CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - GENERAL TRD

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1 CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - GENERAL TRD VIGENTE A PARTIR DE ENERO DE 04 - a. VERSIÓN SECCIÓN OFICINA PRODUCTORA SUBSECCIÓN SUBSECCIÓN SERIE SERIE SUBSERIE SUBSERIE DIRECCION GENERAL 00 DIRECCION GENERAL 0 ACTAS 07 Actas de Consejo Nacional DIRECCION GENERAL 00 DIRECCION GENERAL 5 07 Informes de Gestión DIRECCION GENERAL 00 DIRECCION GENERAL 33 RESOLUCIONES 0 Resoluciones Nacionales DIRECCION GENERAL 0 DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL 0 DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL 0 DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL 0 DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL 0 DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL 0 DIRECCION GENERAL PLANEACION Y COMUNICACIONES PLANEACION Y COMUNICACIONES PLANEACION Y COMUNICACIONES PLANEACION Y COMUNICACIONES PLANEACION Y COMUNICACIONES PLANEACION Y COMUNICACIONES 3 GESTIÓN DE IMAGEN INSTITUCIONAL 5 07 Informes de Gestión 4 PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS 5 PLANES 0 Plan Anticorrupción 5 PLANES 04 Plan de Divulgación 5 PLANES 06 Plan Estratégico DIRECCION GENERAL 0 DIRECCION GENERAL REGISTRO 5 07 Informes de Gestión DIRECCION GENERAL 0 DIRECCION GENERAL REGISTRO 0 DIRECCION GENERAL 0 DIRECCION GENERAL REGISTRO 0 DIRECCION GENERAL 0 DIRECCION GENERAL REGISTRO 0 DIRECCION GENERAL 0 DIRECCION GENERAL REGISTRO 0 DIRECCION GENERAL 0 DIRECCION GENERAL REGISTRO 0 DIRECCION GENERAL 0 DIRECCION GENERAL REGISTRO 3 DIRECCION GENERAL 0 DIRECCION GENERAL REGISTRO 3 DIRECCION GENERAL 0 DIRECCION GENERAL REGISTRO 3 MATRÍCULAS E INSCRIPCIÓNES MATRÍCULAS E INSCRIPCIÓNES MATRÍCULAS E INSCRIPCIÓNES MATRÍCULAS E INSCRIPCIÓNES MATRÍCULAS E INSCRIPCIÓNES REGISTRO NACIONAL DE PROFESIONALES REGISTRO NACIONAL DE PROFESIONALES REGISTRO NACIONAL DE PROFESIONALES DIRECCION GENERAL 03 DIRECCION GENERAL SISTEMAS 0 COPIAS DE SEGURIDAD 0 Inscripciones de Afines 0 Inscripciones de Auxiliares 03 Matrículas de Maestros de Obras Matrículas Profesionales de Ingenieros Solicitudes Denegadas o Sin finalizar el Proceso 0 Listados de Egresados 0 Modificación de Registros 03 Registro de Profesiones Competencia / No Competencia DIRECCION GENERAL 03 DIRECCION GENERAL SISTEMAS 4 HISTORIAS 04 Historias de Aplicaciones DIRECCION GENERAL 03 DIRECCION GENERAL SISTEMAS 5 0 DIRECCION GENERAL 03 DIRECCION GENERAL SISTEMAS 5 PLANES 03 Informes de Sistemas de Información Plan de Contingencia y Seguridad de la Información (Repositorio Institucional) DIRECCION GENERAL 04 DIRECCION GENERAL CALIDAD 0 ACTAS 0 Actas de Comité de Calidad DIRECCION GENERAL 04 DIRECCION GENERAL CALIDAD 5 07 Informes de Gestión DIRECCION GENERAL 04 DIRECCION GENERAL CALIDAD PROGRAMAS 0 DIRECCION GENERAL 04 DIRECCION GENERAL CALIDAD PROGRAMAS 03 DIRECCION GENERAL 04 DIRECCION GENERAL CALIDAD 08 DIRECCION GENERAL 05 DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL 05 DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL 05 DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL 05 DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL 05 DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL 05 DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL 05 DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL 05 DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL 05 DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL 05 DIRECCION GENERAL SECRETARIAS SECCIONALES SECRETARIAS SECCIONALES SECRETARIAS SECCIONALES SECRETARIAS SECCIONALES SECRETARIAS SECCIONALES SECRETARIAS SECCIONALES SECRETARIAS SECCIONALES SECRETARIAS SECCIONALES SECRETARIAS SECCIONALES SECRETARIAS SECCIONALES CONTROL DE DOCUMENTOS SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Programa de Auditorias externas Sistema de Gestión de Calidad Programa de Auditorias Internas SGC 0 ACTAS 08 Actas de Consejo Seccional CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES 0 CONVENIOS 0 0 Comunicaciones Externas 0 Comunicaciones Internas Convenios de Cooperación Institucional 5 07 Informes de Gestión INSPECCIÓN CONTROL Y VIGILANCIA PROCESOS JURÍDICOS JUDICIALES O DISCIPLINARIOS PROCESOS JURÍDICOS JUDICIALES O DISCIPLINARIOS REGISTRO NACIONAL DE PROFESIONALES 0 03 Denuncias Penales, Policía, Procuraduría Procesos Disciplinarios Ético Profesionales 0 Listados de Egresados 33 RESOLUCIONES 0 Resoluciones Seccionales DIRECCION GENERAL 0 CONTROL INTERNO 0 ACTAS 03 DIRECCION GENERAL 0 CONTROL INTERNO 5 0 DIRECCION GENERAL 0 CONTROL INTERNO 5 03 Actas de Comité Coordinador del Sistema de Control Interno Informes de Autoevaluación Sistema de Control Interno Informes de Control Interno Contable DIRECCION GENERAL 0 CONTROL INTERNO 5 04 Informes de Derechos de Autor DIRECCION GENERAL 0 CONTROL INTERNO 5 08 DIRECCION GENERAL 0 CONTROL INTERNO 5 0 DIRECCION GENERAL 0 CONTROL INTERNO 5 Informes de Seguimiento al Plan Anticorrupción Informes Ejecutivos Anuales de Control Interno Informes Pormenorizados del Sistema de Control Interno DIRECCION GENERAL 0 CONTROL INTERNO 5 PLANES 05 Plan de Mejoramiento Institucional Página de 3 GD-fr-3 v.sep.3

