Digitalización Certificada

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1 Digitalización Certificada Alfonso Martín Coscolla Jefe de la Dependencia Regional de Informática Tributaria Delegación Especial de Aragón de la AEAT

2 Índice La Digitalización Certificada. 1- Marco legal del Documento Electrónico 2- Marco legal de la Digitalización Certificada 3- Descripción del proceso técnico 4- El procedimiento administrativo de homologación de software

3 Marco legal del Documento Electrónico Ley 11/2007, Ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos (LAECAP) Documento electrónico: información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. * Modificación de la Ley 59/2003 de Firma Electrónica, por la Ley 56/2007 de medidas de impulso de la Sociedad de la Información.

4 Marco legal del Documento Electrónico LAECSP Capitulo IV. De los Documentos y Archivos Electrónicos Artículos 29, Documento administrativo electrónico Las Administraciones Públicas podrán emitir validamente por medios electrónicos los documentos administrativos a los que se refiere el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, siempre que incorporen una o varias firmas electrónicas conforme a lo establecido en la Sección 3.ª del Capítulo II de la presente Ley.

5 Marco legal del Documento Electrónico Artículos 30, Copias electrónicas. 1. Las copias realizadas por medios electrónicos de documentos electrónicos emitidos por el propio interesado o por las Administraciones Públicas, manteniéndose o no el formato original, tendrán inmediatamente la consideración de copias auténticas con la eficacia prevista en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, siempre que el documento electrónico original se encuentre en poder de la Administración, y que la información de firma electrónica y, en su caso, de sellado de tiempo permitan comprobar la coincidencia con dicho documento.

6 Marco legal del Documento Electrónico Artículos 30, Copias electrónicas. 2. Las copias realizadas por las Administraciones Públicas, utilizando medios electrónicos, de documentos emitidos originalmente por las Administraciones Públicas en soporte papel tendrán la consideración de copias auténticas siempre que se cumplan los requerimientos y actuaciones previstas en el artículo 46 de la Ley 30/ Las Administraciones Públicas podrán obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, de lo que se dejará constancia. 4. En los supuestos de documentos emitidos originalmente en soporte papel de los que se hayan efectuado copias electrónicas de acuerdo con lo

7 Marco legal del Documento Electrónico Artículos 30, Copias electrónicas. 5. Las copias realizadas en soporte papel de documentos públicos administrativos emitidos por medios electrónicos y firmados electrónicamente tendrán la consideración de copias auténticas siempre que incluyan la impresión de un código generado electrónicamente u otros sistemas de verificación que permitan contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos de la Administración Pública, órgano o entidad emisora.

8 Marco legal del Documento Electrónico Artículos 31, LAECSP Archivo electrónico de documentos 1. Podrán almacenarse por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. 2. Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.

9 Resumen: Marco legal del Documento Electrónico La Ley 11/2007 acota mucho el Documento Electrónico en el entorno de las Administraciones Públicas, pero no en el entorno privado. Resto normativa ambigua, con lagunas, aunque se puede considerar que se acepta que un documento electrónico es válido siempre que se asegure su integridad y autenticidad (Firma Electrónica avanzada). Así, un ciudadano puede relacionarse con la Administración por medios electrónicos o en papel, pero no puede realizar la conversión de papel a documento electrónico por sí mismo, salvo...

10 Índice La Digitalización Certificada. 1- Marco legal del Documento Electrónico 2- Marco legal de la Digitalización Certificada 3- Descripción del proceso técnico 4- El procedimiento administrativo de homologación de software

11 Marco legal de la Digitalización Certificada Orden EHA 962/2007 de 10 de Abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación de facturas. Define Digitalización Certificada Define Proceso para Certificarse Resolución de 24 de octubre de 2007, de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, sobre procedimiento para la homologación de software de digitalización contemplado en la Orden EHA/962/2007 Detalla los aspectos técnicos

12 Orden EHA 962/2007 de 10 de Abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación de facturas. Artículo 7. Digitalización certificada de facturas recibidas y documentos sustitutivos recibidos y de otros documentos o justificantes. 1. Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan el carácter de originales. Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel que les sirvieron de base.

