GESTIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS INSTRUCTIVO PARA CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR CUENTAS DE USUARIO SIIF NACIÓN SENADO DE LA REPÚBLICA

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1 1. OBJETIVO Establecer las condiciones y actividades para solicitar la creación, modificación o eliminación de cuentas de usuario del aplicativo SIIF Nación. 2. ALCANCE Aplica para la creación, modificación o eliminación de cuentas de usuario en SIIF Nación del Senado de la República. 3. RESPONSABLES de la República: es responsable de: enviar e inscribir a los usuarios interesados (de acuerdo al perfil asignado), a través de correo electrónico la citación de las capacitaciones programadas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público; 4. CONDICIONES GENERALES Para las cuentas de usuario de cajas menores (cuentadantes), deben anexar el acto administrativo por el cual fueron designados y tendrá vigencia por ese periodo. El soporte técnico para el correcto funcionamiento del SIIF Nación, será realizado por la División de Planeación y stemas. 5. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES. DESIGNAR COORDINADOR DE SIIF NACIÓN. 1 Mediante acto administrativo designar al funcionario de planta que desempeñara el rol de Nación de la entidad, de acuerdo a lo estipulado en el decreto 2674 del 21 de diciembre de 2012 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. SOLICITAR CREACIÓN DE CUENTA DE USUARIO COORDINADOR SIIF NACIÓN Director General Acto administrativo 2 Mediante oficio solicitar al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, creación de cuenta de usuario, adjuntando: acto administrativo, certificación laboral, fotocopia de la cédula y formato creación de usuario SIIF Nación. Oficio ELABORÓ REVISÓ APROBÓ mbre: S. Mateus y C. Martínez mbre: Magdalena Morera Rebolledo mbre: GRUPO EVALUADOR SGC Cargo: Jefe Sección de Presupuesto y Contratista División de Planeación y stemas. Cargo: Jefe División Financiera y de Presupuesto. Acta y Fecha: 024 del 6 de octubre de 2014 Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 1 de 6

2 . CREAR CUENTA DE USUARIO COORDINADOR SIIF NACIÓN 3 Revisar solicitud, si cumple con todos los requisitos, crear usuario para coordinador SIIF de la República y comunicar capacitación. Ministerio de Hacienda y Crédito Público 4 5 no cumple con los requisitos se devuelve para completar la información solicitada. Actividad. 2 ASISTIR A CAPACITACIÓN Asistir a capacitación programada por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. DESIGNAR FUNCIONARIO PARA CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR (REGISTRADOR) Designar funcionarios que sean necesarios para apoyar al coordinador en la creación, modificación o eliminación de cuentas de usuario en el SIIF Nación, los cuales tendrán el rol de registradores. REGISTRAR CREACIÓN DE CUENTA DE LOS PERFILES EN SIIF NACIÓN 6 Registrar la solicitud de creación de cuenta en el SIIF Nación, determinando el perfil (ver anexo 1 de este instructivo). Posteriormente, SIIF Nación emite un numero de solicitud, que será aprobada una vez se imprima el formato de solicitud y se diligencien los pasos de autorización (firma) por parte de: Jefe inmediato del responsable de la cuenta de usuario. Servidor público responsable de la cuenta de usuario.. ENVIAR SOLICITUD AL SIIF NACIÒN Registro SIIF Nación 7 8 Enviar al correo electrónico destinado por el Coordinador SIIF Nación del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, formato de solicitud debidamente diligenciado, adjuntando los documentos requeridos: fotocopia de la cedula y certificación laboral o contrato. AUTORIZAR SOLICITUD Revisar solicitud, si cumple con todos los requisitos, crea usuario para SIIF Nación, comunica el usuario y clave para ingresar al aplicativo. Ministerio de Hacienda y Crédito Público Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 2 de 6

