Candidatura. Simply Smart S.L.

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1 Candidatura Simply Smart S.L.

2 Índice del contenido 1. Introducción Descripción del Proyecto Digitalización Certificada Emisión de Facturas Firma de Contratos Online Firma en Custodia de Contratos Repercusión para el cliente Equipo de Desarrollo y Proveedores Valoración Económica...8 2

3 1. Introducción Simply Smart S.L. somos una empresa orientada a la Innovación Tecnológica y Consultoría afincados en Santiago de Compostela desde el año Nuestras áreas de negocio suelen estar enmarcadas en consultoría tecnológica aplicada al negocio real (CRM, ERP,Gestión Documental) y dentro de distintos sectores: Industria Farmacéutica, Banca, Admón Pública... Siempre nos hemos diferenciado por aportar soluciones profesionales a nuestros clientes, soluciones que realmente le ayuden en su gestión de negocio, en su forma de trabajar día a día, a mejorar la calidad de su trabajo y a aumentar sus expectativas de negocio, todo ello mediante métodos y sistemas cuyo coste no fuesen necesariamente altos. "Recortes Productivos" es nuestro lema. Cómo mejorar nuestra productividad reduciendo costes. En los últimos años hemos desarrollado SMVeritas, un sistema que ahonda en la Innovación Tecnológica, que ayuda realmente a las empresas en la gestión de los documentos que diariamente inundan sus oficinas, y que retrasan o dificultan su trabajo. Esta es una solución que no exige comprar ni instalar ningún software que suponga un mantenimiento informático, ofrece la posiblidad de tener toda una empresa de tecnología detrás de una conexión a internet que se encargará de todo, ofrece la posibilidad de ahorrar espacio de almacenamiento en oficinas y proporciona rapidez en las gestiones. De esta forma, la empresa podrá dedicarse a todo aquello que le generará beneficios, su negocio. 2. Descripción del Proyecto SMVeritas es una plataforma online desarrollada como un sistema para facilitar la gestión documental de las grandes, medianas y pequeñas compañías que supone un coste en inversión inicial totalmente nulo para sus usuarios. La herramienta digital permite manejar de una forma ágil y sencilla todo el volumen de documentos, desde facturas a 3

4 contratos, a través de la red. Fue el primer sistema de administración 100% online homologado por la Agencia Tributaria Española, que hace posible la destrucción del papel físico habitual en las actividades económicas. SMVeritas.com es la primera plataforma diseñada para una administración totalmente externalizada y en modo Cloud Computing, que permite la gestión de todo tipo de documentación de una empresa, con funcionalidades que van desde la digitalización certificada de facturas hasta la firma online de contratos electrónicos. Es decir, permite la digitalización de las facturas de proveedores, la emisión de facturas de venta y la realización de firma de contratos o presupuestos a través de una única web y sin necesidad de instalaciones o soporte por parte de sus clientes. Está orientada tanto a Pymes como a grandes compañías o multinacionales con delegaciones en diferentes ubicaciones puesto que posibilita una gestión común y única desde cualquier punto geográfico. El uso del sistema SMVeritas.com favorece la reducción del espacio dedicado a almacenar toda la documentación física que, por ley, debe mantenerse y guardarse durante cinco años, ya que sus procesos de digitalización homologada otorgan el mismo valor a los documentos digitalizados que a los originales. Además, ahorra tiempo, aumenta la productividad y abarata costes y recursos en la gestión documental, reduciendo el gasto en ocasiones hasta en un 92%. SMVeritas.com es el primer sistema homologado por la Agencia Tributaria Española cuyo abanico de funcionalidades están totalmente desligadas a la ubicación de la oficina del cliente. Cumple tanto con la normativa española, la ley 59/2003 de firma electrónica, como con la Directiva 1999/93 de la Unión Europea y el nuevo Reglamento eidas, por lo que los contratos firmados a través de la plataforma tendrán una equivalencia jurídica a los firmados con la firma manuscrita, debido al uso de la firma electrónica reconocida. A continuación explicaremos más en detalle cada una de las funcionalidades que ofrece la plataforma SMVeritas. 4

5 2.1. Digitalización Certificada La Digitalización de Facturas de SMVeritas permite la gestión de facturas de manera electrónica, completado además con el certificado de la AEAT. Es un servicio totalmente externalizado ya que la extracción de la información se realiza de manera automática y la plataforma cuenta con un dispositivo de reconocimiento de información (OCR) de aprendizaje progresivo. Esta funcionalidad se caracteriza por ofrecer la posibilidad de asociar otra documentación como albaranes o boletas de cobro a una determinada factura. Además, puede conectarse con los diferentes sistemas ERP ya que contamos con una API propia, que desarrollamos para este tipo de integraciones. SMVeritas también permite el uso de multicif, en caso de compañías con diferentes empresas, y los datos obtenidos en la digitalización pueden ser exportados a sistemas contables. El funcionamiento de esta funcionalidad es muy sencillo, ya que tan solo es necesario el uso de un ordenador y un escáner cualquiera (sólo es necesario que tenga el Plugin Twain). La factura se sube a la plataforma y después se almacena o se exporta en un fichero si fuese necesario Emisión de Facturas Esta funcionalidad es una manera fácil, rápida y económica de enviar facturas de venta a los clientes, en formato Pdf certificado. Al igual que la digitalización, el envío también puede realizarse a través de los sistemas ERP, mediante la integración anteriormente comentada. La seguridad a la hora del envío es total, ya que la descarga de la factura debe realizarse a través de un código que se le hace llegar al destinatario. Por último, a través de la plataforma, se puede realizar un seguimiento del estado de las facturas: si fueron recibidas, si fueron descargadas, o si hay que realizar un nuevo envío. El envío se hace de la siguiente manera: el PDF con la factura se sube a la plataforma con el CIF del cliente así como su , y la factura es enviada, con el sello certificador de la AEAT. 5

