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1 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL DEPENDENCIA DESPACHO ALCALDE CONTROL INTERNO SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO INSPECCION DE POLICIA COMISARIA DE FAMILIA SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL E INTEGRACION FAMILIAS EN ACCION DEPORTE Y CULTURA PIC SECRETARIA DE DESARROLLO AGROPECUARIO AMBIENTAL Y ECONOMICO SECRETARIA DE HACIENDA ALMACEN SECRETARIA DE PLANEACION E INFRAESTRUCTURA SISBEN SECRETARIA DE SERVICIOS PUBLICOS CODIGO

2 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA MUNICIPAL DE GUAYABETAL DEPENDENCIA: DESPACHO ALCALDE CODIGO: 100 CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ACCION DE TUTELA PETICION QUEJAS Y RECLAMOS PQR DESPACHO ALCALDE CERTIFICACIONES CERTIFICACION DE RESIDENCIA Y PERMANENCIA CERTIFICACION DE SUPERVIVENCIA RETENCION ARCHIVO DE GESTION DISPOSICION FINAL CT E M S PROCEDIMIENTOS ARCHIVO CENTRAL 3 15 X Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que por su delicadeza presenten mayor significado para la Administración en la atención de futuras situaciones jurídicas. 3 5 X Estos certificados se elaboran a petición del interesado, se entrega el original al solicitante y se deja copia del documentos con su respectivo recibido, es una serie que puede ser eliminada por cuanto una vez vencida su vigencia y valor administrativo no desarrolla valores secundarios CIRCULARES 3 5 X Se Considera que esta serie debe CIRCULARES INTERNAS guardarse en el Archivo de Gestión durante CIRCULARES EXTERNAS dos años tiempo en el cual se requiere de su consulta periódica y en el Archivo central de 15 años más y luego su eliminación COMUNICADOS 3 5 X Se Considera que esta serie debe 2

3 COMUNICADOS guardarse en el Archivo de Gestión durante dos años tiempo en el cual se requiere de su consulta periódica y en el Archivo central de 15 años más y luego su CORRESPONDENCIA CORRESPONDENCIA ENVIADA CORRESPONDENCIA RECIBIDA eliminación 3 15 X Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo central mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA DECLARACIONES DECLARACIONES EXTRAJUICIO DECRETOS DECRETOS DE GESTION DE REGALIAS DIRECTAS Solicitud de Notificación del 3 15 X X Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios, y, el original reposa en los estrados judiciales. Una vez cumplido el tiempo en el archivo central se deben microfilmar y luego ser eliminada mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA X X Regulados por el artículo 315 de la Constitución Política de Colombia, los Decretos Municipales se digitalizaran para garantizar la conservación del soporte papel. Los decretos municipales se conservaran en el despacho del Alcalde, terminado el tiempo de retención en el archivo de gestión se hará transferencia al archivo central para su conservación permanente. Los decretos de traslado y nombramiento se guardaran en la historia laboral respectiva X X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central se hará proceso digitalización para garantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia o disco óptico 3

4 AL CONCEJO MUNICIPAL Solicitud de Notificación del A CONTROL INTERNO Solicitud de Notificación del LIBROS LIBRO REGISTRO DE HIERROS LIBRO RADICADOR DE CORRESPONDENCIA ENVIADA LIBRO RADICADOR DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA LICENCIAS LICENCIAS DE INHUMACION Solicitud Copia Cedula de Ciudadanía Certificado de Defunción Licencia al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias 3 15 X X X Estos libros son de Conservación Total luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central, se hará transferencia al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Los de conservación parcial se pueden destruir al terminar el periodo de Retención Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente X X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan totalmente debido a que se constituyen en fuente primaria para el desarrollo de investigaciones históricas sobre la respectiva temática REGISTROS REGISTRO COMPRAVENTA DE GANADO RESOLUCIONES RESOLUCIONES 3 15 X Se Considera que esta serie debe guardarse en el Archivo de Gestión durante dos años tiempo en el cual se requiere de su consulta periódica y en el Archivo central de 15 años y luego su eliminación X X Pasado el tiempo de retención en los archivos de gestión y central, digitalizar y transferir al archivo histórico de la Administración Municipal Guayabetal 4

5 Cundinamarca SOLICITUDES SOLICITUDES AUTORIZACION PARA CONTRATACION 3 15 X Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo central mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA. CONVENCIONES FIRMA RESPONSABLE: CT: Conservación Total E: Eliminación M: Microfilmación Fecha: S: Selección 5

6 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA MUNICIPAL DE GUAYABETAL DEPENDENCIA: CONTROL INTERNO CODIGO: 101 CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ACCION DE TUTELA PETICION QUEJAS Y RECLAMOS PQR CONTROL INTERNO ACTAS ACTAS DE CONTROL INTERNO RETENCION ARCHIVO DE GESTION DISPOSICION FINAL CT E M S PROCEDIMIENTOS ARCHIVO CENTRAL 3 15 X Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que por su delicadeza presenten mayor significado para la Administración en la atención de futuras situaciones jurídicas X X Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización y Se eliminará el soporte papel en su totalidad, se hará transferencia del CD al archivo histórico de la administración Municipal de Guayabetal Cundinamarca. Nota: todas las transferencias deben estar Soportadas con el acta correspondiente ACTUALIZACIONES ACTUALIZACIONES DE MANUALES Y PROCEDIMIENTO 3 15 X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan permanentemente por ser documentos misionales relacionados con el 6