2 CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - GENERAL TRD VIGENTE A PARTIR DE ENERO DE 04 - a. VERSIÓN SECCIÓN OFICINA PRODUCTORA SUBSECCIÓN SUBSECCIÓN SERIE SERIE SUBSERIE SUBSERIE DIRECCION GENERAL 0 CONTROL INTERNO PROGRAMAS 0 DIRECCION GENERAL 0 DIRECCION GENERAL 0 DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA Programa de Auditoría de Control Interno 0 ACTAS 0 Actas de Comité Coordinador 5 07 Informes de Gestión 0 ACTAS 06 Actas de Comité Interno de Archivo 06 CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES 0 Comunicaciones Externas DIRECCION GENERAL ADMINISTRATIVA 06 CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES 0 Comunicaciones Internas DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL DIRECCION GENERAL 3 DIRECCION GENERAL 3 DIRECCION GENERAL 3 DIRECCION GENERAL 3 DIRECCION GENERAL 3 DIRECCION GENERAL 3 ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA ADMINISTRATIVA CONTABILIDAD CONTABILIDAD CONTABILIDAD CONTABILIDAD CONTABILIDAD CONTABILIDAD CONTABILIDAD CONTABILIDAD CONTABILIDAD CONTABILIDAD CONTABILIDAD CONTABILIDAD CONTABILIDAD CONTABILIDAD CONTABILIDAD CONTABILIDAD CONTABILIDAD CONTABILIDAD CONTRATACION CONTRATACION CONTRATACION CONTRATACION CONTRATACION CONTRATACION 4 HISTORIAS 0 Historias de Activos Fijos 4 HISTORIAS 0 Historias de Bienes Inmuebles 5 07 Informes de Gestión 7 INVENTARIOS 0 Inventarios de Activos 7 INVENTARIOS 0 Inventarios de Bienes de Consumo 7 INVENTARIOS 03 Inventarios Documentales MOVIMIENTOS DE ALMACÉN 0 Notas de Bajas MOVIMIENTOS DE ALMACÉN 0 Notas de Entradas MOVIMIENTOS DE ALMACÉN 03 Notas de Salidas MOVIMIENTOS DE ALMACÉN 04 Notas de Traslados 5 PLANES 0 Plan Anual de Compras PROGRAMAS 06 Programa de Gestión Documental PROGRAMAS 07 PROGRAMAS 08 0 ACTAS COMPROBANTES 0 Programa de Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles Programa de Transferencias Documentales Actas de Comité de Sostenibilidad Contable Comprobantes de Causación Cuentas por pagar 03 COMPROBANTES 0 Comprobantes de Cierre Contable 03 COMPROBANTES CONCILIACIONES S Comprobantes de Reembolsos y Cierre de Caja Menor 0 Conciliación Bancaria 0 CONVENIOS 0 Convenios Bancarios DECLARACIONES TRIBUTARIAS DECLARACIONES TRIBUTARIAS ESTADOS Y REPORTES FINANCIEROS ESTADOS Y REPORTES FINANCIEROS ESTADOS Y REPORTES FINANCIEROS ESTADOS Y REPORTES FINANCIEROS ESTADOS Y REPORTES FINANCIEROS ESTADOS Y REPORTES FINANCIEROS 0 0 Declaraciones de Retención de Industria y Comercio I.C.A. Declaraciones de Retención en la Fuente 0 Balance General 0 03 Estado de actividad Financiera Económica, Social y Ambiental Estado de Cambios en el Patrimonio 04 Estado Flujo de Caja 05 Notas a los Estados Contables 06 Reportes a la Contaduría General 5 0 Informes a Entidades del Estado 8 LIBROS CONTABLES 0 Libros Auxiliares 8 LIBROS CONTABLES 0 Libros Diarios 8 LIBROS CONTABLES 03 Libros Mayor y Balances 07 CONTRATOS 0 07 CONTRATOS 0 Contratos de Concurso de Méritos Abierto Contratos de Concurso de Méritos con Precalificación 07 CONTRATOS 03 Contratos de Contratación Directa 07 CONTRATOS 04 Contratos de Licitación Pública 07 CONTRATOS 05 Contratos de Mínima Cuantía 07 CONTRATOS 06 Contratos de Selección Abreviada Menor CuantÍa DIRECCION GENERAL 3 CONTRATACION 07 CONTRATOS 07 Contratos de Selección Abreviada por Subasta Inversa Electrónica DIRECCION GENERAL 3 CONTRATACION 5 07 Informes de Gestión Página de 3 GD-fr-3 v.sep.3

3 CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - GENERAL TRD VIGENTE A PARTIR DE ENERO DE 04 - a. VERSIÓN SECCIÓN OFICINA PRODUCTORA SUBSECCIÓN SUBSECCIÓN SERIE SERIE SUBSERIE SUBSERIE DIRECCION GENERAL 3 DIRECCION GENERAL 4 DIRECCION GENERAL 4 DIRECCION GENERAL 4 DIRECCION GENERAL 4 DIRECCION GENERAL 4 DIRECCION GENERAL 4 DIRECCION GENERAL 4 DIRECCION GENERAL 5 DIRECCION GENERAL 5 DIRECCION GENERAL 5 DIRECCION GENERAL 5 DIRECCION GENERAL 5 DIRECCION GENERAL 5 DIRECCION GENERAL 5 DIRECCION GENERAL 5 CONTRATACION PRESUPUESTO PRESUPUESTO PRESUPUESTO PRESUPUESTO PRESUPUESTO PRESUPUESTO PRESUPUESTO TALENTO HUMANO TALENTO HUMANO TALENTO HUMANO TALENTO HUMANO TALENTO HUMANO TALENTO HUMANO TALENTO HUMANO TALENTO HUMANO 8 0 PROCESOS NO ADJUDICADOS Y/O DESIERTOS CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL 5 0 Informes a Entidades del Estado 5 05 Informes de Ejecución Presupuestal 5 07 Informes de Gestión 3 OBLIGACIÓN PRESUPUESTAL 30 PROYECTOS DE PRESUPUESTO 3 REGISTRO PRESUPUESTAL 0 ACTAS 04 Actas de Comité de Convivencia Laboral 4 HISTORIAS 03 Historias Laborales 5 07 Informes de Gestión LIQUIDACIÓN DE APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES NÓMINA 0 Novedades de Nómina 6 PROCESOS DE SELECCIÓN DE PERSONAL PROGRAMAS 04 Programa de Bienestar Social PROGRAMAS 05 Programa de Capacitación DIRECCION GENERAL 5 DIRECCION GENERAL 6 DIRECCION GENERAL 6 DIRECCION GENERAL 6 DIRECCION GENERAL 6 DIRECCION GENERAL 6 TALENTO HUMANO PROGRAMAS 0 Programa del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo TESORERIA 03 COMPROBANTES 03 Comprobantes de Egreso Comprobantes de Transferencias TESORERIA 03 COMPROBANTES 05 Electrónicas y Giros CONCILIACIONES TESORERIA 05 S 0 Conciliación de Ingresos TESORERIA 5 06 Informes de Estados de Bancos TESORERIA NÓMINA 0 Causación y pago de Nómina DIRECCION GENERAL 30 SUBDIRECCION JURIDICA 04 CONCEPTOS JURÍDICOS DIRECCION GENERAL 30 SUBDIRECCION JURIDICA 0 DIRECCION GENERAL 30 SUBDIRECCION JURIDICA 7 DIRECCION GENERAL 30 SUBDIRECCION JURIDICA 7 MATRÍCULAS E INSCRIPCIÓNES PROCESOS JURÍDICOS JUDICIALES O DISCIPLINARIOS PROCESOS JURÍDICOS JUDICIALES O DISCIPLINARIOS 05 Permisos Temporales 0 Investigaciones Internas Disciplinarias 04 Procesos Judiciales N Fecha sep.-3 Descripción del cambio o modificación Elaboración y adaptación del formato con el fin de adherirse a los lineamientos del Archivo General de la Nación nov.-4 Aplicación de observaciones AGN Página 3 de 3 GD-fr-3 v.sep.3

