Diputación Digital de Huesca CONDICIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA PARA ENTIDADES DE MENOS DE MENOS DE HABITANTES.

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1 CONDICIONES TÉCNICAS DEL SERVICIO DE ADMINISTRACIÓN ELECTRÓNICA PARA ENTIDADES DE MENOS DE MENOS DE HABITANTES.

2 ÍNDICE 1. ALCANCE DEL SERVICIO. 2. DESCRIPCION DEL SISTEMA. 3. SOPORTE TÉCNICO Y JURÍDICO.

3 1. ALCANCE DEL SERVICIO.

4 1. ALCANCE DEL SERVICIO Uso de un sistema de información para la gestión de servicios de administración electrónica, por parte de las entidades locales de menos de habitantes. Acompañamiento a las entidades para la adquisición de los medios materiales y el conocimiento necesario para su uso: Consultoría. Formación. Adquisición de equipamiento / certficados IMPLANTACIÓN MANTENIMIENTO Y SOPORTE Mantenimiento técnico y actualización jurídica Soporte técnico y jurídico

5 2. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA.

6 CARACTERÍSTICAS GENERALES Conjunto de funciones integradas entre sí. Acceso a través de navegador web. Adaptación a la legislación en materia de administración electrónica y protección de datos: Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. Esquemas nacionales de seguridad e interoperabilidad. Ley orgánica de protección de datos. Ley 59/2003 de firma electrónica.

7 2.1. REGISTRO E/S Y REGISTRO ELECTRÓNICO. FUNCIÓN Conjunto de funciones para la gestión informática de todos los movimientos registrales, tanto por vía presencial, como telemática. CARACTERÍSTICAS Permite la creación de oficinas auxiliares. Sellado de tiempo para garantizar la fecha y hora oficial de las anotaciones. Emisión de recibo para el interesado en el que consta como mínimo la relación de documentos presentados, fecha y hora de presentación. Posibilidad de impresión de etiquetas adhesivas (sustituto del sello de caucho). Asignación de metadatos al documento, para facilitar su posterior gestión y archivo. Posibilidad de incorporación del documento directamente a un expediente nuevo o no.

8 2.2. DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS FUNCIÓN Obtención de imágenes electrónicas de los documentos aportados por los ciudadanos, con su misma validez, mediante un proceso de digitalización que garantiza su autenticidad, integridad y conservación. Asociación a la correspondiente anotación registral y/o expediente CARACTERÍSTICAS Firma y sellado de tiempo de los documentos para garantizar su integridad y momento de la digitalización. Posibilidad de firma personal o de órgano. Digitalización individual y masiva de documentos. Digitalización interactiva como en un proceso desatendido. Identificación unívoca de los documentos y asociación automática de metadatos propios del proceso de digitalización (tamaño, nº páginas, resolución, etc),

9 2.3. GESTOR DOCUMENTAL / CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS FUNCIÓN Creación y gestión de expedientes electrónicos, a demanda del usuario gestor o a partir de un documento incoporado al sistema desde cualquier origen (registro, creación propia), entendiento por expediente electrónico un conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo. Creación y gestión de libros oficiales (registro, actas, decretos, etc). Disponibilidad de un catálogo de procedimientos de apoyo a la tramitación electrónica. Normalización del modelo de datos, guia de tramitación y documentos asociados. Posibilidad de automatización de secuencias tareas rutinarias.

10 2.3. GESTOR DOCUMENTAL / CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS CARACTERÍSTICAS Gestión de expedientes / gestor documental Posibilidad de incorporar a los expedientes documentos creados con diferentes aplicaciones de ofimática (MS, Open Office, imágenes, etc.). Inclusión en el expediente de conjunto de metadatos que ayuden a su identificación, clasificación, localizacion y posterior archivo. Generacion del índice electrónico que agrupa todos los documentos del expediente y que podrá firmarse para garantizar la integridad del expediente, Posibilidad de generar copias del expediente para puesta a disposición del mismo a 3ºs. Permite la clasificacion de documentos y expedientes de acuerdo al cuadro de clasificación de la entidad, para facilitar el posterior archivo. Posibilidad de firma y conversión a Formato estándar PDF/A-1a para archivo,

11 2.3. GESTOR DOCUMENTAL / CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS Catálogo de procedimientos. CARACTERÍSTICAS El catálogo de procedimientos servirá para la clasificación de los expedientes y como guía de tramitación. Para cada procedimiento del catálogo puede generarse una ficha con información de los trámites y modelos de documentos e instancias que el ciudadano podra descargar en la sede y presentar tanto presencial como telemáticamente. Cada proceddimiento incluirá un conjunto de plantillas personalizables por la entidad, para facilitar la creación de documentos. Plantilla Datos Documento

12 2.4. COPIAS DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Generacion de copias auténticas de documentos electrónicos emitidos por el propio interesado o por las entidades usuarias. Para copias realizadas en soporte papel y en cumplimiento de la Ley 11/2007. generación del código que permita verificar a través de la sede electrónica de la entidad la autenticidad del documento.

13 2.5. COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS Emisión de comunicaciones electrónicas, en el que siempre exista constancia de la transmisión y recepción, fechas de envío, contenido íntegro, remitente y destinatarrio de las mismas. Emisión de notificaciones electrónicas, el sistema permitirá acreditar la puesta a disposición del interesado y el acceso/no a la notificación para control de plazos. Posibilidad de registrar la preferencia / consentimiento del usuario en cuanto a los medios de notificación. Posibilidad de acceder a las notificaciones a través de la sede electrónica y previa identificación con certificado.

14 2.6. SEDE ELECTRÓNICA Funciones accesibles a través de la sede Registro electrónico Catálogo de procedimientos de la EE.LL. Validación del código seguro de verificación. Consulta del estado del expediente (indicado por el gestor). Puesta a disposición del interesado de sus expedientes y documentos asociados Notificaciones electrónicas. CARACTERÍSTICAS Integración con las sedes electrónicas ya creadas (192), con el gestor Pista Local +. Algunas funciones requerirán de la validación del usuario a través de un certificado de firma electrónica.

15 2.7. FUNCIONESTRANSVERSALES Portafirmas: Bandeja de recepción de documentos para su firma / rechazo. Posibilidad de firmar lotes de documentos. Posibilidad de delegación de firma. Posibilidad de firma desatendida en el servidor (para firmas automatizadas con sello de órgano) Posibiliad de establecer flujos de firmas, firmas en paralelo y de forma secuencial. así como definir usuarios que deban validar el contenido antes de la firma por parte de otro usuario. Utilización de formatos de firma de larga duración (PAdES, Xades..). Todos los documento firmados, se generarán con un sello de tiempo e incluyen un código seguro de verificación (CSV) que permirirá su validación por terceros en la sede electrónica. Firma móvil, desde dispositivos Android y iphone.

16 2.7. FUNCIONESTRANSVERSALES Gestión de permisos de usuario pudiendo un usuario tener permisos en diferentes entidades. Gestionar un listado de terceros, común a todas las utilidades del sistema. Extracción de estadísticas e informes relacionados con el uso / tipo de uso del sistema.

17 3. SOPORTE TÉCNICO Y JURÍDICO Servicio de soporte técnico y jurídico telefónico Horario: De lunes a viernes de 8:00 h. a 15:00 h. Tiempos máximos de resolución de incidencias. Incidencias críticas: menos de 4 horas. Incidencias no críticas (parte de la funcionalidad afectada): menos de 16 horas. Seguimiento de la resolución de incidencias a través de una página web.

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