REPÚBLICA DE COLOMBIA MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. Retención. i X X

Transcripción

1 GRUPO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Disposición Final Retención i NORMATIVIDAD / PROCEDIMIENTO D S Sb j AG AC I CT E MT S Página de ACTAS Actas Comité de Archivo Acta Lista de asistencia Art. 2, Resolución Nc 249 de 202 Antecedentes consulta. Cumplido lo anterior se procederá con la transferencia Anexos y/o Registros al Archivo Histórico como testimonio de la gestión de la Entidad ADMINISTRACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS Bienes Devolutivos Numeral 0, Art. - Grupo de Gestión Administrativa, 2 3 XX Inventario personalizado Resolución 039 de 20;P-GAGB-03; Comprobantes de ingreso/salida/traslado del sistema de - inventarios PCTG Soportes ingresos (orden de compra/contrato, factura, actas, resoluciones, comprobante de devolución, etc.) Comprobante de salida Soportes salida (pedidos, actas, resoluciones, remates, etc.) Comprobante de traslado Soportes traslado (actas, resoluciones, etc.) administrativos, legales y/o técnicos. Se debe aplicar el proceso Bienes de Consumo Numeral 0, Art. - Grupo de Gestión Administrativa, Comprobantes de ingreso/salida/traslado del sistema de Resolución 039 de 20; P-GAGB-03; inventarios PCTG Soportes ingresos (orden de compra/contrato, factura, actas, resoluciones, comprobante de devolución, etc.) administrativos, legales y/o técnicos. Se debe aplicar el proceso Comprobante de salida Soportes salida (pedidos, actas, resoluciones, remates, etc.) Comprobante de traslado Soportes traslado (actas, resoluciones, etc.) Numerales 5 y 4, Art. - Grupo de Gestión Administrativa, Bienes Inmuebles X X Comprobante de adquisición (copia contrato, donación, Resolución 039 de 20. transferencia, etc.) Copia escritura pública

2 GRUPO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Retención Disposición Final NORMATIVIDAD / PROCEDIMIENTO D S Sb AG AC CT E MT S Página 2 de 5 Certificado de tradición y libertad donde se registra la - - administrativos, legales y/o técnicos. Se debe aplicar el proceso transacción de adquisición Histórico de reconstrucciones Histórico de pago de impuestos Disposición final (venta, donación, transferencia, etc.) Certificado de tradición y libertad donde se registra la transacción de disposición final Parque automotor Numeral 09, Art. - Grupo de Gestión Administrativa, 2 8 XX Comprobante salida de almacén Resolución 039 de 20, P-GASA-0. Copia tarjeta de propiedad Aplicar proceso técnico de reproducción con fines de consulta a Formulario de tránsito (matrícula/registro) la totalidad de la serie. Eliminar documentos físicos por perder Asignación del conductor los valores administrativos, legales y/o técnicos. Se debe aplicar Inventario físico de estado del vehículo / motocicleta el proceso Histórico de mantenimientos realizados Histórico de infracciones Histórico de accidentes y reparaciones Histórico de pago del impuesto de rodamiento Disposición final (baja, remate, donación, transferencia, etc) Formulario de tránsito (cancelación matrícula/registro) Seguros Numeral 0, Att. l - Grupo de Gestión Administrativa, Pólizas Resolución 039 de 20. Adiciones, Modificaciones, Inclusiones, etc. Se debe realizar una selección cualitativa de acuerdo con la Reclamaciones vigencia del conocimiento y el uso potencial de la información registrada en la serie. A los documentos seleccionados se aplicará el proceso técnico de reproducción y su transferencia al Archivo Histórico. Telefonía celular Eliminar la totalidad de la serie por perder los valores 4 X Notificación de asignación de equipos y líneas administrativos, legales y/o técnicos. Se debe aplicar el proceso Cambios de planes de voz y datos Documentos soporte de adquisición del bien se encuentran en la serte documental "Administración de bienes y servicios - Bienes devolutivos y de consumo"