4 CUADRO DE CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL - SERIES Y SUBSERIES DOCUMENTALES - TRD VIGENTE A PARTIR DE ENERO DE 04 - a. VERSIÓN SERIE SUBSERIE 0 0 ACTAS 0 0 ACTAS 0 03 ACTAS 0 04 ACTAS 0 05 ACTAS 0 06 ACTAS 0 07 ACTAS 0 08 ACTAS COMPROBANTES 03 0 COMPROBANTES COMPROBANTES COMPROBANTES COMPROBANTES CONCILIACIONES S 05 0 CONCILIACIONES S 06 0 CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES 06 0 CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES 07 0 CONTRATOS 07 0 CONTRATOS CONTRATOS CONTRATOS CONTRATOS CONTRATOS CONTRATOS CONVENIOS 0 0 CONVENIOS 0 0 DECLARACIONES TRIBUTARIAS 0 DECLARACIONES TRIBUTARIAS 0 ESTADOS Y REPORTES FINANCIEROS 0 ESTADOS Y REPORTES FINANCIEROS 03 ESTADOS Y REPORTES FINANCIEROS 04 ESTADOS Y REPORTES FINANCIEROS 05 ESTADOS Y REPORTES FINANCIEROS 06 ESTADOS Y REPORTES FINANCIEROS 3 CONCEPTOS JURÍDICOS CONTROL DE DOCUMENTOS SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD COPIAS DE SEGURIDAD GESTIÓN DE IMAGEN INSTITUCIONAL SERIE DOCUMENTAL CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL 4 0 HISTORIAS 4 0 HISTORIAS Actas de Comité Coordinador Actas de Comité de Calidad Actas de Comité Coordinador del Sistema de Control Interno Actas de Comité de Convivencia Laboral Actas de Comité de Sostenibilidad Contable Actas de Comité Interno de Archivo Actas de Consejo Nacional Actas de Consejo Seccional Comprobantes de Causación Cuentas por pagar Comprobantes de Cierre Contable Comprobantes de Egreso Comprobantes de Reembolsos y Cierre de Caja Menor Comprobantes de Transferencias Electrónicas y Giros Conciliación Bancaria Conciliación de Ingresos Comunicaciones Externas Comunicaciones Internas Contratos de Concurso de Méritos Abierto Contratos de Concurso de Méritos con Precalificación Contratos de Contratación Directa Contratos de Licitación Pública Contratos de Mínima Cuantía Contratos de Selección Abreviada Menor CuantÍa Contratos de Selección Abreviada por Subasta Inversa Electrónica Convenios Bancarios Convenios de Cooperación Institucional Declaraciones de Retención de Industria y Comercio I.C.A. Declaraciones de Retención en la Fuente Balance General Estado de actividad Financiera Económica, Social y Ambiental Estado de Cambios en el Patrimonio Estado Flujo de Caja Notas a los Estados Contables Reportes a la Contaduría General Historias de Activos Fijos Historias de Bienes Inmuebles SUBSERIE Página de 3 GD-fr-4 v.sep.3

5 SERIE SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE 4 03 HISTORIAS 4 04 HISTORIAS INVENTARIOS 7 0 INVENTARIOS 7 03 INVENTARIOS 8 0 LIBROS CONTABLES 8 0 LIBROS CONTABLES 8 03 LIBROS CONTABLES 0 0 MATRÍCULAS E INSCRIPCIÓNES 0 0 MATRÍCULAS E INSCRIPCIÓNES 0 03 MATRÍCULAS E INSCRIPCIÓNES 0 04 MATRÍCULAS E INSCRIPCIÓNES 0 05 MATRÍCULAS E INSCRIPCIÓNES 0 06 MATRÍCULAS E INSCRIPCIÓNES 0 MOVIMIENTOS DE ALMACÉN 0 MOVIMIENTOS DE ALMACÉN 03 MOVIMIENTOS DE ALMACÉN 04 MOVIMIENTOS DE ALMACÉN 0 NÓMINA 0 NÓMINA PLANES 5 0 PLANES 5 03 PLANES 5 04 PLANES 5 05 PLANES 5 06 PLANES 6 INSPECCIÓN CONTROL Y VIGILANCIA LIQUIDACIÓN DE APORTES DE SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES OBLIGACIÓN PRESUPUESTAL PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS PROCESOS DE SELECCIÓN DE PERSONAL 7 0 PROCESOS JURÍDICOS JUDICIALES O DISCIPLINARIOS 7 0 PROCESOS JURÍDICOS JUDICIALES O DISCIPLINARIOS Historias Laborales Historias de Aplicaciones SUBSERIE Informes a Entidades del Estado Informes de Autoevaluación Sistema de Control Interno Informes de Control Interno Contable Informes de Derechos de Autor Informes de Ejecución Presupuestal Informes de Estados de Bancos Informes de Gestión Informes de Seguimiento al Plan Anticorrupción Informes de Sistemas de Información Informes Ejecutivos Anuales de Control Interno Informes Pormenorizados del Sistema de Control Interno Inventarios de Activos Inventarios de Bienes de Consumo Inventarios Documentales Libros Auxiliares Libros Diarios Libros Mayor y Balances Inscripciones de Afines Inscripciones de Auxiliares Matrículas de Maestros de Obras Matrículas Profesionales de Ingenieros Permisos Temporales Solicitudes Denegadas o Sin finalizar el Proceso Notas de Bajas Notas de Entradas Notas de Salidas Notas de Traslados Causación y pago de Nómina Novedades de Nómina Plan Anticorrupción Plan Anual de Compras Plan de Contingencia y Seguridad de la Información (Repositorio Institucional) Plan de Divulgación Plan de Mejoramiento Institucional Plan Estratégico Denuncias Penales, Policía, Procuraduría Investigaciones Internas Disciplinarias Página de 3 GD-fr-4 v.sep.3