7 AUDITORIAS AUDITORIAS INTERNAS CIRCULARES CIRCULARES INTERNAS CONCEPTOS CONCEPTOS TECNICOS CORRESPONDENCIA CORRESPONDENCIA ENVIADA CORRESPONDENCIA RECIBIDA EVALUACIONES EVALUACION DE GESTION POR DEPENDENCIAS cumplimiento de la función de la Administración Municipal X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se conservan permanentemente por ser documentos misionales relacionados con el cumplimiento de la función de la Administración Municipal. 3 5 X Se Considera que esta serie debe guardarse en el Archivo de Gestión durante dos años tiempo en el cual se requiere de su consulta periódica y en el Archivo central de 15 años más y luego su eliminación X Se considera que esta serie debe guardarse en el Archivo de gestión durante 2 años el cual se requiere de su consulta periódica y en el Archivo Central de 15 años, el cual sigue siendo material de consulta NOTA: esta serie puede ser eliminada una vez termine los años en el archivo central X Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo central mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA X Constituyen parte del patrimonio documental de la ALCALDIA, se Conservan totalmente debido a que son soporte de la toma de decisiones de la administración Municipal DE GESTION A ENTIDADES DEL ESTADO Solicitud de 3 15 X X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central 7

8 Notificación del INFORME PORMENORIZADO DE CONTROL INTERNO PQRS DE AVANCE AL PLAN ANTICURRUPCION INFORME CONTABLE AL CONCEJO MUNICIPAL Solicitud de Notificación del AL REPRESENTANTE LEGAL DE LA ENTIDAD A LOS ENTES DE CONTROL Solicitud de Notificación del INFORME FINAL DE AUDITORIA INTERNA INFORME DE EVALUACION DE LA GESTION INFORME DE VISITAS INFORME SOBRE RIESGOS DE LA ADMINISTRACION DE SEGUIMIENTO Y ASESORIA A DEPENDENCIAS OTROS DE CONTROL INTERNO se hará proceso digitalización para garantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia o disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias LIBROS LIBROS RADICADOR DE CORRESPONDENCIA ENVIADA LIBROS RADICADOR DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA 3 15 X X X Estos libros son de Conservación Total luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central, se hará transferencia al archivo histórico pasando a formar parte 8

9 MANUALES MANUAL DE CONTROL INTERNO MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTO del patrimonio histórico de la institución. Los de conservación parcial se pueden destruir al terminar el periodo de Retención Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente X Se considera que esta serie debe guardarse en el Archivo de Gestión durante 10 años y en Archivo central 15 años porque puede ser materia de consulta, igualmente conservarse una vez cumplido el tiempo en el Archivo Central MEMORANDOS MEMORANDOS DE CONTROL INTERNO PLANES AVANCES A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO EXTERNOS SEGUIMIENTOS SEGUIMIENTO A LOS PQRS SEGUIMIENTOS A LOS TRAMITES ANTE EL SUIT SEGUIMIENTO A LOS AVANCES DE GOBIERNO EN LINEA SEGUIMIENTO A LOS RIESGOS SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE TERMINOS SOBRE RENDIDOS A ENTES DE CONTROL SEGUIMIENTO SOBRE COMPROMISOS Y 3 15 X Se Considera que esta serie debe guardarse en el Archivo de Gestión durante dos años tiempo en el cual se requiere de su consulta periódica y en el Archivo central de 15 años y luego su eliminación X X Se considera que esta serie debe guardarse en el Archivo de gestión durante 2 años el cual se requiere de su consulta periódica y en el Archivo Central de 15 años, el cual sigue siendo material de consulta NOTA: esta serie puede ser seleccionada en una muestra de 10% y el resto puede ser eliminada por el Comité Municipal de Archivo X Se Considera que esta serie debe guardarse en el Archivo de Gestión durante dos años tiempo en el cual se requiere de su consulta periódica y en el Archivo central de 15 años y luego su eliminación. 9

10 RESPONSABILIDADES ACORDADAS EN LAS REUNIONES MENSUALES HECHAS EN CADA DEPENDENCIA SEGUIMIENTO A LOS PLANES DE MEJORAMIENTO SEGUIMIENTO A LOS REQUERIMIENTOS VISITAS VISITAS A LAS DEPENDENCIAS 3 5 X Se Considera que esta serie debe guardarse en el Archivo de Gestión durante dos años tiempo en el cual se requiere de su consulta periódica y en el Archivo central de 15 años y luego su eliminación. CONVENCIONES FIRMA RESPONSABLE: CT: Conservación Total E: Eliminación M: Microfilmación Fecha: S: Selección 10

11 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA MUNICIPAL DE GUAYABETAL DEPENDENCIA: SECRETARIA GENERAL Y DE GOBIERNO CODIGO: 200 CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ACCION DE TUTELA PETICION QUEJAS Y RECLAMOS ACCION DE TUTELA PETICIONES PQR GOBIERNO PQR CONTRATACION ACTAS ACTAS DE COMISION DE PERSONAL ACTAS COMITÉ SEGUIMIENTO ELECTORAL Convocatoria al comité Seguimiento Electoral Actas comité de Seguimiento Electoral Anexo(s) al acta de Seguimiento Electoral ACTAS CONSEJO MUNICIPAL DE ARCHIVO Convocatoria al Consejo Municipal de Archivo Actas Consejo Municipal de Archivo Anexo(s) al Acta Consejo Municipal de Archivo RETENCION ARCHIVO DE GESTION DISPOSICION FINAL CT E M S PROCEDIMIENTOS ARCHIVO CENTRAL 3 15 X Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que por su delicadeza presenten mayor significado para la Administración en la atención de futuras situaciones jurídicas X X Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización y Se eliminará el soporte papel en su totalidad, se hará transferencia del CD al archivo histórico de la administración Municipal de Guayabetal Cundinamarca. Nota: todas las transferencias deben estar Soportadas con el acta correspondiente ACTAS COMITÉ DE CONCILIACION Convocatoria al Comité de Conciliación Actas Comité de Conciliación Anexo(s) al Acta Comité de Conciliación 11

