Preguntas y respuestas más frecuentes (FAQ). ANIMSA

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1 Preguntas y respuestas más frecuentes (FAQ). ANIMSA 1. Qué es una factura electrónica? 2. Qué ventajas aporta la factura electrónica? 3. Tiene validez legal la factura electrónica? 4. A qué obliga la LEY 25/2013? 5. Desde cuándo es obligatorio facturar electrónicamente a las Administraciones Públicas? 6. Para quién será obligatorio facturar electrónicamente a las Administraciones Públicas? 7. Cuáles son las normas legales que rigen la facturación electrónica? 8. Es necesaria la autorización del cliente destinatario, en este caso el Ayuntamiento, para poder facturarle electrónicamente? 9. El emisor de facturas tiene que aplicar la facturación electrónica a todos los clientes o podría ser sólo a unos determinados? 10. Se puede ceder a un tercero la expedición de facturas electrónicas? 11. Qué formatos de factura electrónica son válidos para el Ayuntamiento? 12. Cómo es el formato "Facturae"? 13. Cómo se pueden generar facturas en formato "Facturae"? 14 Cómo se debe indicar a qué organismo debe ir dirigida la factura? 15 Cómo es una factura electrónica en formato Facturae? 16. En facturación electrónica hay que usar siempre firma electrónica reconocida? 17. Quién debe firmar la factura la factura electrónica que se emite? 18. Qué es una firma electrónica? 19. Cómo se consigue el certificado electrónico necesario para la firma?

2 20. Existen herramientas gratuitas para que los proveedores puedan generar facturas electrónicas? 21. Puede el destinatario de la factura electrónica modificar el fichero? 22. Si no se consigue firmar electrónicamente las facturas, qué se puede hacer? 23 Qué ocurre si se firma con un certificado firmante caducado o revocado? 24. Qué ficheros es necesario enviar al Ayuntamiento destinatario de la factura? 25. Por qué medios se pueden enviar facturas electrónicas al Ayuntamiento? 26. Se recibe algún justificante cuando se envían facturas electrónicas al Ayuntamiento? 27. Es necesario estar dado de alta en el sistema para poder presentar una factura electrónica? 28 Cómo dar de alta el certificado del proveedor para el caso de integración de sistemas informáticos a través de la interfaz de web services de FACe? 29 Se pueden ver y descargar desde el portal las facturas originales que he presentado? 30. Se pueden convertir facturas en papel a formato electrónico? 31. Hay que enviar o se pueden enviar telemáticamente al Ayuntamiento documentos firmados PDF, legibles para una persona, junto con la factura en formato FACTURAE? 32 Se puede conocer el estado de la tramitación de una factura? 33. Se puede anular una factura? 34. Qué ocurre en el Ayuntamiento una vez recibida la factura electrónica? 35. qué es FACe? 36. qué formas hay de presentar facturas en FACe? 37. qué se puede hacer a través de la plataforma FACe? 38. Si se producen problemas con la instalación informática? 39. Si es necesario resolver cuestiones previas a la facturación (sobre los servicios prestados o materiales servidos, sobre el destinatario, sobre

3 vencimientos, domiciliaciones, etc.) así como sobre previsiones de pago, tramitación, etc.? 40. cómo puedo generar y enviar facturas electrónicas al Ayuntamiento si no dispongo de programas de generación de facturas electrónicas? 41. qué medios informáticos son necesarios para generar, firmar y enviar facturas electrónicas al Ayuntamiento?