6 SERIE SERIE DOCUMENTAL SUBSERIE 7 03 PROCESOS JURÍDICOS JUDICIALES O DISCIPLINARIOS 7 04 PROCESOS JURÍDICOS JUDICIALES O DISCIPLINARIOS 8 0 PROGRAMAS 0 PROGRAMAS 03 PROGRAMAS 04 PROGRAMAS 05 PROGRAMAS 06 PROGRAMAS 07 PROGRAMAS 08 PROGRAMAS 0 PROGRAMAS REGISTRO NACIONAL DE PROFESIONALES 3 0 REGISTRO NACIONAL DE PROFESIONALES 3 03 REGISTRO NACIONAL DE PROFESIONALES 3 PROCESOS NO ADJUDICADOS Y/O DESIERTOS PROYECTOS DE PRESUPUESTO REGISTRO PRESUPUESTAL 33 0 RESOLUCIONES 33 0 RESOLUCIONES Programa de Bienestar Social Programa de Capacitación Listados de Egresados Modificación de Registros Resoluciones Seccionales SUBSERIE Procesos Disciplinarios Ético Profesionales Procesos Judiciales Programa de Auditoría de Control Interno Programa de Auditorias externas Sistema de Gestión de Calidad Programa de Auditorias Internas SGC Programa de Gestión Documental Programa de Mantenimiento de Bienes Muebles e Inmuebles Programa de Transferencias Documentales Programa del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo Registro de Profesiones Competencia / No Competencia Resoluciones Nacionales N Fecha sep.-3 nov.-4 Descripción del cambio o modificación Elaboración y adaptación del formato con el fin de adherirse a los lineamientos del Archivo General de la Nación (AGN) Aplicación de observaciones AGN Página 3 de 3 GD-fr-4 v.sep.3

7 REPÚBLICA DE COLOMBIA CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA GESTIÓN ADMINISTRATIVA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL UNIDAD ADMINISTRATIVA 00 - DIRECCIÓN GENERAL OFICINA PRODUCTORA 00 - DIRECCIÓN GENERAL VERSIÓN VIGENTE A PARTIR DE ENERO DE ACTAS Actas Consejo Nacional Acta Citación Orden del día Anexos Esta Subserie documental refleja el carácter dispositivo, de actividades y misional, conformando así parte de la memoria del COPNIA, una vez cumplido el periodo de retención llevar a imagen como copia de seguridad y para facilitar su consulta, transferir al archivo Histórico para conservar permanentemente. En esta serie se incluye los documentos relativos a Elección de representantes y Contactos con otras agremiaciones o Consejos profesionales Informes de Gestión Informe Subserie documental de valor administrativo testimonio o prueba del control y seguimiento a los procesos y procedimientos del COPNIA, estos informes consolidan la gestión de las áreas que reportan a la Dirección General, se deben llevar a imágen como copia de seguridad, para facilitar su consulta y transferir al archivo Histórico para conservar permanentemente RESOLUCIONES Resoluciones Nacionales 8 Resolución Esta Subserie documental conforma parte de la memoria corporativa, llevar a imagen como copia de seguridad y para facilitar su consulta, una vez cumplido el periodo de retención transferir al archivo Archivo Histórico para conservar permanentemente. Elaborado por: Cargo: DAVID ANDRES CORRALES RUBIANO Revisado por: DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNÁNDEZ Aprobado por: LUZ MARINA RESTREPO TREJOS TECNICO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Cargo: Profesional de Gestión Administrativa Cargo: Subdirectora Administrativa y Financiera CONVENCIONES SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES SERIES (AÑOS) SERIE SUBSERIES AG - Archivo Gestión CT - Conservación Total E - Eliminación SUBSERIE Tipos Documentales AC - Archivo Central MT- Medio Técnico S - Selección Página de v.3 Sep. 3 Fecha Impresión: 5//04

8 CONTROL DE CAMBIOS N Fecha marzo-03 octubre-03 agosto-07 enero-08 diciembre-08 noviembre-0 enero- agosto- junio- septiembre-3 noviembre-4 Elaboración Primera Actualización Aprobada mediante Acta No del Comité de Archivo y Correspondencia Aprobada mediante Acta No del Comité de Archivo y Correspondencia Aprobada mediante Acta No del Comité de Archivo y Correspondencia Aprobada mediante Acta No del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno Aprobada mediante Acta No del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno Descripción del cambio o modificación Aprobada mediante Acta No del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno / Se separa el Área.3 y se crea el Área.8, se eliminaron las seríes..5,.3.4,.5.6,.6.5, Se crearon las series.5.6,.7.7,.8. (en reemplazo de la.3.7) y se modificaron las series..,..3,..4,..5,..8,..0,..7,.3.3,.3.5,.3.8,.4.,.5.,.5.,.5.4,.5.5,.5.8,.5.,.5.0,.5..,.5..,.5.5,.5.6,.6.,.7.3,.7.6. Se ajusta a la nueva estructura orgánica del Copnia La Entidad se adhiere a la normatividad del AGN, haciendo una revisión de las series Documentales y el formato establecido Aplicación de observaciones AGN Página de v.3 Sep. 3 Fecha Impresión: 5//04

9 REPÚBLICA DE COLOMBIA CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA GESTIÓN ADMINISTRATIVA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL UNIDAD ADMINISTRATIVA 00 - DIRECCIÓN GENERAL OFICINA PRODUCTORA 0 - ÁREA DE PLANEACIÓN Y COMUNICACIONES VERSIÓN VIGENTE A PARTIR DE ENERO DE 04 GESTIÓN DE IMAGEN INSTITUCIONAL 0 03 Documentos de Imagen Corporativa Artes y Diseños Boletines Publicidad Esta serie documental refleja el carácter dispositivo, de actividades y misional, conformando así parte de la memoria del COPNIA, una vez cumplido el periodo de retención llevar a imagen como copia de seguridad y para facilitar su consulta, transferir al archivo Histórico para conservar permanentemente Informes de Gestión Informe Seguimiento Informes de Auditoria Planes de Acción Seccionales 4 Subserie documental de valor administrativo, testimonio o prueba del control y seguimiento a los procesos y procedimientos del COPNIA, una vez cumplido el periodo de retención proceder a la eliminación de acuerdo al procedimiento establecido. Teniendo en cuenta que el reporte de la gestión estará consolidado en el Informe de la Dirección General PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS Solicitud de Petición, Queja y/o Reclamos Anexos Respuesta Notificación / Acuse de recibo 4 Esta Serie refleja el seguimiento realizado a las peticiones, quejas y reclamos durante un periodo, una vez cumplido el periodo de retención proceder a la eliminación de acuerdo al procedimiento establecido PLANES Plan Anticorrupción Mapa de riesgos Plan de Acción Antitrámites Plan de Acción Atención al usuario Rendición de cuentas Actas Comunicaciones Oficiales Estas Subseries documentales refleja el carácter dispositivo, de actividades y misional, conformando así parte de la memoria del COPNIA, una vez cumplido el periodo de retención llevar a imagen como copia de seguridad y para facilitar su consulta, transferir al Archivo Histórico para conservar permanentemente Plan de Divulgación Solicitudes y requerimientos de divulgación Soportes de Divulgación Encuestas Listados de Asistencia charlas Comunicaciones relacionadas 3 Estas Subseries documentales refleja de actividades conformando así parte de la memoria del COPNIA, una vez cumplido el periodo de retención llevar a imagen como copia de seguridad y para facilitar su consulta, transferir al Archivo Histórico para conservar permanentemente. Página de v. Sep. 3

