SOLUCIONES INTEGRALES GESTIÓN DOCUMENTAL

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1 SOLUCIONES INTEGRALES GESTIÓN DOCUMENTAL

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3 Bienvenido a STX Digital File, STX Digital File es una división de STX Logistics especializada en el sector de la gestión documental, y como en cualquier área de negocio que alcanza el Grupo, con un marcado compromiso de perseguir la excelencia en la calidad de los servicios que ofrece. STX Digital File aporta soluciones en un amplio abanico del sector informático relacionado con la Gestión documental, Digitalización de documentos y Custodia de archivos, adaptadas a procesos específicos para el negocio de nuestros clientes, controlado por los sistemas tecnológicos más potentes del mercado y manteniendo los más estrictos controles de seguridad y confidencialidad. Los documentos corporativos estarán seguros y serán fácilmente accesibles ya sea en formato digital para su visualización online como en soporte papel. Gracias a nuestra red nacional de Envíos, que completa el servicio con unas frecuencias de entrega dificilmente igualables en España y Portugal, nuestros clientes accederán a los archivos físicos de manera prácticamente instantánea, con la garantia que el transporte de todos los contenedores se realiza con nuestra propia flota de vehículos y nuestro propio personal, obteniendo un plus de seguridad y confidencialidad sobre la documentación que nos haya sido confiada. Además, les ayudaremos a identificar los criterios de clasificación más adecuados para su organización, colocaremos todas las unidades en nuestros contenedores según los criterios que previamente hayan sido seleccionados y los codificaremos con un código de barras. Por supuesto, desde STX Digital File le suministraremos todo el material contenedor necesario con los mejores parámetros de calidad, que permite asegurar la integridad de sus documentos durante largos períodos de tiempo. Si tienen alguna duda o necesitan información adicional llámenos, sabremos responderles. Fernando Rodríguez de Rivera Presidente

4 STX D.F. CENTRO DE CUSTODIA La confidencialidad de la documentación que nos es confiada se garantiza por los mejores y más efectivos sistemas de seguridad asegurando, además, la integridad de los fondos documentales. Servicios de Custodia y destrucción de documentos Custodia Transmitir la seguridad a nuestros clientes que la confidencialidad y la integridad de la documentación que nos confían están en las mejores manos es el núcleo de nuestro negocio, por ello, nuestras instalaciones se encuentran protegidas en un recinto privado totalmente cubierto y dotado con todos los medios necesarios para garantizar la conservación de la documentación no sólo durante sus períodos de custodia, sino también en los tiempos de su carga y descarga. Ubicación en almacén La documentación, una vez inventariada se introduce en contenedores normalizados que se ubican aleatoriamente en el centro de custodia, resultando imposible la localización de un cliente en concreto, y quedando grabado en nuestro sistema informático exactamente donde quedará ubicado dentro de nuestras instalaciones, aunque si se desea, se puede reservar una zona exclusiva para su archivo con la identificación de parámetros customizada. Los contenedores, archivadores o expedientes están identificados por un código de barras, permitiendo tener un control exhaustivo de la entrada y salida de los mismos, y que no revela ninguna información relativa de la empresa propietaria. Parámetros de Seguridad Acceso en las zonas del archivo y oficinas mediante acceso biométrico. Circuito cerrado de grabación por cámaras de seguridad. Acceso a cada planta del centro de custodia con códigos digitales personales. Seguimiento de un registro de entradas y salidas de personas en la zona de archivo. Sistemas de detección de intrusión Conexión directa con compañía de seguridad 24/7. Sistema de rociadores (sprinklers). DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS Si durante el trasvase de documentos el cliente nos ha facilitado los plazos de conservación, podemos automatizar el proceso de comunicación de los documentos que están en el plazo de Destrucción o Expurgo de Documentación, y si se autoriza mediante el responsable legal por medio de confirmación de Orden de Expurgo y recibimos la pertinente Verificación de Contenido, se procederá a la destrucción de la documentación comunicando al cliente la relación de la misma. 4

