TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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- Álvaro Miguélez Valenzuela
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1 TABLAS DE DOCUMENTAL ACTAS Actas de Consejos de Gobierno Actas de posesión v Acta de posesión de jueces v Acta de posesión de registradores v Acta de posesión funcionarios de la Defensoría del Pueblo Actas Juntas Directivas v Actas Junta Directiva TRANSMETRO S.A. v Actas Junta Directiva EDUBAR S.A. v Actas Junta Directiva CARNAVAL S.A. v Actas Junta Directiva FUNDACION CARNAVAL DE BARRANQUILLA v Actas Junta Directiva METROTEL v Actas Junta Directiva TRIPLE A E.S.P. S.A. S: Selección Página 1 TRD DESPACHO DEL ALCALDE
2 TABLAS DE DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA DISTRITAL DE BARRANQUILLA HOJA: Debido que para la DE: historia 7 resulta importante v Actas Junta Directiva AREA METROPOLITANA DE BARRANQUILLA v Actas Junta Directiva GRANABASTO S.A. v Actas Junta Directiva DIRECCION DISTRITAL DE LIQUIDACIONES v Actas Junta Directiva DAMAB v Actas Junta Directiva FORO HIDRICO ASESORÍAS 5 5 x Asesoría privada v Formato remisorio v Traslado, seguimiento a la oficina encargada y respuesta al ciudadano v Comunicaciones oficiales dirigida al alcalde v Formato envio correspondencia externa v Planilla de recibido Se decide eliminar la serie porque carece de Debido valor administrativo que para la historia y el Comité resulta de importante Archivo conocer establecerá la gestión el procedimiento de la entidad de esta elimación serie debe que conservarse debe totalmente reallizarse. y microfilmarse. S: Selección Página 2 TRD DESPACHO DEL ALCALDE
3 TABLAS DE DOCUMENTAL COMUNICACIONES OFICIALES 5 5 x CONTRATOS 5 30 x x Contratos de Concesión v Estudio previo v Certificado de inexistencia v Certificado de idoneidad v Certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) v Justificación de la contratación directa v Solicitud de propuesta v Propuesta del contratista v Certificado de existencia y representación legal (Jurídica) v Fotocopia cédula de ciudadanía v Rut v Formato único de hoja de vida diligenciado Se decide eliminar la serie porque carece de valor administrativo y el Comité de Archivo establecerá el procedimiento de elimación que debe reallizarse. S: Selección Página 3 TRD DESPACHO DEL ALCALDE
4 TABLAS DE DOCUMENTAL v Formulario único de declaración juramentada de bienes y renta y actividad económica persona natural (para contratos de 3 meses) v Fotocopia de diploma de estudio v Fotocopia de tarjeta o matricula profesional v Certificado de experiencia laboral v Certificado de inasistencia de antecedentes disciplinarios de la Procuraduría v Certificado de inasistencia de antecedentes fiscales v Certificado de inasistencia de antecedentes penales (DAS) v Libreta Militar (menor de 50 años) v Afiliación o Certificado de salud (persona natural) conocer Debido la que gestión para la de historia la entidad resulta esta importante serie debe conocer conservarse la gestión totalmente de la entidad y microfilmarse. esta serie debe v Afiliación o Certificado de pensión (persona natural) v Parafiscales v Certificado de revisor fiscal (personas jurídicas) v Acto administrativo S: Selección Página 4 TRD DESPACHO DEL ALCALDE
5 TABLAS DE DOCUMENTAL v Contrato firmado v Delegación de interventoría recibida v Reserva Presupuestal (RP) v Pago de derecho de publicación (para contrato de mayor cuantía) v Acreditación de pago de impuestos distritales v Acreditación de pago de impuestos departamentales v Acta de inicio firmada por contratista e interventor v Informe de gestión o Acta de ejecución v Informe de interventoría / Certificado de recibido a satisfacción v Factura v Resolución de la Dian para numeración de facturas v Salud v Pensión v Parafiscales (Persona jurídica) S: Selección Página 5 TRD DESPACHO DEL ALCALDE
6 TABLAS DE DOCUMENTAL CONVENIOS DECRETOS INFORMES Informes de interventoría v Planos v Censos v APU v Planes de ejecución de obras LIBROS Libro de actas S: Selección Página 6 TRD DESPACHO DEL ALCALDE
7 TABLAS DE DOCUMENTAL RESOLUCIONES Firma responsable: Margarita Monsalve Salas Gestión Documental S: Selección Página 7 TRD DESPACHO DEL ALCALDE
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