ASUNTO: Estudio de conveniencia para la contratación de la actualización, instalación, soporte y mantenimiento del Sistema GALEON.

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1 SUPERSOCIEDADES - BOGOTA Radicación No.: N.I.T. / C.C. : Expediente : Nombre : SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES Dependencia : DIRECCIÓN DE INFORMÁTICA Y DESARROLLO Trámite : SOLICITUDES DE INFORMÁTICA Folios : 6 Anexos: NO Término: 28/10/2010 Fecha : 28/10/2010 Hora : 02:00 PM Tipo Documento : MEMORANDO Número: PARA: MEMORANDO Doctor LUIS GUILLERMO VELEZ CABRERA Ordenador del Gasto DE: Director de Informática y Desarrollo ( E ) ASUNTO: Estudio de conveniencia para la contratación de la actualización, instalación, soporte y mantenimiento del Sistema GALEON. Comedidamente y conforme a lo establecido en los numerales 7 y 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, y en el artículo 3 del Decreto 2474 de 2008, le informo, que es necesario adelantar los trámites para la contratación de la actualización, instalación, soporte y mantenimiento del software GALEON, con la empresa SLM Consultores, fabricantes y distribuidores exclusivos. 1.- DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD: Los funcionarios de las Intendencias Regionales a través del Sistema de Ejecución Remota de Aplicaciones (SERA), y utilizando el software GALEON, tienen conectividad con todas las aplicaciones instaladas en los servidores del Centro de Cómputo en Bogotá, como son el Sistema de Gestión (Radicador-DM), SIGS, SISSOC, STONE, por lo anterior, es necesario garantizar el funcionamiento permanente de dicho sistema, mediante un adecuado soporte técnico y mantenimiento, especialmente cuando maximiza la disponibilidad y minimiza los riesgos de los sistemas que corren aplicaciones de misión crítica, mejorando la productividad e incrementando la eficiencia operacional. Ha sido preocupación permanente de esta Dirección, velar porque cada uno de los funcionarios de las Intendencias Regionales dispongan permanentemente de de un servicio de la más alta calidad y eficiencia a través del Sistema de Ejecución Remota de Aplicaciones (SERA), por lo que es de suma importancia que este software esté amparado por un contrato de actualización, soporte y mantenimiento. 2.- DESCRIPCIÓN DEL OBJETO DEL CONTRATO A CELEBRAR:

2 2.1.- Objeto: Contratar el servicio de actualización, soporte y mantenimiento del software GALEON, con el cual a través del Sistema de Ejecución Remota de Aplicaciones (SERA), las Intendencias Regionales tienen conectividad con todas las aplicaciones instaladas en los servidores ubicados en el Centro de Cómputo de la ciudad de Bogotá Alcance del objeto: Realizar la actualización a la última versión del Software GALEÓN y de sus cuarenta (40) licencias que en la actualidad posee la entidad. Realizar mínimo una visita mensual de mantenimiento preventivo. Realizar el mantenimiento correctivo, dando soporte a la Entidad en casos que involucren caída o degradación de un servicio. Escalamiento y seguimiento de Solicitudes de servicio. Soporte telefónico. Respuesta rápida en caso de emergencia. Suministro de respuesta en modalidad 24x7x4. Tiempo de respuesta en ocho (8) horas presencial. Asignar un gerente de proyecto, quien controlará el desempeño del trabajo, el control de los riesgos y la calidad del mismo. Será el contacto para cualquier cambio, reporte de estado y comunicación requerida durante la ejecución del contrato. El gerente del proyecto en coordinación con la Dirección de Informática y Desarrollo de la entidad, elaborarán el cronograma de actividades que se desarrollarán durante la vigencia del contrato. Por cada visita se debe hacer un reporte de las actividades realizadas. Suministrar el personal profesional y certificado para la realización de todas las actividades Tipo de Contrato: La Superintendencia de Sociedades, adquiere a título de compraventa la actualización del software Galeón, en la versión y los servicios de mantenimiento y soporte del mismo Obligaciones del Contratista: Una vez adjudicado el contrato, se debe suscribir el acta de inicio, la cual debe ir firmada por el Representante Legal por parte del Contratista y por el supervisor del contrato por parte de la Entidad.

