esigna Digital Scan. Digitalización certificada

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1 esigna Digital Scan. Digitalización

Digitalice y firme electrónicamente todos sus documentos de una forma sencilla y rápida Sistema que consiste en una solución de digitalización de documentos, que permitirá al cliente digitalizar

2 Digitalice y firme electrónicamente todos sus documentos de una forma sencilla y rápida Sistema que consiste en una solución de digitalización de documentos, que permitirá al cliente digitalizar documentos, con plena validez jurídica mediante el sistema de compulsa electrónica. esigna DigitalScan cumple los requerimientos de GEL y las guías de digitalización, lo cual permitirá digitalizar y destruir con plena validez jurídica. Permite la firma y sellado de larga duración del fichero digitalizado, mediante certificado reconocido, en formato Xades-XL, el cual almacena las evidencias necesarias para poder verificar la firma electrónica a lo largo del tiempo. Instalar y listo. Solución llave en mano que permite una instalación sin ningún tipo de configuración por parte del usuario y que incluye todos los elementos para la digitalización (appliance). El proceso de digitalización es un proceso automático, escanea, firma y sella en tiempo, presionando un solo botón. Pero además es un proceso atómico, entre la introducción de los documentos en el escáner y la obtención del fichero firmado y con el sello de tiempo no permite intervención humana alguna.

esigna DigitalScan cumple los requerimientos de GEL y las guías de digitalización, lo cual permitirá digitalizar y destruir con plena validez jurídica.

3 Reconocimiento y Obtención de los Escaneo y firma de Recopilación de los extracción del metadatos Almacenamiento Integración con documentos de documentos a texto contenido en requeridos para el en el gestor aplicaciones de forma automática digitalizar el documento almacenamiento documental terceros (Opcional) y atómica (OCR) del documento esigna RegTracker esigna Scanner Service PROCESO ATÓMICO esigna Intelligence OCR esigna OCR Template Service MÓDULOS OPCIONALES MÓDULOS OPCIONALES

automática digitalizar el documento almacenamiento documental terceros (Opcional) y atómica (OCR) del documento esigna

4 1 2 3 Los documentos son recopilados y ordenados en la bandeja de entrada del escáner, los lotes de documentos se separan mediante Patch Codes. Posteriormente con sólo pulsar un botón (en el escáner u opcionalmente desde el puesto de escaneo a través de esigna Scanner Service) comenzará la Digitalización Certificada. esigna Digital Scan Docu pondrá en marcha todos los mecanismos de forma automática, procediendo al escaneo de toda la documentación separada por lotes y documentos, obtención del texto contenido y firma electrónica en formato longevo- de las copias realizadas. 4 Los metadatos requeridos para el documento son obtenidos de cuatro formas diferentes : Automáticamente interpretando una etiqueta con un código PDF-417 en el que en el paso 1 los metadatos fueron Introducidos a través de la herramienta esigna RegTracker (opcional). Automáticamente a través de una plantilla definida previamente (módulo esigna TemplateService) y que se aplica en base al contenido del documento, a través de esta plantilla se obtendrán los metadatos clasificados en la plantilla aplicada. Automáticamente a través de un módulo de procesado con OCR inteligente, esigna Intelligence OCR. Este se encargará de extraer del documento aquellos campos que se hayan configurados como datos a extraer del mismo. Manualmente a través de una interfaz específicamente diseñada para ello.

esigna Digital Scan Docu pondrá en marcha todos los mecanismos de forma automática, procediendo al escaneo de toda la documentación separada por lotes y documentos, obtención del texto contenido y

5 5 Los documentos se almacenan en un gestor documental propio. Desde la plataforma web propia del sistema los usuarios con permisos podrán, mediante intuitivos buscadores, exploradores y listados, recuperar cualquier documentación digitalizada y verificar la integridad de la misma. El sistema permitirá localizar los documentos, tanto por el texto contenido en los mismos, gracias al OCR que se realiza de dichos documentos, como mediante los metadatos de búsqueda que se hayan especificado. 6 Los documentos electrónicos firmados enformato PDF/A con formato de firma longeva y sellado de tiempo-, los metadatos y los datos obtenidos mediante el proceso de OCR podrán ser integrados en aplicativos de terceros (ERP, Gestores Documentales, ) a través de una completa capa de webservices incluida en la herramienta.