6 2.3. Firma de Contratos Online La última funcionalidad que, por el momento, forma parte de la plataforma es la multifirma de contratos online. Esta firma es posible a través de la firma electrónica reconocida, la única que la ley de firma electrónica equipara jurídicamente a la firma manuscrita. Esta firma se realiza a través de dos tipos de certificados: el DNI electrónico o mediante un certificado expedido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Esta funcionalidad permite, además, el almacenamiento indexado de los contratos, por lo que una vez firmados podrán ser buscados con mayor facilidad a través de una búsqueda según ciertos parámetros introducidos a la hora de enviar el contrato. Además, esta aplicación permite seguir el estado de las firmas de cada contrato: si fue recibido el contrato, saber quién falta por firmar, etc. Su funcionamento es muy sencillo ya que simplemente se adjunta el contrato a la plataforma con los NIF de los firmantes y sus correos electrónicos. Cada uno de los firmantes recibe un con un enlace y un código de seguridad y abren el contrato para firmarlo. Una vez todas las partes firmen el documento, cada una de ellas recibe otro enlace con el contrato firmado para poder descargarlo. La firma de contratos online cumple con la normativa española de firma electrónica, que otorga valor probatorio legal a la firma de documentos a través de la llamada firma electrónica reconocida. Además el contrato cuenta con dos sellos de una empresa independiente de Time Stamping, que confirma que el contrato subido y el contrato final es el mismo Firma en Custodia de Contratos En la actualidad, el departamento de informática de Simply Smart está trabajando en el desarrollo de una nueva funcionalidad que complementa la firma de contratos online. De esta manera, esta tarea se podrá hacer a través del teléfono móvil o una tableta, mediante la custodia de certificados reconocidos. Esta custodia se realiza a través de la web a través de la creación de una cuenta personal de cada usuario, almacenando de manera encriptada su certificado reconocido personal en la plataforma. 6

7 Una vez custodiado el certificado, el usuario podrá firmar contratos a través de su teléfono móvil o tablet con las empresas que cuenten con la plataforma SMVeritas.com sin ningún tipo de coste para él. Está previsto que este nuevo servicio pueda estar disponible en el mes de Enero. 3. Repercusión para el cliente SMVeritas soluciona los problemas que existen en las empresas a la hora de gestionar la documentación, especialmente las facturas y contratos. Lo que permite es un ahorro de tiempo, dinero y recursos y evita los problemas que pueden surgir de un mal almacenamiento de la documentación. Esta solución está dirigida a cualquier tipo de empresa, desde la grandes compañías hasta las pequeñas empresas y autónomos. El punto diferenciador con respecto a la competencia es el uso de la tecnología Cloud Computing, por lo que no es necesario instalar ningún software, así como la posibilidad de contar con todas las funcionalidades pagando sólo por aquellas que usa el cliente. Es decir, por separado, existen empresas que pueden ofrecer uno u otro servicio, o que ofrezcan estas funcionalidades como parte de un producto mayor y más costoso. Además, esta plataforma se integra facilmente en los sistemas ERP de las compañías a través de una API que hemos desarrollado en Simply Smart. Unido a esto, la posibilidad de firmar contratos a través de dispositivos móvil, beneficia a los acuerdos entre particulares y empresas, facilitando las gestiones que se deben realizar. Por ejemplo, la posibilidad de que un usuario particular pueda firmar un contrato de trabajo con una empresa de Trabajo Temporal que cuente con la plataforma SMVeritas.com a través de su teléfono móvil, sin necesidad de desplazamientos a la oficina más cercana y manteniendo el contrato almacenado para su consulta en cualquier momento. 4. Equipo de Desarrollo y Proveedores El equipo de desarrollo de Simply Smart está formado por tres profesionales encargados del desarrollo y puesta en funcionamiento de nuevas funcionalidades y nuevos servicios tanto dentro de la plataforma SMVeritas como en otro tipo de servicios. Son profesionales con amplia experiencia en el desarrollo de aplicaciones y servicios informáticos, 7

8 destcando dentro del entorno Alfresco. Actualmente Simply Smart cuenta con dos proveedores para poder ofrecer la máxima calidad dentro de sus servicios a través de la plataforma SMVeritas.com. Los servidores utilizados para el almacenamiento de las cuentas de los diferentes usuarios son servidores Amazon F2, mientras que el OCR utilizado para la digitalización de las facturas de los usuarios proviene de la empresa Abbyy. 5. Valoración Económica A continuación podemos observar la cuenta de resultados obtenidos por Simply Smart en el año 2013 y la estimación para los años siguientes, desde 2014 hasta Cuenta de Resultados Estimado 2015 Estimado 2016 Estimado Importe neto de la cifra de negocios Variación de existencias de productos terminados y en curso Aprovisionamientos Margen Bruto % margen bruto s/ ventas 100.0% 100.0% 100.0% 100.0% Gastos de personal Otros gastos de explotación EBITDA sin activaciones % EBITDA I s/ ventas 21.6% 22.3% 53.7% 60.0% Trabajos realizados para el activo Otros ingresos de explotación Imputación de subvenciones EBITDA con activaciones 25.8% 28.5% 53.7% 60.0% 8

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