3 Finalizado el contrato se debe suscribir el acta de liquidación del contrato firmada por el Representante Legal por parte del Contratista y por el supervisor del contrato por parte de la Entidad Lugar de ejecución del contrato: La ejecución del contrato debe llevarse a cabo en las instalaciones de la Superintendencia de Sociedades, ubicada en ciudad de Bogotá D.C., Avenida el Dorado No Supervisión: La supervisión del contrato estará a cargo de la Dirección de Informática y Desarrollo de la Superintendencia de Sociedades. 3.- FUNDAMENTOS JURÍDICOS QUE SOPORTAN LA MODALIDAD DE SELECCIÓN. De conformidad con el literal g) del numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, y el artículo 81 del Decreto 2474 de 2008, la selección del contratista para la actualización, soporte y mantenimiento del software GALEON,, se realiza mediante contratación directa. Al efecto, la empresa SLM Consultores, es la empresa fabricante y única distribuidora del software GALEON, requerido por la Entidad, como consta en la certificación que se anexa. 4.- ANÁLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO Consulta en el SICE: CUBS y RUPR. De acuerdo con lo establecido en el Decreto 3512 de 2003, en el Acuerdo 004 de 2005 y en el Acuerdo 009 de 2006, se efectuaron las consultas en el SICE, con los siguientes resultados: CUBS: Búsqueda jerárquica CUBS 1 Bienes 1.47 Hardware, software, redes y sus accesorios Software SOFTWARE DE CONECTIVIDAD Y REDES

4 RUPR: Certificado del precio indicativo Certificado de consulta del precio indicativo Número de Certificado de consulta del precio indicativo : Nombre entidad : SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES NIT entidad : Nombre : LUIS GUILLERMO VELEZ CABRERA Identificación : CC Dirección : AVENIDA ELDORADO Teléfono : Código CUBS : Descripción producto: Rango De Robustez / Envergadura / Capacidad alto, Licenciamiento Por usuarios, Modalidad cliente-cliente, Capacidad numero de conexiones Localización : BOGOTA D.C. Precio indicativo : No existe; Fecha de consulta y generación del certificado: Nota : El precio indicativo para el código CUBS consultado no existe Valor del contrato El valor del contrato es por la suma de Veintisiete Millones Ochocientos Cuarenta Mil Pesos ($ ) moneda corriente, incluido IVA, de acuerdo al estudio de mercado o cotización enviada por la empresa SLM Consultores, fabricante y única distribuidora del software GALEON. Se adjunta propuesta Forma de pago El valor del contrato se pagará así: Doce (12) cuotas mensuales iguales, mes vencido, durante la vigencia del contrato (1 año), previa expedición del cumplido por parte del supervisor del contrato y la presentación de la correspondiente factura. La última cuota del contrato estará sujeta a la suscripción del acta de liquidación del contrato Plazo del contrato El plazo del contrato es de un (1) año, contado a partir de la suscripción del acta de inicio. 5.- JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITEN IDENTIFICAR LA OFERTA MÁS FAVORABLE.

5 Consideramos que SLM Consultores está en posibilidad de suministrar los bienes y servicios requeridos por la Entidad, como quiera que es fabricante y proveedor único del software GALEON. 1 2 PERSONA JURÍDICA Certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio, con fecha de expedición no mayor a treinta (30) días. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal. 3 Copia del Registro Único Tributario RUT Certificación de encontrarse al día en el pago de sus aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y parafiscales Certificado de antecedentes disciplinarios expedidos por la Procuraduría General de la Nación, de la Persona Jurídica y del representante legal. Resultado de la consulta de antecedentes fiscales en el Boletín de Responsables Fiscales emitido por la Contraloría General de la República. PERSONA JURIDICA 7 Certificaciones de experiencia. 8 Certificado de Antecedentes Judiciales del representante legal. Hoja de Vida Persona Jurídica. 10 Certificación Bancaria Certificación de ser proveedor exclusivo o titular de los derechos de propiedad industrial Certificación de registro en el SICE, cuando la cuantía del contrato a celebrar lo exija. 6.- TIPIFICACIÓN, ESTIMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE LOS RIESGOS PREVISIBLES QUE PUEDAN AFECTAR EL EQUILIBRIO ECONÓMICO DEL CONTRATO. Los riesgos que puedan afectar el equilibrio económico del contrato a celebrar, se tipifican, estiman y asignan, de la siguiente manera: 1 2 Tipificación Cuál? La no instalación del software Galeón. La no funcionalidad del software Galeón. No cumplimiento con las características técnicas descritas en el estudio previo Estimación Alto/Medio/Bajo Alto Alto Alto Asignación Entidad/Contratista Contratista Contratista Contratista 7. ANÁLISIS QUE SUSTENTA LA EXIGENCIA DE GARANTÍAS

6 Amparo Valor asegurado Tiempo asegurado 1 Cumplimiento 20% valor del contrato 2 Calidad de los bienes 10% valor del contrato 3 Calidad de los servicios 10% valor del contrato 4 Salarios, Prestaciones Sociales 5% valor del contrato Cualquier aclaración será atendida oportunamente.. Cordialmente, El tiempo de duración del contrato y cuatro (4) meses más. El plazo del contrato y cuatro (4) meses más El plazo del contrato y cuatro (4) meses más El plazo del contrato y tres (3) años más HECTOR GERARDO GUERRERO GARCIA Director de Informática y Desarrollo (E) TRD.: Proyectó: Ing. Heriberto Villamil Pineda Líder del proyecto

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