6 Introducción de los metadatos a través de un código PDF-417 impreso en una etiqueta utilizaremos la herramienta esigna RegTracker. Será en esta herramienta donde seleccionaremos el tipo documental, a fin de que nos solicite los metadatos de necesaria incorporación para dicho tipo documental. Si seleccionamos el tipo documental FACTURA, nos solicitará los datos que requiere la Agencia Tributarias Española (AEAT): Si seleccionamos el tipo documental FACTURA, nos solicitará los metadatos indicados en el PGD Los metadatos introducidos en la herramienta esigna RegTracker se codificarán en un código PDF-417 que se imprimirá en etiquetas a través de una etiquetadora.

Si seleccionamos el tipo documental FACTURA, nos solicitará los datos que requiere la Agencia Tributarias Española (AEAT): Si seleccionamos el tipo documental

7 esigna ScannerService es una aplicación de escritorio, para entornos Windows, que permite escanear documentos, procesarlos y generar lotes para su posterior compulsa mediante esigna DigitalScan. Garantiza la digitalización masiva de documentos independientemente del software proporcionado por el fabricante de la digitalizadora ya que será esta aplicación la que se encargará de procesar los documentos digitalizados por el escáner Adicionalmente la herramienta esigna ScannerService va a permitir dotar al sistema de funcionalidades adicionales como son: Digitalización masiva mediante el uso de hojas separadoras Patch Codes. Posibilidad de establecer una nomenclatura personalizada acorde a las necesidades del cliente para los ficheros digitalizados. Agrupación de ficheros por lotes. Posibilidad de envío de los documentos ya digitalizados a un buzón ftp. Visor de eventos relativos al procesado de la documentación con el fin de facilitar la detección e identificación de posibles errores producidos durante este proceso.

documentos digitalizados por el escáner Adicionalmente la herramienta esigna ScannerService va a permitir dotar al sistema de funcionalidades adicionales como son: Digitalización masiva mediante el

8 esigna OCR Template Service es una aplicación de escritorio, para entornos Windows, que permite definir las plantillas para la captura automática de metadatos mediante OCR zonal. Las plantillas se definirán por Tipo Documental, así mismo se establecerán una serie de elementos de comprobación que permitirán vincular la plantilla con el documento al que se debe aplicar la misma. esigna OCR Template Service sugerirá en función del Tipo Documental los metadatos que se han de seleccionar mediante un OCR Zonal. Adicionalmente permitirá testear el grado de corrección del área mediante una prueba en la que se capturaran los datos seleccionados en cada área. Será posible el duplicar una plantilla, para adaptarla a variaciones del formato original del documento.

la misma. esigna OCR Template Service sugerirá en función del Tipo Documental los metadatos que se han de seleccionar mediante un OCR Zonal.

9 El módulo de esigna Intelligence OCR ofrece una probada y excepcional captura y verificación de la información de lso documentos recibidos. Adicionalmente se integra fácilmente con todos los ERP s del mercado, sistemas financieros y workflows. El módulo OCR está diseñado para aprender de forma automática dónde encontrar la información relevante del documento y para crear un perfil de documento por Tipo Documental. Así, la extracción de la información es incluso más rápida y precisa con el tiempo dado que la solución aprende de forma autónoma. La lectura de información la realizará en base a palabras clave, que previamente habrán sido definidas y en base las cuales el OCR sabrá localizar, leer e interpretar la información de cada documentos.

El módulo OCR está diseñado para aprender de forma automática dónde encontrar la información relevante del documento y para crear un perfil de documento por Tipo Documental.

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