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1 1. DESCRIPCION DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN Para la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil que ofrece servicios aeronáuticos, aeroportuarios, informáticos y de seguridad aérea, es de gran importancia contar con la eficiencia de sus sistemas de apoyo y contar con altos niveles de disponibilidad, confiabilidad e integridad de los mismos. Pensando en este objetivo Dirección de Servicios a la Navegación Aérea solicitó el desarrollo de una herramienta informática que permita automatizar la elaboración de la programación de turnos y algunos aspectos relacionados con la administración de las dependencias ATS de los 47 aeropuertos del país. De tal manera, en el año 2012 se contrató el desarrollo de esta herramienta para facilitar la labor de los Jefes, Coordinadores y Supervisores de las dependencias, automatizando el proceso de elaboración de la programación de turnos, el registro de novedades en los diarios de señales o bitácoras, el control de asistencia del personal y la liquidación de las jornadas extraordinarias del personal. Mediante este Sistema de Información el personal que administra las diferentes dependencias puede disponer de más tiempo para dedicar a las funciones técnicas de su competencia al ser liberado de las tareas que generan desgaste administrativo. Se puede implementar un control más efectivo de las restricciones establecidas en la circular 001 respecto a la programación de turnos y al cambio de turno. El Sistema de Información facilita la generación de estadísticas e informes para evaluar la gestión administrativa de una dependencia. Dentro de los servicios de ControlT se contempla el manejo seguro de información altamente sensible para la Dirección de Servicios a la Navegación Aérea y permitir el control efectivo del cumplimiento de las jornadas laborales con el fin de proyectar las actividades de acuerdo a la disponibilidad de personal y el presupuesto requerido para las jornadas extraordinarias. NECESIDAD DEL PROYECTO Y JUSTIFICACION TECNICA La U.A.E.A.C. debe contar con el Software en producción y actualizado para: Garantizar la vida útil del Software con la actualización permanente del mismo Brindar un soporte adecuado a los usuarios en el Sistema de información CONTROLT Garantizar un óptimo soporte técnico y operatividad a la Entidad 2. DESCRIPCION DEL OBJETO A CONTRATAR. MANTENIMIENTO Y SOPORTE TECNICO AL SOFTWARE DEL SISTEMA DE INFORMACION PARA ASIGNACION DE TURNOS Y MANEJO DE DIARIO DE SEÑALES - CONTROLT Página No. 1 de 8

2 3. CONDICIONES TÉCNICAS Los siguientes son los requerimientos mínimos que se constituirán en OBLIGACIONES PARA EL CONTRATISTA. DERECHOS DE USO Y ACTUALIZACION DEL SOFTWARE Otorgar el Derecho a la UAEAC a recibir todas las correcciones de errores del software y funcionalidades de los módulos de CONTROLT durante la vigencia del contrato El proponente debe realizar los ajustes, afinamientos y nuevas parametrizaciones, necesarios para dejar funcionando correctamente el sistema desde el punto de vista de su funcionalidad e integración entre los módulos Durante la vigencia de los servicios de soporte y mantenimiento, dado actualizaciones internas en la plataforma e infraestructura de hardware y software que conforman el sistema CONTROLT existente en la Entidad, tales como nuevas versiones de sistema operativo, nuevas versiones de base de datos, servidores, etc, se debe garantizar e instalar por parte del contratista, las actualizaciones del software base y realizar las correcciones necesarias, para que el software base y personalizado del sistema CONTROLT funcione adecuadamente y sin errores. Si al realizar la actualización implica cambios en la funcionalidad del Sistema el Proponente debe documentarlos y capacitar a los funcionarios líderes en los diferentes módulos implicados El proponente deberá mantener actualizados los manuales técnicos y de usuario del Sistema de Información CONTROLT en caso que por motivos de correcciones al sistema estos se deban actualizar. El contratista debe enviar vía correo electrónico las modificaciones realizadas a los manuales, al Líder Técnico Interno / Líder Funcional Interno para su revisión y validación según sea el caso El Proponente deberá realizar y ejecutar las labores de afinamiento y performance del sistema CONTROLT, cuando la UAEAC lo solicite SOPORTE TECNICO Y MANTENIMIENTO La Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil UAEAC asignará un Lider Técnico el cual actuará como contacto Funcional y Técnico y será el responsables de comunicar al Proponente los inconvenientes o dudas del aplicativo, una vez se analice internamente la naturaleza de los mismos: Funcional o Técnica. Se requiere contar con la asistencia y soporte técnico necesario que garantice la vida útil del Software, conserve la inversión realizada y permita cumplir en forma oportuna y continua con los diferentes requerimientos de las áreas internas, externas y entes de control relacionados con el tema. El proponente debe garantizar la solución de los requerimientos técnicos y funcionales que la UAEAC solicite, durante la vigencia del Contrato y el tiempo de garantía en todo lo relacionado con el óptimo funcionamiento del Sistema de Información Integral de cada uno de los módulos del Sistema de Información CONTROLT. Página No. 2 de 8