3 . REPÚBLICA DE COLOMBIA 4003 GRUPO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Página 3de5 J Retención Disposición Final i NORMATIVIDAD / PROCEDIMIENTO D S Sb AG AC ICT E MT 5 Baja, reposiciones, devoluciones, etc. de los equipos Copia facturas operador de telefonía móvil Cuadros de control y estadísticas de consumo COMUNICACIONES OFICIALES INFORMES Peticiones Quejas Reclamos y Solicitudes (PQRyS) Numeral 6 Art. - Grupo de Gestión Administrativa, Resolución 2 8 X Solicitud 039 de 20. Respuesta Cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, se elimina Anexos y/o soportes totalidad de la serie por perdida de los valores administrativos, contables, legales y/o técnicos. Se debe aplicar el proceso de picado y reciclaje de los documentos. Informe de Gestión Numeral 3, Art. 0 - Grupo de Gestión Administrativa, Oficio remisorio Resolución 039 de 20. Informe. Anexos valores administrativos, legales y/o técnicos. El consolidado de la información se encuentra en el Informe Ministerial. Se debe aplicar el proceso INSTRUMENTOS DE CONTROL Control de inventarios de bienes Numeral 08, Art. - Grupo de Gestión Administrativa, Reporte de existencia Resolución 039 de 20, C-GAGB-0; Actas de compensaciones para elementos de consumo Reportes contables Copia Actas de conciliación contable proceso

4 E REPÚBLICA DE COLOMBIA 4003 GRUPO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Página 4 de 5 Retención Disposición Final D 5 Sb AG AC CT E MTj 5 NORMATIVIDAD / PROCEDIMIENTO Inventarios documentales - Numeral 08, Art. - Grupo de Gestión Administrativa, - Inventario documental por transferencia yio entrega Resolución 039 de 20. proceso Tablas de Retención Documental - TRD - Numeral 08, Art. - Grupo de Gestión Administrativa, 2 8 X - TRD por dependencia Resolución 039 de 20. y consulta. Cumplido lo anterior se procederá con la transferencia al Archivo Histórico como testimonio de la gestión de la Entidad. Tablas de Valoración Documental.- TVD - Numeral 08, Att. 0 - Grupo de Gestión Administrativa, 2 8 X - TVD por fondo documental Resolución 039 de 20. PLANES y consulta. Cumplido lo anterior se procederá con la transferencia al Archivo Histórico como testimonio de la gestión de la Entidad. Plan de Mantenimiento Preventivo y Correctivo edificio Citibank - Numerales y 4, Art. - Grupo de Gestión Administrativa, Estudios previos a la formulación Resolución 039 de 20; C-GA-0; con fines de consulta, Eliminar soporte papel por perder los proceso Plan de Mantenimiento y Prestación de Servicio parque ' Numeral 09, Att. - Grupo de Gestión Administrativa, automotor ResoluciónC-GA-0; Estudios previos a la formulación.. Aplicar proceso tecnico de reproducción a la totalidad de la serie con fines de consulta. Eliminar soporte papel por perder los proceso de picado y reciclaje de los documentos,

5 GRUPO DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA Página 5 de 5 Retención Disposición Final D S Sb AG AC CTI E MT 5 NORMATIVIDAD / PROCEDIMIENTO PROGRAMAS Y PROYECTOS Proyectos de Inversión Se debe realizar una selección cualitativa de acuerdo con la 2 8 X x Estudios previos a la formulación vigencia del conocimiento y el uso potencial de la información Proyecto de inversión formulado registrada en la sede. A los documentos seleccionados se Soportes de seguimiento aplicará el proceso técnico de reproducción y su transferencia al Informes Archivo Histórico. CONVENCIONES p4 APROBACIÓN : Retención: Disposición Final: Resolución Ns:: 2Q4 D - dependencia AG - archivo de gestión CT - conservación total S - serie documental AC - archivo central E - eliminación Firma: Sb - subserte documental MT - medios técnicos W S - selección Nombre: iceife oros Leó am Stella Ortiz Quinte e n Cargo: Coord adora Grupo de Grupo dé Gestión Administrativa a