10 PLANES Documento estratégico de la Entidad, conservación Plan Estratégico 4 Plan estratégico Soportes del seguimiento al Plan Estratégico Elaborado por: Cargo: DAVID ANDRES CORRALES RUBIANO Revisado por: DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNÁNDEZ Aprobado por: LUZ MARINA RESTREPO TREJOS TECNICO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Cargo: Profesional de Gestión Administrativa Cargo: Subdirectora Administrativa y Financiera CONVENCIONES SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES SERIES (AÑOS) SERIE SUBSERIES AG - Archivo Gestión CT - Conservación Total E - Eliminación SUBSERIE Tipos Documentales AC - Archivo Central MT- Medio Técnico S - Selección CONTROL DE CAMBIOS N Fecha marzo-03 octubre-03 agosto-07 enero-08 diciembre-08 noviembre-0 enero- agosto- junio- septiembre-3 noviembre-4 Elaboración Primera Actualización Aprobada mediante Acta No del Comité de Archivo y Correspondencia Aprobada mediante Acta No del Comité de Archivo y Correspondencia Aprobada mediante Acta No del Comité de Archivo y Correspondencia Aprobada mediante Acta No del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno Aprobada mediante Acta No del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno Se ajusta a la nueva estructura orgánica del Copnia Descripción del cambio o modificación Aprobada mediante Acta No del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno / Se separa el Área.3 y se crea el Área.8, se eliminaron las seríes..5,.3.4,.5.6,.6.5, Se crearon las series.5.6,.7.7,.8. (en reemplazo de la.3.7) y se modificaron las series..,..3,..4,..5,..8,..0,..7,.3.3,.3.5,.3.8,.4.,.5.,.5.,.5.4,.5.5,.5.8,.5.,.5.0,.5..,.5..,.5.5,.5.6,.6.,.7.3,.7.6. La Entidad se adhiere a la normatividad del AGN, haciendo una revisión de las series Documentales y el formato establecido Aplicación de observaciones AGN Página de v. Sep. 3

11 REPÚBLICA DE COLOMBIA CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA GESTIÓN ADMINISTRATIVA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL UNIDAD ADMINISTRATIVA 00 - DIRECCIÓN GENERAL OFICINA PRODUCTORA 0 - ÁREA DE REGISTRO VERSIÓN VIGENTE A PARTIR DE ENERO DE Informes de Gestión 4 Informe Subserie documental de valor administrativo, testimonio o prueba del control y seguimiento a los procesos y procedimientos del COPNIA, una vez cumplido el periodo de retención proceder a la eliminación de acuerdo al procedimiento establecido. Teniendo en cuenta que el reporte de la gestión estará consolidado en el Informe de la Dirección General. La eliminación y destrucción se realizará a través del método de picado MATRÍCULAS E INSCRIPCIÓNES Inscripciones de Afines Formulario de Solicitud de Inscripción Fotografía Copia del Diploma de Grado Copia del Acta de Grado Copia de Documento de Identidad Certificación o registro en listados de Universidad Notificación de disponibilidad de tarjeta Formulario de Solicitud de duplicado Desprendible de Entrega Tarjeta Resolución de Sanción Resolución Aclaratoria / Revocatoria Inscripción Certificado de Vigencia Solicitud requisitos faltantes (*) Acuse de recibo de solicitud (*) Comunicaciones relacionadas Esta serie documental refleja el carácter dispositivo, de actividades y misional, conformando así parte de la memoria del COPNIA, una vez surtido el tramite en gestión aun sin cumplir el año, se procederá a llevar a imágen como copia de seguridad y para facilitar su consulta y transferir al archivo Archivo Central para conservar permanentemente. En concordancia con la Ley 84 de 003 Titulo II Capitulo I Artículos 6 al, Capitulo II, Artículo 3 al, Titulo III Artículo 4 al 6, Artículos 7 y Inscripciones de Auxiliares Formulario de Solicitud de Inscripción Fotografía Copia del Diploma de Grado Copia del Acta de Grado Copia de Documento de Identidad Certificación o registro en listados de Universidad Notificación de disponibilidad de tarjeta Formulario de Solicitud de duplicado Desprendible de Entrega Tarjeta Resolución de Sanción Resolución Aclaratoria / Revocatoria Inscripción Certificado de Vigencia Solicitud requisitos faltantes (*) Acuse de recibo de solicitud (*) Comunicaciones relacionadas Esta serie documental refleja el carácter dispositivo, de actividades y misional, conformando así parte de la memoria del COPNIA, una vez surtido el tramite en gestión aun sin cumplir el año, se procederá a llevar a imágen como copia de seguridad y para facilitar su consulta y transferir al archivo Archivo Central para conservar permanentemente. En concordancia con la Ley 84 de 003 Titulo II Capitulo I Artículos 6 al, Capitulo II, Artículo 3 al, Titulo III Artículo 4 al 6, Artículos 7 y 8. Página de 3 v. Sep. 3

12 Matrículas de Maestros de Obra Formulario de Solicitud de Inscripción Fotografía Copia de Documento de Identidad Certificaciones de experiencia Formato de contabilización experiencia Formulario de Solicitud de duplicado Desprendible de Entrega Tarjeta Resolución de Sanción Resolución Aclaratoria / Revocatoria Inscripción Certificado de Vigencia Solicitud requisitos faltantes (*) Acuse de recibo de solicitud (*) Comunicaciones relacionadas Matrículas Profesionales de Ingenieros Formulario de Solicitud de Inscripción Fotografía Copia del Diploma de Grado Copia del Acta de Grado Copia de Documento de Identidad Certificación o registro en listados de Universidad Notificación de disponibilidad de tarjeta Formulario de Solicitud de duplicado Desprendible de Entrega Tarjeta Resolución de Sanción Resolución Aclaratoria / Revocatoria Inscripción Certificado de Vigencia Solicitud requisitos faltantes (*) Acuse de recibo de solicitud (*) Comunicaciones relacionadas Esta serie documental refleja el carácter dispositivo, de actividades y misional, conformando así parte de la memoria del COPNIA, una vez surtido el tramite en gestión aun sin cumplir el año, se procederá a llevar a imágen como copia de seguridad y para facilitar su consulta y transferir al archivo Archivo Central para conservar permanentemente. En concordancia con la Ley 84 de 003 Titulo II Capitulo I Artículos 6 al, Capitulo II, Artículo 3 al, Titulo III Artículo 4 al 6, Artículos 7 y 8. Esta serie documental refleja el carácter dispositivo, de actividades y misional, conformando así parte de la memoria del COPNIA, una vez surtido el tramite en gestión aun sin cumplir el año, se procederá a llevar a imágen como copia de seguridad y para facilitar su consulta y transferir al archivo Archivo Central para conservar permanentemente. En concordancia con la Ley 84 de 003 Titulo II Capitulo I Artículos 6 al, Capitulo II, Artículo 3 al, Titulo III Artículo 4 al 6, Artículos 7 y Solicitudes Denegadas o Sin finalizar el Proceso 5 Copia Resolucion(es) denegatoria(s) Desistimiento Tácito Documentos aportados Actuaciones Administrativas Comunicaciones relacionadas Esta subserie refleja los procesos que por cualquier razón no pasan a ser aprobados por el Consejo y por ende no obtienen su correspondiente inscripción en el registro Nacional, La evidencia de la denegación puede ser reconstruida a través de las Resoluciones nacional y Seccional y por ende con ello pierde su caracter histórico para la Entidad, se debe eliminar despues del tiempo establecido por el procedimiento de picado de documentos REGISTRO NACIONAL DE PROFESIONALES Listados de Egresados Certificaciones entregadas por la Universidad Reporte de Egresados Oficios de requerimiento de Información Respuesta a requerimientos puntuales Informe de errores críticos Primera / Segunda digitación 8 Teniendo en cuenta el Art. 0 de la Ley , es obligación de las instituciones educativas remitir de oficio o a petición los reportes de egresados tanto a la sede Nacional como al Consejo Seccional de la jurisdicción, por lo tanto siempre esta en el Sistema de Información y hace parte del Archivo de Gestión, además su tipologia es material de apoyo para la gestión que siempre esta en plena consulta Modificación de Registros Controles de Lote Formulario actualización de datos Soportes Documentales Informe de errores críticos Primera / Segunda revisión 5 Se hece necesario hacer correcciones en algunos registros en el documento llamado control de lote, documento que cumplidos los tiempos de retención en gestión y central, se eliminna pues el soporte de evidencia de las acciones adelantadas reposa en la respectiva matrícula o Incripción correspondiente. La eliminación y destrucción se realizará a través del método de picado. Página de 3 v. Sep. 3

