Gestión Documental: Ley N Orientaciones para la Organización de Archivo

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1 Gestión Documental: Ley N Orientaciones para la Organización de Archivo

2 Índice de Contenidos I. Trascendencia legal y administrativa de la Gestión Documental 1.1 Qué es información pública? 1.2 Qué se entiende por documentos? 1.3 Documentación oficial / no oficial 1.4 Documento / Información II. Presentación de las Orientaciones para la Organización de Archivos 2.1. Primera Fase: Organización y Catastro 2.2. Segunda Fase: Envío y Eliminación 2.3. Tercera Fase: Descripción Documental.01 Índice de Contenidos

3 Trascendencia Legal y Administrativa de la Gestión Documental: Ley N

4 Trascendencia Legal y Administrativa de la Gestión Documental La Ley N establece como obligación de los órganos y servicios de la administración del Estado, entregar a la personas que soliciten la información considerada como pública, de acuerdo con los procedimientos y los plazos establecidos La responsabilidad de la entrega de la información recae en la autoridad, jefatura o jefe superior del órgano o servicio (Artículo 16 ).02 Trascendencia Legal y Administrativa de la Gestión Documental

5 Qué es Información Pública? Es la información elaborada con presupuesto público y toda otra información que obre en poder de los órganos de la administración del Estado, cualquiera sea su formato, soporte, fecha de creación, origen, clasificación o procesamiento, a menos que esté sujeta a las excepciones señaladas Son asimismo, los actos y resoluciones de los órganos, sus fundamentos, los documentos que les sirvan de sustento o complemento directo y esencial, y los procedimientos que se utilicen para su dictación (Artículo 5 ).03 Qué es Información Pública?

6 Qué se comprende por Documentos? Todo escrito, correspondencia, memorándum, plano, mapa, dibujo, diagrama, documento gráfico, fotografía, microforma, grabación sonora, video, dispositivo susceptible de ser leído mediante la utilización de sistemas mecánicos, electrónicos o computacionales y, en general, todo soporte material que contenga información, cualquiera sea su forma física o características, y las copias de ellos.04 Qué se comprende por Documentos?

7 Tipos de Documentos Documentos oficiales Documentos no oficiales Son los asimilados a la nocióndeinstrumento público o auténtico. Es decir, los autorizados con las solemnidades legales porelcompetente funcionario. Por ejemplo: Decretos,resoluciones, oficios, entre otros Toda la documentación que obre en poder del órgano o la que haya sido dictada por éste, que no constituyadocumento oficial.porejemplo: Cartasdepeticiones, memorándum,diarios, borradores,fotocopias, entre otros.05 Tipos de Documentos

8 Desafíos de la Gestión Documental Documento Información.06 Desafíos de la Gestión Documental

9 Orientaciones para la Organización de Archivos: Presentación

10 Orientaciones para la Organización de Archivo Qué? 1 FASE Control Cuándo? Dónde? CATASTRO DE ARCHIVO 2 FASE Eliminación documental Envío al Archivo Nacional Eliminación ELIMINACIÓN FÍSICA DE DOCUMENTOS 3 FASE Sistematización de información Descripción documental BASE DE DATOS.07 Orientaciones para la Organización de Archivo

11 Primera Fase: Organización y Catastro

12 Metodología para Organizar la Información Se debe diseñar una metodología para llevar a cabo la organización documental. Uno de los productos de esta acción es la elaboración de un cuadro que contenga campos generales de clasificación. A continuación, un ejemplo: CUADRO CLASIFICATORIO DOCUMENTACIÓN Archivo Fondo Sub Fondo Sub-Sub Fondo Serie Documental MINISTERIO INTENDENCIAS GOBERNACIONES MUNICIPALIDADES SERVICIOS PÚBLICOS RESPECTIVOS DE CADA ARCHIVO MINISTERIAL FUNCIONES (DEPENDENCIAS) SUB FUNCIONES (SUB DEPENDENCIAS) Oficios, Resoluciones, Actas, Proyectos, Balances, Bienestar, Comisiones de Servicio, Convenios, Contratos, Difusión, Capacitación, Libro Mayor, Inventario de Bienes, entre otros NOTARIOS JUDICIALES CONSERVATORIOS.08 Metodología para Organizar la Información

13 Recomendaciones para Organizar e Identificar los Documentos Identificar los espacios físicos donde se conservan los documentos Evaluar las condiciones ambientales y de seguridad del recinto Formar un equipo de trabajo Considerar medidas de seguridad pertinentes: mascarillas y guantes.09 Recomendaciones para Organizar e Identificar los Documentos

14 Acciones para Organizar e Identificar los Documentos Clasificar / ordenar los documentos según serie documental Identificación general de la documentación para el envío al Archivo Nacional (Decreto Supremo, Resoluciones Exentas, Oficios, entre otros) Asegurar la conservación de los documentos Aislar unidades en muy mal estado de conservación.10 Acciones para Organizar e Identificar los Documentos

