorización Contratación de ervicios Personales para Centros de Formación Cotización y/o Oferta de ervicios Formato Ú de Hoja de Vida Fotocopia de Diplomas y Certificaciones de studio Certificaciones de xperiencia Laboral Formato Ú de Declaración Juramentada de Bienes y Rentas Fotocopia de cédula de Ciudadanía Fotocopia Libreta Militar Certificado de Antecedentes Fiscales Certificado Antecedentes Disciplinarios Certificado de Antecedentes Judiciales Certificado de Idoneidad Fotocopia RUT Fotocopia RIT ecretaria General o Director de Formación Profesional Director Regional CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo CRTARIA GNRAL Grupo de Administración de Documentos 8 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013
9 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D PROCDIMINTO Documentos de Afiliación a alud, Pensiones y ARL. Certificación Bancaria -tapa Contractual - Contrato Firmado y Radicado Registro Presupuestal Póliza Aprobada Constancia de publicación en el COP Designación de upervisor y/o Interventor Concepto de xámenes Ocupacionales Pagos y oportes de Pago Actas de uspensión del Contrato Actas de Reanudación del Contrato Adición y/o Prórroga olicitudes de Adición y/o Prórroga olicitud de de Disponibilidad Presupuestal Adiciones y/o Prorrogas Registro Presupuestal Ampliación de Póliza Aprobada Modificaciones olicitud de Modificación Modificación Cesiones olicitudes de Cesión Cesión Documentación oporte de la Cesión -tapa Pos -Contractual - CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo CRTARIA GNRAL Grupo de Administración de Documentos 9 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013
10 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D PROCDIMINTO Acta de Liquidación y/o Terminación Informe Relación de Pagos al Contratista Certificación de Cumplimiento a atisfacción del Objeto del Contrato 41 CONVNIO Convenios de Cooperación Nacional Internacional TAPA PRPARATORIA Acta de Aprobación de los Proyectos Anexo 2 studio de Conveniencia y Oportunidad. Certificado de Disponibilidad Presupuestal Una vez terminado el tiempo de retención se hace una selección por muestreo cualitativo y representativo con la misión de la entidad y se digitaliza. Concepto Téc sobre Viabilidad olicitud Disponibilidad Presupuestal Documentos de Intención Ficha Técnica del Proyecto Plan Operativo Proyecto Convenio Marco TAPA PRCONTRAUAL CONVOCATORIA CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo CRTARIA GNRAL Grupo de Administración de Documentos 10 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013
11 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D PROCDIMINTO Proyecto (Plan Operativo/ Términos de Referencia). Representación Legal Certificado Cámara de Comercio Fotocopia Cédula de Ciudadanía Fotocopia RUT y NIT Certificado Revisor Fiscal Certificación de Aportes Paz y alvo de la Contraloría Acta de Viabilidad Técnica del Proyecto (Comisión Nacional de Proyectos) Aprobación de Proyectos (Consejo Directivo Nacional) CONVNIO INTRNACIONAL Proyecto (Plan Operativo / Términos de Referencia). Aceptación del ente Internacional Representación Legal TAPA CONTRAUAL Minuta Convenio Certificado de Registro Presupuestal Póliza Aprobada CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo CRTARIA GNRAL Grupo de Administración de Documentos 11 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013
12 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D PROCDIMINTO Recibo de Publicación Diario Ú de Contratación. Designación Coordinador o Interventor Pago de Anticipo Actas de Comité Acta de Inicio Avales de Interventoría Anticipo Desembolsos Informe Conveniente Conceptos de Interventoria, supervisión o Coordinación. Transferencia de Rendimientos Financieros MODIFICACION ADICION O PRORROGA. Modificación Convenio y oportes (otro si) Modificaciones y oportes Adición con oportes Modificación / uspensión / Prorroga y oportes. uspensión de Convenios con oportes Prorroga Convenio y oportes Prorroga y oportes TAPA POCONTRAUAL (LIQUIDACION) Aval para Liquidación studio Financiero Reintegros CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo CRTARIA GNRAL Grupo de Administración de Documentos 12 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013
13 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL Resolución de Liquidación Acta de Liquidación y oportes oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D 106 INVNTARIO DOCUMNTAL 1 99 Inventario (F001-P003-GD) 171 PROYO 03 Proyectos para la Gestión de las s 1 9 Proyectos Informes de Actividades Ayudas memoria 189 RGITRO 02 Registros del servicio de Información y 1 0 consulta olicitud de Información Consulta de Documentos (F001-P005-GD) olicitud de Préstamo Préstamo de documentos (F002-P005-GD 211 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL 1 9 Identificación de Registros (F001-P3-GD) Tablas de por (F002-P001-GD) 212 TRANFRNCIA DOCUMNTAL 1 9 PROCDIMINTO e conserva totalmente. on de permanente actualización eleccionar cualitativamente aquellos proyectos que por sus características incidieron notablemente en el cumplimiento de la misión de la entidad. Cumplido el tiempo de retención eliminar con Acta de liminación los Proyectos que no tuvieron ninguna incidencia. Documento de trámite. Cumplido el tiempo de retención se puede eliminar. Herramienta archivística de permanente actualización, Conservar totalmente, como evidencia del cumplimiento del programa de gestión documental y de la aplicación de la Tabla de. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo CRTARIA GNRAL Grupo de Administración de Documentos 13 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013
14 TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D PROCDIMINTO 102 INDICADOR 01 Indicadores de Gestión 1 4 x Informes Identificación de Registros (F001-P3-GD) 104 INFORM 08 Informes de Gestión 1 4 Informes Anexos a Informes Informes stadísticos sobre comunicaciones pendientes de trámite Informes Anexos a Informes Informes stadísticos sobre documentación tramitada Informes Anexos a Informes Informes stadísticos sobre costos de correo Informes Anexos a Informes Informes stadísticos sobre Transferencias documentales Informes Anexos a Informes Documento de control. e elimina cumplido el tiempo de retención porque terminado su valor administrativo, no soporta valores secundarios. oporta únicamente la gestión anual de la dependencia. sta Información está consolidada en la Dirección de Área. CONVNCION TRADICIÓN DOCUMNTAL DIPOICIÓN FINAL ÍMBOLO oporte Físico: ORIGINAL O COPIA = CONRVACIÓN TOTAL F= oporte Físico = oporte lectró =LCCIÓN = MAYÚCULA FIJA NGRILLA ubserie = Mayúscula Inicial negrilla oporte lectró: BA D DATO Tecnología de D= Digitalización M= MICROFILMACIÓN = LIMINACIÓN = Tipo CRTARIA GNRAL Grupo de Administración de Documentos 14 CRTARÍA GNRAL Grupo Administración de Documentos Versión 2013
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TABLA D RTNCIÓN DOCUMNTAL UB- DOCUMNTAL oporte Físico oporte Archivo Archivo lectró Gestión Central F M D PROCDIMINTO Código Centro 001 AA 1 9 005 22 Actas de Comité Téc de Centro Citaciones Actas Anexos
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