4 1. Qué es una factura electrónica? Es el documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico de la factura en papel, pero que conserva su mismo valor legal. La factura electrónica contiene los mismos datos que la factura en papel, y va firmada electrónicamente basándose en un certificado reconocido. La firma electrónica otorga a la factura electrónica los requisitos legales necesarios en materia de: Autenticidad: la persona física o jurídica que firma la factura es quien dice ser. Intengridad: el contenido de la factura no ha sido alterado desde su firma. En términos informáticos, consiste en un archivo con el contenido exigido por Ley a cualquier factura, que se puede transmitir de emisor a receptor por medios telemáticos (de un ordenador a otro) y que posee unas características que aseguran su autenticidad e integridad. Existen términos análogos para referirse a la misma realidad tales como factura telemática o factura digital. En decir, una factura electrónica no es un Pdf, ni una factura escaneada, se trata de un documento creado en el formato electrónico adecuado y completado con una firma electrónica. 2. Qué ventajas aporta la factura electrónica? Entre las muchas ventajas de la factura electrónica destacan: Ahorro de costes (papelería, transporte, etc.) Mayor seguridad y transparencia en los procesos Mejora de la eficiencia reduciendo los tiempos Reducción de fallos y errores en las facturas Integración con las aplicaciones internas Beneficios Medioambientales

5 3. Tiene validez legal la factura electrónica? La factura electrónica tiene la misma validez legal y efectos tributarios que la factura en papel. Para ello debe cumplir tres requisitos: Debe generarse por medios electrónicos. Debe incluir una firma electrónica, basado en un certificado digital. Debe remitirse por medios telemáticos (mediante , servicio web, ftp, mediante descarga en un portal, etc.). Debe tener un formato de datos válido. 4. A qué obliga la LEY 25/2013? La ley de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público se enmarca dentro del conjunto de reformas que ha puesto en marcha el Gobierno para erradicar la morosidad en el sector público. La ley obliga el uso de la factura electrónica por parte de las Administraciones Públicas, con las excepciones previstas en dicha ley. Además, aporta el concepto registro contable de facturas, lo que permite agilizar los procedimientos de pago a los proveedores y conocer con certeza las facturas pendientes de pago existentes. El control informatizado y sistematizado de las facturas favorece un seguimiento riguroso de la morosidad a través de un indicador, el periodo medio de pago, que se puede obtener a través de los datos disponibles en el sistema de información contable, y que visualiza el volumen de deuda comercial de las Administraciones. También permite un mejor control del gasto público y del déficit. Ley 25/ Desde cuándo es obligatorio facturar electrónicamente a las Administraciones Públicas?

6 Desde el 15 de enero de 2015, las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas (Estatal, Autonómica y Local), comprendidas en el ámbito de aplicación de la ley 25/2013, deberán ser electrónicas y presentadas en sus puntos generales de entrada de facturas electrónicas. 6. Para quién será obligatorio facturar electrónicamente a las Administraciones Públicas? Para todos aquellos proveedores de las Administraciones Públicas a los que se refiere la ley 25/2013 es obligatorio facturar electrónicamente. 7. Cuáles son las normas legales que rigen la facturación electrónica? Ley impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público. Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio, por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas. Resolución de 25 de junio de 2014, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, por la que se establecen las condiciones de uso de la plataforma FACe-Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Administración General del Estado. Resolución de 10 de octubre de 2014, de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas y de la Secretaría de Estado de Presupuestos y Gastos, por la que se establecen las condiciones técnicas normalizadas del punto general de entrada de facturas electrónicas. 8. Es necesaria la autorización del cliente destinatario, en este caso el Ayuntamiento, para poder facturarle electrónicamente? No es necesaria la autorización del Ayuntamiento destinatario de mis facturas para poder facturarle electrónicamente. Desde el 15 de enero de 2015, las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas (Estatal, Autonómica y Local), comprendidas en el ámbito de