3 El proponente debe instalar y configurar el ambiente de desarrollo de CONTROLT con el fin de tener la facultad de realizar pruebas y hacer entrenamientos a los usuarios nuevos. El proponente debe brindar asistencia técnica telefónica directa y con capacidad de respuesta inmediata durante los cinco (5) días hábiles de la semana en horario de 8:00am a 5:00pm para reporte y corrección de fallas, solución de problemas, consultas sobre uso apropiado de los productos, aclaración de la documentación recibida y obtener asesoría con expertos. Para ello debe suministrar los números telefónicos correspondientes, y números de fax necesarios. El proponente debe registrar y asignar un número a cada una de las llamadas o solicitudes de soporte realizadas por parte de la UAEAC, indicando la fecha y hora de la llamada. El proponente debe brindar en caso de ser necesario, asistencia técnica en sitio por ingenieros dependiendo del tipo de requerimiento, quienes deberán acreditarse adjuntando copia de las certificaciones Si el Proponente, al recibir la llamada de la UAEAC, ve que no es posible solucionar el requerimiento vía telefónica y la falla es grave y su solución es inmediata o urgente, deberá tomar las medidas para enviar un recurso que solucione en el sitio el caso El proponente deberá comprometerse con el cumplimiento del cuadro siguiente, el tiempo se cuenta a partir de la recepción de la llamada Prioridad Porcentaje de Ocurrencia Tiempo máximo para notificación de Numero de llamada y Consultor Asignado Tiempo Máximo de atención de la llamada telefónica o en sitio Tiempo Máximo para solución del problema 1. Inmediato 10% 2 Horas 4 Horas hábiles 16 horas hábiles 2. Urgente 30% 2 Horas 8 horas hábiles 24 horas hábiles 3. Normal 35% 4 Horas 16 horas hábiles 40 horas hábiles 4. Particular 25% 8 Horas 24 horas hábiles De acuerdo con el dimensionamiento y el tiempo estimado por el proveedor. Se cuenta a partir de la firma de aprobación del supervisor del contrato. Entiéndase como: Prioridad Inmediata: Cuando el problema paraliza el normal funcionamiento de los Sistemas de Información y/ o Aplicativos y la llamada debe ser atendida máximo en 4 horas hábiles y se tiene máximo 16 horas hábiles para solucionar el problema o requerimiento. Prioridad Urgente: Cuando se afecta un módulo, opción o proceso pero no se afecta el funcionamiento general del Sistema de Información y/ o Aplicativo y la llamada debe ser atendida máximo en 8 horas hábiles y se tiene máximo 24 horas hábiles para solucionar el requerimiento. Página No. 3 de 8