13 Artículo 7. Digitalización certificada de facturas recibidas y documentos sustitutivos recibidos y de otros documentos o justificantes. 2. Se entiende por digitalización certificada el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoelectrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Tiene que realizarse con un software homologado por la AEAT

14 Regreso Al mundo real

15 Índice La Digitalización Certificada. 1- Marco legal del Documento Electrónico 2- Marco legal de la Digitalización Certificada 3- Descripción del proceso técnico 4- El procedimiento administrativo de homologación de software

16 Digitalización Certificada. 1. El proceso técnico. Fase de Digitalización : Proceso automático e ininterrumpido de las siguientes tareas: Escaneo de la factura papel. Optimización automática de la imagen para garantizar su legibilidad, de modo que todo el contenido del documento original pueda apreciarse y sea válido para su gestión (umbralización, reorientación, eliminación de bordes negros). Inclusión de metadatos (nombre sw, versión, marca tiempo, referencia homologación) Firma del fichero anterior (imagen + metadatos)

17 Digitalización Certificada. 1. El proceso técnico. Fase de Digitalización: Para asegurar que el proceso es sin posibilidad de manipulación humana, debe de hacerse por completo en memoria RAM. Si no se deben de implementar medidas técnicas de seguridad similares.

18 Digitalización Certificada. 1. El proceso técnico. Fase de Base de Datos: Organizar en una Base de Datos: Imagen. Metadatos. O enlace al fichero que los contenga Firma de lo anterior. Información del certificado firmante. Datos relativos al contenido, que se han podido extraer por OCR o manual. Requisitos de la Base de Datos: Acceso completo y sin demora. Debe ser firmada al cierre de cada período de liquidación.

19 Digitalización Certificada. 1. El proceso técnico. La Digitalización Certificada permite firmar electrónicamente las facturas digitalizadas por el propio receptor, y sin necesidad de acuerdo previo con el emisor.

20 Digitalización Certificada. 1. El proceso técnico. Otros aspectos: La digitalización puede ser llevada a cabo por el propio obligado tributario o por un tercero. El certificado para la firma de la imagen será del que digitalice. Resolución mínima de la imagen 200 ppp. El fichero formato de la imagen deben ser un estándar de uso común de los reflejados en el portal de la AEAT. Actualmente, ISO (PDF/A), PNG, JPEG 2000, PDF 5.0 ó superior, TIFF 6.0 ó superior) Se establece como referencia el formato XMP (extensible Metadata Platform) para los metadatos.

21 Índice La Digitalización Certificada. 1- Marco legal del Documento Electrónico 2- Marco legal de la Digitalización Certificada 3- Descripción del proceso técnico 4- El procedimiento administrativo de homologación de software

22 Digitalización Certificada. 2. El procedimiento administrativo de homologación del software. Documentación a presentar: Escrito de solicitud. Entidad residente en España o en la U.E. Declaración Responsable del cumplimiento de requisitos. Con datos de la persona de contacto a efectos de la tramitación del expediente.

23 Digitalización Certificada. 2. El procedimiento administrativo de homologación del software. Documentación a presentar: Informa Técnico descriptivo del funcionamiento. Descripción de las técnicas que garantizan los requisitos. Descripción del escenario de funcionamiento. Informe emitido por Entidad de Auditoría Informática. No existe lista que pueda suministrar la AEAT. Independiente. Plan de Gestión de Calidad con Formato Tipo de Adhesión. Pautas mantenimiento preventivo dispositivos asociados y propio sw. Asegurar se produzcan imágenes fieles e íntegras con el paso del tiempo.

24 Digitalización Certificada. 2. El procedimiento administrativo de homologación del software. Características del procedimiento administrativo: Competencia del Director de Informática Tributaria de la AEAT. Plazo de resolución 6 meses. Silencio administrativo tiene sentido negativo (desestimada) Posibilidad de la Administración de recabar cuanta información estime necesaria.

25 Digitalización Certificada. 2. El procedimiento administrativo de homologación del software. Características del procedimiento administrativo: Resolución negativa debe ser motivada. Resolución positiva: Incluirá la referencia de homologación (metadato) Implicará la inclusión del software homologado en una lista en el portal de la AEAT.

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27 Gracias por su atención Alfonso Martín Coscolla Dependencia Regional de Informática Tributaria Delegación Especial de Aragón s

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