12 ACTAS COMITÉ DE CONTRATACION Convocatoria al Comité de Contratación Actas Comité de Contratación Anexo(s) al Acta Comité de Contratación ACTAS COMITÉ DE ORDEN PUBLICO Convocatoria al Comité de Orden Publico Actas Comité de Orden Publico Anexo(s) al Acta Comité de Orden Publico ACTAS COMITÉ MUNICIPAL GESTION DEL RIESGO Convocatoria al Comité de Gestión del Riesgo Actas Comité Municipal Gestión del Riesgo Anexo(s) al Acta Comité de Gestión del Riesgo ACTAS COMITÉ MUNICIPAL VICTIMAS DEL CONFLICTO ARMADO Convocatoria al Comité Victimas Conflicto Armado Actas Comité Victimas del Conflicto Armado Anexo(s) al Acta Comité Victimas Conflicto Armado ACTAS CONSEJO DE SEGURIDAD Convocatoria al Consejo de Seguridad Actas Consejo de Seguridad Anexo(s) al Acta Consejo de Seguridad ACTAS CONSEJO DE GOBIERNO Convocatoria al Consejo de Gobierno Actas Consejo de Gobierno Anexo(s) al Acta Consejo de Gobierno ACTAS CONSEJOS COMUNALES ACTAS DE POSESION DE FUNCIONARIOS Resolución Notificación 12

13 ACTAS COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL Convocatoria al Comité Actas del Comité Anexo(s) al Acta Comité Paritario Salud Ocupac. ACTAS COMITÉ MECI Convocatoria al Comité Actas Comité MECI Anexo(s) al Acta Comité MECI ACTAS COMITÉ DE GOBIERNO EN LINEA Convocatoria al Comité Actas Comité Gobierno en Línea Anexo(s) al Acta Comité Gobierno en Línea ACUERDOS ACUERDOS CERTIFICACIONES CERTIFICADOS LABORALES CERTIFICADO DE ACTUACIONES PROCESALES 3 15 X X Pasado el tiempo de retención en los archivos de gestión y central, digitalizar y transferir al archivo histórico de la Administración Municipal de Guayabetal Cundinamarca. 3 5 X Estos certificados se elaboran a petición del interesado, se entrega el original al solicitante y se deja copia del documentos con su respectivo recibido, es una serie que puede ser eliminada por cuanto una vez vencida su vigencia y valor administrativo no desarrolla valores secundarios CIRCULARES CIRCULARES INTERNAS CIRCULARES EXTERNAS 3 5 X Se Considera que esta serie debe guardarse en el Archivo de Gestión durante dos años tiempo en el cual se requiere de su consulta periódica y en el Archivo central de 15 años más y luego su eliminación. 13

14 CONCEPTOS CONCEPTOS JURIDICOS CONTRATOS CONVENIOS Convenio Documento soporte del convenio (s) seguimiento al convenio Actas de liquidación CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO Solicitud Requisitos Contrato Acta de Inicio Acta de Liquidación CONTRATOS DE SUMINISTROS Proceso Precontractual Contrato Acta de Inicio Actas de Entrada y Salida de Almacén Acta de Terminación Acta de Liquidación CONTRATOS DE CONSULTORIAS Proceso Precontractual Contrato Acta de Inicio s Acta de Terminación Acta de Liquidación 3 15 X Se considera que esta serie debe guardarse en el Archivo de gestión durante 2 años el cual se requiere de su consulta periódica y en el Archivo Central de 15 años, el cual sigue siendo material de consulta NOTA: esta serie puede ser eliminada una vez termine los años en el archivo central X X Los contratos en todas sus modalidades son firmados por el Señor Alcalde después de ser revisados por los asesores jurídicos, quienes deben de firmar cada uno de los folios que conforman el expediente del contrato. Los contratos se conservan en la secretaria respectiva.transferir al archivo central después de cumplir los dos años en el archivo de gestión ya que este puede ser material de consulta, una vez cumplido el tiempo puede ser microfilmada y luego su respectiva eliminación. 14

15 CONTRATOS DE INTERVENTORIAS Proceso Precontractual Contrato Acta de Inicio s Acta de Terminación Acta de Liquidación CONTRATOS DE OBRAS PUBLICAS Proceso Precontractual Contrato Acta de Inicio s Acta de Terminación Acta de Liquidación CONTRATO DE PRESTACION DE SERVICIOS Proceso Precontractual Contrato Acta de Inicio s Acta de Terminación Acta de Liquidación CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS Proceso Precontractual Contrato Acta de Inicio Acta de Liquidación CONTRATOS DE COMODATO Proceso Precontractual Contrato Acta de Inicio Acta de Liquidación 15