4 Prioridad Normal: Cuando no se afecta la operación del módulo, opción o proceso y no se afecta el funcionamiento general del Sistema de Información y/ o Aplicativo, se dispone de mayor tiempo para la solución, la llamada debe ser atendida máximo en 16 horas hábiles y se tiene máximo 40 horas hábiles para solucionar el problema o requerimiento. Prioridad Particular: Cuando el requerimiento obedece a un nuevo desarrollo o requerimientos de ley y la llamada debe ser atendida máximo en 24 horas hábiles para diagnosticarla y la solución depende del diagnóstico y del tiempo estimado por el proveedor y/o el Líder Técnico. Si el proponente incumple con los tiempos establecidos en Tiempo máximo para notificación de Número de llamada y Consultor Asignado, Tiempo máximo de atención de la llamada telefónica o en sitio durante un mes en particular, la UAEAC impondrá una multa correspondiente al 1% del valor de la mensualidad en la que se presente el incumplimiento En el caso que cuando el proponente entregue alguna funcionalidad nueva o por mantenimiento y el módulo sobre el cual se hizo el ajuste deja de funcionar por cuenta de inconvenientes ocasionados por error de software o por calidad de la solución, automáticamente el modulo se considera caso de prioridad inmediata y se aplicara lo establecido en el numeral , y los numerales que impactan por incumplimiento como el y los que le competen El contratista deberá modificar y actualizar la documentación del sistema, incluido manual técnico y esquema de configuración, manual de usuario final y procedimientos de configuración de equipos cliente en la medida que se realicen cambios al sistema, al software o la configuración de cualquiera de sus componentes. Para esto AEROCIVIL entregará plantilla y formatos sobre los cuales se deberá trabajar está documentación. Cierre de Requerimientos: Un requerimiento está cerrado cuando se tenga el recibido a satisfacción por parte del Líder Funcional o Técnico, el cual se debe consignar en el formato de Control de Cambios a Aplicativos. Los formatos de requerimientos completamente diligenciados, serán los documentos que respalden las tareas de soporte efectuadas para resolver los problemas reportados. Si por algún motivo el líder funcional no puede firmar el documento, se aceptará un correo electrónico del mismo donde constate que la solución al requerimiento ya fue realizada y deberá ser anexado al formato El proponente deberá presentar reporte mensual de problemas atendidos, resueltos y pendientes por resolver. Así como el tiempo de solución, indicando además hora y fecha de apertura del requerimiento y hora y fecha de cierre del mismo o fecha estimada para el cierre. Este reporte será obligatorio para la presentación de las facturas mensuales de servicio y el trámite de las cuentas. El horario de atención debe ser como mínimo, en días hábiles de 8:00 de la mañana a 5:00 de la tarde, y el servicio deberá presentarse por lo menos de manera remoto por conexión via VPN a los equipos de AEROCIVIL o de manera presencial si AEROCIVIL así lo requiere. Para eventos programados de actualizaciones de Software y otros procesos especiales se avisará el requerimiento de disponibilidad con cinco (5) días hábiles de anterioridad, los cuales deben ser atendidos por el Proponente, en los horarios requeridos por la Aeronáutica. Página No. 4 de 8

5 La garantía funcional del software implantado y soluciones dadas a la UAEAC debe ser mínimo de ocho (8) meses, cualquier falla que se presente después de firmada el acta de recibo a satisfacción deberá ser corregida o ajustado el software a los requerimientos Si en el momento de la fecha de finalización del contrato existen reportes de fallas que no se han resuelto, estos se deben solucionar para la liquidación del contrato. "El proponente debe presentar la información de por lo menos 2 INGENIEROS que prestaran el servicio de soporte, para cada uno de ellos, deberá presentar la siguiente información: Matricula profesional para verificar título de ingenero de sistemas, Telemática, Electrónica o Informática, o Profesional en Administración de Sistemas de Información. Hoja de vida en formato libro no mayor a 3 páginas. El proponente deberá garantizar a la UAEAC que durante la ejecución del contrato, participen las personas que el proponente relacionó en los anteriores numerales y si surge algún cambio, se debe comunicar al supervisor del contrato y la persona que ingrese al proyecto debe tener por lo menos la misma experiencia que tiene quien se retira La UAEAC se reserva el derecho de aceptar o no las personas asignadas al proyecto por parte del proponente o su cambio durante la ejecución del contrato El proponente debe entregar mensualmente la relación de pagos de parafiscales donde se relacionen las personas de planta o por contrato, que participen en esta contratación El proponente deberá ofrecer para el Sistema de Información CONTROLT, como mínimo ciento sesenta y ocho (168) horas de desarrollo para ser utilizadas durante la vigencia del contrato de soporte y mantenimiento. Los requerimientos que se incluyan en el anterior numeral serán definidos en conjunto entre el líder funcional y la supervisoría del contrato. 4. ANALISIS TECNICO Y ECONOMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO. La Dirección de Informática realizó un completo análisis de precio de soporte para este sistema, teniendo en cuenta el valor inicial de compra en el año 2012, los posibles incrementos de precio de los productos acorde con el IPC para Colombia de los años 2012 a 2014 y el porcentaje establecido por el fabricantes con relación al valor anual de mantenimiento equivalente en el 22% del valor del sistema. En el cuadro anexo, se presenta el estudio de costos de CONTROLT, del cual se pueden establecer los siguientes valores estimados para este sistema para el año 2014 (estos valores incluyen IVA): Valor del sistema: $ Soporte anual (25%): $ Valor mensual soporte $ Vigencia: 105 días Valor: $ ,92 Página No. 5 de 8

