Introducción. (c) Jordi Albareda Florensa. Gracias por No Imprimir

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1 efactura 2014 G r a c i a s p o r N o I m p r i m i r Introducción A finales del año 2003 se inicia en España el cambio normativo que pretende impulsar la facturación telemática entre todos los perfiles de empresa, adoptando como recurso tecnológico la firma electrónica. Si bien es cierto que, transcurridos 10 años, más de la mitad de las facturas se emiten en formato digital, también lo és que la mayoría de éstas son impresas, de forma irregular e ineficiente, por el receptor. Una empresa o profesional, en su calidad de cliente receptor de facturas, dificilmente podrá imponer a todos sus proveedores el envío de factura en formato digital, y el hecho de seguir recibiendo una parte de las facturas en papel, provoca que el responsable administrativo decida imprimir, las que recibe en digital, para mantener un archivo unificado en las tradicionales carpetas AZ. Ante esta realidad, en el año 2007, la Agencia Tributaria introdujo el concepto de digitalización certificada de facturas recibidas en papel, con el objetivo de que las empresas pudiesen mantener su soporte documental contable unificado, en formato digital. Obviamente, el interés de una empresa por desmaterializar sus procesos de emisión y/o recepción de facturas vendrá motivado por el potencial de ahorro e incremento de la eficiencia y ello presenta una correlación directa con el número de facturas gestionadas. En España, más del 90% de las empresas son micropymes con un volumen de facturas emitidas y recibidas muy reducido, hecho que dificulta la adopción de soluciones de e.factura y digitalización certificada. La adopción de un modelo digital de facturación por parte de las empresas y profesionales ofrece ventajas ciertas tanto en términos de ahorro de costes como de incremento de la productividad. Adicionalmente, debe tenerse en cuenta que para aquellas empresas que no deseen implantar una solución de este tipo, pueden optar por soluciones basadas en externalización del servicio tanto para la emisión como para la recepción, permitiendo así aplicar un coste unitario por factura y evitar inversiones iniciales o costes no identificados. En el presente artículo, se parte de la revisión de la evolución normativa para presentar de forma esquemática, los elementos clave que deben ser tenidos en cuenta, al plantear la adopción de una solución de emisión o recepción de facturas en formato digital. (c) Jordi Albareda Florensa. Gracias por No Imprimir

2 Evolución normativa 2003 Real Decreto 1496/2003 Introduce el uso de la firma electrónica, como recurso para dotar a una factura emitida en formato electrónico, de los atributos de autenticidad e integridad Desde el punto de vista del emisor, los aspectos más destacables son la necesidad de generar la firma electrónica y contar con la aceptación explícita por parte de los clientes para enviar la factura en soporte digital, cesando así en el envío de facturas en papel. Por parte del receptor, las obligaciones más destacadas son la verificación de la firma electrónica y la vigencia del certificado empleada por el emisor para generarla, así como el archivo de las facturas recibidas en soporte electrónico, en un sistema de base de datos que permita los procesos de búsqueda por campos clave, así como la visualización del propio documento Orden EHA/962/2007 En el año 2007, la Agencia Tributaria propone una revisión de la normativa sobre facturación telemática, donde el elemento más destacado resulta ser la opción de digitalizar las facturas recibidas en papel, y admitir la conservación de la copia digital certificada a efectos de inspección. En la práctica, estos significa que en la mayoría de los casos no será necesario guardar el original en papel si se aplica el protocolo de digitalización certificada. Los principales requerimientos son adoptar una solución de digitalización certificada acreditada por la propia AEAT, gestionar un Plan de Calidad que documente y acredite la validez del proceso realizado y conservar las facturas digitalizadas en un entorno que permita realizar los procesos de consulta, visualización, verificación e impresión RD 1619/2012 Este Real Decreto resulta, en la práctica, una transposición de la directiva 45/2010 de la Unión Europea, cuyo objetivo es simplificar la facturación telemática y promover la unidad de criterio entre los paises miembros. El aspecto más importante es que un documento emitido y recibido en formato digital se considerará factura telemática, con independencia de la tecnología empleada, mientras pueda acreditarse su autenticidad e integridad. El Real Decreto, establece que cualquier medio de prueba admisible en derecho o los controles de gestión habituales en la empresa podrán considerarse recursos válidos para dotar de autenticidad e integridad a las facturas recibidas. Otro aspecto importante del RD 1619/2012 es la clarificación de la admisión del concepto de aceptación implícita de la recepción de efactura. Ya no se requiere contar con la aceptación explícita previa al envío de efactura, destacando que la entidad receptora detenta el derecho de revocar la autorización original, o la falta de oposición original en su caso, y exigir el envío de las facturas ya remitidas en papel.

