Presentación de facturas al Ayuntamiento de Roses (FAQ s)

Transcripción

1 Presentación de facturas al Ayuntamiento de Roses (FAQ s) A donde se presentarán las facturas dirigidas al Ayuntamiento de Roses? A partir del día 15 de enero de 2015, los proveedores que tengan que entregar una factura por los servicios prestados o bienes entregados al Ayuntamiento de Roses la podrán presentar electrónicamente en el formato y condiciones establecidos normativamente o, en determinados casos, en papel a través del Registro General del Ayuntamiento. Como se presentará una factura electrónica? Para la recepción y tramitación de facturas electrónicas, el Ayuntamiento de Roses se ha adherido al servicio de factura electrónica del Consorci AOC, e.fact, que ha sido declarado por la Generalitat de Catalunya como punto general de entrada de facturas electrónicas de la Comunitat autònoma de Catalunya, de acuerdo con el artículo 6.1 de la Llei 25/2013, de 27 de desembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas. Este servicio debe garantizar la interoperabilidad y el intercambio de facturas de forma bidireccional con la plataforma FACe de la Administración General del Estado y, en su caso, con otras plataformas equivalentes. Para presentar una factura electrónica en el Ayuntamiento de Roses, a partir de 2015 se podrá seguir el enlace relativo a Facturación Electrónica que encontrará en la Sede electrónica del Ayuntamiento y que figura en el apartado Información a Proveedores: Para más información sobre este servicio puede acceder al portal del Consorci AOC (Consorci Administració Oberta de Catalunya) a través del siguiente enlace: Tendré algún justificante de la entrega de la factura al Ayuntamiento?

2 Cuando se presenta la factura en el portal el sistema devuelve un acuse con un código de registro administrativo de la presentación de la factura. Para las facturas en papel, este código será el del registro de entrada del Ayuntamiento. Qué proveedores están obligados a presentar factura electrónica? De acuerdo con el articulo 4 de la Llei 25/2013, de 27 de desembre, de impulso de la factura electrónica y la creación del Registro contable de facturas en el sector público están obligadas, entre otras, las sociedades anónimas y las sociedades de responsabilidad limitada. Las personas físicas no están obligadas, aunque tendrán derecho a presentar las facturas en formato electrónico si así lo desean. Haciendo uso de la posibilidad que da la Ley 25/2013, el Ayuntamiento de Roses ha excluído de la obligación de presentación en formato electrónico las facturas que no superen los euros (IVA incluído). No obstante, cualquier proveedor podrá presentar facturas en formato electrónico sea cual sea su importe si así lo desea. Que se considerá una factura electrónica? Se trata del documento electrónico que contiene el mismo tipo de información que una factura tradicional y que se transmite a través de medios electrónicos. Tiene válidez legal cuando lleva una firma electrónica avanzada basada en un certificado digital reconocido, el cual garantiza su autenticidad e integridad. Las facturas electrónicas se ajustarán al formato estructurado factura-e. Para conocer los requisitos de las facturas y las obligaciones legales para los emisores, consulte el portal de facturación electrónica del Ministerio de Industria, Energia y Comercio: Qué información debe incluir una factura electrónica? La factura electrónica contiene el mismo tipo de información que una factura tradicional y que se transmite a través de medios electrónicos. Sin embargo, como novedad, de conformidad con la disposición adicional tercera de la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, y con el fin de poner la factura a disposición de los órganos competentes para su tramitación, tanto en la factura en papel como en