6 Horas de Mantenimiento 210 Valor hora mantenimiento $ Total valor horas mantenimiento $ ,00 VALOR TOTAL $ ,92 Adicionalmente la Dirección de Informática, solicitó cotización de servicios, a la empresa WEB FACTORY SAS, quienes cotizaron el servicio de la siguiente manera: Estudio Final La Dirección de Informática de acuerdo con el análisis de costos, estima el valor hasta el 31/12/2014 correspondería a $ ,00 incluido IVA, por lo cual el valor cotizado se estima conveniente y ajustado al presupuestado. Se anexa Copia del certificado de exclusividad de la Cámara de Comercio de Bogotá y la cotización recibida. 5. PLAZO DE EJECUCION DEL CONTRATO AÑO(S) MES(ES) 105 DÍA(S) CALENDARIO Página No. 6 de 8

7 6. JUSTIFICACION DE LOS FACTORES DE SELECCION. En la evaluación de las propuestas se tendrán en cuenta los siguientes factores de selección: FACTORES DE SELECCIÓN Especificaciones Técnicas Precio VERIFICACIÓN/CALIFICACIÓN Cumple / No Cumple 100 puntos EVALUACIÓN ESPECIFICACIONES TÉCNICAS (Cumple/No Cumple) La evaluación técnica se realizará con base en los factores ESPECIFICACIONES TÉCNICAS DEFINIDAS EN EL ANEXO TÉCNICO FORMATO 5 MATRIZ DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS. El Formato 5 del Anexo Técnico, debe ser diligenciado PUNTO A PUNTO por el proponente. Los numerales en la matriz Especificaciones Técnicas son de obligatorio cumplimiento para evaluar la propuesta. El proponente que no presente el formato No. 5 o incumpla por lo menos uno de los numerales será evaluado como NO CUMPLE. Las respuestas dadas en la matriz de especificaciones técnicas se validarán contra los catálogos técnicos expedidos por el fabricante y que deben presentar en la propuesta. En el evento que una o alguna de las características técnicas descritas en el formato No. 5 - MATRIZ DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, no sea admisible, o esté por debajo de la característica mínima exigida, se entiende que no cumple con los parámetros mínimos técnicos exigidos por la Entidad, por tal razón la oferta será descalificada. En caso de que alguna de las respuestas no coincida con lo estipulado por el fabricante, prevalecerá la característica dada por este último. Las respuestas a los requerimientos técnicos descritos en el formato No.5 - MATRIZ DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS no pueden estar condicionadas. Si el proponente presenta algún condicionamiento, este no será tenido en cuenta por la entidad. La evaluación de las especificaciones técnicas, se evaluará así: Cumple: Para el proponente que diligencie, firme, entregue y de respuesta a cada uno de los requerimientos solicitados en el FORMATO 5 - MATRIZ DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS; estas respuestas permitirán establecer que el proponente conoce las condiciones y está de acuerdo con lo exigido. No cumple: Para el proponente que no entregue o no diligencie o no firme o incumpla por lo menos uno de los Requisitos Indispensables (R.I.) descritos en el FORMATO 5 - MATRIZ DE ESPECIFICACIONES TÉCNICAS Página No. 7 de 8

8 EVALUACIÓN PRECIO (100 PUNTOS) La propuesta económica se evaluará de conformidad con la información suministrada en el FORMATO 7 PROPUESTA ECONÓMICA. La evaluación del Factor Precio, se efectuará otorgando el mayor puntaje asignado (100 puntos) al proponente que presente la oferta más económica para la Entidad, al resto de propuestas se le asignará un puntaje menor proporcional, de acuerdo a la siguiente fórmula: Puntaje de la propuesta = (P. min / P. propuesta) X puntaje asignado Donde, P. min: Precio mínimo entre todos los proponentes P. propuesta: Precio de la propuesta. FORMATOS QUE HACEN PARTE DEL ANEXO TÉCNICO: Formatos que deben ser diligenciados por los proponentes: Formato No. 5 Matriz de Especificaciones Técnicas Formato No. 7 Ítems a Cotizar Página No. 8 de 8

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