3 2013 Ley 25/2013, impulso de la factura electrónica La ley de impulso de la factura electrónica retoma una iniciativa anterior, contemplada en la Ley de Contratación Pública de 2007, promoviendo entre las entidades públicas la obligatoriedad de recibir la factura telemática, en este caso, mediante el formato Factura.e en su versión 3.2 y a través de los sistemas de entrega establecidos por la propia Administración. La ley contempla el concepto de código de registro contable con el objeto de incrementar la transparencia y control de pagos de las facturas recibidas por medios telemáticos Opciones del marco normativo y estado actual La Agencia Tributaria ha liderado durante los últimos diez años un esfuerzo muy significativo para dotar a las empresas de los recursos necesarios para eliminar los costes asociados a la facturación basada en documentos impresos. La normativa permite tanto la emisión y recepción de facturas en soporte digital, como la digitalización certificada de aquellas facturas y notas de gasto que se sigan recibiendo en papel. Sin embargo, no se puede negar que la realidad de las empresas y profesionales ha evolucionado de forma paralela a lo largo de estos años, conformando, de forma generalizada, la práctica de enviar las facturas en formato PDF y provocando, en la mayoría de los casos, su impresión en papel por parte del receptor. Esta dinámica sólo aporta ventajas al emisor del documento, dado que éste elimina los costes de impresión y envío, sin embargo, desde la óptica del receptor de la factura, no aporta ningún ahorro y es contrario a la normativa. A partir de la constatación de esta realidad, los puntos de interés que plantean las empresas y profesionales son: Emisión 1) Cómo discrimiminar las facturas a enviar telemáticamente de las facturas a clientes que siguen exigiendo en papel y, al extremo, de aquellas que deben enviarse en formatos estructurados 2) Cómo acreditar el envío y entrega de las facturas por correo electrónico 3) Qué opciones de reclamación de pagos ofrecen las soluciones de envío de e.factura Recepción 1) Cómo automatizar la recepción de facturas en PDF y evitar su impresión 2) Opciones de extracción automática de datos de facturas recibidas en PDF 3) Soluciones de consulta y validación de facturas recibidas, inclusive de forma remota 4) Cómo unificar el archivo de las facturas recibidas en digital y las recibidas en papel En el siguiente apartado se plantean los esquemas funcionales explicativos, de los modelos de envío y recepción, conciliando el cumplimiento normativo con los objetivos de eficiencia.

4 Eficiencia en la Recepción de Facturas Obviamente, todas las empresas y profesionales buscan optimizar sus procesos de tratamiento de información y gestión documental. En el caso de las facturas recibidas, las claves para incrementar la eficiencia son las siguientes: 01. Eliminar tiempo de manipulado, minimizando el número de facturas recibidas en papel 02. Eliminar costes de archivo con la recepción de facturas en formato digital y la digitalización certificada 03. Reducir el tiempo de registro manual de las facturas aplicando tecnologías de reconocimiento automático de valores 04. Optimizar los procesos de validación interna con la gestión de estados y acceso multidispositivo 05. Optimizar los procesos de consulta de facturas y recuperación de documentos con el archivo digital A partir de las opciones que contempla la normativa actual y las premisas de funcionalidad requeridas por las empresas, el modelo funcional que permite incrementar la eficiencia del proceso, se basa en los siguientes puntos: Registro En el caso de que la entidad receptora actúe proactivamente con sus proveedores habituales, la mayoría de facturas se recibirán por correo electrónico en formato PDF, sin embargo, a efectos de registro de facturas en la solución, también deberán preveerse los procesos de digitalización de facturas en papel, facturas descargadas en PDF desde portal web de la entidad emisora y, potencialmente, la captura de tickets de gasto o incluso facturas desde dispositivos móviles. Dado que el caso más habitual será la recepción de facturas por correo electrónico, la recepción de correos y recuperación de adjuntos deberá ser soportada directamente por la solución empleada. Extracción Para optimizar el tiempo de registro de facturas y gestionar su posterior tratamiento a efectos de pago y contabilización, la solución aplicará un proceso de identificación de los valores clave de cada factura recibida. En el caso de las facturas recibidas en PDF se parte de la capa de texto que éstas incorporan por lo que el nivel de fiabilidad es superior. Firma La solución empleará un certificado digital de la entidad, para aplicar la digitalización certificada a las facturas recibidas en papel En el caso de las facturas digitalizadas, la solución deberá aplicar un proceso previo de OCR para interpretar el texto a partir de la imagen de la factura. Gestión Las facturas registradas en el sistema se muestran en el entorno de gestión para permitir al usuario validar los datos recuperados, aplicar estados a las facturas y, en función del proceso de validación establecido por cada empresa, publicar la factura para su validación interna o incluirla en el proceso de exportación definido. Móvil Los dispositivos móviles permiten realizar tanto procesos de consulta y validación de las facturas registradas en la solución como publicación de nuevos documentos a través de las prestaciones de captura Exportación Para evitar introducir los datos de las facturas en otros entornos de gestión, la solución debe ofrecer opciones de exportación estructurada. Las más habituales son el formato Excel, XML y formatos de asientos contables definidos para las soluciones contables con mayor implantación en el mercado Entorno web El entorno de publicación sincronizada en Internet permitirá a los usuarios autorizados de la entidad consultar las facturas recibidas y participar en el proceso de validación mediante la aplicación de estados o el registro de notas vinculadas al documento. Los cambios aplicados en el entorno web se actualizan automáticamente, en el módulo de gestión local.

