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8 EVALUACIÓN TÉCNICA DETALLADA Proceso de solicitud simplificada de ofertas No CONTRATAR EL APOYO Y SOPORTE INTEGRAL TÉCNICO Y FUNCIONAL EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORFEO, PARA LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA - UPME CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS OFRECIDAS Y GARANTIZADAS ESPECIFICACIONES TÉCNICAS MÍNIMO EXIGIDO POR LA UPME CONSULTORES EN INFORMACIÓN INFOMETRIKA SAS. CUMPLE Folio El contratista debe realizar las siguientes actividades: - Prestar los servicios de soporte funcional, apoyo y capacitación en sitio a través de una persona que atenderá los requerimientos de los funcionarios de la UPME en cuanto a Orfeo; en tiempo completo. - Actualización del sistema a las versiones que se encuentran disponibles en la comunidad, a petición de la Unidad. - Prestar el soporte técnico en sitio, cuando las necesidades del servicio lo ameriten. - Atención de eventos críticos que no permitan el funcionamiento de Orfeo, tendrán máximo una (1) hora para su solución. - Atención de eventos moderados que permitan el funcionamiento de Orfeo, pero no de forma óptima, tendrán máximo cuatro (4) horas para su solución. - Atención de eventos leves que permitan el funcionamiento de Orfeo, tendrán máximo dos (2) días para su solución. - El reporte de eventos y la definición de criticidad la hará el funcionario contacto por parte de la Entidad. - El contratista deberá generar relación de servicio por cada evento que ocurra y mantener un historial de los mismos en un sistema de tickets con miras a obtener datos estadísticos de comportamiento y atención de dichos eventos. Actividades de soporte técnico ORFEO Parametrizar el módulo de Digitalización para mejorar los tiempos de envío al servidor Implementar paginación en la bandeja de entrada del módulo de Radicación Mail. Implementar en el módulo de Estadísticas la totalidad de sus funciones en los reportes. Mantener el ambiente de producción del Sistema ORFEO. Mantener ambiente de pruebas idéntico al ambiente de producción para las pruebas necesarias para capacitaciones de usuarios nuevos. Implementar procedimiento de reinicio de secuencia automático para cambio de año. Mejorar el módulo de ayuda documentando cada uno de los módulos para que cada usuario tenga más opciones de ayuda. Actividades de apoyo y capacitación Creación de expedientes virtuales, capacitación y actualización del sistema ORFEO, inicialmente de las series Contratos, Proyectos, Hojas de Vida de funcionarios y posteriormente de las demás series que se requieran. SI 3 Prestar apoyo en el proceso de documentación y levantamiento de información correspondiente a la definición de los flujos de trabajo de los procesos establecidos para el desarrollo del sistema ORFEO. Prestar soporte y capacitación en todos los procesos de radicación de comunicaciones oficiales, (entrada, salida (masiva), memorandos), resoluciones, conformación de expedientes virtuales y aplicación de TRD. Capacitación a los funcionarios de la Unidad de Planeación Minero Energética. Creación del módulo de PQRS y consultas en línea para ciudadanos, dando cumplimiento a la ley anti trámite y directivas presidenciales. Realizar seguimiento mensual junto con el supervisor sobre los expedientes de contratos, convenios u órdenes creados a fin de constatar el expediente electrónico versus el físico y el avance de cada expediente (carpeta). Soporte a usuario final en sitio en los módulos de Radicación, Digitalización, Estadísticas y Transacciones posibles con un radicado. Creación de usuarios y gestión de permisos y privilegios de acuerdo a las funciones, así como inactivación por solicitud. Asesoría en tareas como Radicación masiva, Radicación de . Respuesta Rápida, Creación de TRD, Archivo de radicados. REQUERIMIENTOS TÉCNICOS La persona requerida debe tener el siguiente perfil y experiencia:, 3 SI 3 SI 3 SI 3