5 STX D.F. SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN Los sistemas de escaneado que se utilizan en STX Digital File permiten digitalizar todo tipo de originales, empleando las resoluciones y tamaños adecuados para cada tipo de documento. Preparación y Escaneo Preparación de la documentación Con la extracción de documentación de carpetas o fundas y separando aquella a expurgar, retirando elementos extraños si dicha documentación va a ser digitalizada. Clasificación por tipología documental. Digitalización Con este proceso, obtenemos las imágenes del documento físico para que puedan ser visualizadas en un monitor, imprimirlas en papel o enviar mediante red interna o externa o por correo electrónico. También pueden ser guardadas en su disco duro para utilizarlas en formatos PDF, TIF, JPG, Etc. Control de calidad Durante el desarrollo del proceso se realizan una serie de controles de calidad, siguiendo los procedimientos internos de la compañia, que complementan aquellos dados por el cliente, como son el número de documentos digitalizados o la verificación de la calidad y centrado de las imágenes. Indexación de datos Adicionalmente, el cliente puede necesitar la grabación de alguna información a la imagen del documento digitalizado, de forma que permita una búsqueda rápida por diferentes criterios. Verificación de la grabación Para garantizar la calidad de los datos grabados del expediente, se realizaun proceso de verificación, consistente en volver a grabar los datos más importantes para que el sistema pueda comparar y comprobar que la información grabada es la correcta. Almacenamiento de imágenes Una vez realizada la digitalización, y en su caso la indexación, existen diferentes posibilidades de almacenamiento que van desde los clásicos discos compactos (CD). a Magneto ópticos pasando pordvd, Cintas o discos duros externos. Archivo Digital Para el acceso de los usuarios a la información digitalizada y en su caso, indexada, se puede realizar a través de un sistema de consulta en Internet mediante un browser o establecer una línea punto a punto con el cliente; la implementación de un software off line de administración de documentos instalado en su Organización o la captura de las imágenes y datos a las aplicaciones que se estén utilizando actualmente en el cliente. También es factible realizar consultas a la Web de STX Digital File mediante un servicio de acceso a la documentación por usuarios debidamente autorizados. Archivo de documentos Por último, el papel físico se introduce en los contenedores homologados, adecuadamente codificados, para su custodia en nuestro centro de Custodia. 5

6 STX EXPRESS PLUS SERVICES Con los servicios de envío de STX Express para la tramitación de la recogida y el traslado de documentos, podrás completar las necesidades de tu proyecto de manera fiable y efectiva. Recogida y Entrega de Envíos Los servicios más urgente de recogida y entrega. STX Express asegura la recogida y entrega de tus envíos desde primera hora del día siguiente al de su recogida en España, Andorra y Gibraltar o en el mismo día, si así lo necesitas. STX Courier Express Los courier que STX Express pone a tu disposición se encargarán de recoger tus envíos con la máxima urgencia y entregarlos de forma directa inmediatamente. El servicio más urgente que te puede ofrecer STX Express con cobertura en las principales ciudades de España. STX Van Express Toda una gama de vehículos industriales para cubrir tus necesidades de envíos en aquellos que por su urgencia o su configuración, deben viajar en un coche exclusivamente para ellos. Nuestras furgonetas son las más amplias del mercado y, por lo tanto, podrás disponer de más capacidad sin coste extra. STX Express8 treinta Lo más urgente está al alcance de muy pocos. STX Express te garantiza la entrega del envío antes de las 08:30 horas del día laborable siguiente al de su recepción. Extremely Urgent STX Express10 Transporte urgente peninsular de entrega antes de las 10:00 horas con absoluta garantía en puntos cero. A través de este servicio tus envíos serán recibidos a primera hora del día siguiente a la recepción de los mismos. Extremely Urgent STX Express14 Entrega antes de las 14 horas. Un servicio de mensajería y paquetería urgente peninsular que garantiza la entrega de tu envío en destino antes de las 14 horas del día posterior laborable a la recepción del mismo. Urgent STX Hoy Cualquier destino de tu provincia. Con STX Express tu envío puede ser entregado el mismo día que se recoge en cualquier punto de tu provincia. Durante la mañana recogemos tus envíos y por la tarde estarán en sus respectivos destinos con absoluta fiabilidad. Extremely Urgent STX Limited Time En el momento preciso. Entregamos tus envíos a la hora que necesites desde las 8:30 hasta las 19 horas del día posterior a la recepción de los mismos, ajustando la hora de entrega con la máxima precisión. Extremely Urgent 6

7 STX DIGITAL FILE La integración de la captura e indexación de documentos, la recuperación de la información, la gestión de contenidos, la custodia y el transporte de los contenedores con la documentación digitalizada o en soporte papel bajo una única solución. Custodia de documentos Gestión de Archivos Activos Escaneado y Digitalización Proyectos Personalizados Copias de Seguridad y Recuperación de Datos Destrucción de Documentos Recogida y Entregas de Documentación STX Digital File como proveedor del servicio, y de conformidad con lo previsto en el artículo 12 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de Diciembre, de protección de datos de carácter personal, se obliga a: Guardar la más estricta seguridad de los datos, manteniendo los ficheros generados como confidenciales a todos los efectos, sujetos en consecuencia al más estricto secreto profesional, incluso una vez finalizado el servicio. Custodiar los ficheros, a través de las medidas de seguridad, legalmente exigibles, de índole técnica y organizativa que garanticen la seguridad de los datos personales en ellos contenidos, evitando su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no autorizado, de conformidad con el estado de la tecnología en cada momento, la naturaleza de los datos y los posibles riesgos a que estén expuestos según el Real Decreto 994/1999 de 11 de Junio.

8 STX CENTRO DE ATENCIÓN AL CLIENTE