16 CORRESPONDENCIA CORRESPONDENCIA ENVIADA CORRESPONDENCIA RECIBIDA HISTORIAS HISTORIAS LABORALES PERSONAL ACTIVO - Acto Administrativo de Nombramiento o Contrato de Trabajo - Notificación - Aceptación del Cargo - Documentos de identificación - Hoja de Vida de la Función Publica - Soportes documentales de Estudio y Experiencia - Acta de Posesión - Antecedentes Disciplinarios - Certificado de Actitud Laboral (médicos) - Afiliaciones a (Salud, Pensión, Cesantías y Caja de Compensación Familiar). - Actos Administrativos que señala las situaciones Administrativas del Funcionario - Evaluación de Desempeño 2 15 X Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo central mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA. 15 X X Transferir un año después de desvinculado o pensionado (según sea el caso), conservar 100 años más y seleccionar las de los Alcaldes y funcionarios que hayan obtenido reconocimiento político, social, científico o cultural para el archivo histórico de la Alcaldía. Las historias de bienes inmuebles y parque automotor una vez vendidos transferir al archivo central HISTORIAS LABORALES PERSONAL INACTIVO - Acto Administrativo de Nombramiento o Contrato de Trabajo - Notificación - Aceptación del Cargo - Documentos de identificación - Hoja de Vida de la Función Publica - Soportes documentales de Estudio y Experiencia - Acta de Posesión - Antecedentes Disciplinarios - Certificado de Actitud Laboral (médicos) 16

17 Afiliaciones a (Salud, Pensión, Cesantías y Caja de Compensación Familiar). - Actos Administrativos que señala las situaciones Administrativas del Funcionario - Evaluación de Desempeño - Acto Administrativo de Retiro o Desvinculación HISTORIAS DE BIENES INMUEBLES} Escritura Certificado de Libertad y Tradición Planos (si existen) HISTORIAS PARQUE AUTOMOTOR Tradición del Vehículo Documentos del Vehículo Pago de Impuestos En caso de Venta(Subasta, Contrato de Compraventa y Traspaso) PASIVOCOL DE GESTION AL CONCEJO MUNICIPAL Solicitud de Notificación del AL RUSICT A CONTROL INTERNO Solicitud de Notificación del 3 10 X X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central se hará proceso digitalización para garantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia o disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias LIBROS LIBRO ACTAS DE POSESION 10 X X X Estos libros son de Conservación Total luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al 17

18 LIBRO RADICADOR CORRESPONDENCIA ENVIADA LIBRO RADICADOR CORRESPONDENCIA RECIBIDA MANUALES MANUALES DE ARCHIVO MANUALES DE FUNCIONES TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL MANUAL DE CONTRATACION MANUAL DE IDENTIDAD VISUAL PERMISOS PERMISOS PARA VENDEDORES ESTACIONARIOS Solicitud de Permiso Permiso o Autorización archivo central, terminada la retención en el archivo central, se hará transferencia al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Los de conservación parcial se pueden destruir al terminar el periodo de Retención Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente X Se considera que esta serie debe guardarse en el Archivo de Gestión durante 10 años y en Archivo central 15 años porque puede ser materia de consulta, igualmente conservarse una vez cumplido el tiempo en el Archivo Central 3 10 X X Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo central mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA PERMISOS PARA VENDEDORES AMBULANTES Solicitud de Permiso Permiso o Autorización PERMISO PARA PROMOCION DE EVENTOS Solicitud de Permiso Permiso o Autorización PERMISO PARA RIFAS, JUEGOS Y ESPECTACULOS PERMISO LABORALES FUNCIONARIOS Solicitud de Permiso Permiso o Autorización Esta serie puede ser seleccionada en una muestra del 10% por cada 4 años de producción documental 18

19 PLANES PLANES COMUNITARIOS DE SEGURIDAD CIUDADANA PLANES DE DESARROLLO MUNICIPAL PROCESOS PROCESOS JURIDICOS Demanda Pruebas Contestación de la Demanda Fallo Notificación del Fallo Solicitud de Reposición PROCESOS DISCIPLINARIOS 3 15 X X Se considera que esta serie debe guardarse en el Archivo de gestión durante 2 años el cual se requiere de su consulta periódica y en el Archivo Central de 15 años, el cual sigue siendo material de consulta NOTA: esta serie puede ser seleccionada en una muestra de 10% y el resto puede ser eliminada por el Comité Municipal de Archivo X X Son regulados por la Ley 734 de 2002, Código Único Disciplinario," La acción disciplinaria prescribe en cinco años, contados para las faltas instantáneas desde el día de su consumación y para las de carácter permanente o continuado desde la realización del último acto". son documentos con reserva legal, luego de pasado el tiempo de retención en el archivo de gestión y central, se digitalizaran todos los expedientes y se seleccionaran aquellos procesos que tenga importancia para la administración pública,por la razón de la demanda o por el detrimento patrimonial si fuese el caso. se hará transferencia del CD al archivo histórico de la Administración Municipal de Guayabetal Cundinamarca PROYECTOS PROYECTO DE ACUERDO 3 15 X X X Pasado el tiempo de retención en los archivos de gestión y central, digitalizar y transferir al archivo histórico de la Administración Municipal de Guayabetal Cundinamarca 19