15 Catastro de Series Documentales Esto implica registrar las series documentales que se conservan en el servicio a través de una planilla con el fin de controlar los documentos del órgano o servicio Esta planilla debe incluir todos los documentos que tiene el órgano o servicio Debe contestar a las preguntas: Qué documentos tenemos?, Dónde están? y De cuándo son? PLANILLA DE CATASTRO.11 Catastro de Series Documentales

16 Segunda Fase: Envío y Eliminación

17 Envío de Documentos al Archivo Nacional 1. De conformidad a lo establecido en el Decreto con Fuerza de Ley N 5.200, artículo 14, deben ingresar, anualmente, los documentos oficiales que hayan cumplido los siguientes PLAZOS de antigüedad 2. Se deben observar para este trámite los procedimientos establecidos y recomendaciones técnicas de envío al Archivo Nacional. (Por ej.: clasificación, encuadernación, traslado, etc.). Este servicio cuenta con tres unidades dependientes: Archivo Nacional de la Administración Central (Santiago), Archivo Regional de la Araucanía (Temuco) y Archivo Regional de Tarapacá (Iquique) 3. Adicionalmente, se completará el FORMULARIO DE TRANSFERENCIA, en el que se debe resumir la información por cada serie documental que se envíe.12 Envío de Documentos al Archivo Nacional

18 Excepciones de Envío al Archivo Nacional Los documentos del Ministerio de Defensa, de las FF.AA., de Orden y Seguridad Pública Documentos relacionados con asuntos de límites y correspondencia intercambiada con las misiones y consulados chilenos en países vecinos.13 Excepciones de Envío al Archivo Nacional

19 Eliminación de Documentos 1. Los documentos oficiales sólo pueden ser eliminados de acuerdo a las disposiciones y recomendaciones establecidas en el Oficio Circular N de 1981, de la Contraloría General de la República 2. La autoridad competente para decidir la eliminación de estos documentos son: 2.1. Presidente de la República o un funcionario delegado 2.2. Jefe superior del servicio, en el caso de organismos descentralizados 2.3. Otros autorizados por ley 3. El encargado de archivos deberá elaborar un inventario y un acta de eliminación. Ambos documentos deben ser entregados al jefe de servicio para su revisión y firma 4. Finalmente, la eliminación se formaliza a través de un decreto o resolución exenta.14 Eliminación de Documentos

20 Tercera Fase: Descripción Documental

21 Productos de la Descripción Documental En esta fase, es recomendable que los servicios comiencen a trabajar sobre dos productos: Base de datos y Manual de Procedimiento sobre Gestión de Archivos Base de datos Manual de Procedimientos Estandarización de campos de información contenidos en un documento Instrumento esencial para la adecuada gestión de archivo Loscamposmínimosde información se construyeron a partir de la Norma Internacional GeneraldeDescripción Archivística (ISAD G) Normaliza el cumplimiento y desarrollodelos procedimientosdeusoy archivo de los documentos en la organización.15 Productos de la Descripción Documental

22 Resumen de Productos de las Orientaciones Cuadro Clasificatorio Documentos identificados y almacenados Catastro Depósito adecuado, con estanterías suficientes Encargado de Archivo - Equipo de ayudantes Base de Datos Manual de Procedimientos Gestión de Archivos.16 Resumen de Productos de las Orientaciones

23 Equipo Técnico Archivos Públicos El Equipo Técnico Archivos Públicos de la Comisión de Probidad y Transparencia entregará apoyo permanente: Orientaciones para la Organización de Archivo

24 www. leydetransparencia.cl

25 Orientaciones para la Organización de Archivo

26 Planilla de Catastro de Documentos de Archivo FONDO SUB FONDO SERIEVOLUMEN SUB-SUBVOLUMENCRONOLOORDENAMIEN DOCUMENT CONTENIDOMTS.INSTALACIÓN FONDOUNIDADESGÍATO ALLINEALES UBICACIÓN FISICA DEPOSITO SECTOR / ESTANTE Subsec. de Div. de SaludPlanificación PúblicaSanitaria Div. de Politicas Subsec. de Públicas SaludSaludables y PúblicaPromoción - Resolucio Vertederos nesregionales 1 0, Archivador Dep. de Alimentos ypromoción Nutrición Circulares de la Salud Carpetas Sector. Bodega1/ Cronológico Mac- Iver Estante. 4 Sector. Bodega2/ Cronológico Mac- Iver Estante. 1 TOTAL Orientaciones para la Organización de Archivo

27 Orientaciones para la Organización de Archivo

28 Orientaciones para la Organización de Archivo

29 Orientaciones para la Organización de Archivo

30 Código de referencia Nivel de descripción (Serie documental) Resumen del contenido Número de registro Título Notas Productor Corporativo Fechas del documento (Extremas) Control de ingreso: Fecha y responsable Unidad de almacenamiento Orientaciones para la Organización de Archivo

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