7 aplicación de la ley 25/2013, deberán ser electrónicas y presentadas en sus puntos generales de entrada de facturas electrónicas. En el caso de este Ayuntamiento, dado que se trata de una Entidad Local adherida a la plataforma FACe, podrán remitirse facturas electrónicas por cualquiera de las dos formas siguientes: A través del portal utilizando el apartado Remita sus facturas. A través de la herramienta de generación, firma y envío de facturas El emisor de facturas tiene que aplicar la facturación electrónica a todos los clientes o podría ser sólo a unos determinados? Se puede utilizar la facturación electrónica con sólo parte de los clientes. En aplicación de la Ley 25/2013 las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas (Estatal, Autonómica y Local), comprendidas en el ámbito de aplicación de la ley 25/2013, deben ser electrónicas y presentadas en sus puntos generales de entrada de facturas electrónicas, lo cual no implica que la facturación al resto de clientes sea también electrónica. 10. Se puede ceder a un tercero la expedición de facturas electrónicas? En la facturación siempre hay un proveedor que tiene la obligación de remitir facturas y conservar al menos su matriz y un cliente, que tiene la obligación de recibirlas y conservar las facturas tal cual. Son los llamados obligados tributarios. Las anteriores obligaciones se pueden ceder, algunas o todas, a un tercero, que actúe en nombre del obligado tributario. Es decir: El proveedor puede ceder la expedición de las facturas a un tercero. El proveedor puede ceder la conservación de las facturas, o al menos sus matrices, a un tercero. El cliente destinatario, puede ceder la recepción y conservación de las facturas a un tercero.

8 En resumen, todo o parte del proceso de facturación, se puede ceder a un tercero. En cualquier caso, los responsables últimos ante las autoridades son los obligados tributarios, es decir, el proveedor que debe expedirla y su cliente destinatario. 11. Qué formato de factura electrónica es válido para el Ayuntamiento? El único formato admitido por este Ayuntamiento es el formato Facturae, en este momento, concretamente la versión Más información sobre dicho formato puede encontrarse en y en el manual de usuario para proveedores de FACe Otros formatos, como PDF, no son admitidos como facturas electrónicas válidas. 12. Cómo es el formato "Facturae"? Facturae es el nombre del formato de factura que se establece en la Ley 30/2007 de Contratos con el Sector Público como de obligado uso cuando el receptor de la factura es una Administración Pública. Dicho formato es un fichero de texto que internamente tiene una estructura normalizada con etiquetas y jerarquías, descritas en Si no está firmado, tiene extensión ".xml" y si está firmado, tiene extensión ".xsig". Dado que las facturas deben entregarse firmadas, se envían archivos con esta última extensión.

9 13. Cómo se pueden generar facturas en formato "Facturae"? Las aplicaciones informáticas de gestión de empresas de facturación, contabilidad, etc pueden ofrecer módulos adicionales para la generación de facturas electrónicas en formato "facturae". Si no se cuenta con ningún software de gestión de facturas, este Ayuntamiento pone a su disposición la herramienta con la que podrá generar facturas en formato facturae, firmarlas electrónicamente y enviarlas al Ayuntamiento a través de FACe.

10 También existen aplicaciones descargables desde internet de forma libre y gratuita, que permiten generar y gestionar los "facturae" de forma sencilla. Puede consultarse la página 14 Cómo se debe indicar a qué organismo debe ir dirigida la factura? Es necesario indicar el organismo destinatario al que va dirigida la factura. Esta indicación debe ir recogida dentro de la factura que se remite a través de la indicación del código de la oficina contable, el código del órgano gestor y el código de la unidad tramitadora. La tabla de códigos de este Ayuntamiento podrá consultarla en nuestra web en el apartado Qué necesito saber sobre factura electrónica ( )

11 15 Qué aspecto tiene una factura electrónica en formato Facturae? Una factura electrónica en formato facturae es un archivo de texto con el siguiente aspecto:

12 16. En facturación electrónica hay que usar siempre firma electrónica reconocida? Para que la factura electrónica sea válida debe estar firmada con una firma electrónica, basada en un certificado digital reconocido y soportado por del Ministerio de Hacienda y Administraciones Pública. Por lo tanto, el proceso de creación de una factura electrónica tiene siempre dos pasos: 1º. Generar la factura en formato "facturae". 2ª. Firmarla digitalmente. 17. Quién debe firmar la factura la factura electrónica que se emite? El expedidor real de la factura es el que tiene que firmar el fichero con su certificado electrónico. Dicho expedidor puede ser el obligado tributario o un tercero que actúe en su nombre. 18. Qué es una firma electrónica? Es una información que se añade a la factura electrónica y que garantiza que el emisor de la factura es quien dice ser, y que desde la emisión de la factura nadie ha modificado su contenido. 19. Cómo se consigue el certificado electrónico necesario para la firma? El certificado electrónico necesario para firmar facturas debe ser un certificado reconocido soportado por la del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. Se puede comprobar si un certificado es válido en Dos ejemplos de certificados válidos son el certificado de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, que se emite de manera gratuita, y el certificado que viene contenido en el DNI electrónico. El certificado de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre se puede solicitar aquí, y el DNI electrónico se emite en las comisarías, sustituyendo al DNI tradicional.

13 La lista completa de entidades que emiten certificados válidos para la Agencia Tributaria la puedes encontrar aquí. 20. Existen herramientas gratuitas para que los proveedores puedan generar facturas electrónicas? Este Ayuntamiento pone a disposición de todos sus proveedores una herramienta gratuita para la generación, firma y envío de facturas electrónicas. A pesar de tratarse de una herramienta muy fácil de utilizar, en nuestra web estará disponible además un video-tutorial que explicará detalladamente los pasos a seguir para generar, firmar y enviar facturas electrónicas al Ayuntamiento. A dicha herramienta podrá accederse a través del apartado Factura Electrónica de nuestra web o directamente a través del enlace Además de la mencionada herramienta, existen otras aplicaciones gratuitas para la generación de facturas electrónicas como la que ofrece el portal FACe en la dirección Puede el destinatario de la factura electrónica modificar el fichero? No es posible que el destinatario modifique el fichero de una factura electrónica. Una factura electrónica firmada mediante un certificado electrónico es un fichero protegido cuyo contenido ya no puede modificarse. La firma electrónica es un sistema que, entre otras funciones, garantiza la integridad del fichero firmado. 22. Si no se consigue firmar electrónicamente las facturas, qué se puede hacer? Si al intentar firmar la factura el programa no termina de ejecutarse, o muestra un mensaje de "Módulo no activo", o remite a una página de descarga de Java,

14 es probable que se deba a algún problema de el equipo con la ejecución de los applets (el programa de firma de facturas se incluye en forma de Java applet). Antes de continuar es necesario asegurarse de que se pueden ejecutar applets en el equipo. Para ello se puede acceder a la siguiente dirección: Si la página se ejecuta correctamente mostrará información sobre la versión de Java instalada en el equipo, así como otros datos del sistema. Si por el contrario esta página tampoco funciona, entonces será necesario activar la ejecución de applets del equipo. En el siguiente enlace se explican los pasos a seguir: 23 Qué ocurre si se firma con un certificado firmante caducado o revocado? Las facturas remitidas electrónicamente, firmadas con certificados caducados, revocados o suspendidos en el momento de su expedición, no se considerarán válidamente remitidas al Ayuntamiento, ni recibidas por éste. Por ello, el firmante de la factura debe comprobar la validez y vigencia del certificado antes de la firma de la factura. 24. Qué ficheros es necesario enviar al Ayuntamiento destinatario de la factura? Obligatoriamente se debe enviar un fichero por factura en formato Facturae firmado con un certificado electrónico válido. Este es el único que contiene la información legal requerida a la factura y también contiene la firma. No obstante, si con la factura se desea presentar otros documentos justificativos del trabajo realizado o del servicio prestado, dichos documentos podrán adjuntarse. 25. Por qué medios se pueden enviar facturas electrónicas al Ayuntamiento? Para enviar facturas electrónicas a este Ayuntamiento están disponibles dos formas:

15 A través del portal utilizando el apartado Remita sus facturas. A través de la herramienta de generación, firma y envío de facturas disponible en nuestra web ( ) 26. Se recibe algún justificante cuando se envían facturas electrónicas al Ayuntamiento? Cuando se presenta la factura en el portal, el sistema devuelve un código de registro administrativo de la presentación de la factura el cual sirve como justificante de que la entrega se ha realizado correctamente. 27. Es necesario estar dado de alta en el sistema para poder presentar una factura electrónica? Si desea presentar una factura electrónica para este Ayuntamiento a través del portal o de la aplicación habilitada al efecto en nuestra web es necesario darse de alta previamente en el sistema. Tan sólo es necesario disponer de un certificado electrónico para la firma y presentación de la factura. Sin embargo, si desea integrar sus sistemas informáticos con FACe a través de la interfaz de web services que FACe pone a disposición, deberá dar de alta el certificado electrónico que usará para firmar las comunicaciones de web services en la sección de alta de proveedores del portal. Ver pregunta Cómo dar de alta el certificado del proveedor? 28 Cómo dar de alta el certificado del proveedor para el caso de integración de sistemas informáticos a través de la interfaz de web services de FACe? El sistema no requiere que los proveedores o un tercero para presentar una factura en FACe deban previamente darse de alta en el sistema. A través del

16 portal face.gob.es pueden, sin alta previa, remitir facturas a la oficina contable destinataria. Sin embargo, para la remitir facturas de manera automática a través de las APIs de web services que FACe pone a disposición de los proveedores es necesario un registro previo del proveedor que va a remitir las facturas. La seguridad que implementa FACe a nivel de comunicación por servicios web requiere firmar los mensajes que se remitan a través de esta interfaz con certificado electrónico reconocido soportado por la del MINHAP, puede comprobar si su certificado es válido en FACe permite la autogestión de estos certificados a los proveedores directamente, a través del portal face.gob.es. En la sección proveedores, se puede gestionar los certificados de los proveedores asociados a las comunicaciones por servicios web. En esta sección podrá: Dar de alta un primer certificado Gestionar sus certificados Puede encontrar más información en el manual FACE Portal de proveedores en la url: 29 Se pueden ver y descargar desde el portal las facturas originales que he presentado? El sistema no es un almacén de facturas para proveedores, el sistema permite el envío de facturas al Ayuntamiento, la anulación de facturas y la consulta del estado de las mismas, pero en ningún caso permite a los proveedores visualizar el original de la factura, ni su descarga. 30. Se pueden convertir facturas en papel a formato electrónico? Una factura en papel no puede convertirse a formato electrónico válido si no es generada nuevamente en formato facturae y firmada con un certificado digital reconocido.

17 La digitalización o escaneo de una factura en papel, aunque sea certificada o se firme con un certificado digital reconocido, no se considerará como una factura electrónica válida ni será admitida por el sistema. 31. Se pueden enviar telemáticamente al Ayuntamiento documentos firmados PDF, legibles para una persona, junto con la factura en formato FACTURAE? Solamente es imprescindible enviar la factura electrónica en formato Facturae debidamente firmada. No obstante, si con la factura se desea presentar otros documentos justificativos del trabajo realizado o del servicio prestado, dichos documentos podrán adjuntarse. 32 Se puede conocer el estado de la tramitación de una factura? El sistema permite la consulta del estado de la tramitación de las facturas remitidas. La consulta puede realizarse desde la dirección Utilizando certificado electrónico o mediante la introducción de una serie de conceptos relativos a la factura que se desea consultar. 33. Se puede anular una factura? Si el proveedor detecta que la factura remitida es incorrecta puede solicitar la anulación de la factura. Para realizar esta operación, se accede a la dirección y al apartado Consulte sus facturas y una vez localizada la factura puede solicitase su anulación. La factura queda en estado de solicitud de anulación, en este estado es el Ayuntamiento el que debe anular la factura a partir de la solicitud de anulación del proveedor.