20 Esta serie puede ser seleccionada en una muestra de10%por cada 4 años de producción documental SOLICITUDES SOLICITUD PRESTAMOS DE EQUIPOS SOLICITUD PRESTAMOS DE INSTALACIONES MUNICIPALES SOLICITUD DE MANTENIMIENTO SOLICITUD TARJETA OPERACIÓN SOTRAM PRIMERA VEZ Solicitud Requisitos Pago Tarjeta de Operación 3 15 X Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo central mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA SOLICITUD CANCELACION TARJETA OPERACIÓN SOTRAM Solicitud Requisitos Cancelación SOLICITUD RENOVACION TARJETA OPERACIÓN SOTRAM Solicitud Requisitos Pago Tarjeta de Operación SOLICITUD CERTIFICADO CUPO SOTRAM Solicitud Certificado 20

21 SOLICITUD COMODATO CONVENCIONES FIRMA RESPONSABLE: CT: Conservación Total E: Eliminación M: Microfilmación Fecha: S: Selección 21

22 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA MUNICIPAL DE GUAYABETAL DEPENDENCIA: INSPECCION DE POLICIA CODIGO: 201 CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ACCIONES DE TUTELA-PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS PQR INSPECCION DE POLICIA ACTAS ACTAS DE COMPROMISO O ACUERDO ACTAS DE AMONESTACIONES EN PRIVADO ACTAS DE DESTRUCCION DE ELEMENTOS CERTIFICACIONES CERTIFICADO POR PEDIDA DE DOCUMENTOS RETENCION ARCHIVO DE GESTION DISPOSICION FINAL CT E M S PROCEDIMIENTOS ARCHIVO CENTRAL 3 15 X Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que por su delicadeza presenten mayor significado para la Administración en la atención de futuras situaciones jurídicas X X Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización y Se eliminará el soporte papel en su totalidad, se hará transferencia del CD al archivo histórico de la administración Municipal de Guayabetal Cundinamarca. Nota: todas las transferencias deben estar Soportadas con el acta correspondiente. 3 5 X Estos certificados se elaboran a petición del interesado, se entrega el original al solicitante y se deja copia del documentos con su respectivo recibido, es una serie que puede ser eliminada por cuanto una vez vencida su vigencia y valor administrativo no desarrolla valores secundarios. 22

23 CORRESPONDENCIA CORRESPONDENCIA ENVIADA CORRESPONDENCIA RECIBIDA DESPACHOS COMISORIOS DESPACHOS COMISARIOS (JUZGADOS, FISCALIAS, CTI, ETC) DE GESTION INFORME EJECUTIVO FPJ-3-INSPECCION TECNICA DE CADAVERES Solicitud de Notificación del AL CONCEJO MUNICIPAL Solicitud de Notificación del 3 15 X Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo central mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA X Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo central mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA X X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central se hará proceso digitalización para garantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia o disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias A CONTROL INTERNO Solicitud de Notificación del NOTICIAS CRIMINALES LIBROS LIBRO RADICADOR DE QUERELLAS LIBROS RADICADOR DE CORRESPONDENCIA ENVIADA LIBROS RADICADOR DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA 3 15 X X X Estos libros son de Conservación Total luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central, se hará transferencia al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. 23

24 LICENCIAS LICENCIAS DE TRANSPORTE MUEBLES Y ENSERES Solicitud Requisitos Licencia o permiso PROCESOS PROCESOS QUERELLAS POLICIVAS Querella Auto Avocatorio Notificación Pruebas Actas de sustanciación Fallo Notificación del Fallo Solicitud de reposición Fallo segunda instancia Notificación fallo segunda Instancia PROCESOS POLICIVOS Querella Auto Avocatorio Notificación Pruebas Actas de sustanciación Fallo Notificación del Fallo Solicitud de reposición Fallo segunda instancia Notificación fallo segunda Instancia Los de conservación parcial se pueden destruir al terminar el periodo de Retención Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente 3 15 X Estas Licencias se elaboran a petición del interesado, se entrega el original al solicitante y se deja copia con su respectivos anexos, es una serie que puede ser eliminada por cuanto una vez vencida su vigencia y valor administrativo no desarrolla valores secundarios X X Son regulados por la Ley 734 de 2002, Código Único Disciplinario," La acción disciplinaria prescribe en cinco años, contados para las faltas instantáneas desde el día de su consumación y para las de carácter permanente o continuado desde la realización del último acto". son documentos con reserva legal, luego de pasado el tiempo de retención en el archivo de gestión y central, se digitalizaran todos los expedientes y se seleccionaran aquellos procesos que tenga importancia para la administración pública,por la razón de la demanda o por el detrimento patrimonial si fuese el caso. se hará transferencia del CD al archivo histórico de la Administración Municipal de Guayabetal Cundinamarca. 24

25 RESOLUCIONES RESOLUCIONES VISITAS VISITAS A ESTABLECIMIENTOS COMERCIALES 3 15 X X Pasado el tiempo de retención en los archivos de gestión y central, digitalizar y transferir al archivo histórico de la Administración Municipal Guayabetal Cundinamarca 3 5 Se Considera que esta serie debe guardarse en el Archivo de Gestión durante dos años tiempo en el cual se requiere de su consulta periódica y en el Archivo central de 15 años y luego su eliminación. CONVENCIONES FIRMA RESPONSABLE: CT: Conservación Total E: Eliminación M: Microfilmación Fecha: S: Selección 25