5 Eficiencia en la Emisión de Facturas La emisión de factura en formato digital es percibida por las empresas como un proceso mucho más sencillo, al extremo, limitándose al envío de éstas por correo electrónico. La mayoría de programas incluyen la opción de generar la factura en formato PDF e, incluso, su envío a un correo electrónico asociado a la entidad cliente. Sin embargo, en algunas ocasiones el programa empleado no permite automatizar el proceso en base a requerimientos de la entidad emisora, siendo los más habituales: 01. Realizar el envío de forma automática, no factura a factura 02. Personalizar el cuerpo del mensaje, ya sea por cliente o por tipo de documento enviado (proforma, abono,...) 03. Firmar electrónicamente las facturas emitidas 04. Acreditar la entrega de las facturas y contar con recursos de reclamación por medios telemáticos en caso de impago El siguiente esquema muestra las diferentes fases del proceso de emisión de facturas, partiendo de las facturas generadas en formato PDF desde el programa de gestión o solución ofimática empleado en la actualidad por la empresa eimpresión Desde el programa actual de gestión, la empresa prepara las facturas a emitir en formato PDF. Si el programa no ofrece opciones de impresión en PDF para un rango de facturas, puede emplearse una impresora virtual PDF, de uso gratuito, que el programa interprete como una impresora más del sistema. Las facturas preparadas se guardan en una carpeta del sistema, ya sea con un documento PDF por cada factura o en un único PDF con todas las facturas preparadas. Análisis & clasificación El módulo de emisión analizará los ficheros PDF para detectar el fin de cada factura, en el caso de generar un único documento, así como los datos clave para identificar al destinatario de cada factura preparada y clasificarlos según su perfil de emisión (envío por correo electrónico, impresión, envío por otros medios o documentos con incidencias, por ejemplo, cliente no identificado. Firma La entidad emisora podrá determinar si desea generar la firma electrónica de cada factura emitida y automatizar el proceso de firma Envío certificado Las facturas vinculadas a clientes que admiten el envío de factura por correo electrónico, son remitidas al servicio de emisión mediante correo certificado. El objetivo es acreditar tanto la entrega del correo notificando la nueva factura emitida como la descarga de ésta. El servicio se basa en la certificación y fechado notarizado de cada evento de envío, entrega y descarga Revisión Para los documentos clasificados como incidencias, la solución deberá indicar si el motivo es la detección de una referencia no existente o la falta de datos clave en la factura. Desde el propio entorno de revisión deberán crearse las nuevas referencias u, opcionalmente, registrar los datos no detectados en una factura. Actas de Servicio El entorno de envíos certificados genera actas de los eventos de entrega y descarga, ofreciendo la opción de enviar reclamaciones por retraso en el pago a través del mismo medio. Para cada evento, el sistema ofrece la opción de descargar el acta, certificada y fechada, en formato PDF, permitiendo acreditar frente a terceros tanto el envío de la factura como la reclamación posterior.

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