13 Registro de Profesiones Competencia / No Competencia 5 Codificacion que permite identificar la profesión y el Conceptos Jurídicos consecutuvo de matricula, información vital que refleja lo Solicitudes usuarios misional del Consejo, generan valor secundario de Documentos Soporte carácter historico por lo tanto cumplidos los tiempos de Comunicaciones retencion conservar totalmente, Ley 84 de 003. Elaborado por: Cargo: DAVID ANDRES CORRALES RUBIANO Revisado por: DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNÁNDEZ Aprobado por: LUZ MARINA RESTREPO TREJOS TECNICO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Cargo: Profesional de Gestión Administrativa Cargo: Subdirectora Administrativa y Financiera SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES SERIES CONVENCIONES (AÑOS) SERIE SUBSERIES AG - Archivo Gestión CT - Conservación Total E - Eliminación SUBSERIE Tipos Documentales AC - Archivo Central MT- Medio Técnico S - Selección CONTROL DE CAMBIOS N Fecha marzo-03 octubre-03 agosto-07 enero-08 diciembre-08 noviembre-0 enero- agosto- junio- septiembre-3 noviembre-4 Elaboración Primera Actualización Aprobada mediante Acta No del Comité de Archivo y Correspondencia Aprobada mediante Acta No del Comité de Archivo y Correspondencia Aprobada mediante Acta No del Comité de Archivo y Correspondencia Aprobada mediante Acta No del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno Aprobada mediante Acta No del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno Descripción del cambio o modificación Aprobada mediante Acta No del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno / Se separa el Área.3 y se crea el Área.8, se eliminaron las seríes..5,.3.4,.5.6,.6.5, Se crearon las series.5.6,.7.7,.8. (en reemplazo de la.3.7) y se modificaron las series..,..3,..4,..5,..8,..0,..7,.3.3,.3.5,.3.8,.4.,.5.,.5.,.5.4,.5.5,.5.8,.5.,.5.0,.5..,.5..,.5.5,.5.6,.6.,.7.3,.7.6. Se ajusta a la nueva estructura orgánica del Copnia La Entidad se adhiere a la normatividad del AGN, haciendo una revisión de las series Documentales y el formato establecido Aplicación de observaciones AGN Página 3 de 3 v. Sep. 3

14 REPÚBLICA DE COLOMBIA CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA GESTIÓN ADMINISTRATIVA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL UNIDAD ADMINISTRATIVA 00 - DIRECCIÓN GENERAL OFICINA PRODUCTORA 03 - GESTIÓN DE SISTEMAS VERSIÓN VIGENTE A PARTIR DE ENERO DE COPIAS DE SEGURIDAD Copia de Seguridad 4 Serie Documental con valores administrativos que se deben eliminar una vez termine su periodo en el Archivo Central dado que el soporte de la informacion esta en cada dependencia o área. Se recomienda generar un plan de actualización de soportes de conservación periódicamente HISTORIAS Historias de Aplicaciones Hoja vida de aplicación Solicitudes (Nueva, Mejora, Control de Cambios) Manual técnico de aplicaciones Comunicaciones Actas Registro de control de versiones Manual de Usuarios Reporte de Problemas Desarrollo Interno de Software 4 Serie documental de valor administrativo testimonio o prueba del control y seguimiento a los procesos y procedimientos del COPNIA, una vez cumplido el periodo de retención proceder a la eliminación de acuerdo al procedimiento establecido Informes de Sistemas de Información Informe de Gestión Informe de Auditoría 4 Subserie documental de valor administrativo, testimonio o prueba del control y seguimiento a los procesos y procedimientos del COPNIA, una vez cumplido el periodo de retención proceder a la eliminación de acuerdo al procedimiento establecido. Teniendo en cuenta que el reporte de la gestión estará consolidado en el Informe de la Dirección General. Página de v. Sep. 3

15 03 5 PLANES Plan de Contingencia y Seguridad de la Información (Repositorio Institucional) Lista de Verificación del Plan Lista de Sistemas de Información Listado Equipo Activos Listado de Contratos y Personal Mapa de Riesgos de Seguridad de Información Control de Backups Registro de Contingencias Inventario de Licencias de Software Esta subserie documental refleja el carácter dispositivo, de actividades y misional, conformando así parte de la memoria del COPNIA, una vez cumplido el periodo de retención llevar a imágen como copia de seguridad y para facilitar su consulta, transferir al archivo Histórico para conservar permanentemente. Elaborado por: Cargo: DAVID ANDRES CORRALES RUBIANO Revisado por: DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNÁNDEZ Aprobado por: LUZ MARINA RESTREPO TREJOS TECNICO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Cargo: Profesional de Gestión Administrativa Cargo: Subdirectora Administrativa y Financiera CONTROL DE CAMBIOS N SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES SERIES (AÑOS) SERIE SUBSERIES AG - Archivo Gestión CT - Conservación Total E - Eliminación SUBSERIE Tipos Documentales AC - Archivo Central MT- Medio Técnico S - Selección Fecha marzo-03 octubre-03 agosto-07 enero-08 diciembre-08 noviembre-0 enero- agosto- junio- septiembre-3 Elaboración Primera Actualización noviembre-4 Aplicación de observaciones AGN CONVENCIONES Aprobada mediante Acta No del Comité de Archivo y Correspondencia Aprobada mediante Acta No del Comité de Archivo y Correspondencia Aprobada mediante Acta No del Comité de Archivo y Correspondencia Aprobada mediante Acta No del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno Aprobada mediante Acta No del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno Aprobada mediante Acta No del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno / Se separa el Área.3 y se crea el Área.8, se eliminaron las seríes..5,.3.4,.5.6,.6.5, Se crearon las series.5.6,.7.7,.8. (en reemplazo de la.3.7) y se modificaron las series..,..3,..4,..5,..8,..0,..7,.3.3,.3.5,.3.8,.4.,.5.,.5.,.5.4,.5.5,.5.8,.5.,.5.0,.5..,.5..,.5.5,.5.6,.6.,.7.3,.7.6. Se ajusta a la nueva estructura orgánica del Copnia Descripción del cambio o modificación La Entidad se adhiere a la normatividad del AGN, haciendo una revisión de las series Documentales y el formato establecido Página de v. Sep. 3

