FACTUM. Solución de digitalización certificada

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1 FACTUM Solución de digitalización certificada

2 Contenido 1. Qué es? 2. Fundamentos legales 3. Contexto actual de FACTUM 4. Beneficios 5. Esquema de funcionamiento de FACTUM 6. Funcionalidad 7. Características de FACTUM 8. Aplicación web 2

3 Qué es? FACTUM es un software de digitalización certificada homologado por la Agencia Tributaria en Abril de 2009 convirtiendo a la Universidad de Murcia en la primera entidad pública Española que obtuvo esta homologación. Se entiende por Digitalización certificada el proceso en el cual a partir de una factura en papel, se genera una imagen digital firmada electrónicamente con el mismo valor probatorio que una factura original, de forma semejante a un proceso de compulsa. 3

4 Fundamentos Legales Orden EHA/962/2007, de 10 de abril Artículo 7. Digitalización certificada de facturas recibidas y documentos sustitutivos recibidos y de otros documentos o justificantes. Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan el carácter de originales. Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así digitalizados permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel que les sirvieron de base. 4

5 Contexto actual de FACTUM FACTUM surgió como un software para la digitalización certificada de facturas. Hoy en día se ha ampliado su uso a todo tipo de documentos como: fichas de jugadores, solicitudes de permisos de vacaciones, contratos, actas Cualquier documento en papel al que queramos dar vida digital, deberá pasar un proceso de digitalización certificada. 5

6 Beneficios Eliminación del papel. Ahorro de espacio. Reduciendo tiempo de procesamiento (envíos, consultas, etc ) Simplifica la gestión. = Mejora las comunicaciones. 6

7 Beneficios Ahorro de costes Los estados habituales de una factura son: Recepción, registro, clasificación, reparto, verificado, aprobación, fotocopiado, contabilización, archivado, consultas El tiempo de procesamiento medio de una factura se estima en 17 5 minutos. El coste promedio de un administrativo es 20 / hora. Coste medio por factura: Costes de procesamiento 5.83 Costes de almacenamiento Ahorro total por factura de

8 Esquema de funcionamiento de FACTUM Diagrama general Se escanea la factura La imagen se procesa y se firma digitalmente Software de digitalización Se guarda en el gestor documental Una vez finalizado el proceso ya se podría destruir la factura Al cierre del periodo de liquidación Se firma la base de datos para garantizar su integridad 8

9 Esquema de funcionamiento de FACTUM Descripción Se realiza un proceso informático automático en el que, sin interrupción del mismo y sin intervención en momento alguno de un operador, se lleven a cabo las siguientes tareas en el orden que se marca: 1. Digitalización de la factura obteniendo un fichero en memoria 2. Optimización de la imagen de modo que todo el contenido del documento original pueda apreciarse 3. Introducir en el fichero de la imagen, como metadatos en formato XMP, la información exigida por la Administración Tributaria, tales como: Referencia identificativa de la homologación acordada Marca de tiempo Nombre y el número de versión del software de digitalización 4. Firma electrónica del fichero de la imagen y metadatos 5. Registro en el gestor documental. 9

10 Funcionalidad de FACTUM Las copias que se generan garantizan la autenticidad, integridad y conservación de los documentos. Permite la búsqueda selectiva por cualquiera de los datos que deban reflejarse en los libros de registro. Permite la copia o descarga en línea en los formatos originales. Permite la impresión a papel de aquellos documentos que sean necesarios a los efectos de la verificación o documentación de las actuaciones de control fiscal. Al acabar cada periodo de liquidación se firma la base de datos documental, para garantizar su integridad. 10

11 Características básicas de FACTUM Actualmente en versión 2.0 homologada por la Agencia tributaria. Es un software independiente, no está ligado a ninguna otra aplicación. Se puede utilizar en formato web (mediante un Applet Java) o desde una aplicación de escritorio. Se puede integrar con un ERP o sistema de gestión. Utiliza los formatos recomendados por la AEAT: Formato de la imagen JPEG 2000 en un contenedor PDF para poder tener documentos multipágina legibles universalmente. Un único fichero digital distinto para cada factura. Tamaño promedio de la imagen por página de 700 KB (resolución de 200 pp). Acepta indistintamente firma PDF o XAdES (XAdES-EPES por defecto) 11

12 Características básicas de FACTUM Permite componer documentos multipágina con escáneres sencillos (sin necesidad de un alimentador). Utiliza el estándar TWAIN para realizar la adquisición de los datos. Soporta diferentes formatos (A3, A4, multipágina, duplex, blanco y negro y color). Usa XMP para la inclusión de metadatos dentro del documento de imagen. Para registrar los metadatos y las imágenes de las facturas utiliza el gestor documental de software libre Alfresco (multiplataforma). 12

13 Características avanzadas Más que digitalización certificado de facturas Es el núcleo de un sistema de digitalización genérico configurable y ampliable. Diseñado para abarcar la gestión de múltiples tipos de documentos, no solamente las facturas. Es necesario identificar los metadatos de cada tipo de documento y construir una interfaz. Permite la clasificación y composición automática de documentos, mediante códigos de barras situados en las páginas iniciales de los documentos a digitalizar. Con el mismo sistema, permite la digitalización desatendida. Admite post-procesado y pre-procesado de documentos. 13

14 Características avanzadas Clasificación y composición automática de documentos Basado en sistemas de códigos de barras. Podemos haber registrado previamente los datos de un documento / expediente y asignarle un nº de registro. Se adjuntará al documento una etiqueta con el código (bien sobre el mismo documento, bien sobre una cubierta). Podemos disponer de un sistema centralizado y eficiente de digitalización (escáneres rápidos y de más calidad). El sistema puede leer el código, identificarlo con el documento que es y asignarle los metadatos correspondientes al digitalizarlo. Completamente desasistido. Configurable con un fichero en XML Acciones, según el código o tipo de código podemos disparar una acción personalizada u otra. Tipos de códigos de barras (EAN, ITF, etc ). 14

15 Características avanzadas Post Procesado de documentos Se ha implementado un mecanismo para que se puedan ejecutar acciones tras el proceso de digitalización, firma y almacenamiento en la base de datos. Estas acciones estarán referenciadas en un archivo de acciones. Se podrán definir procesos tales como el almacenamiento de la referencia dada en el gestor de base de datos documental, en un ERP que utilizara el sistema FACTUM. Según los datos del documento podemos disparar una acción personalizada u otra. Se pueden concatenar acciones. Estas acciones serán implementadas en clases Java (igual que en el sistema de clasificación). Configurable con un fichero en XML. 15

16 Escenarios recomendados Se ha comprobado que el escáner FUJITSU fi-6130dj es ideal para sistemas que requieran grandes volúmenes de digitalización, en modelos más económicos la gama de sobremesa de Epson V200 y similares dan buen resultado. 16

17 Capturas Aplicación Web 17

18 FactUM. Acceso y pantalla inicial 18

19 FactUM. Digitalización de facturas 19

20 FactUM. Búsqueda de facturas 20

21 FactUM. Búsqueda de facturas Resultados de búsqueda 21

22 FactUM. Búsqueda de facturas Detalles de una factura 22

23 FactUM. Cierre contable Firma de facturas de un periodo contable 23

24 FactUM. Cierre contable Búsqueda de cierres contables 24

25 Referencias Algunas referencias del uso de FACTUM son: Universidades Ayuntamientos Instituciones y empresas 25

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