26 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA MUNICIPAL DE GUAYABETAL DEPENDENCIA: COMISARIA DE FAMILIA CODIGO: 202 CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ACCIONES DE TUTELA-PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS PQR COMISARIA DE FAMILIA ACTAS ACTAS CONSEJO POLITICA SOCIAL CONPES Convocatoria al Consejo Política Social-CONPES Actas Consejo Política Social-CONPES Anexo(s) al Acta Consejo Política Social -CONPES RETENCION ARCHIVO DE GESTION DISPOSICION FINAL CT E M S PROCEDIMIENTOS ARCHIVO CENTRAL 3 15 X Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que por su delicadeza presenten mayor significado para la Administración en la atención de futuras situaciones jurídicas X X Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización y Se eliminará el soporte papel en su totalidad, se hará transferencia del CD al archivo histórico de la administración Municipal de Guayabetal Cundinamarca. Nota: todas las transferencias deben estar Soportadas con el acta correspondiente CERTIFICACIONES CERTIFICADO DE TENENCIA Solicitud 3 5 X Estos certificados se elaboran a petición del interesado, se entrega el original al solicitante y se deja copia del documentos 26

27 Requisitos Certificado de tenencia CORRESPONDENCIA CORRESPONDENCIA ENVIADA CORRESPONDENCIA RECIBIDA DE GESTION AL CONCEJO MUNICIPAL A CONTROL INTERNO con su respectivo recibido, es una serie que puede ser eliminada por cuanto una vez vencida su vigencia y valor administrativo no desarrolla valores secundarios X Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo central mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA X X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central se hará proceso digitalización para garantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia o disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias LIBROS LIBROS RADICADOR DE CORRESPONDENCIA ENVIADA LIBROS RADICADOR DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA PERMISOS PERMISOS LABORALES PARA MENORES DE EDAD Solicitud de Permiso Permiso o Autorización 3 15 X X X Estos libros son de Conservación Total luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central, se hará transferencia al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Los de conservación parcial se pueden destruir al terminar el periodo de Retención Nota: todas las transferencias deben estar soportadas con el acta correspondiente 3 10 X X Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo central mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA. Esta serie puede ser seleccionada en una 27

28 muestra del 10% por cada 4 años de producción documental PROCESOS PROCESO DE RECONOCIMIENTO DE UNION MARITAL DE HECHO PROCESO DE DISOLUCION Y LIQUIDACION DE LA SOCIEDAD PATRIMONIAL PROCESO DE SEPARACION DE CUERPOS Y BIENES PROCESO DE ALIMENTOS (CUOTAS, CUSTODIAS, VISITAS) -Citación -Documentos de Identificación -Audiencia de Conciliación -Resolución cuota alimentación (si no hay conciliación) PROCESO DE RECONOCIMIENTO DE PATERNIDAD PROCESO DE APERTURA A PROCESOS DE RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS -Denuncia -Citación -Documentos de identificación (grupo Familiar) -Acta de Compromiso - Entrevista Psicológica -Solicitud de Cupo PARD -Resolución Restablecimiento de Derechos 3 15 X X Regulado por la Ley 1098 de 2006 Artículo 142: Sin perjuicio de la responsabilidad civil de los padres o representantes legales, así como la responsabilidad penal consagrada en el numeral 2 del artículo 25 del Código penal, las personas menores de catorce (14) años, no serán juzgadas ni declaradas responsables penalmente, privadas de la libertad, bajo denuncia o sindicación de haber cometido una conducta punible. La persona menor de catorce (14) años deberá ser entregada inmediatamente por la policía de infancia y adolescencia ante la autoridad competente para la verificación de la garantía de sus derechos de acuerdo con lo establecido en esta Ley. La policía procederá a su identificación y a la recolección de los datos de la conducta punible. Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios, y, el original reposa en los estrados judiciales. Una vez cumplido el tiempo de retención en el archivo central se deben eliminar mediante acta del comité de archivo de la ALCALDÍA PROCESO DE VIOLENCIA INTRAFAMILIAR 28

29 -Denuncia -Noticia Criminal -Citación (Declaración de Descargos) - Entrevista Psicológica -Audiencia de Conciliación -Auto medida de Protección (si no hay conciliación) PROCESO DE SEGUIMIENTO A MENORES EN EMBARAZO CONVENCIONES FIRMA RESPONSABLE: CT: Conservación Total E: Eliminación M: Microfilmación Fecha: S: Selección 29

30 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA MUNICIPAL DE GUAYABETAL DEPENDENCIA: SECRETARIA DE DESARROLLO SOCIAL E INTEGRACION CODIGO: 300 CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ACCIONES DE TUTELA-PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS PQR DESARROLLO SOCIAL ACTAS ACTA COMITÉ DE DISCAPACIDAD Convocatoria al Comité de Discapacidad Actas Comité de Discapacidad Anexo(s) al Acta Comité de Discapacidad ACTA DE REUNIONES RETENCION ARCHIVO DE GESTION DISPOSICION FINAL CT E M S PROCEDIMIENTOS ARCHIVO CENTRAL 3 15 X Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que por su delicadeza presenten mayor significado para la Administración en la atención de futuras situaciones jurídicas X X Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización y Se eliminará el soporte papel en su totalidad, se hará transferencia del CD al archivo histórico de la administración Municipal de Guayabetal Cundinamarca. Nota: todas las transferencias deben estar Soportadas con el acta correspondiente CERTIFICACIONES CERTIFICADOS DE CUMPLIMIENTO CERTIFICADOS DIFERENTES PROGRAMAS SOCIALES 3 5 X Estos certificados se elaboran a petición del interesado, se entrega el original al solicitante y se deja copia del documentos con su respectivo recibido, es una serie que puede ser eliminada por cuanto una vez vencida su vigencia y valor administrativo no desarrolla valores 30