16 REPÚBLICA DE COLOMBIA CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA GESTIÓN ADMINISTRATIVA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL UNIDAD ADMINISTRATIVA 00 - DIRECCIÓN GENERAL OFICINA PRODUCTORA 04 - ÁREA DE CALIDAD VERSIÓN VIGENTE A PARTIR DE ENERO DE ACTAS Actas de Comité de Calidad Acta Comunicaciones Oficiales Indicadores de Gestión Anexos Informes de Gestión Informe de Revisión por la Dirección Esta subserie documental reflejan la toma de decisiones institucionales, por lo cual conforman parte de la memoria del COPNIA, una vez cumplido el tiempo de retención llevar a imagen como copia de seguirdad y para facilitar su consulta, transferir al archivo Archivo Histórico para conservar permanentemente. Subserie documental de valor administrativo, testimonio o prueba del control y seguimiento a los procesos y procedimientos del COPNIA, una vez cumplido el periodo de retención proceder a la eliminación de acuerdo al procedimiento establecido. Teniendo en cuenta que el reporte de la gestión estará consolidado en el Informe de la Dirección General PROGRAMAS Programa de Auditorias externas Sistema de Gestión de Calidad Programa de Auditoría Plan de Auditoría Comunicaciones Informe Planes de Acción / Mejoramiento Programa de Auditorias Internas SGC Programa de Auditoría Plan de Auditoría Informe Plan de Acción Subserie con valores secundarios teniendo en cuenta que evidencia el proceso de certificación y recertificación que la Entidad llevó a cabo, lo cual es necesario conservar totalmente como memoria de la Entidad. Una vez cerradas las no conformidades o los hallazgos se debe conservar 3 año en Archivo de gestión, cumplido el periodo se conservara años en archivo central para efectos de cumplimientos de hallazgos o no conformidades de auditorías pasadas. Posterior a esto se debe eliminar la documentación según procedimiento. Página de v. Sep. 3

17 CONTROL DE DOCUMENTOS SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Listado Maestro de Documentos Manual de Calidad Esta serie documental refleja el carácter dispositivo, de Mapa de Riesgos actividades y misional, conformando así parte de la Caracterizaciones de Procesos memoria del COPNIA, una vez cumplido el periodo de Manuales de Procesos 4 retención llevar a imagen como copia de seguridad y Procedimientos para facilitar su consulta, transferir al archivo Archivo Planes de Calidad Histórico para conservar permanentemente. Instructivos Elaborado por: Cargo: DAVID ANDRES CORRALES RUBIANO Revisado por: DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNÁNDEZ Aprobado por: TECNICO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Cargo: Profesional de Gestión Administrativa Cargo: LUZ MARINA RESTREPO TREJOS Subdirectora Administrativa y Financiera CONVENCIONES SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES SERIES (AÑOS) SERIE SUBSERIES AG - Archivo Gestión CT - Conservación Total E - Eliminación SUBSERIE Tipos Documentales AC - Archivo Central MT- Medio Técnico S - Selección CONTROL DE CAMBIOS N Fecha marzo-03 octubre-03 agosto-07 enero-08 diciembre-08 noviembre-0 enero- agosto- junio- septiembre-3 noviembre-4 Elaboración Primera Actualización Aprobada mediante Acta No del Comité de Archivo y Correspondencia Aprobada mediante Acta No del Comité de Archivo y Correspondencia Aprobada mediante Acta No del Comité de Archivo y Correspondencia Aprobada mediante Acta No del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno Aprobada mediante Acta No del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno Aprobada mediante Acta No del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno / Se separa el Área.3 y se crea el Área.8, se eliminaron las seríes..5,.3.4,.5.6,.6.5, Se crearon las series.5.6,.7.7,.8. (en reemplazo de la.3.7) y se modificaron las series..,..3,..4,..5,..8,..0,..7,.3.3,.3.5,.3.8,.4.,.5.,.5.,.5.4,.5.5,.5.8,.5.,.5.0,.5..,.5..,.5.5,.5.6,.6.,.7.3,.7.6. Se ajusta a la nueva estructura orgánica del Copnia La Entidad se adhiere a la normatividad del AGN, haciendo una revisión de las series Documentales y el formato establecido Aplicación de observaciones AGN Descripción del cambio o modificación Página de v. Sep. 3

18 REPÚBLICA DE COLOMBIA CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA GESTIÓN ADMINISTRATIVA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL UNIDAD ADMINISTRATIVA 00 - DIRECCIÓN GENERAL OFICINA PRODUCTORA 05 - SECRETARIAS SECCIONALES VERSIÓN VIGENTE A PARTIR DE ENERO DE 04 ACTAS Actas de Consejo Seccional Acta Convocatoria Listado de Asistentes Anexos La reunión del Consejo Seccional ocurre para aprobar o improbar las matrículas de los nuevos profesionales, documento misional de carácter histórico. Las actas de elección de consejeros tienen un mínimo volumen y la elección se hace cada dos años, igual es documentación misional. Cumplidos los tiempos de retención conservar totalmente. Ley 84 de CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES Comunicaciones Externas Comunicaciones de Salida Anexos Pruebas de Notificacion Comunicaciones externas con Universidades y demás entidades relacionadas se refleja en ella el cumplimiento de las funciones del Consejo Seccional, cumplidos los tiempos de retención se puede eliminar el soporte papel, el original de la comunicación reposa en la respectiva Serie documental y conservar totalmente el soporte digital Comunicaciones Internas Comunicaciones de Salida Copia Anexos documentales Comunicaciones internas con el Consejo Nacional, se refleja en ella el cumplimiento de las funciones del Consejo Seccional, cumplidos los tiempos de retención se puede eliminar el soporte papel, el original de la comunicación reposa en la respectiva Serie documental y conservar totalmente el soporte digital CONVENIOS Convenios de Cooperacion Interinstitucional Convenio Comunicaciones 5 5 Acuerdos de colaboración entidades bancarias, no tiene valores secundarios por lo que agotado el tiempo de retención en archivo central es posble proceder a su eliminación mediante el mecanismo de picado Informes de Gestión Informe 4 Subserie documental de valor administrativo, testimonio o prueba del control y seguimiento a los procesos y procedimientos del COPNIA, una vez cumplido el periodo de retención proceder a la eliminación de acuerdo al procedimiento establecido. Teniendo en cuenta que el reporte de la gestión estará consolidado en el Informe de la Dirección General INSPECCIÓN CONTROL Y VIGILANCIA Plan de Acción de Divulgación Comunicaciones Programas de Trabajo Listados de asistencia eventos Encuestas de satisfacción Respuesta de encuestas de satisfacción Requerimientos de información Acciones legales y Actuaciones Administrativas Informes de acción y seguimiento 8 En el marco de la Ley 84 de 003 se hace necesario el control hacia el ejercicio de la profesión, como herramienta de control a la función del Seccional, cumplidos los tiempos de retención se procedera a su eliminación según procedimiento. Página de 3 v.3 Nov. 4