3 la factura electrónica, que se emitan a partir del 15 de enero de 2015, es obligatorio incluir los códigos correspondientes a las unidades administrativas participantes en el procedimiento, es decir, órgano gestor, oficina contable y unidad tramitadora. Cómo puedo conocer los códigos que identificarán el órgano gestor, la oficina contable y la unidad tramitadora? La relación de los códigos DIR3 de las unidades administrativas del Ayuntamiento de Roses estará disponible y actualizada, a partir de 2015, en el apartado de Información a proveedores: Para facilitar la inclusión de los códigos DIR3 en la correspondiente factura, éstos se harán constar en los pliegos de cláusulas administrativas particulares del contrato. Si se trata de contratos ya iniciados, en caso de duda, consulte con la unidad promotora del contrato, la cual le informará sobre los códigos a incluir en la factura. En los contratos menores, será igualment la unidad promotora del contrato la que deberá informar sobre los códigos a incluir en la factura. Se pueden seguir presentando las facturas en papel? Los proveedores no obligados a presentar la factura electrónica, podrán igualmente utilitzar este sistema o, alternativamente, y de forma transitoria, presentarlas en papel, ya sea presencialment o por correo ordinario al Registro General del Ayuntamiento de Roses, situado en Plaza Catalunya, 12, Roses. En la medida de lo posible, se recomienda la utilitzación progresiva del formato electrónico porque presenta una serie de ventajas y un menor coste de tramitación que la presentación de facturas en papel, tanto para los proveedores como para el propio Ayuntamiento. Hay algún plazo para la presentación de la factura en el registro administrativo? El artículo 3 de la Llei 25/2013, de 27 de desembre, de impulso de la factura electrónica y creación del Registro Contable de Facturas en el Sector Público establece que el plazo para presentar la factura será de 30 días desde la fecha de entrega efectiva de las mercancías o la prestación de servicios.

4 Puedo agrupar diferentes servicios realizados en una misma factura? La agrupación de diferentes conceptos sólo es posible si van dirigidos a la misma unidad tramitadora, aunque se recomienda que se expida una factura individualizada para cada referencia contable o encargo municipal. Qué es el Registro contable de facturas? Es un módulo del sistema de información contable de las administraciones públicas en el que se anotan las facturas de los proveedores, recibidas en el registro administrativo, para facilitar el seguimiento y control de su tramitación y pago. Este registro está regulado en la Ley 25/2013, de 27 de desembre de impulso de la factura electrónica y Creación del Registro Contable de Facturas del Sector Público en la Orden HAP / 492/2014, de 27 de marzo, por la que se regulan los requisitos funcionales y técnicos del registro contable de facturas de las entidades del ámbito de aplicación de la mencionada Ley, así como en la Orden HAP / 1074/2014, de 24 de junio, por la que se regulan las condiciones técnicas y funcionales que debe reunir el punto general de entrada de facturas electrónicas. Como funciona el Registro contable de facturas? Las facturas recibidas en el registro administrativo son anotadas de forma inmediata en el Registro contable de facturas. Cuando se trata de facturas electrónicas presentadas el punto general de entrada de facturas electrónicas, son remitidas electrónicamente mediante un servicio automático proporcionado por este punto en el Registro contable de facturas. En el caso de las facturas en papel, el registro general del Ayuntamiento de Roses será el encargado de registrar y ponerlas a disposición del Registro contable de facturas. Las facturas anotadas en el Registro contable de facturas se distribuirán a los órganos competentes para su tramitación de acuerdo con los códigos de unidades administrativas establecidos (órgano gestor, oficina contable y unidad tramitadora) que deben constar en las facturas emitidas. Podré conocer el estado de tramitación de mi factura?

5 La tramitación de la factura dará lugar a las siguientes anotaciones en el Registro contable de facturas: anotada en el registro, conformada (reconocida), pagada, anulada y rechazada. Los proveedores que hayan presentado la factura electrónicament podrán consultar en cualquier momento el estado de tramitación a través del Punto general de entrada de facturas electrónicas. Igualmente, está prevista próximamente la creación de un portal del proveedor para la consulta de las facturas presentadas en papel. Como se comunicarán las incidéncias de las facturas? Las posibles incidéncias de las facturas, ja sean normales o contractuales, se comunicarán electrónicamente en el punto general de entrada de facturas electrónicas y directament al proveedor mediante escrito. Sin embargo, para agilizar el trámite, también se comunicarán por correo electrónico a la dirección que conste en nuestra base de datos. Por este motivo, se recomienda a los proveedores que faciliten, si aún no lo han hecho, o confirmen la dirección de correo electrónico a donde enviar la documentación que se genere. Para más información contactar con: Servicios económicos del Ayuntamiento de Roses Correo electrónico: factures@roses.cat Teléfono: extensión 219 (Diciembre 2014)