Procedimiento de envío de factura electrónica al Grupo Tragsa. Julio de 2015

Transcripción

1 Procedimiento de envío de factura electrónica al Julio de 2015

2 Procedimiento de envío de factura electrónica al Introducción Situación de la facturación en papel Objetivos Ventajas Descripción del servicio del Pasos a seguir para la emisión de factura electrónica al Anexo 1. Guía de integración por servicio web Anexo 2. Guía de formato Facturae

3 01 Introducción 03

4 01 Introducción Qué es la factura electrónica? La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos. El Anteproyecto de Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información define la factura electrónica como un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que permite atribuir la factura a su obligado tributario emisor. 04

5 01 Introducción El ha revisado sus procedimientos internos de gestión relacionados con sus proveedores. Como elemento clave dentro de este proceso de mejora, el ha puesto en marcha un servicio de factura electrónica que posibilita a sus proveedores el envío de las facturas derivadas de la prestación de servicios o entrega de productos a nuestra empresa, facilitando a la vez el cumplimiento de la disposición final novena de la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público que establece la obligatoriedad de emisión de factura electrónica a partir del 1 de agosto de 2009, en todos los contratos del sector público estatal emitidas por empresas que no puedan presentar cuenta de pérdidas y ganancias abreviadas. 05

6 01 Introducción El permite el envío de facturas en formato electrónico. La factura se envía al sistema del, que la registra de forma inmediata, lo que implica una reducción significativa de los plazos asociados a la gestión interna de la factura de nuestros proveedores y los inevitables errores de un proceso manual. Considerando que la migración a éste nuevo sistema de facturación será de interés mutuo por las ventajas que supone, el presente documento tiene por objeto informar de los requisitos necesarios que su organización debe cumplir para la emisión de la factura, así como las facilidades ofrecidas para migrar a éste nuevo proceso de facturación. 06

7 02 Situación de la facturación en papel 07

8 02 Situación de la facturación en papel El procedimiento con los proveedores que facturan al Grupo Tragsa en papel es el siguiente: Las facturas son enviadas por correo ordinario o se entregan en mano en nuestras oficinas. Se registran después del proceso interno de aprobación, y si procede, se contabilizan y se realiza el pago de las mismas a su vencimiento. Este proceso requiere de un plazo de tiempo fácilmente reducible a través de la facturación electrónica. 08

9 03 Objetivos 09

10 03 Objetivos Posibilitar a nuestros proveedores el envío de las facturas derivadas de la prestación de servicios o entrega de productos. Facilitar el cumplimiento de la disposición final novena de la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público. Apoyar las medidas de nuestro Plan Estratégico Aprovechar las ventajas inherentes del uso de la factura electrónica, que se detallan en el siguiente apartado. 010

11 04 Ventajas 011

12 04 Ventajas Reducción considerable de costes, derivado de: Eliminación del papel y franqueo. Reducción del período medio de cobro. Eliminación del archivo físico, facilitando su acceso en formato electrónico. Eliminación de errores derivados de la gestión manual de documentos. Minimización de incidencias en el envío y recepción física de facturas. Automatización de procesos por la integración de sistemas. Mayor control financiero que facilita la toma de decisiones. Fidelización de la relación con proveedores y clientes. Agilización en la presentación electrónica de documentos y libros oficiales. Mejora de la sostenibilidad medioambiental. 012

13 Ventajas para los proveedores del 04 Ventajas Los proveedores de que utilicen nuestro servicio de factura electrónica, emitirán la factura en formato XML Facturae 3.2, formato admitido en la Administración Pública y que es de obligada utilización en la facturación electrónica a la Administración General del Estado (AGE). Es por ello que: Si un proveedor ya está emitiendo factura electrónica a la AGE, podrá aprovechar las adaptaciones que haya realizado en sus sistemas para otros clientes suyos del sector público estatal. En caso que los proveedores no estén aún preparados, la utilización de este formato posibilitará el envío de factura electrónica a otros clientes suyos del sector público estatal. El formato XML posibilita la integración automática del proceso de factura electrónica con el sistema de gestión corporativo del proveedor. 013

14 05 Descripción del servicio del 014

15 05 Descripción del servicio del Grupo Tragsa El proveedor del enviará facturas electrónicas firmadas invocando al servicio web que el ha habilitado como canal de comunicación. Los detalles de este servicio web se incluyen en el documento referenciado en el Anexo 1. El formato de factura electrónica a utilizar es Facturae 3.2, y la firma debe seguir la política de firma versión 3.1. En el Anexo 2 se describe el contenido que debe incorporarse. El formato definido recoge la totalidad de los campos de factura con los que el trabaja actualmente, y que está solicitando en las facturas emitidas en formato papel. 015

16 05 Descripción del servicio del Grupo Tragsa El recibirá las facturas y validará el formato, la firma y el contenido de las mismas. Si la factura incluye algún error, se devolverá el motivo del error al proveedor como respuesta en el propio servicio web, para su corrección y reenvío de la factura. Las facturas quedarán custodiadas por el. El servicio de factura electrónica del no supone ningún coste para los proveedores. 016