19 PROCESOS JURÍDICOS JUDICIALES O DISCIPLINARIOS Denuncias Penales, Policia, Procuraduria Denuncia Pruebas Comunicaciones Citaciones Autos Fallos 5 5 Se trata de denuncias de la ciudadanía personas que violen además del código de ética y evidencien un mal ejercicio de la profesión, realicen actos que deban ser conocidos por las autoridades ordinarias competentes, situación de la cual extralimite las funciones del Consejo. Cumplidos los tiempos de retención se debe seleccionar una muestra representativa del 0% para conservar totalmente, como evidencia del cumplimiento de las funciones, las demás se recomienda destruir por medio del picado mecánico de documentos Procesos Disciplinarios Etico Profesionales Esta serie documental referente a los Procesos Queja / Investigación Disciplinaria de oficio Disciplinarios adelantados a quienes ejercen o faltan a los deberes en ámbito de la Ingeniería, deben seleccionar Citación para ratificación de la Queja una muestra porque aportan al conocimiento de un Acta de Ratificación de la Queja aspecto central de la función del COPNIA. Desde la perspectiva de la investigación sobre las formas de control que adopta la administración y sobre los objetos punibles y característicos de la indagación asociada a la investigación disciplinaria. Pruebas aportadas Solicitud de certificación de matrícula de los involucrados Certificación de Verificación de información (Inscripción por parte del Consejo Nacional) Auto Absteniéndose / Ordenando Apertura Investigación Preliminar Citación para Versión Libre Solicitudes de Pruebas o Documentos Informe de apertura de la Investigación Preliminar Actas de comparecencia / no comparecencia Solicitudes de Aplazamiento diligencias Actas de Rendición Declaraciones Versión Libre Solicitudes de ampliación declaraciones Actas de Ampliación Rendición Declaraciones Versión Libre Auto decretando pruebas / Expedición de copias / Ampliación de declaraciones Solicitud de desistimiento de Acción Disciplinaria Informes de Práctica de Pruebas Actas de diligencia de Inspección ocular / Prueba Testimonial Informe de Investigación Preliminar Auto Absteniéndose / Ordenando Abrir Investigación formal Solicitud de Confirmación / Modificación o revocación de decisiones en primera Instancia Confirmación / Modificación o revocación de decisiones Comunicación y notificación de decisión a las partes Denuncias ante autoridades de control Auto de Apertura Investigación formal y formulación de Cargos Citación para notificación pliego de cargos Acta de Notificación pliego de cargos (personal o por edicto emplazatorio) Poder a abogado Oficio de Descargos Pruebas aportadas Autos de trámite (documentos allegados) Resolución de fallo primera Instancia Citaciones para notificación Acta de Notificación fallo primera instancia (personal o por edicto emplazatorio) Recursos de reposición Resolución de resolución recursos Memorando envío Resolución de fallo Resolución de fallo segunda instancia Notificaciones Oficios de Aviso de la sanción Memorandos de envío y devolución de Expediente para Consulta En concordacia con la Ley 84 de 003, Artículos 60 al 77. Página de 3 v.3 Nov. 4

20 REGISTRO NACIONAL DE PROFESIONALES Listado de Egresados Certificaciones Entregadas por la Universidad Reporte de Egresados Oficios de Requerimiento de Informacion Pruebas Respuesta a requerimientos puntuales Controles de Lote RESOLUCIONES Resoluciones Seccionales Resolucion 8 8 Teniendo en cuenta el Art. 0 de la Ley , es obligación de las instituciones educativas remitir de oficio o a petición los reportes de egresados tanto a la sede Nacional como al Consejo Seccional de la jurisdicción, por lo tanto siempre esta en el Sistema de Información y hace parte del Archivo de Gestión, además su tipologia es material de apoyo para la gestión que siempre esta en plena consulta. Esta serie documental junto con su subserie conforma parte de la memoria corporativa del COPNIA, llevar a imágen como copia de seguridad y para facilitar su consulta, una vez cumplido el periódo de retención transferir al archivo Archivo Histórico para conservar permanentemente.. En concordancia con la Ley 84 de 003, Artículos 6 literal h y 6. Elaborado por: Cargo: DAVID ANDRES CORRALES RUBIANO Revisado por: DIEGO FERNANDO BRIÑEZ HERNÁNDEZ Aprobado por: LUZ MARINA RESTREPO TREJOS TECNICO DE ARCHIVO Cargo: Profesional de Gestión Administrativa Cargo: Subdirectora Administrativa y Financiera CONVENCIONES SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES SERIES (AÑOS) SERIE SUBSERIES AG - Archivo Gestión CT - Conservación Total E - Eliminación SUBSERIE Tipos Documentales AC - Archivo Central MT- Medio Técnico S - Selección CONTROL DE CAMBIOS N Fecha marzo-03 octubre-03 agosto-07 enero-08 diciembre-08 noviembre-0 enero- agosto- junio- septiembre-3 noviembre-4 Elaboración Primera Actualización Aprobada mediante Acta No del Comité de Archivo y Correspondencia Aprobada mediante Acta No del Comité de Archivo y Correspondencia Aprobada mediante Acta No del Comité de Archivo y Correspondencia Aprobada mediante Acta No del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno Aprobada mediante Acta No del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno Aprobada mediante Acta No del Comité del Sistema de Calidad y Control Interno / Se separa el Área.3 y se crea el Área.8, se eliminaron las seríes..5,.3.4,.5.6,.6.5, Se crearon las series.5.6,.7.7,.8. (en reemplazo de la.3.7) y se modificaron las series..,..3,..4,..5,..8,..0,..7,.3.3,.3.5,.3.8,.4.,.5.,.5.,.5.4,.5.5,.5.8,.5.,.5.0,.5..,.5..,.5.5,.5.6,.6.,.7.3,.7.6. Se ajusta a la nueva estructura orgánica del Copnia La Entidad se adhiere a la normatividad del AGN, haciendo una revisión de las series Documentales y el formato establecido Aplicación de observaciones AGN Descripción del cambio o modificación Página 3 de 3 v.3 Nov. 4