PROCURADURIA GENERAL DE LA REPUBLICA

Transcripción

1 PROCURADURIA GENERAL DE LA REPUBLICA TABLA DE DISPOSICION DE DOCUMENTOS 2014

2 INTRODUCCION El presente documento forma parte del Manual de desincorporación destrucción y transferencia de documentos en los archivos de la Procuraduría General de la República. El propósito de dicho manual es el de ayudar a los empleados en la valoración de documentos y tomando como base legal las leyes primarias y secundarias. Para esto, se proponen períodos de tiempo en las diferentes unidades de archivo, sean estos de gestión, archivos descentralizados o históricos. Nótese que la tipología documental está enfocada a documentos de carácter Legal, administrativo y financiero. Cabe mencionar, que este documento deberá ser consultado en la oficina de archivos de la Institución, para aplicar así los plazos precauciónales de transferencias, para la disposición o destrucción de aquellos documentos que no tengan valor administrativo, legal o histórico. Hago de su conocimiento, que este trabajo es el producto de la aprobación a nivel estructural de la PGR, como un aporte de la Unidad coordinadora de Archivo, para resolver el problema de desbordamiento de documentos en los archivos de ésta Secretaría de Estado.

3 TABLA DE DISPOSICION DE DOCUMENTOS PERIODO DE RETENCION DESCRIPCION DE DOCUMENTO DESCENTRALIZADO CENTRAL ACCIONES DISPOSITIVAS Agendas de reunión Acreditaciones expediente del Archivo de Personal Actas firmadas por el Señor(a) Procurador General cumplido los Actas de toma de posesión de cargos expediente del Archivo de Personal Actividades sociales lista de invitados Actuaciones de Salvadoreños en eventos o seminarios cumplido Acuerdos, Convenios y Tratados cumplir Capacitaciones del personal de la Procuraduría General de la República Demandas por ayudas alimenticias de hijos de Salvadoreños en el Exterior. Agendas de los Señores Procuradores Auxiliares expediente del Archivo de Personal. haber cumplido 3años cumplir

4 PERIODO DE RETENCION ACCIONES DISPOSITIVAS DESCRIPCION DE DOCUMENTO DESCENTRALIZADO CENTRAL Circulares Informativas Condecoración a personalidades extranjeras Condecoraciones a personalidades nacionales cumplir cumplir Reconocimientos a personal institucional cumplir Formulación de políticas institucional Reuniones a nivel Nacional de Coordinadores de las Procuradurías auxiliares. cumplir Central después de cumplir Consulta Relativa al estado Civil, Laboral y Familiar Antecedentes. cumplir Consultas de la procuraduría General a otras Instituciones Internacionales Contratos de Personal de la Procuraduría General 5 años cumplir 5 años cumplir

5 PERIODO DE RETENCION ACCIONES DISPOSITIVAS DESCRIPCION DE DOCUMENTO DESCENTRALIZADO CENTRAL Cotizaciones Destruir si no participa en el Proceso de licitación. Cuentas Bancos Currículo Vitae de personal que trabaja en de la PGR Central después de Auditado. expediente del Archivo de Personal Cursos, capacitaciones, Seminarios, Congresos, Conferencias y Tratados. 3años Documentos de Misiones Oficiales cumplido Declaraciones de Impuesto Donaciones de Países amigos cumplido. Días Nacionales Reconocimientos o estímulos a empleados Recursos Humanos expediente del Archivo Personal Constancias a empleados R. H. expediente Del Archivo Personal. Invitaciones a eventos internos de la PGR Destruir en el Archivo Descentralizado una vez cumplido el año.