31 CORRESPONDENCIA CORRESPONDENCIA ENVIADA CORRESPONDENCIA RECIBIDA DE GESTION ICBF A ENTIDADES DEL ESTADO Solicitud de Notificación del AL CONCEJO MUNICIPAL Solicitud de Notificación del A CONTROL INTERNO Solicitud de Notificación del secundarios X Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo central mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA X X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central se hará proceso digitalización para garantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia o disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias LIBROS LIBROS RADICADOR DE CORRESPONDENCIA ENVIADA LIBROS RADICADOR DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA 3 15 X X X Estos libros son de Conservación Total luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central, se hará transferencia al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Los de conservación parcial se pueden destruir al terminar el periodo de Retención Nota: todas las transferencias deben estar 31

32 PROYECTOS PROYECTOS DE DESARROLLO COMUNITARIO Estudio Técnico Presupuesto PROYECTOS EDUCATIVOS Estudio Técnico Presupuesto soportadas con el acta correspondiente 3 15 X X X Pasado el tiempo de retención en los archivos de gestión y central, digitalizar y transferir al archivo histórico de la Administración Municipal de Guayabetal Cundinamarca Esta serie puede ser seleccionada en una muestra de10%por cada 4 años de producción documental CONVENCIONES FIRMA RESPONSABLE: CT: Conservación Total E: Eliminación M: Microfilmación Fecha: S: Selección 32

33 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA MUNICIPAL DE GUAYABETAL DEPENDENCIA: FAMILIAS EN ACCION CODIGO: 301 CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ACCIONES DE TUTELA-PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS PQR FAMILIAS EN ACCION ACTAS ACTA DE DESTRUCCION MATERIAL DE VERIFICACION Y NOVEDADES DE MAS FAMILIAS EN ACCION ACTA DE VERIFICACION (SALUD-EDUCACION) DE COMITÉ DE APROBACION Y CERTIFICACION MAS FAMILIAS EN ACCION ACTAS DE SUSPENDIDOS DEL COMITÉ DE APROBACION Y CERTIFICACION MAS FAMLIAS EN ACCION ACTAS DE P.Q.R.S MAS FAMILIAS EN ACCION ACTAS DE ASAMBLEAS MAS FAMILIAS EN ACCION Convocatoria Asambleas Mas Familias en Acción Actas Asambleas Mas Familias en Acción Anexo al Acta Asambleas Mas Familias en Acción ACTAS DE BIENESTAR SOCIAL MAS FAMILIAS RETENCION ARCHIVO DE GESTION DISPOSICION FINAL CT E M S PROCEDIMIENTOS ARCHIVO CENTRAL 3 15 X Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que por su delicadeza presenten mayor significado para la Administración en la atención de futuras situaciones jurídicas X X Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización y Se eliminará el soporte papel en su totalidad, se hará transferencia del CD al archivo histórico de la administración Municipal de Guayabetal Cundinamarca. Nota: todas las transferencias deben estar Soportadas con el acta correspondiente. 33

34 EN ACCION BONOS BONOS PENSIONALES CERTIFICACIONES CERTIFICADO DE AFILIADO MAS FAMILIAS EN ACCIÓN CORRESPONDENCIA CORRESPONDENCIA ENVIADA CORRESPONDENCIA RECIBIDA DE GESTION INFORME AL CONSORCIO COLOMBIA MAYOR Solicitud de Notificación del AL CONCEJO MUNICIPAL Solicitud de Notificación del DPS-MAS FAMILIAS EN ACCION Solicitud de 3 15 X Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo central mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA. 3 5 X Estos certificados se elaboran a petición del interesado, se entrega el original al solicitante y se deja copia del documentos con su respectivo recibido, es una serie que puede ser eliminada por cuanto una vez vencida su vigencia y valor administrativo no desarrolla valores secundarios X Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo central mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA X X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central se hará proceso digitalización para garantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia o disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias 34

35 Notificación del A CONTROL INTERNO Solicitud de Notificación del SOPORTES SOPORTES DE VERIFICACION MAS FAMILIAS EN ACCION 3 5 X Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo central mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA. CONVENCIONES FIRMA RESPONSABLE: CT: Conservación Total E: Eliminación M: Microfilmación Fecha: S: Selección 35

36 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA MUNICIPAL DE GUAYABETAL DEPENDENCIA: DEPORTE Y CULTURA CODIGO: 303 CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ACCIONES DE TUTELA-PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS PQR DEPORTE Y CULTURA ACTAS ACTAS CONSEJO MUNICIPAL DE CULTURA Convocatoria al Consejo Municipal de Cultura Actas Consejo Municipal de Cultura Anexo(s) al Acta Consejo Municipal de Cultura CORRESPONDENCIA CORRESPONDENCIA ENVIADA CORRESPONDENCIA RECIBIDA RETENCION ARCHIVO DE GESTION DISPOSICION FINAL CT E M S PROCEDIMIENTOS ARCHIVO CENTRAL 3 15 X Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que por su delicadeza presenten mayor significado para la Administración en la atención de futuras situaciones jurídicas X X Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización y Se eliminará el soporte papel en su totalidad, se hará transferencia del CD al archivo histórico de la administración Municipal de Guayabetal Cundinamarca. Nota: todas las transferencias deben estar Soportadas con el acta correspondiente X Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo central mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA DE GESTION 3 15 X X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará 36