18 34. Qué ocurre en el Ayuntamiento una vez recibida la factura electrónica? Una vez recibida la factura electrónica en el Ayuntamiento, el sistema se encarga de anotarla automáticamente en el Registro Contable de Facturas e iniciar la tramitación contable de la misma. El estado de tramitación de la factura será consultable desde la dirección Qué es FACe? FACe es el Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas para la Administración. Se trata de una plataforma on-line que permite presentar facturas electrónicas para cualquier Administración Pública que se haya adherido al sistema, como es el caso de este Ayuntamiento. FACe simplifica para los proveedores el proceso de remisión de facturas y permite consultar el estado de tramitación de las mismas. El formato de factura electrónica aceptado es Facturae. 36. Qué formas hay de presentar facturas en FACe? El proveedor puede presentar las facturas en FACe de dos formas: Forma Factura a Factura El proveedor, una vez generada y firmada la factura electrónica, podrá enviarla al Ayuntamiento a través del portal seleccionando la opción Remita sus facturas. Forma Automática

19 Existe también la posibilidad de realizar envíos automáticos y desatendidos, integrando las herramienta de facturación del proveedor con la interfaz de servicios web disponible en FACe. Esta segunda forma implicará desarrollos informáticos por parte del proveedor para integrar sus sistemas con FACe. La documentación necesaria para la integración y la especificación de los web services la está disponible en la dirección: También existe un servicio de soporte para cualquier consulta sobre la integración y pruebas del proveedor en soporteface@red.es 2 vías de presentación 37. Qué se puede hacer a través de la plataforma FACe? El acceso a esta plataforma se realizará a través de un navegador web tecleando la dirección Las principales funcionalidades de la plataforma son: Enviar facturas a las administraciones adheridas como es el caso de este Ayuntamiento. Consultar el estado de tus facturas.

20 Consultar el directorio de unidades para conocer el código de identificación de la unidad destinataria. Descargar el programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo, para la generación de facturas. También podrá obtener información a través del correo contacta.face@correo.gob.es o a través de los canales de ayuda que puede encontrar en Otros enlaces con información: Si se producen problemas con la instalación informática? Para generar, firmar y enviar correctamente facturas electrónicas es necesario contar con un equipamiento informático básico pero correctamente configurado. La configuración del ordenador desde el que se realice la operación, su software básico (sistema operativo, JAVA, drivers, etc.), su certificado electrónico y su conexión a Internet, deberán estar en perfectas condiciones de funcionamiento. En el caso de no contar con la instalación informática adecuada o de no tenerla debidamente configurada, el emisor de la factura electrónica deberá acudir a su proveedor de servicios informáticos. 39. Si es necesario resolver cuestiones previas a la facturación (sobre los servicios prestados o materiales servidos, sobre el destinatario, sobre vencimientos, domiciliaciones, etc.) así como sobre previsiones de pago, tramitación, etc.?

21 Para la resolución de cuestiones previas a la facturación o para cuestiones posteriores al envío de la factura electrónica a través del portal, deberá dirigirse a los sistemas de información y atención habituales del Ayuntamiento. 40. Cómo puedo generar y enviar facturas electrónicas al Ayuntamiento si no dispongo de programas de generación de facturas electrónicas? El Ayuntamiento, en su portal web, pone a disposición de todos sus proveedores una herramienta gratuita de generación de facturas electrónicas. Con esta herramienta on-line los proveedores no sólo podrán generar facturas electrónicas sino que también podrán firmarlas electrónicamente con su certificado digital y enviarlas directamente al Ayuntamiento sólo pulsar el botón de envío. Para conocer el funcionamiento de esta herramienta el Ayuntamiento ofrece también en su web un video-tutorial que explica detenidamente la forma de utilizar la mencionada aplicación. 41. Qué medios informáticos son necesarios para generar, firmar y enviar facturas electrónicas al Ayuntamiento? Para generar, firmar y enviar facturas electrónicas el proveedor del Ayuntamiento necesita disponer de un ordenador personal con la versión de Java actualizada, un certificado digital reconocido y la conexión a Internet necesaria para realizar el envío.