6 Evaluaciones al personal expediente del Archivo de Personal Eventos Deportivos Lista Actualizada de nombramiento de Procuradores Auxiliares Central Después de cumplir los. Tramites en aduanas Partidas de Defunción s cumplido los cumplido los Memorando internos Fax: Repetidos Notas de Felicitaciones - Condolencias 5 años Temporal Destruir las copias en el Archivo Descentralizado Participación en Ferias y Simposios s haber cumplido 3años Fianzas, Avales y Garantías Transferir al archivo Central después de cumplir Formularios con información de personas que tramitan los servicios de la PGR Archivo Descentralizado Salida de menor del país cumplir los. Partidas de Nacimiento haber cumplido. Desincorporar después de fallecida la persona.

7 DESCRIPCION DE DOCUMENTO PERIODO DE RETENCION ACCIONES DISPOSITIVAS DESCENTRALIZADO CENTRAL Directorios telefónicos Información sobre paraderos de personas en el extranjero Informes de Procuradurías Auxiliares Informes especiales o confidenciales Informes trimestrales Supervisiones efectuadas en las Procuradurías Auxiliares de la PGR Invitaciones Delegación a representar al Procurador o adjunto. 2 años 5 años Temporal Tramite de adopciones Destruir en el Archivo Descentralizado después de cumplido 2 años cumplido cumplir 5 años Destruir al año de la Publicación del Informe anual. haber cumplido el año Destruir en el Archivo Descentralizado al cumplir el año cumplir. 3 años Licencias de Personal En archivo de Recursos Humanos Lista de funcionarios del la PGR Temporal Destruir la anterior cada vez que se actualice Lista Interna de teléfonos de PGR Temporal Destruir cada vez que se actualice

8 Memorias y Planes locales Procuradores Auxiliares Central después de cumplido Agendas Extranjeros demandados Central después de cumplido 3años Placas otorgadas a personalidades Central después de cumplir Presupuestos Central Registro de firmas autorizadas Central después de cumplir. Seguimiento a gestión de ayuda alimenticia en el exterior. 10 años Central después de cumplido Informe de eventos, culturales y sociales de la PGR Central después de cumplido Resoluciones expediente del Archivo de Personal y remitirlo después de un año. Reuniones Central después de cumplido Vacaciones y licencias de los funcionarios Central después de cumplido Vacaciones y licencias de los funcionarios Recursos Humanos Mantenerse en el expediente de Recursos Humanos Solicitud de información situaciones especiales Central después de cumplir Solicitud de publicaciones, obras 2 años Destruir en el Archivo Descentralizado al cumplir 2 años Viajes de Misiones Oficiales Central después de cumplido Jubilaciones Vacaciones y licencias de los funcionarios

9 Renuncias en el Archivo Central Visitas de personalidades Central después de cumplir Pérdida de puesto o traslados En Archivo de Recursos Humanos Autorización y delegación de jefaturas Conservarlo en archivo de personal Quejas, Reclamos y Protestas por servicios de la PGR Central después de cumplido Aperturas y Reapertura de nuevas oficinas en de la PGR Central después de cumplido Normas y Procedimientos Central después de cumplir. Licencias Fronterizas Desincorporar solo si está registrado en el libro Licitaciones Central después de cumplido Todo documento de 1960 hacia atrás es considerado Histórico Guardarlos en el Archivo Histórico Exposiciones Central después de cumplido Mantenimiento de automóviles, vales de gasolina Acuerdos de Recursos Humanos Conservarlo en expediente de cada empleado Documentos y Registros Financieros, Ley AFI 10 años Central después de liquidado. Devolución de Documentos Dictámenes Jurídicos Central después de cumplido

10 Directorios Temporal cada vez que se actualice Discursos Copias de documentos si se comprueba con originales Central Después de cumplir Destruir en el Archivo Descentralizado Correspondencia con Organismos Nacionales: públicos o privados, y Organismos Internacionales. Central Después de cumplir Correspondencia con Organismos Oficiales donde funciona la Embajada, Consulado o Sección Consular. Central Después de cumplir Gastos de funcionamiento por Procuradurías Auxiliares 5 años Desincorporar cuando la Contraloría General de la República de el finiquito. Horas Laborales