37 AL CONCEJO MUNICIPAL Solicitud de Notificación del A CONTROL INTERNO Solicitud de Notificación del PROYECTOS PROYECTOS DEPORTIVOS Estudio Técnico Presupuesto PROYECTOS ARTISTICOS Y CULTURALES Estudio Técnico Presupuesto la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central se hará proceso digitalización para garantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia o disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias 3 15 X X X Pasado el tiempo de retención en los archivos de gestión y central, digitalizar y transferir al archivo histórico de la Administración Municipal de Guayabetal Cundinamarca Esta serie puede ser seleccionada en una muestra de10%por cada 4 años de producción documental CONVENCIONES FIRMA RESPONSABLE: CT: Conservación Total E: Eliminación M: Microfilmación Fecha: S: Selección 37

38 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA MUNICIPAL DE GUAYABETAL DEPENDENCIA: PLAN DE INTERVENCIONES COLECTIVAS (PIC) CODIGO: 305 CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ACCIONES DE TUTELA-PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS PQR PIC ACTAS ACTAS DE COVES ACTAS COMITÉ DE VACUNACION Convocatoria al Comité de Vacunación Actas Comité de Vacunación Anexo(s) al Acta Comité de Vacunación ACTAS DE REUNIONES MENSUALES PROMOTORAS DE SALUD RETENCION ARCHIVO DE GESTION DISPOSICION FINAL CT E M S PROCEDIMIENTOS ARCHIVO CENTRAL 3 15 X Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que por su delicadeza presenten mayor significado para la Administración en la atención de futuras situaciones jurídicas X X Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización y Se eliminará el soporte papel en su totalidad, se hará transferencia del CD al archivo histórico de la administración Municipal de Guayabetal Cundinamarca. Nota: todas las transferencias deben estar Soportadas con el acta correspondiente CERTIFICACIONES CERTIFICADO DE CUMPLIMIENTO 3 5 X Estos certificados se elaboran a petición del interesado, se entrega el original al solicitante y se deja copia del documentos con su respectivo recibido, es una serie que puede ser eliminada por cuanto una vez vencida su vigencia y valor 38

39 CONCEPTOS CONCEPTOS TECNICOS CORRESPONDENCIA CORRESPONDENCIA ENVIADA CORRESPONDENCIA RECIBIDA DE GESTION SECRETARIA DE SALUD Solicitud de Notificación del AL CONCEJO MUNICIPAL Solicitud de Notificación del A CONTROL INTERNO Solicitud de Notificación del administrativo no desarrolla valores secundarios X Se considera que esta serie debe guardarse en el Archivo de gestión durante 2 años el cual se requiere de su consulta periódica y en el Archivo Central de 15 años, el cual sigue siendo material de consulta NOTA: esta serie puede ser eliminada una vez termine los años en el archivo central X Cumplida su vigencia administrativa y legal no desarrolla valores secundarios. Eliminar una vez cumplido el tiempo en archivo central mediante acta del comité de archivo de la ALCALDIA X X X Estos informes, luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central se hará proceso digitalización para garantizar la conservación del formato papel, se hará transferencia o disco óptico al archivo histórico pasando a formar parte del patrimonio histórico de la institución. Nota: todas las transferencias PROYECTOS PROYECTOS DE SALUD 3 15 X X X Pasado el tiempo de retención en los archivos de gestión y central, digitalizar y transferir al archivo histórico de la 39

40 Estudio Técnico Presupuesto Administración Municipal de Guayabetal Cundinamarca Esta serie puede ser seleccionada en una muestra de10%por cada 4 años de producción documental CONVENCIONES FIRMA RESPONSABLE: CT: Conservación Total E: Eliminación M: Microfilmación Fecha: S: Selección 40

41 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDIA MUNICIPAL DE GUAYABETAL DEPENDENCIA: SECRETARIA DE DESARROLLO AGROPECUARIO AMBIENTAL Y ECONOMICO CODIGO: 400 CODIGO SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES ACCIONES DE TUTELA-PETICIONES, QUEJAS Y RECLAMOS PQR DESARROLLO AGROPECUARIO ACTAS ACTAS DE COMITÉ INSTITUCIONAL DE EDUCACION AMBIENTAL Convocatoria al Comité Actas de Comité Institucional de Educación Amb. Anexo(s) al Acta Comité Institucional de Edu. Amb. ACTAS CONSEJO MUNICIPAL DE DESARROLLO RURAL Convocatoria al Consejo Municipal de Desarrollo Actas Consejo de Municipal de Desarrollo Rural Anexo(s) al Acta Consejo Municipal de Desarrollo ACTA JUNTA DEFENSORA DE ANIMALES RETENCION ARCHIVO DE GESTION DISPOSICION FINAL CT E M S PROCEDIMIENTOS ARCHIVO CENTRAL 3 15 X Seleccionar aquellas que contribuyan a la jurisprudencia y que por su delicadeza presenten mayor significado para la Administración en la atención de futuras situaciones jurídicas X X Estas actas luego de pasada la retención en el archivo de gestión se hará la transferencia al archivo central, terminada la retención en el archivo central, se hará proceso de microfilmación o digitalización y Se eliminará el soporte papel en su totalidad, se hará transferencia del CD al archivo histórico de la administración Municipal de Guayabetal Cundinamarca. Nota: todas las transferencias deben estar Soportadas con el acta correspondiente CERTIFICACIONES CERTIFICACION DE ACTIVIDAD ECONOMICA Solicitud 3 5 X Estos certificados se elaboran a petición del interesado, se entrega el original al solicitante y se deja copia del documentos con su respectivo recibido, es una serie 41