9 Servicio Ofrecer el servicio de soporte técnico y funcional. SI 3 Disponibilidad Persona en sitio: 8 horas de lunes a viernes. SI 3 Soporte técnico Mantener ambiente de pruebas idéntico al ambiente de producción para las pruebas necesarias para capacitaciones de usuarios nuevos. Mejorar el módulo de ayuda documentando cada uno de los módulos para que cada usuario tenga más opciones de ayuda. SI 3 Apoyo y capacitación Creación de expedientes virtuales, capacitación y actualización del sistema de gestión documental ORFEO, inicialmente de las series Contratos, Proyectos, Hojas de Vida de funcionarios y posteriormente de las demás series que se requieran. Prestar apoyo en el proceso de documentación y levantamiento de información correspondiente a la definición de los flujos de trabajo de los procesos establecidos para el desarrollo del sistema ORFEO. Prestar soporte y capacitación en todos los procesos de radicación de comunicaciones oficiales, (entrada, salida (masiva), memorandos), resoluciones, conformación de expedientes virtuales y aplicación de TRD Creación del módulo de PQRS y consultas en línea para ciudadanos, dando cumplimiento a la ley anti trámite y directivas presidenciales. Realizar seguimiento mensual junto con el supervisor sobre los expedientes de contratos, convenios u órdenes creados a fin de constatar el expediente electrónico versus el físico y el avance de cada expediente (carpeta). Creación de usuarios, gestión de permisos y privilegios de acuerdo a las funciones, así como inactivación por solicitud. Asesoría en tareas como Radicación masiva, Radicación de , incorporación de TRD al sistema, archivo de radicados. SI 3, 4 Niveles de servicio Crítico: Atención de eventos críticos que no permitan el funcionamiento de Orfeo, tendrán máximo una (1) hora para su solución. Moderado: Atención de eventos moderados que permitan el funcionamiento de Orfeo, pero no de forma óptima, tendrán máximo cuatro (4) horas para su solución. Leve: Atención de eventos leves que permitan el funcionamiento de Orfeo, tendrán máximo dos (2) días para su solución. El reporte de eventos y la definición de criticidad la hará el funcionario contacto por parte de la Entidad. SI 4 Desarrollo 100 horas de desarrollo disponibles. SI 4 Registro y seguimiento Registrar, efectuar seguimiento, escalar y cerrar todos los requerimientos e incidencias presentados en el software de recepción de tiquetes de servicio. SI 4 DOCUMENTOS REQUERIDOS Propuesta técnica y económica, desagregado el IVA si hay lugar, de conformidad con el Formato de precios. Se deberá allegar propuesta original y una (1) copia. Si hay discrepancia entre la original y la copia se tendrá como válida la información consignada en la original. CONSULTORES EN INFORMACIÓN INFOMETRIKA SAS. CUMPLE FOLIO -4, 6 Certificado de existencia y representación con fecha de expedición no superior a 30 días con anterioridad a la fecha de cierre, si hay lugar. Fotocopia del documento de identidad del proponente y/o representante legal SI 15 Copia del Registro Único Tributario RUT SI Certificación de pago de aportes a la seguridad social integral y parafiscal expedida por el Representante legal o Revisor fiscal si de acuerdo a la información de la Cámara de Comercio tiene registrado revisor fiscal. Certificación bancaria de la cuenta en donde se realizará la transferencia de los recursos producto de la ejecución de la orden. SI ago Documentos que acrediten la experiencia del proponente SI Hoja de vida de los profesionales asignados a la ejecución del servicio anexando certificaciones de experiencia SI 82-88, ,

10 EVALUACIÓN TÉCNICA DETALLADA Proceso de solicitud simplificada de ofertas No CONTRATAR EL APOYO Y SOPORTE INTEGRAL TÉCNICO Y FUNCIONAL EN EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL ORFEO, PARA LA UNIDAD DE PLANEACIÓN MINERO ENERGÉTICA - UPME PROPONENTE CONSULTORES EN INFORMACIÓN INFOMETRIKA SAS. EXPERIENCIA DEL PROPONENTE EXPERIENCIA VALIDA FECHA DE EMPRESA QUE EXPIDE LA VALOR FOLIO FECHA DE INICIO NOMBRE DEL PROYECTO OBJETO TERMINACIÓN SI NO CERTIFICACIÓN AGENCIA NACIONAL DE MINERÍA AGENCIA NACIONAL DE MINERÍA Contratar el mantenimiento, soporte y actualización al sistema de administración de correspondencia ORFEO $88,624,000 F /08/ /12/2014 X UNIDAD DE PLANEACIÓN UNIDAD DE PLANEACIÓN Realizar la actualización, mantenimiento y soporte técnico MINERO ENERGÉTICA MINERO ENERGÉTICA para ORFEO $54,665,179 F,075 21/05/ /12/2013 X ORGANISMO NACIONAL DE ACREDITACIÓN DE COLOMBIA ORGANISMO NACIONAL DE ACREDITACIÓN DE COLOMBIA Prestación del servicio de implementación y puesta en funcionamiento, así como el soporte y mantenimiento del programa de gestión documental ORFEO $28,144,590 F /05/ /08/2013 X FINANCIERA DE DESARROLLO NACIONAL SUPERÍNTENDENCIA DE PUERTOS Y TRANSPORTE FINANCIERA DE DESARROLLO NACIONAL SUPERÍNTENDENCIA DE PUERTOS Y TRANSPORTE Prestar sus servicios para el levantamiento y actualización de las tablas de retención documental, así como la implementación, parametrización, actualización, capacitación y soporte del sistema orfeo de conformidad con la propuesta presentada. Prestar sus servicios profesionales para realizar la instalación, parametrización, migración de datos, capacitación, sensibilización, pruebas y puesta en funcionamiento del sistema de gestión documental orfeo, incluido soporte técnico, instalación en el hardware requerido para que corra en ambiente web con licenciamiento gpl.. $27,650,000 F /01/ /04/2014 X $87,116,000 F.078-F /10/ /12/2010 X OBSERVACIÓN FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO FONDO FINANCIERO DE PROYECTOS DE DESARROLLO Realizar la implementación, instalación, pruebas, estabilización y puesta en marcha el programa, soporte mantenimiento y capacitación y/o entrenamiento, en los perfiles establecidos conjuntamente.. $198,158,160 F /06/ /10/2009 X FACTORES DE EVALUACIÓN MÁXIMO PUNTAJE CONSULTORES EN INFORMACIÓN VALOR FOLIO PUNTAJE EVALUACIÓN TÉCNICA Experiencia del proponente EVALUACIÓN ECONÓMICA Valor de la propuesta 600 $52,680, PUNTAJE OBTENIDO 1000

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