17 Pasos a seguir para la emisión de factura 06 electrónica al Grupo Tragsa 017

18 06 Pasos a seguir para la emisión de factura electrónica al FASE 1. Comunicación. El proveedor debe comunicar al su disposición a enviarle factura electrónica. Para ello, es necesario que remita un correo electrónico a finanzas@tragsa.es, indicando la siguiente información: Razón Social. NIF. Datos de contacto: nombre, número de teléfono y dirección de correo electrónico. 018

19 06 Pasos a seguir para la emisión de factura electrónica al FASE 2. Adaptación. El proveedor debe realizar la adaptación al formato Facturae 3.2 (ver Anexo 2) y comunicar la fecha de disponibilidad para el inicio de las pruebas con el entorno de desarrollo del servicio. El proveedor debe indicar al la entidad emisora del certificado con el que va a firmar las facturas. El facilitará un usuario y contraseña para la conectividad con el servicio web de recepción de facturas del entorno de pruebas (no incluidas en el documento por motivos de seguridad). El proveedor confirmará la finalización de las pruebas del servicio y se fijará una fecha de inicio de envío de facturas electrónicas en el entorno de producción. 019

20 06 Pasos a seguir para la emisión de factura electrónica al FASE 3. Envío de facturas. El dará de alta al proveedor en el entorno de producción y facilitará un usuario y contraseña para la conectividad con el servicio web de recepción de facturas (no incluidas en el documento por motivos de seguridad). A partir de la fecha de inicio, el proveedor podrá enviar facturas electrónicas al, quedando cancelado el envío de facturas en papel. 020

21 07 Anexo 1. Guía de integración por servicio web 021

22 07 Anexo 1. Guía de integración por servicio web Guía de requisitos de envío de factura electrónica al Grupo Tragsa vía servicio web

23 08 Anexo 2. Guía de formato Facturae

24 08 Anexo 2. Guía de formato Facturae 3.2 Guía de formato Facturae Restricciones del : La modalidad debe ser individual (no se admiten lotes). El emisor de la factura debe ser el proveedor (no se admite la firma por terceros). La moneda siempre será el euro. La factura debe ser completa y original. No se admiten facturas con: subvenciones, suplidos, gastos financieros o pagos por garantía especificado. En las líneas de la factura: Se debe indicar información referente a los servicios o productos facturados, la cual depende del tipo de factura. Se detalla en las siguientes páginas. No puede haber cargos ni descuentos, debiendo especificarse estos en líneas independientes. En cada línea no puede haber más de un tipo de impuesto y porcentaje, tanto en impuestos retenidos como en repercutidos. Al menos una línea debe tener importe distinto de cero. El coste total y el importe deben estar redondeados a dos decimales (los decimales tercero a sexto deben ser cero). Los tipos de impuesto aceptados son: IVA, IPSI, IGIC, IRPF, REIVA. 024

25 Información necesaria sobre los servicios o productos facturados 08 Anexo 2. Guía de formato Facturae 3.2 Facturas en general: Área y Proyecto, en el campo "ReceiverTransactionReference" (índice ). Obligatorio. Formato: AR , donde las 6 primeras posiciones indican el área (obligatorio) y las 7 siguientes el proyecto (opcional). Contrato o Pedido, en el campo "ReceiverContractReference" (índice ). Opcional. Formato: , con 10 posiciones que indican el contrato o el pedido contra el que se factura. En caso de existir pedido siempre se deberá especificar este. 025

26 Información necesaria sobre los servicios o productos facturados 08 Anexo 2. Guía de formato Facturae 3.2 Facturas de alquiler de vehículos: Área, en el campo "ReceiverTransactionReference" (índice ). Obligatorio. Formato: AR1234, con 6 posiciones. Pedido, en el campo "ReceiverContractReference" (índice ). Obligatorio. Formato: , con 10 posiciones. Matrícula del vehículo, en el campo IssuerTransactionReference" (índice ). Obligatorio. Formato: NNNNLLL, con 7 posiciones (4 números seguidos de 3 letras). Período facturado, en el campo LineItemPeriod" (índice ). Obligatorio. 026

27 Información necesaria sobre los servicios o productos facturados 08 Anexo 2. Guía de formato Facturae 3.2 Facturas de viajes: Código del Gasto de Viaje, en el campo "ReceiverTransactionReference" (índice ). Obligatorio. Formato: GVTIPFP , donde: GV: literal fijo GV. TIP: tipo de gasto, con 3 posiciones. Valores posibles: TTE: Transporte (avión, tren, autobús). HOT: Alojamiento (hoteles, hostales). ALQ: Alquiler vehículos (vehículos, autobuses y autocares, embarcaciones). VAR: Varios (eventos, convenciones, otros). FP: forma de pago, con 2 posiciones. Valores posibles: CR: Crédito (no admitida con tipo gasto TTE o ALQ ). CN: Contado (no admitida con tipo gasto HOT o VAR ) : nº solicitud, con 10 posiciones numéricas completadas con ceros por la izquierda. 027

28 08 Anexo 2. Guía de formato Facturae 3.2 Política de firma electrónica versión 3.1 para Facturae. olitica_de_firma_formato_facturae_v3_1.pdf 028