3 . no cumple con los requisitos se devuelve la solicitud, para completar la información requerida. Actividad. 6 SOLICITAR AL COORDINADOR SIIF NACIÓN DEL SENADO, CREAR, MODIFICAR O ELIMINAR CUENTAS DE USUARIO Solicitar mediante oficio al coordinador del SIIF Nación del Senado de la República, crear, modificar o eliminar cuenta de usuario para el aplicativo SIIF Nación. 9 El oficio debe especificar los siguientes datos: mbre completo del funcionario. Número de cedula de ciudadanía. Dirección de residencia. Números telefónicos (fijo y celular). Correo institucional. Perfil (de acuerdo al anexo 1 de este instructivo). Debe especificar si se requiere firma digital. Jefes de dependencia del área financiera y los autorizados por el ordenador del gasto Oficio Anexando también los siguientes documentos: Certificación laboral o copia del contrato. Fotocopia de la cedula de ciudadanía. Acto administrativo de designación (para cuentadantes únicamente). ta: requiere firma digital tener en cuenta las actividades. 11,12, 13, 14 y 15 de este instructivo. REVISAR SOLICITUD 10 Revisar que la solicitud y la documentación este completa teniendo en cuenta la actividad anterior, el perfil solicitado debe estar de acuerdo con las funciones u obligaciones del servidor público. cumple con los requisitos, continua con lo establecido en las actividades. 6, 7 y 8 consecutivamente. o registrador. 11 no cumple con los requisitos se devuelve para completar la información solicitada. Actividad. 9 o se rechaza por no cumplir con los requisitos. ASIGNACIÓN FIRMA DIGITAL SIIF NACIÓN SOLICITAR A CERTICAMARA FIRMA DIGITAL Enviar al correo electrónico destinado por Certicamara la misma documentación que se envía al Ministerio de Hacienda y Crédito Público (ver actividad. 9). Paralelamente diligenciar la solicitud en la página web de o asistente administrativo presupuesto Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 3 de 6

4 . Certicamara, generando orden de pedido para el pago del certificado digital. SOLICITAR PAGO DE CERTIFICADO DIGITAL Solicitar mediante oficio a la División de Bienes y Servicios, la autorización de la compra por caja menor del certificado digital, de acuerdo a la orden de pedido emitido por Certicamara. REALIZAR PAGO DE CERTIFICADO DIGITAL Presentar la orden de pedido al banco autorizado por Certicamara, para realizar el pago. Teniendo en cuenta que el banco solo aceptara pagos en efectivo. ENVIAR SOPORTES DE PAGO A CERTICAMARA Una vez realizado el pago, se envía los soportes a Certicamara, para la activación de la firma digital (Token) ACTIVACIÓN DE LA FIRMA DIGITAL (TOKEN) o asistente administrativo presupuesto Orden de pedido 15 Una vez recibidos los soportes de pago, hacer entrega del kit para firma digital, que incluye: token, usuario, clave y manual de usuario. ta: La activación del token tendrá vigencia de un año. Certicamara 6. PUNTOS DE CONTROL Verificar el tipo de perfil a asignar, acorde a las funciones u obligaciones del servidor público. 7. ANEXOS Anexo 1: perfiles SIIF Nación. Anexo 2: Flujograma instructivo para crear, modificar o eliminar cuentas de usuario SIIF Nación. 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN FECHA DE APLICACIÓN 01 Emisión del documento para divulgación e implementación. Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 4 de 6

5 Anexo 1: perfiles SIIF Nación. NOMBRE PERFILES SIIF NACIÓN Consulta. Consolidador programación presupuestal. Gestión caja menor. Gestión contable. Administrador fuente especifica. Administrador gestión presupuestal. Aprobador contable. Autorizador endosos. Beneficiario cuenta. Central de cuentas por pagar. Consolidación contable. Gestión modificación presupuestal Programador presupuestal Registrador usuarios Coordinador proyectos especiales Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 5 de 6

6 Anexo 2: Flujograma instructivo para crear, modificar o eliminar cuentas de usuario SIIF Nación. INICIO Designar coordinador SIIF Nación. Solicitar creación de cuenta de usuario coordinador SIIF Nación Crear cuenta de usuario coordinador SIIF Nación Cumple con los requisitos? Registrar creación de cuenta de los perfiles en SIIF Nación Designar funcionario para crear, modificar o eliminar cuentas de usuario SIIF Nación (registrador) Asistir a capacitación Enviar solicitud al SIIF Nación Autorizar solicitud Cumple con los requisitos? Solicitar al coordinador SIIF, crear, modificar o eliminar cuentas de usuario Enviar solicitud al SIIF Nación Registrar creación de cuenta de los perfiles en SIIF Nación Cumple con los requisitos? Revisar solicitud Autorizar solicitud Requiere firma digital? Solicitar a Certicamara firma digital. Solicitar pago de certificado digital FIN FIN Activación de la firma digital (token) Enviar soportes de pago a Certicamara Realizar pago de certificado digital CONVENCIONES FLUJOGRAMA Actividad Decisión Conector de actividades Toda versión impresa de este documento es una copia no controlada Página 6 de 6

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